張恒波

摘 要：在科學(xué)技術(shù)日新月異的二十一世紀(jì)，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對(duì)我們檔案事業(yè)的發(fā)展提出了更新更高的要求。檔案管理工作正在發(fā)生翻天履地的變化，傳統(tǒng)的管理手段與技術(shù)，正逐漸被現(xiàn)代化的管理手段與技術(shù)所代替。加快檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)步伐，適應(yīng)時(shí)代的需要，成為檔案工作的一個(gè)重要內(nèi)容。

關(guān)鍵字：檔案管理；檔案現(xiàn)代化

1 檔案管理現(xiàn)代化概念

檔案管理現(xiàn)代化，是檔案工作現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，它是指檔案管理部門運(yùn)用現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)，采用先進(jìn)科學(xué)的管理方法，開發(fā)與保護(hù)檔案信息資源，全方位、多形式、高效率地提供檔案信息的一個(gè)綜合性系統(tǒng)工程。檔案管理現(xiàn)代化是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，它至少包括四個(gè)方面的現(xiàn)代化：檔案管理意識(shí)的現(xiàn)代化、檔案管理人員的現(xiàn)代化、檔案管理方法的現(xiàn)代化、和檔案管理手段的現(xiàn)代化。

2 檔案管理現(xiàn)代化推進(jìn)中面臨的問題

1.檔案管理現(xiàn)代化的意識(shí)不強(qiáng)。當(dāng)前，由于社會(huì)上對(duì)“檔案”的概念和作用，知之者甚少，檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱，甚至一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)加強(qiáng)檔案工作的現(xiàn)代化認(rèn)識(shí)不足，許多單位的檔案工作仍然采取傳統(tǒng)的工作方法，嚴(yán)重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。由于檔案意識(shí)普遍較低，導(dǎo)致資金投入嚴(yán)重不足，無力購買現(xiàn)代化的設(shè)備，也造成人才引進(jìn)困難，甚至人才流失。

2.現(xiàn)代化的檔案人才不足。檔案管理現(xiàn)代化的前提是人才現(xiàn)代化。從目前人員現(xiàn)狀來看，許多機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的文書、檔案管理人員，大多數(shù)還停留在收發(fā)、查找的階段，缺少現(xiàn)代化管理的基本知識(shí)，沒有掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能。像我們基層單位由于工作的復(fù)雜性，許多檔案工作人員大都身兼數(shù)職，對(duì)專業(yè)性較強(qiáng)的檔案工作來不及認(rèn)真鉆研學(xué)習(xí)，并且檔案人員時(shí)常更換，缺乏相對(duì)穩(wěn)定，以至于對(duì)檔案方面的基礎(chǔ)知識(shí)都知之甚少，易造成基層單位檔案人員的業(yè)務(wù)技能普遍偏低。

3.檔案管理的傳統(tǒng)方法制約凸現(xiàn)。首先，傳統(tǒng)的立卷方法對(duì)立卷的要求過高，在利用和保存上側(cè)重于保管，使得整理的目的——檔案利用工作受到影響。其次，傳統(tǒng)的立卷標(biāo)準(zhǔn)可操作性較低，隨意性較大，案卷質(zhì)量很難把握。再者，由于傳統(tǒng)方法中要顧及案卷內(nèi)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，檔案人員在收集文件時(shí)，一般是在每年的上半年收集上一年的文件，然后對(duì)收齊的文件進(jìn)行整理立卷，有些文件還要跨年度審批，延誤立卷時(shí)間，造成下半年工作量增大。在傳統(tǒng)的手工模式下，主要依靠人工管理，手段比較落后，查找資料費(fèi)時(shí)費(fèi)力，搞數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)更為艱難，直接影響了工作的進(jìn)展和效率。

4.檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。目前我國檔案現(xiàn)代化管理工作基本上是松散型管理，條塊分割、各自為政、無序發(fā)展，它帶來的后果是：檔案管理軟件低水平重復(fù)開發(fā)，浪費(fèi)嚴(yán)重；檔案數(shù)據(jù)庫重復(fù)建設(shè)，輸入內(nèi)容缺乏規(guī)劃和分工；應(yīng)用軟件程序設(shè)計(jì)語言各不相同，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，數(shù)據(jù)難以交換與共享。實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的最終目的，是最大限度地開發(fā)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全面、系統(tǒng)、快速、準(zhǔn)確的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)各類檔案信息資源的共享，從而滿足社會(huì)不斷增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息資源的需求。

3 加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)步伐的幾點(diǎn)思路

筆者所在單位屬于基層，檔案管理現(xiàn)代化起步較晚，原先并無專職人員負(fù)責(zé)，原始檔案的收錄保存都比較混亂。為此，我們向上級(jí)部門市民政局和市檔案局相關(guān)部門請(qǐng)教，通過多次學(xué)習(xí)和上級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)的熱情幫助，為檔案管理現(xiàn)代化的起步積累了很多實(shí)用經(jīng)驗(yàn)。由此，筆者認(rèn)為在新形勢(shì)下，要加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)步伐，應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：

