龍桂珠

（上海飛機(jī)設(shè)計研究院，中國 上海 201210）

0 引言

改革開放后，國內(nèi)科研機(jī)構(gòu)的國際交流活動日漸頻繁，為規(guī)范國際交流合作工作流程，統(tǒng)籌管理國際交流合作的管理，不少科研機(jī)構(gòu)都設(shè)有專門的國際合作部門負(fù)責(zé)國際交流合作工作的管理，也專門設(shè)置了專人從事國際合作交流管理工作。國際合作部門作為科研機(jī)構(gòu)對外交流合作的窗口，扮演著對外溝通聯(lián)絡(luò)，對內(nèi)上傳下達(dá)，為科研機(jī)構(gòu)加強(qiáng)與國（境）外機(jī)構(gòu)的交流合作奠定了良好的基礎(chǔ)。

然而，隨著科研機(jī)構(gòu)通過與國際一流機(jī)構(gòu)合作交流以增強(qiáng)自身實力的需求日益迫切，國際交流活動和國際合作項目如雨后春筍般層出不窮。這種新環(huán)境下，如何對國際交流活動和國際合作項目進(jìn)行管理，是國際合作部門面臨的新挑戰(zhàn)。

1 國際合作部門面臨的挑戰(zhàn)

鑒于成立國際合作部門的初衷是為了加強(qiáng)國際交流和合作，所以國際合作部門主要扮演著溝通交流的角色，其中一個重要職能就是負(fù)責(zé)收集、整理和傳遞科研機(jī)構(gòu)合作交流合作的相關(guān)信息，組織策劃國際交流活動和國際合作項目高層會議，籌備國際交流活動和國際合作項目高層會議時為參會領(lǐng)導(dǎo)收集活動或會議背景資料，以及編制整個科研機(jī)構(gòu)的國際交流合作總結(jié)。

從以上職能來看，國際合作部門在名義上雖說是管理整個科研機(jī)構(gòu)的國際交流活動和國際合作項目，但是實際上并沒有項目經(jīng)費管理權(quán)，沒有項目合同審批權(quán)，在國際合作項目上也沒有決策權(quán)。此外，在國際合作項目的管理中，如項目計劃管理、項目風(fēng)險管理、項目人力資源管理、項目成本管理、項目時間管理、項目范圍管理、項目知識產(chǎn)權(quán)管理、項目合同管理、項目采購管理、項目干系人管理、項目質(zhì)量管理等諸多方面，國際合作部門并不是其中必需的參與者，充其量只是憑借其自身的語言優(yōu)勢，在對外的項目溝通管理中充當(dāng)了信息傳遞的作用或者是充當(dāng)了翻譯的作用，在深入?yún)⑴c國際合作項目管理和實施過程方面，國際合作部門面臨著以下挑戰(zhàn)。

從部門職能來看，不少科研機(jī)構(gòu)的國際合作部門主要是負(fù)責(zé)與國（境）外機(jī)構(gòu)溝通聯(lián)絡(luò)，為科研機(jī)構(gòu)的主營業(yè)務(wù)提供支持，其本身并沒有科研經(jīng)費管理和科研項目管理的權(quán)力。

從人員資質(zhì)來看，國際合作主管的教育背景大都為外語類專業(yè)畢業(yè)，憑借語言優(yōu)勢，充當(dāng)信息的使者，卻缺乏項目管理或科研方面理論知識和實踐經(jīng)驗，難以從整個科研機(jī)構(gòu)的層面上對國際合作項目進(jìn)行管控。

從人員配置來看，科研機(jī)構(gòu)的國際合作崗的人員配置取決于科研機(jī)構(gòu)的規(guī)模以及國際交流合作業(yè)務(wù)的需求，一般為2-4人。而科研機(jī)構(gòu)同時開展的國際交流活動、國際合作項目或國際外包項目可能高達(dá)數(shù)十個，國際合作主管不可能每個活動或項目都能深入?yún)⑴c。

從項目性質(zhì)來看，無論是國際合作項目還是國際外包項目，都緊緊圍繞著科研機(jī)構(gòu)的主營業(yè)務(wù)，具有很強(qiáng)的專業(yè)性。主要是科研人員牽頭負(fù)責(zé)，國際合作主管主要是在與外方溝通上進(jìn)行協(xié)助，對項目本身，尤其是項目的技術(shù)層面缺乏必要的了解。從工作分工來看，參與國際合作項目、國際外包項目項目管理的有科研機(jī)構(gòu)的項目管理部門、財務(wù)管理部門、質(zhì)量管理部門、知識產(chǎn)權(quán)管理部門、法律部門、技術(shù)部門等，國際合作部門參與其中主要是起到與外方溝通協(xié)調(diào)的作用，對項目管理和項目實施和監(jiān)控本身并沒有太多的話語權(quán)。如果項目管理團(tuán)隊和項目團(tuán)隊有良好的外語能力或者是通過多年合作與外方達(dá)成默契，溝通沒有障礙的情況下，未必需要國際合作部門參與其中。

在這些挑戰(zhàn)下，國際合作部門該如何加強(qiáng)國際交流合作管理呢？筆者認(rèn)為，國際合作部門的工作重點應(yīng)該放在國際交流活動和國際合作項目的信息管理上。通過實時了解國際合作項目的進(jìn)展、計劃、問題和風(fēng)險等，并及時上報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，主動為推動國際合作項目的順利開展提供必要的幫助。

