◆孫美麗

(運城幼兒師范高等?？茖W(xué)校)

淺析高職高專教學(xué)檔案管理

◆孫美麗

(運城幼兒師范高等?？茖W(xué)校)

高職高專院校，為了能夠適應(yīng)和融入社會前進與發(fā)展，我國于2008年發(fā)布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，這一管理辦法的頒布與實施，能夠規(guī)范高等學(xué)校的檔案管理工作，并且能夠推進我國高職高專在檔案管理上的工作開展，豐富其管理的內(nèi)涵。

一、教學(xué)檔案的概念及重要性

(一)教學(xué)檔案的概念

教學(xué)檔案，是指在教學(xué)實踐活動與教學(xué)管理過程中，形成的具有一定保存價值的文字、圖片、聲像、電子文件等不同形式的歷史記錄性資料。它是對學(xué)校開展的所有教學(xué)活動的真實的記錄，是教學(xué)管理與研究，教師教學(xué)工作及學(xué)生學(xué)習(xí)過程中，形成的具有保存價值的一種材料。

(二)教學(xué)檔案的重要性

1.教學(xué)檔案是強化學(xué)校在思想政治工作方面，不可或缺的寶貴資源

在現(xiàn)實的教學(xué)檔案管理過程中，把教師在日常教學(xué)活動中的表現(xiàn)，提供給學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)，并由這一表現(xiàn)作為教師評估的依據(jù)。這樣一來，學(xué)校在召開表彰大會時，就會言之有物，言之有據(jù)了。

2.教學(xué)檔案能夠提高師資水平，并且是提高其水平的重要手段

教學(xué)方法因人而異，這就使得教師在教學(xué)過程中，總會有自己的教學(xué)經(jīng)驗。利用教學(xué)檔案的作用，將老師的教學(xué)方法記錄其中，不僅能夠?qū)⒑梅椒ǖ靡杂涗?，還能夠幫助新老師熟悉教學(xué)業(yè)務(wù)，實現(xiàn)教學(xué)的進步。

3.教學(xué)檔案是評價學(xué)校管理水平和考核教師業(yè)務(wù)能力的主要根據(jù)

根據(jù)教學(xué)檔案的記錄，學(xué)?？梢暂p易的掌握學(xué)校在教學(xué)管理水平方面的優(yōu)點和缺點，對優(yōu)點進行繼續(xù)，對缺點進行改進，能夠了解到學(xué)生在輟學(xué)以及曠課等問題產(chǎn)生的原因，還可以衡量教師的教學(xué)水平和職業(yè)道德，從而，更好地推動學(xué)校在教學(xué)檔案管理方面的發(fā)展。

二、我校教學(xué)檔案的實體分類

以《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》和《高職高專院校教學(xué)管理要點》為參照，結(jié)合我校實際情況，科學(xué)地將教學(xué)檔案劃分為七個一級類目。

1.綜合(JX11)主要包括教學(xué)管理和教學(xué)基本情況的文件材料。如上級下達的有關(guān)教學(xué)工作的文件材料;學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展規(guī)劃;、學(xué)校教學(xué)工作計劃和總結(jié);學(xué)校教學(xué)管理工作規(guī)章制度匯編;學(xué)校教學(xué)工作會議記錄;學(xué)校教學(xué)基本建設(shè)規(guī)劃等。

2.專業(yè)(JX12)包括各專業(yè)的介紹、設(shè)置、批復(fù)等材料;省級以上重點專業(yè)建設(shè)的材料。

3.招生(JX13)包括招生簡章;招生計劃;招生錄取審批表;新生花名冊等。

4.學(xué)籍(JX14)包括學(xué)生的獎懲材料;學(xué)籍卡變動情況等。

5.課堂教學(xué)與教學(xué)實踐(JX15)包括課程安排表;典型教案;教學(xué)檢查記錄及報告;各專業(yè)的考試題相關(guān)資料;試卷分析材料;學(xué)生成績登記表;教學(xué)大綱;教學(xué)改革方案;教師教學(xué)經(jīng)驗總結(jié);教學(xué)質(zhì)量分析報告等。

