（南京政治學院上海校區(qū)軍事信息管理系 上海 200433）

在Web2.0時代，具有高知識依存度和高協(xié)同工作度特點的學術(shù)科研人員，如何在完成科研任務(wù)的同時，對個人（包括課題組）學術(shù)信息空間內(nèi)大量的信息進行有效的序化組織和管理，以應(yīng)對在信息超載的世界里的信息饑渴感與焦慮感，從而專注于完成科研任務(wù)是一個重要的研究課題。

1 個人學術(shù)信息管理困境

隨著個人計算機性能的增強、存儲容量和網(wǎng)絡(luò)帶寬的增大、云存儲的普及、種類繁多的用戶終端設(shè)備以及信息資源的數(shù)量和可獲取渠道的增多，學術(shù)科研人員可以很方便地將大量資源保存到自己的存儲空間中。為了完成科研任務(wù)，學術(shù)科研人員享受著信息流動所帶來的便利，如饑似渴地檢索、發(fā)現(xiàn)、搜集相關(guān)信息，個人計算機或個人學術(shù)信息空間里往往擠滿了大量與學術(shù)相關(guān)的信息（曾經(jīng)為某一主題或某一課題特地搜集的、在瀏覽中偶然發(fā)現(xiàn)的…）。

相信很多學術(shù)科研人員都有這樣的經(jīng)歷：偶然的機會遇到自己非常感興趣，或?qū)τ谧约悍浅Ｓ袃r值的信息，如在上網(wǎng)的時候偶然發(fā)現(xiàn)了一篇對自己非常有用的學術(shù)文章；與同行交流的時候，突然有了一個非常好的想法……等等，但是無法用有效的手段及時將其記錄下來。

自己長期積累的學術(shù)信息，往往隨機記錄在紙上，或保存在自己的計算機內(nèi)，因為版本、存放位置、信息組織和管理方法問題，往往在真正需要的時候（如論文寫作中需要引用某篇權(quán)威文章的觀點、數(shù)據(jù)）卻無法重新找到，或者要付出較高的查詢成本。根據(jù)中國互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)中心（IDC）的研究報告，知識工作者1/3的時間用在了尋找某些他們永遠沒有找到的信息上。

2010年7月，OCLC研究部發(fā)布了《研究生涯：美國研究人員所需的信息支持》報告?！?〕該報告對美國研究人員在工作中所需的各類信息支持情況進行了訪談。訪談結(jié)果表明，有關(guān)個人信息管理方面的問題，如“文件、數(shù)據(jù)集的管理與存儲”、“引文管理”（引文的插入、存儲和處理）已經(jīng)成為研究人員最受困擾和最為關(guān)注的問題。

2 學術(shù)科研人員學術(shù)信息管理行為與習慣的調(diào)查與分析

筆者曾面向?qū)W術(shù)科研人員做過一個有關(guān)“數(shù)字環(huán)境下學術(shù)科研人員科研信息行為與需求”的問卷調(diào)查，〔2〕調(diào)查內(nèi)容包括“學術(shù)信息管理行為與習慣”（信息保存〈收藏〉、維護和管理以及使用）。通過調(diào)查一方面為深入了解學術(shù)科研人員的學術(shù)信息管理行為和習慣提供實證依據(jù)，另一方面為分析困境的深層原因和提出解決對策提供參考指導(dǎo)。

JISC的研究表明，學術(shù)用戶有很強的信息消費本能，他們習慣于以下載的方式將內(nèi)容存儲起來，特別是免費資源。〔3〕在數(shù)字信息環(huán)境下，書房、書架已經(jīng)不是研究人員的主要學術(shù)資源庫，絕大多數(shù)的研究人員都擁有個人數(shù)字學術(shù)資料庫，用于積累和保存獲取和創(chuàng)建的數(shù)字學術(shù)資料。調(diào)查結(jié)果表明，絕大多數(shù)研究人員主要將學術(shù)資源保存在個人PC上，占97.06%；有16.28%的研究人員還將個人資料庫保存在圖書館提供的個人數(shù)字圖書館內(nèi)；8.82%的人則選擇存放網(wǎng)絡(luò)上各種免費空間內(nèi)（如Google Docs，360doc，郵箱硬盤等）。隨著云存儲技術(shù)的興起，云存儲已經(jīng)成為學術(shù)科研人員學術(shù)信息存儲的重要方式之一。