要做好國際交流合作的信息管理，首先就是要收集信息。在沒有深入?yún)⑴c國際交流活動和國際項目管理和實施的情況下，在缺乏必要的項目管理知識和專業(yè)背景之下，國際合作部門通常是通過定期向具體實施國際交流合作的技術(shù)部門收集國際交流合作進(jìn)展小結(jié)進(jìn)行匯編。這一“管而不理”的動作遭到了技術(shù)部門的詬病，而且因為國際合作部門在國際合作項目管理上缺乏與項目主管部門的信息共享，也會發(fā)生信息孤島的現(xiàn)象。

如何準(zhǔn)確、及時、高效地收集到所需的信息以便進(jìn)行加工處理從而繼續(xù)勝任信息的使者這一職能是國際合作部門的難題。

2 國際交流合作管理信息化

要解決這個難題，要做好新時期的國際合作管理工作，國際合作部門需要轉(zhuǎn)變工作思路，創(chuàng)新工作方法，才能繼續(xù)當(dāng)好信息的使者，繼續(xù)發(fā)揮對外溝通交流，對內(nèi)上傳下達(dá)的橋梁作用。實現(xiàn)國際交流合作信息化是一個好的突破口。通過電腦和信息技術(shù)來規(guī)范國際交流合作管理可以使整個國際交流合作過程更加透明、規(guī)范、科學(xué)。

國際合作部門應(yīng)該充分利用科研機(jī)構(gòu)現(xiàn)有的項目管理平臺，從中提取、收集和整理所需信息，因為項目管理系統(tǒng)就是項目的管理者應(yīng)用專門管理項目的系統(tǒng)軟件，使用系統(tǒng)的觀點、方法和理論，對項目涉及的全部工作進(jìn)行有效地管理。

項目信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)計劃、實施、改進(jìn)和檢查等各個環(huán)節(jié)之間各種信息的互通和共享，讓項目成員實時了解到項目的進(jìn)展和存在問題，項目管理者對反饋問題進(jìn)行實時處理，解決各個環(huán)節(jié)之間的信息滯納和信息處理問題，同時將業(yè)務(wù)流程規(guī)范化和流程化，對研制工作進(jìn)行實時過程管理。

國際合作部門甚至也可以在項目管理平臺的基礎(chǔ)上建立自己的國際合作交流管理平臺。該平臺可直接從項目管理平臺提取其中的國際合作信息，在此基礎(chǔ)上增加項目管理平臺所缺失的尚未達(dá)成合作的國際交流活動信息。建立該管理平臺，可以為科研機(jī)構(gòu)建立高水平的信息管理平臺，可以實現(xiàn)科研機(jī)構(gòu)有效的信息溝通，為有力的工作協(xié)調(diào)提供保障，為國際交流合作提供可視化管理環(huán)境，可以實時全面了解整個科研機(jī)構(gòu)的國際交流合作概況，也為參與國際交流合作的各方提供方便快捷的信息交換平臺，“實現(xiàn)管理數(shù)據(jù)共享，減少信息孤島，為管理層。為管理層提供更多的決策分析支持。”[2]

作為國際交流合作信息主管部門的國際合作部門，應(yīng)該充分利用信息化技術(shù)，通過建設(shè)覆蓋整個機(jī)構(gòu)國際交流合作信息與外事接待、項目管理等平臺接口的信息化平臺，收集、匯總、整理整個機(jī)構(gòu)的國際交流合作數(shù)據(jù)。通過該信息化平臺，可以避免在每個活動或項目都安排人員，也不需要定期或不定期從項目實施部門收取匯報材料，實時管理國際交流活動和國際合作項目的動態(tài)和發(fā)展。

作為信息使者的國際合作主管，通過登錄和查閱信息化平臺，就可以實時了解各國際交流活動和國際合作項目的動態(tài)和發(fā)展，并以這些信息為依據(jù)，編制整個科研機(jī)構(gòu)國際交流活動和國際合作項目月度小結(jié)、季度小結(jié)、半年小結(jié)和年終總結(jié)。也可以根據(jù)需要，匯總整理某些國（境）外機(jī)構(gòu)或地區(qū)的交流合作，報送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。通過信息化平臺了解國際交流合作計劃、重點和難點，國際合作主管也可以更好地對自己的下一階段工作進(jìn)行規(guī)劃，合理安排時間。

3 結(jié)論

通過信息化平臺建設(shè)，國際合作部門可以更主動地開展工作，可以減少項目實施階段不必要的匯報和總結(jié)，可以使更直觀地了解國際合作交流的進(jìn)展、成果和需要提供的支持，簡化工作流程，推動科研單位國際交流合作順利開展。

［1］劉華.科研項目信息化管理的探討[J].科研管理，2003（4）：36-40.

［2］彭紅進(jìn).研發(fā)項目管理信息平臺是大勢所趨[J].城市開發(fā)（綜合刊），2007（12）：88-89.

［3］張暉.淺談企業(yè)信息化項目管理[J].鐵路采購與物流，2014（5）：38-40.

［4］張振軍.對工程項目管理信息化的發(fā)展趨勢研究[J].中國建設(shè)信息，2010（7）：48-51.