金 花

(延邊大學出版社有限責任公司，吉林 延吉 133002)

由于市場競爭激烈導致賣方市場向買方市場轉(zhuǎn)變，使得采購環(huán)節(jié)成為舞弊風險的高發(fā)區(qū)，其中以商業(yè)賄賂尤為嚴重，而且采購對企業(yè)成本影響重大。因此，采購業(yè)務(wù)通常都是各個企業(yè)管控重點所在。現(xiàn)就我國企業(yè)采購業(yè)務(wù)經(jīng)常容易出現(xiàn)的內(nèi)控漏洞做個探討。

1 采購方式不明確或多頭采購

企業(yè)需要采購的物資或服務(wù)往往有很多類型，企業(yè)可根據(jù)自身實際情況，選擇不同采購方式，如公司層面招標采購、采購部門(集團公司)統(tǒng)一集中采購、各部門分散主導采購等。采購方式內(nèi)控漏洞表現(xiàn)形式通常有：未明確采購權(quán)限，各部門可自行采購；重要物資分散采購；采購導致效率低下、成本失控；針對不重要采購事項過度控制(如不管金額大小，都采用招標方式)。例如：某家公司電腦采購權(quán)限不明確，發(fā)現(xiàn)辦公室、信息技術(shù)部、資產(chǎn)管理部都有權(quán)采購電腦，辦公室認為電腦屬于辦公用品，而公司辦公用品是由辦公室負責采購的；信息技術(shù)部認為電腦是IT資產(chǎn)，公司IT資產(chǎn)和服務(wù)是由信息技術(shù)部牽頭采購的；資產(chǎn)管理部認為電腦是一種固定資產(chǎn)，公司的固定資產(chǎn)是由資產(chǎn)管理部負責的。因此，公司應(yīng)明確采購職責分工，對不同種類物資、不同金額的采購明確采購方式。此外，對于大型集團公司，對于重要物資或服務(wù)，如果由集團總部建立統(tǒng)一采購平臺，無疑可以提升采購專業(yè)性，降低采購成本。采購方式內(nèi)控漏洞導致的潛在不利影響可能有：加大采購成本；個別部門或員工利用采購權(quán)限進行不當行為；降低采購效率等等。漏洞識別：查閱公司采購相關(guān)管理制度規(guī)定；了解公司采購組織架構(gòu)和職責分配；了解不同物資采購方式；抽查公司物資采購執(zhí)行情況；綜合判斷公司采購方式是否合理，哪些物資采購方式存在漏洞。

2 未編制采購計劃或計劃編制不合理

采購計劃是管理人員在了解市場供求情況，認識企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中和掌握物料消耗規(guī)律的基礎(chǔ)上對計劃期內(nèi)物料采購管理活動所做的預見性的安排和部署；采購計劃是整個計劃管理中的一環(huán)，一般根據(jù)生產(chǎn)部門或其他使用部門的需求計劃制訂，采購計劃包括采購物料、采購數(shù)量、需求日期等內(nèi)容。采購計劃內(nèi)控漏洞表現(xiàn)形式通常有：未編制采購計劃，采購時一事一議；采購計劃質(zhì)量粗糙，實施時嚴重脫離實際；采購計劃未得到嚴格執(zhí)行，對業(yè)務(wù)及采購部門不構(gòu)成實質(zhì)性約束，不按計劃采購或大量超計劃采購。采購計劃內(nèi)控漏洞導致潛在不利影響可能有：所需物資短缺，導致無法及時滿足客戶需求；物資積壓；庫存大量增加，導致資源浪費，資金使用效率低下，財務(wù)部門面對突發(fā)性的采購用款需求，不能及時安排資金，資金管理困難；物流、質(zhì)檢等采購配合部門工作計劃性受到直接影響；員工可能為了個人利益而采購一些不必要的物品。導致浪費公司資源，等等。為此，企業(yè)在應(yīng)完善采購計劃編制流程，采購計劃管理與企業(yè)預算管理、經(jīng)營活動充分融合，提高采購計劃的指導性。漏洞識別：檢查公司是否編制書面的采購計劃，檢查采購計劃編制過程和依據(jù)，判斷采購計劃編制合理性；通過抽查已執(zhí)行采購，檢查是否按照采購計劃執(zhí)行，實際采購是否與計劃存在重大偏離。