據(jù)參與問卷的研究人員估算，下載保存的數(shù)字資源中平均有約48.26%的文檔都有較為確切的文獻記錄款目（如作者、關(guān)鍵詞、篇名、期刊、網(wǎng)址）。其中，理科、工科的研究人員平時所參考的學術(shù)資源主要為權(quán)威的數(shù)據(jù)庫，文獻著錄項目較為確切、規(guī)范，因而，平均估算比例高達70%以上；而人文社科的研究人員反映他們下載的資源中有不少來自于博客文章、專業(yè)網(wǎng)站、新聞報道等，這些資源的文獻記錄款目往往不是很確切，因而估算的比例相對較低一些。當然，在面對面訪談中，自然科學領(lǐng)域的研究人員也表示，他們在科研過程中也會經(jīng)常在網(wǎng)上找一些學術(shù)性較強的視頻、演示文稿等，這些資源主要來自于視頻網(wǎng)站、會議網(wǎng)站、同行的個人主頁（或博客）。

所有參與調(diào)查的研究人員都認為有必要建立并維護好自己的個人學術(shù)資源庫。大多數(shù)的研究人員對自己手頭的資料進行了某種方式的管理，其中74.42%的研究人員下載收藏數(shù)字學術(shù)資源時的態(tài)度和做法是“以文件夾形式粗略歸類存放”；18.6%的受訪者“認真標注后歸置到個人資料庫中”；但也有4.65%的研究人員則是“下載后隨意存放”。

數(shù)字環(huán)境下，研究人員的信息閱讀行為是一個值得關(guān)注的問題。在線信息查詢過程表明，隨著全文資源的廣泛可獲取，用戶往往會首先下載然后確定其相關(guān)性，因此，不可避免地導(dǎo)致有相當數(shù)量的全文下載后不再被閱讀，有部分具有一定學術(shù)參考價值的資源可能就此被淹沒，而學術(shù)價值不大的資源則會成為后續(xù)科研信息利用中的噪音。參與調(diào)查的研究人員對所獲取的學術(shù)資源所采取的閱讀習慣，有27.91%選擇整篇閱讀（其中，化學和生命科學領(lǐng)域的研究人員閱讀全文的比例最高）；30.23%采取閱讀摘要；41.86%會選擇閱讀有用片斷。這一調(diào)查數(shù)據(jù)表明，即使在信息“碎片化“時代，研究型學者仍然比其他類型的信息用戶閱讀全文的時間更長，尤其在某些學科領(lǐng)域，如化學、生命科學，這可能與這些領(lǐng)域的科研性質(zhì)和特點有關(guān)。

另外，參與調(diào)查的研究人員表示他們或多或少地都會對個人數(shù)字資料庫中的文檔在保存和閱讀時作了某種注釋或標記，如文檔的發(fā)表年份、權(quán)威作者、主題（關(guān)鍵詞）、學術(shù)參考價值、類型（綜述、演示稿、博士論文、實驗報告、專利報告等），閱讀啟發(fā)、感想、重點標記等，或注釋于文檔名，或在閱讀過程中進行加注，以方便在后續(xù)的研究過程中查閱、引用。根據(jù)研究人員填寫的粗略估計比例，最低的為5%，最高的為90%，但大部分都低于40%，經(jīng)過估算，受訪研究人員注釋和標記的比例平均為28.49%。

研究人員搜索、保存的學術(shù)信息資源是經(jīng)過篩選的、對科研有用的資源。但在科研過程中，當需要調(diào)用和引用某個資源時，有9.3%的研究人員經(jīng)常碰到保存好的資源卻找不到的情形；81.4%的受訪者表示有時會碰到，這是讓很多研究人員甚為頭疼的問題。有95.35%的研究人員已經(jīng)意識到維護和管理好個人學術(shù)信息資源是非常重要的工作，可以有效節(jié)省科研時間和提高科研效率。這一調(diào)查結(jié)果說明，隨著個人可獲取和存儲的學術(shù)資源的不斷增多，研究人員普遍認識到對個人數(shù)字資源庫進行有效的組織和管理對于科研工作是非常重要的。