6.教材(JX16)包括各專業(yè)使用教材情況資料。

7.畢業(yè)生(JX17)包括畢業(yè)生花名冊;畢業(yè)生審核登記簿;供需見面會資料等。

三、教學(xué)檔案管理工作存在的問題

(一)檔案意識薄弱，收集不全

部分教學(xué)職能部門及教工對教學(xué)檔案管理工作認識不足，在平常教學(xué)和教研過程中形成的文件資料不愿意交回綜合檔案室保管，認為這些是自己的教學(xué)成果，交回綜合檔案室后，使用時不如放在自己手邊方便。這樣最終導(dǎo)致一些應(yīng)歸檔的珍貴教學(xué)實踐資料散失在部門和個人手中，無法保證教學(xué)檔案收集的齊全完整。

(二)教學(xué)檔案人員隊伍流動性大，檔案專業(yè)知識缺乏

大多數(shù)教學(xué)部門的檔案員，都是由本部門的教學(xué)秘書兼管。平時參加檔案相關(guān)培訓(xùn)的機會很少，檔案專業(yè)知識了解的不夠明確和深入，就只是淺層的管理。由于其受限于管理工作的非專業(yè)性，就會產(chǎn)生人員的流動現(xiàn)象，這些都不利于高校對教學(xué)檔案的科學(xué)管理。

(三)檔案管理制度不完善

由于其檔案管理的制度不完善，使得學(xué)校在展開教學(xué)活動，或者表彰大會時所做的報告真實性有待于重新考量。許多檔案管理方面的問題，就會鉆法規(guī)的空子應(yīng)運而生，比如:教學(xué)記錄不夠完善，不能完整、真實的體現(xiàn)出教學(xué)檔案的作用，不利于提高學(xué)校的管理水平。

四、教學(xué)檔案管理工作的改進辦法

針對我校教學(xué)檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀，應(yīng)該采取以下措施來解決在教學(xué)檔案管理中存在的問題，并促使其在發(fā)展中能夠更科學(xué)和規(guī)范。

(一)加強宣傳，提高檔案意識

高職高專院校必須提高教工檔案意識。通過各種途徑宣傳、學(xué)習(xí)檔案基本知識和檔案法律，喚醒其對檔案管理的意識，和在教學(xué)過程中體現(xiàn)出其重要性。推動高校在檔案管理方面的發(fā)展，更有利于學(xué)校管理水平的全面發(fā)展。

(二)提高教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)性素質(zhì)。

部門教學(xué)檔案兼職人員專業(yè)水平有限，不能夠?qū)虒W(xué)檔案進行規(guī)范管理。這就要求高職高專院校，需要對管理人員的素質(zhì)進行專業(yè)性的高要求，并對管理人員在技術(shù)方面進行合理的培訓(xùn)，將教學(xué)檔案管理工作推向現(xiàn)代化與數(shù)據(jù)化的發(fā)展進程。

以運城幼兒師范高等?？茖W(xué)校為例，其在教學(xué)檔案管理人員的選用方面就應(yīng)該注重對專業(yè)性的限制，不能過于走馬觀花，要切合實際，提高教學(xué)檔案管理人員的自身素質(zhì)，通過培訓(xùn)等手段將教學(xué)檔案的管理人能夠完善其整體素質(zhì)，推進教學(xué)檔案管理工作的發(fā)展。

(三)建立健全的管理機制，完善教學(xué)檔案管理工作

完善的管理機制，是做好教學(xué)檔案管理工作的重要前提和基礎(chǔ)保證。各個高職高專院校應(yīng)該依據(jù)其相應(yīng)的法律法規(guī)，與自身的實際情況相結(jié)合，對教學(xué)檔案管理工作予以制度上的保障。利用制度的嚴謹性，來規(guī)范管理的高水平化，使其能夠權(quán)責(zé)分明，進一步確保管理水平的不斷提高。

在科技幫助的前提下，也要對傳統(tǒng)紙質(zhì)的記錄做更新，定期為其進行重新謄寫的記錄，保證其信息量的完整程度，有助于對高職高專院校教學(xué)檔案管理發(fā)展進程的詳細了解，保證高職高專的教學(xué)檔案管理，能夠在健康的大環(huán)境下發(fā)展壯大，適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

五、結(jié)語

隨著我國現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展速度的加快，改革的大潮涌向了教育教學(xué)檔案管理中來。本文就是通過對高職高專教學(xué)檔案管理存在的問題進行合理化的建議，從而促使我國高職高專院校能夠在變化發(fā)展的社會中，完善自身的管理體制，使其能夠更加規(guī)范與科學(xué)。

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