明萬榮

（棗陽市熊集鎮(zhèn)計劃生育服務(wù)中心，湖北 棗陽441200）

當今時代，計算機技術(shù)發(fā)展日新月異，對傳統(tǒng)檔案工作進行根本性改革已迫在眉睫。隨著微型計算機技術(shù)、大容量信息存儲技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，利用計算機技術(shù)進行檔案管理日益普及，電子檔案日漸增多。檔案信息處理標準化不斷取得進展，從而與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

1 檔案管理現(xiàn)代化是解決檔案工作發(fā)展中突出問題的必然出路

目前，在檔案工作發(fā)展過程中，面臨著許多實際問題，其中突出的有：檔案數(shù)量劇增；新型信息介質(zhì)和記錄方式的出現(xiàn)；如何有效保護檔案，以及如何適應(yīng)利用檔案的社會需求發(fā)生的變化。這些問題強烈地沖擊著傳統(tǒng)的手工管理手段和方法。一是它提供的管理能力和效率低下，已適應(yīng)不了檔案數(shù)量劇增和利用檔案數(shù)量范圍的迅猛擴大的需求。二是它也是管理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的范圍，而對新型檔案，顯得無計可施，更加適應(yīng)不了需要。在這種情況下，檔案管理現(xiàn)代化便自然提到日程上來，成為解決檔案工作發(fā)展中突出問題的必然出路。

2 檔案管理現(xiàn)代化是我國現(xiàn)代化建設(shè)的必然要求

首先，它承擔收藏和保護我國歷史上各個時期形成的檔案的任務(wù)，這是負責(zé)管理國家寶貴歷史文化財富的重任，是造福于子孫后代的長遠大計。其次它擔負提供檔案，直接為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的任務(wù)。檔案是開展各項工作的依據(jù)和必要條件，充分有效地利用檔案，可以取得明顯的經(jīng)濟效益和社會效益。特別是實施鄧小平同志提出的“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”的科學(xué)論斷，開發(fā)利用好作為科技儲備形式的科技檔案，對于建設(shè)有中國特色的社會主義事業(yè)具有重要的戰(zhàn)略意義。

3 檔案管理現(xiàn)代化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢

在過去的三十年中，現(xiàn)代管理技術(shù)和現(xiàn)代科學(xué)取得了驚人的發(fā)展。一方面，隨著現(xiàn)代科學(xué)、生產(chǎn)和社會管理活動的發(fā)展，檔案數(shù)量劇增。另一方面，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代信息處理技術(shù)也日臻完善和成熟，可以引進和消化運用于檔案管理之中。

在現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用中，首先當屬電子計算機，它已成為檔案館興衰成敗的關(guān)鍵。應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)成果，改善檔案保管條件，研究和發(fā)展檔案保護技術(shù)，也已成為檔案部門的共識和一致行動。檔案部門采用計算機技術(shù)進行檔案信息處理，建立和維護檔案信息數(shù)據(jù)庫等，有效地推進了檔案管理自動化的發(fā)展。

4 檔案管理現(xiàn)代化將會提高檔案工作的整體水平，推進全面建設(shè)

4.1 提高貯存、收藏能力?？s微技術(shù)、光盤技術(shù)等行動技術(shù)的采用，將極大地提高存貯密度，減少存貯空間。這就為日益增多的檔案的存儲和管理提出有效的解決途徑，進而增強了檔案部門的收藏能力，使其存貯的信息量增大，真正成為社會存貯回溯性信息的基地。

4.2 提高信息處理能力。檔案管理現(xiàn)代化的核心和主要內(nèi)容是電子計算機的應(yīng)用。電子計算機具有高效率的信息處理功能，可以用來組卷、編目、分類、鑒定，進行各種統(tǒng)計分析等。在這些業(yè)務(wù)中代替某些人操作，大大提高了檔案信息處理能力，加快工作進度，提高工作效率和服務(wù)水平。

4.3 提高檔案信息資源開發(fā)利用能力。應(yīng)用計算機技術(shù)進行檔案編目、檢索、借閱管理是最成功和主要方面。它的突出優(yōu)點是速度快、準確性高，提供多種檢索途徑，可以大批量提供利用，能滿足系統(tǒng)或?qū)ｎ}利用的需要。實現(xiàn)多次重復(fù)利用，聯(lián)網(wǎng)檢索，為檔案資源共享的實現(xiàn)創(chuàng)造了條件。運用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)檔案信息資源，極大地提高了開發(fā)能力和效率，進而提高檔案信息的利用率。