調(diào)查結(jié)果顯示，有55.81%的研究人員知道并使用過某種文獻管理軟件。研究人員在撰寫學術(shù)論文時，有58.14%表示經(jīng)常遇到版本修改管理、投稿格式、編制參考文獻方面的問題，但僅有39.53%的研究人員使用輔助論文寫作工具，如NoteExpress、EndNote的Word插件。

這一調(diào)查表明，對獲取保存的文獻進行管理是研究人員利用學術(shù)信息的一個薄弱環(huán)節(jié)，是影響其科研效率和產(chǎn)出的不可忽略的因素。盡管國內(nèi)外近年來研制和發(fā)布了多款集引文和編排參考文獻功能于一體的個人參考文獻管理軟件，并在各高校和科研院所推廣，對文獻管理軟件的了解并正在使用的人數(shù)比前兩年也有了一定程度的增長（先前北京大學圖書館的調(diào)查結(jié)果只有9.3%），但如何進一步將其應(yīng)用到研究人員的個人數(shù)字資源庫的組織、管理和學術(shù)論文的撰寫中還需要信息服務(wù)機構(gòu)的努力和探索。

3 個人學術(shù)信息管理困境的原因分析

通過對上述問卷調(diào)查結(jié)果的分析，筆者認為學術(shù)科研人員個人學術(shù)信息管理的困境，究其深層原因主要歸結(jié)為主觀和客觀兩個方面。

3.1 學術(shù)信息和個人學術(shù)信息管理工具的客觀因素

個人學術(shù)信息空間所存儲的信息具有如下幾個特點：

（1）資源類型格式異構(gòu)性

個人學術(shù)信息空間的資源類型多樣，包括數(shù)字文檔、軟件、多媒體、網(wǎng)頁、鏈接、Email等；資源格式復(fù)雜多樣，如文檔格式有doc、pdf、Latex、caj等。這種異構(gòu)性來自于媒體的異構(gòu)性、信息來源的異構(gòu)性和組織方式的異構(gòu)性。

（2）累積更新頻繁

個人學術(shù)信息隨著個人科研經(jīng)歷的豐富而不斷累積。其中有些過時、陳舊的信息被剔除，與新科研任務(wù)相關(guān)的信息則隨著研究進程的推進會不斷收藏和增加。

（3）信息碎片化

科學研究除了需要獲取學術(shù)性文獻信息資源，還需要獲取與科研工作有關(guān)的各種信息，如學術(shù)會議、科研基金、期刊投稿、科研人際關(guān)系等不同類型和格式的大量異構(gòu)信息片斷。另外，個人在科研過程中也會產(chǎn)生大量筆記、數(shù)據(jù)、文檔。隨著信息種類的多樣化和信息獲取渠道的日益豐富，個人學術(shù)信息空間的碎片化現(xiàn)象越來越嚴重。

上述特點，給學術(shù)科研人員信息組織和管理帶來了很大的挑戰(zhàn)。諸如參考文獻管理工具之類的個人學術(shù)信息管理系統(tǒng)常常由于對學術(shù)科研群體的研究活動涉及的信息及信息處理目標要求分析不夠，存在信息組織和管理設(shè)計上的不合理性，導(dǎo)致不能真正有效利用這類科研輔助工具組織管理個人學術(shù)信息空間內(nèi)的信息和達到提升科研效率的目的。

3.2 科研人員的主觀因素

從上述的調(diào)查可以得出，主觀上，學術(shù)科研人員信息探尋過程的發(fā)散性和信息保存行為上的隨意性，也導(dǎo)致了個人學術(shù)信息管理的困境。

（1）個人學術(shù)信息探尋過程的發(fā)散性

學術(shù)科研人員面對的是一個高度鏈接關(guān)聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)信息空間。CNKI、Google Schholar、CiteSeerX等各種商用學術(shù)數(shù)據(jù)庫基于開放鏈接機制、引文鏈接機制等使得學術(shù)信息之間高度關(guān)聯(lián)。這樣的學術(shù)信息關(guān)聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，一方面為學術(shù)科研人員的學術(shù)搜索提供了極大的便利，另一方面也會因為信息搜尋過程中人類認知的復(fù)雜性，使得搜索和瀏覽行為往往不能總是集中于某一既定主題或與某一課題相關(guān)，而是表現(xiàn)出顯著的“順鏈而行”的發(fā)散性。這種發(fā)散性的信息探尋過程也會導(dǎo)致發(fā)現(xiàn)和獲取的結(jié)果呈現(xiàn)出主題上的發(fā)散性，從而必然會對既定結(jié)果的保存路徑或方案產(chǎn)生影響。