3 采購流程不相容職責未有效分離

采購部門有很多不相容職責，如：招投標過程中，采購部如果負責供應(yīng)商錄入，就不應(yīng)該有最終的決標權(quán)，以防止采購部違規(guī)選擇自已推薦的供應(yīng)商，貨物的采購人不能同時擔任貨物的驗收工作，以防止采購人員收受客戶賄賂購買偽劣材料，影響企業(yè)生產(chǎn)乃至整體利益；付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理尋求供應(yīng)商和索價業(yè)務(wù)；貨物的采購、儲存保管人不能擔任賬務(wù)記錄工作，防止繞過驗單，以減少誤記貨物數(shù)量金額的可能；付款的審核人應(yīng)同付款執(zhí)行人職務(wù)分離；記錄應(yīng)付賬款人不能同時擔任付款職務(wù)。漏洞識別：檢查企業(yè)是否有明確的不相容職務(wù)分離表，實際職責是否與規(guī)定職責一致，判斷是否存在一人兼任不相容職務(wù)情況。

4 采購招標流程不規(guī)范，招標流于形式

招標采購是提高采購質(zhì)量和效率并且降低采購成本的有效方式之一，但從實踐中看，一些企業(yè)招標采購未起到預期控制效果，分析其原因，從外部環(huán)境來說，是由于我國招投標市場還很不規(guī)范，存在投標圍標、陪標、串標、惡意低價接標、收買評委等不正常現(xiàn)象，損害招標采購方利益；而從內(nèi)部原因來分析，則是招標采購流程存在缺陷，招標流程不夠嚴密、規(guī)范和有效。漏洞識別：了解企業(yè)招標流程，是否存在流程設(shè)計不合理；檢查招標各項文檔記錄，審閱招標工作是否符合操作規(guī)定；檢查未采取招標方式的采購項目，是否存在繞過招標程序的采購。

5 供應(yīng)商管理和評估存在缺失

供應(yīng)商管理是采購業(yè)務(wù)中重要一環(huán)，包括供應(yīng)商日常合作、供應(yīng)商評估、供應(yīng)商退出等。供應(yīng)商管理環(huán)節(jié)常見內(nèi)控漏洞形式有：未建立公司層面的合格供應(yīng)商名錄；供應(yīng)商在使用前缺乏對供應(yīng)商資質(zhì)的審核；供應(yīng)商檔案不完整；未建立供應(yīng)商評估機制；供應(yīng)商評價體系和標準不完善；對不合格供應(yīng)商缺乏淘汰機制等。為此，公司應(yīng)建立完善的供應(yīng)商管理體系；建立科學的供應(yīng)商評估和準入制度，確定合格供應(yīng)商清單，與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議；建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，對供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進行實時管理和綜合評價，根據(jù)評價結(jié)果對其供應(yīng)商進行合理選擇和調(diào)整；制定例外緊急需求的采購處理程序，選定備用供應(yīng)商人，在首選供應(yīng)商發(fā)生突發(fā)情況時保證采購的連續(xù)性。漏洞識別：檢查企業(yè)是否建立合格供應(yīng)商名錄；抽查采購業(yè)務(wù)供應(yīng)商是否供應(yīng)名錄當中，供應(yīng)商準入是否按規(guī)定評估；檢查供應(yīng)商檔案是否齊全；檢查是否對供應(yīng)商定期評估；檢查供應(yīng)商評估相關(guān)表單。