1.加大檔案建設(shè)宣傳力度，這是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的首要前提。宣傳工作要經(jīng)常、持續(xù)、連貫做。檔案作為歷史的見證，有其他事物不可替代的一面。宣傳工作要統(tǒng)籌規(guī)劃?！胺彩骂A(yù)則立，不預(yù)則廢”，沒有計(jì)劃的工作，就不會(huì)有目的性、科學(xué)性、針對(duì)性。檔案宣傳工作在積極配合紀(jì)念日開展外，可以通過陳列室里大量有價(jià)值的圖片展示給社會(huì)，向社會(huì)灌輸檔案知識(shí)、讓他們意識(shí)到檔案的存在、感受到檔案的價(jià)值。

2.轉(zhuǎn)變檔案管理意識(shí)，為檔案管理現(xiàn)代化奠定堅(jiān)實(shí)的思想基礎(chǔ)。要重點(diǎn)強(qiáng)化三種意識(shí)，一是要有積極的信息轉(zhuǎn)化意識(shí)。檔案是一個(gè)龐大的信息庫，但各種信息比較零散地儲(chǔ)存在眾多的單體檔案中，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，才能更好的發(fā)揮檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案的信息價(jià)值。二是要有強(qiáng)烈的信息推銷意識(shí)。檔案有巨大的信息量和需求市場(chǎng)，檔案部門要把檔案轉(zhuǎn)化為“適銷對(duì)路”的信息，就要搞好調(diào)整研究，了解市場(chǎng)需求，掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，確定信息轉(zhuǎn)化的目標(biāo)和內(nèi)容。三是要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案的效益意識(shí)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為檔案工作充實(shí)了豐富的內(nèi)涵，要想適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求，使檔案更加有效地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和改革開放服務(wù)，必須改變過去檔案工作無所作為的思想，強(qiáng)化檔案的效益意識(shí)。

3.提高單位檔案人員素質(zhì)，人員的現(xiàn)代化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。作為新時(shí)期的檔案管理人員，不能只單單對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)有所了解，還需要不斷擴(kuò)展自己的學(xué)習(xí)范圍，對(duì)計(jì)算機(jī)、法律、信息技術(shù)等方面的知識(shí)都應(yīng)有所涉及，使自己成為一名具備綜合工作能力的復(fù)合型人才，才能適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的需要。我們要加大對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，在指導(dǎo)的過程中，注重向基層單位灌輸依靠檔案管理軟件，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段快速利用檔案來服務(wù)本單位各項(xiàng)工作的意識(shí)。通過加大指導(dǎo)力度，轉(zhuǎn)變指導(dǎo)重心，幫助提高檔案人員的現(xiàn)代化業(yè)務(wù)技能，充分運(yùn)用現(xiàn)有的現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理。

4.加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以現(xiàn)代化的技術(shù)手段推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化工作。當(dāng)前計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛地應(yīng)用于檔案管理、統(tǒng)計(jì)和檢索、微縮技術(shù)在檔案保管中的作用已越來越得到我們的重視、檔案管理專業(yè)軟件的功能正得到逐步完善和加強(qiáng)，而這些都依賴于先進(jìn)的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)。如：筆者所在單位市軍隊(duì)干休所，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化給予了充分的重視，劃撥經(jīng)費(fèi)為檔案室添置更新了設(shè)備。由于之前檔案管理方式較為落后，為純手工方式，這次我們?cè)诔浞謱W(xué)習(xí)上級(jí)部門做法的基礎(chǔ)上，采購了包括數(shù)碼復(fù)印機(jī)、高精度掃描儀、打印傳真一體機(jī)及高性能工作站級(jí)電腦（配置大容量雙硬盤雙備份，充分保證電子數(shù)據(jù)的安全性）。通過這次設(shè)備大更新，從硬件上就初步達(dá)到了檔案管理信息化的基本要求。

5.注重共享網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，為檔案管理方法現(xiàn)代化提供根本途徑。當(dāng)今的科學(xué)技術(shù)發(fā)展一日千里，各方面信息的網(wǎng)絡(luò)化是不可避免的趨勢(shì)。檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，點(diǎn)多、面廣、難度較大，必須靠腳踏實(shí)地的真抓，不能急于求成。首先以建立手工式的檢索目錄為切入點(diǎn)，然后創(chuàng)造條件，由手工檢索逐步過渡到應(yīng)用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、查找檔案信息，最后除紙質(zhì)檔案?jìng)浞萃?，力?zhēng)全部材料內(nèi)容能夠上網(wǎng)，在各方面條件成熟時(shí)允許查閱者持有效身份證或是其他有效證驗(yàn)證后方可下載使用，但必須要到檔案行政部門加蓋專用印章。如：目前我們對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行整理，將有利用價(jià)值的檔案妥善保留；重新組卷，分類整理，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。并在實(shí)際工作中，將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。在重組案卷的過程中還對(duì)那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷重新加工填寫，以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化檔案管理形式、科學(xué)保管而且也可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率，為檔案實(shí)施計(jì)算機(jī)管理提供更好的檢索平臺(tái)。再如：我們重視充分利用檔案原有基礎(chǔ)，認(rèn)真分類管理。對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對(duì)那些特殊形式的檔案則可用計(jì)算機(jī)程序用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄，可以在的原有基礎(chǔ)上減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。如今檔案館正在向文件中心、資料中心、信息中心的方向發(fā)展，所以，在建設(shè)中應(yīng)注重幾個(gè)問題：一要注意選準(zhǔn)突破口，然后逐步推開；二在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中要注意堅(jiān)持質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，上網(wǎng)材料必須對(duì)人民群眾真正有用的；三要堅(jiān)持建網(wǎng)與開發(fā)利用并重的原則。