（2）個人信息保存行為的隨意性

學術(shù)科研人員之所以被稱為“極端信息工作者”，主要體現(xiàn)在整個科研過程所包含著的各種信息行為，即不斷地搜索、發(fā)現(xiàn)、獲取、存儲、利用和創(chuàng)建信息。但是他們在保存信息的時候，常常習慣于任意堆放信息而疏于對所搜集的信息進行有效的組織和管理。比如堆放在桌面上，而不是把信息分門別類的放在對應(yīng)的目錄中；或者對偶然遇到的有用信息，需要及時保存的時候，隨意新建文件夾或臨時存放在某個已有的文件夾內(nèi)，為以后使用時發(fā)現(xiàn)和查找?guī)砹穗[患。

4 個人學術(shù)信息管理的應(yīng)對之策

解決個人學術(shù)信息管理的困境可以從如下兩個層面著手：一是“工具”，即從客觀上改進和優(yōu)化學術(shù)信息管理工具；二是“人”，即從主觀上加強學術(shù)科研人群重視學術(shù)信息的組織和管理意識的培養(yǎng)和技能的培訓(xùn)。

4.1 學術(shù)信息管理工具的優(yōu)化思路

針對上述學術(shù)科研人員學術(shù)信息管理困境的原因，結(jié)合學術(shù)科研人員研究活動所呈現(xiàn)的特性，我們可以嘗試從以下幾個方面對現(xiàn)有的學術(shù)信息管理工具進行改進和優(yōu)化。

（1）虛擬文件夾存儲管理滿足科研任務(wù)驅(qū)動

從研究活動任務(wù)驅(qū)動的特性來看，用戶需要將有關(guān)同一項目（課題或主題）的信息匯集在一起，包括各種類型格式的文檔、數(shù)據(jù)。虛擬文件夾存儲管理模式無疑滿足這一特性。它可以方便實現(xiàn)以項目為中心的虛擬存儲和集中管理，也解決了同一信息項與多項目關(guān)聯(lián)時的存儲和管理問題。虛擬文件夾最大的好處是能夠自由地管理文件。因為虛擬文件夾是一個容器，用來裝載文件或文件夾的鏡像，就如同快捷方式，而不是文件或文件夾本身。

（2）支持文檔多維屬性的揭示和組織

根據(jù)Kwasnik’s對辦公室實體文檔組織的實驗研究分析得出：人們對文檔的描述中，只有30%的屬性是與文檔有關(guān)的（如作者、文檔類型、主題、題名等）；而70%的屬性是和用戶與信息之間的交互有關(guān)的（如狀態(tài)屬性、處置屬性、時間屬性、認知狀態(tài)等）〔4〕。這一結(jié)果表明用戶更喜歡根據(jù)主觀屬性而非客觀屬性組織個人文檔?，F(xiàn)有的學術(shù)文獻管理工具在預(yù)置文獻信息的元數(shù)據(jù)構(gòu)架時習慣于傳統(tǒng)的對文獻信息通用的和客觀的屬性進行揭示，而忽略了那70%的用戶與信息之間交互的主觀屬性。因此，學術(shù)文獻管理工具應(yīng)加強“主觀屬性”的揭示，支持文檔多維屬性的豐富揭示和分面組織。