6 缺乏對采購人員有效管理和監(jiān)督，采購舞弊現(xiàn)象嚴重

采購人員會為了個人利益在采購中不進行比價管理，而是選擇有回扣的供應(yīng)商，表面上看，供應(yīng)商給回扣是采購外的行為，不直接影響價格，但實際上，供應(yīng)商會將行賄所支出的費用再轉(zhuǎn)嫁給企業(yè)，要么將供貨價格提高，要么降低產(chǎn)品質(zhì)量，導致最終受損的還是企業(yè)。而且企業(yè)一旦爆出采購人員舞弊事件，對企業(yè)聲譽也會造成很大影響。防范采購人員舞弊是項系統(tǒng)工程，需要多管齊下，通過簽署采購人員保證書、員工自律聲明、制定員工行為守則、要求利益沖突回避、設(shè)立明確的舉報渠道、建立訪問供應(yīng)商制度、采購崗位定期輪換、加強企業(yè)文化建設(shè)，加強內(nèi)部審計等措施來降低舞弊風險。漏洞識別：采購舞弊嚴格來說本身不能稱之為漏洞，而是采購人員及流程管理方面漏洞造成的后果，內(nèi)控檢查時應(yīng)關(guān)注采購環(huán)節(jié)反舞弊機制完善程度，如職責是否有效分離、采購詢價情況、采購人員保證書和員工自律聲明簽署情況、是否制定員工行為守則、利益沖突回避、舉報渠道、有無訪問供應(yīng)商制度等。

7 缺乏驗收或驗收不嚴

驗收是指企業(yè)對采購物資和勞務(wù)的檢驗接收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。驗收環(huán)節(jié)的常見內(nèi)控漏洞有：采購物資未經(jīng)驗收即入庫或付款；驗收標準不明確；驗收程序不規(guī)范；驗收人員未經(jīng)清點即予認可；驗收未采購物品；對驗收中存在異常情況不作處理；驗收人員與請購、采購人員不獨立。為加強驗收管理，企業(yè)應(yīng)制訂明確的采購驗收標準，結(jié)合物資特性確定必檢物資目錄，規(guī)定此類物資出具質(zhì)量檢驗報告方可入庫。對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，比如無采購合同或大額超采購合同的物資、超采購預算采購的物資、毀損的物資等，驗收機構(gòu)或人員應(yīng)當立即向企業(yè)有權(quán)管理的相關(guān)機構(gòu)報告，相關(guān)機構(gòu)應(yīng)當查明原因并及時處理。對于不合格物資，采購部門依據(jù)檢驗結(jié)果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜，對延遲交貨造成生產(chǎn)建設(shè)損失的，采購部門要按照合同約定索賠。漏洞識別：檢查驗收職責與其他職責分離情況；檢查驗收程序和驗收標準，判斷是否合理；抽查驗收記錄，判斷驗收是否符合要求。

8 采購付款審核不嚴

付款是企業(yè)在對采購預算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無誤后，按照采購合同規(guī)定及時向供應(yīng)商辦理支付款項的過程。采購付款常見內(nèi)控漏洞表現(xiàn)形式有：付款給錯誤供應(yīng)商；支付了未經(jīng)核準的采購款；重要付款；付款金額差錯；付款未及時入賬；付款記錄發(fā)生錯誤；未定期與供應(yīng)商核對賬目。企業(yè)應(yīng)當加強采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責任和權(quán)力，嚴格審核采購預算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等相關(guān)內(nèi)容，審核無誤后按照合同規(guī)定，合理選擇付款方式，及時辦理付款。同時，加強預付賬款和定金的管理，涉及大額或長期的預付款項，應(yīng)當定期進行追蹤核查，綜合分析預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險等情況，發(fā)現(xiàn)有疑問的預付款項，應(yīng)當及時采取措施，盡快收回款項。漏洞識別：檢查采購與付款是否嚴格的職責分離，抽查付款業(yè)務(wù)，檢查付款時是否驗證相應(yīng)的合同；檢查付款時是否核對采購申請(或采購計劃)、驗收憑證和發(fā)票等單據(jù)。

[1]馬軍生.內(nèi)控漏洞識別與財務(wù)應(yīng)對[M].云南大學出版社,2014.

[2]企業(yè)內(nèi)部控制編審委員會.企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范及配套指引案例講解[M].立信會計出版社,2014.