（3）支持多種元數(shù)據(jù)格式的自動捕獲

對于學術(shù)科研用戶來說，對每一篇收藏、保存的文檔都要著錄相應(yīng)的元數(shù)據(jù)是阻礙參考文獻管理工具推廣的重要原因之一?，F(xiàn)有的學術(shù)信息管理工具（多指“參考文獻管理工具”）通常對來自數(shù)據(jù)庫的學術(shù)論文、圖書等結(jié)構(gòu)化良好的參考文獻數(shù)據(jù)有較好的支持，但對于與學術(shù)科研相關(guān)的其他眾多非結(jié)構(gòu)化資源類型支持不夠。因此，應(yīng)擴大對多種類型、格式的文檔元數(shù)據(jù)捕獲的支持，為各種資源類型自動預(yù)制生成相應(yīng)元數(shù)據(jù)模板供用戶保存資料時選擇，包括音頻、視頻、博文、百科全書文章、論壇帖子以及即時消息等涉及科研及管理過程各種類型的非常規(guī)類型學術(shù)對象，以適應(yīng)用戶對學術(shù)文獻和碎片化信息、文件的管理。當然，無論學術(shù)信息管理工具在自動捕獲元數(shù)據(jù)方面的功能再強大，用戶自身提高對保存文檔元數(shù)據(jù)著錄和完善重要性的認識依然是第一位的。

（4）支持即時記錄碎片化信息和多終端間數(shù)據(jù)的同步

學術(shù)科研人員的研究過程也是一個創(chuàng)新的過程。隨時隨地摘錄有價值的學術(shù)信息、實驗數(shù)據(jù)，記錄瞬間碎片化的靈感思路是其研究工作的常態(tài)。為用戶提供支持即時記錄和管理碎片化學術(shù)信息是迎合學術(shù)科研用戶創(chuàng)新特性的必備功能。

科研活動的過程也是一個不斷學習和不斷修正優(yōu)化的過程（如寫作科研論文）。隨著個人辦公設(shè)備、移動終端的不斷豐富，文獻數(shù)據(jù)的同步功能變得不可或缺。數(shù)字環(huán)境下，個人學術(shù)文獻管理工具應(yīng)支持多臺工作電腦、移動終端之間文件的存儲、同步以及版本控制。同一用戶不同終端設(shè)備文獻數(shù)據(jù)的自動同步，省卻了導(dǎo)出導(dǎo)入的煩惱，必然提升用戶體驗。

4.2 加強科研人群學術(shù)信息管理意識的培養(yǎng)和技能的培訓(xùn)

調(diào)查中，在進一步分析受訪者的學科背景和年齡構(gòu)成后，筆者發(fā)現(xiàn)使用輔助論文寫作工具的研究人員均為有自然科學背景的中青年。這或許與自然科學領(lǐng)域研究人員的信息技能有關(guān)，通常這類人群技術(shù)接受能力較強，更容易嘗試和掌握小工具、小軟件，也可能與其學科特點、論文寫作特點、參考文獻著錄規(guī)范等有關(guān)。

中國最有影響力的科研學術(shù)站點——小木蟲〔5〕，全球華人科學社區(qū)——科學網(wǎng)〔6〕，其會員主要來自國內(nèi)各大院校、科研院所的研究人員。小木蟲網(wǎng)站就開辟有“科研工具”(包括參考文獻管理工具)交流版塊；科學網(wǎng)也開辟有“文獻管理”、“科研經(jīng)驗”交流版塊，包括教程、使用、心得體會的討論和交流。這在一定程度上反映了用戶有掌握參考文獻管理工具為學術(shù)信息管理和論文寫作提供幫助的需求。因此，在引進文獻數(shù)據(jù)庫平臺，科研輔助軟件工具時，圖書館應(yīng)承擔起針對學術(shù)科研人群學術(shù)信息管理意識的培養(yǎng)、學術(shù)信息管理工具使用技能培訓(xùn)的職責。比如高校和科研院所圖書館可以通過學科服務(wù)渠道傳輸高效的學術(shù)信息管理理念和技能。

1.Susan Kroll and Rick Forsman. A Slice of Research Life:Information Support for Research in the United States.〔2014-01-22〕.http://www.oclc.org/research/publications/library/2010/2010-15.pdf

2.包冬梅等.“學術(shù)科研人員科研信息行為與需求”的調(diào)查與分析.數(shù)字圖書館論壇，2012(5):17-26

3.JISC. Information Behavior of the Researcher of the Future.〔 2014-01-22〕.http://www.bl.uk/news/pdf/googlegen.pdf

4.Kwasnik, B.H. The Importance of Factors that are not Document Attributes in the Organization of Personal Documents. Journal of Documentation, 1991(47):389-398

5.小木蟲 .〔2014-01-22〕.http://www.emuch.net

6.科學網(wǎng) .〔2014-01-22〕.http://www.sciencenet.cn/