門禁數(shù)據(jù)在圖書館考勤工作中的應(yīng)用
2014-08-08 11:14:12劉奇扉
河南圖書館學(xué)刊 2014年4期
關(guān)鍵詞：門禁數(shù)據(jù)；圖書館考勤；SQL server
摘要：文章把圖書館門禁數(shù)據(jù)應(yīng)用到圖書館考勤工作中去，結(jié)合SQL server 和EXCEL設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)了一套簡(jiǎn)單可行考勤記錄管理方案。該方案節(jié)約了圖書館成本，簡(jiǎn)化了考勤工作流程，給圖書館的考勤管理提供了有效的幫助。
中圖分類號(hào)：G251.1文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-1588（2014）04-0114-03
收稿日期：2014-03-15
作者簡(jiǎn)介：劉奇扉（1978-）武漢科技大學(xué)圖書館館員。門禁安全管理系統(tǒng)是新型現(xiàn)代化的安全管理系統(tǒng)，集微機(jī)自動(dòng)識(shí)別技術(shù)和現(xiàn)代安全管理措施為一體，涉及電子，機(jī)械，光學(xué)，計(jì)算機(jī)技術(shù)，通訊技術(shù)，生物技術(shù)等諸多新技術(shù)，是解決重要部門出入口實(shí)現(xiàn)安全防范管理的有效措施，被廣泛應(yīng)用于公司、學(xué)校、賓館等場(chǎng)所。為了準(zhǔn)確有效地獲得圖書館資源的利用情況，越來(lái)越多的高校圖書館引進(jìn)了門禁系統(tǒng)。門禁系統(tǒng)開(kāi)放的底層數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)著大量的人員進(jìn)出信息，通過(guò)深入挖掘與分析，可以有效地提升圖書館職工考勤、管理讀者和日常統(tǒng)計(jì)工作等方面的工作效率和管理水平。
1武漢科技大學(xué)圖書館門禁系統(tǒng)數(shù)據(jù)說(shuō)明
武漢科技大學(xué)圖書館于2008年引進(jìn)了上海華銘公司基于TCP/IP網(wǎng)絡(luò)加架構(gòu)的閘機(jī)門禁系統(tǒng)。該門禁系統(tǒng)采用SQL server關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)作為底層數(shù)據(jù)庫(kù)。利用SQL server的遠(yuǎn)程訪問(wèn)服務(wù)功能，在工作用機(jī)上訪問(wèn)門禁服務(wù)器上的數(shù)據(jù)，能有效地提高工作效率。在對(duì)門禁數(shù)據(jù)分析和利用之前，筆者先對(duì)門禁系統(tǒng)中可利用的部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行說(shuō)明。存儲(chǔ)進(jìn)門刷卡記錄的表格名為Visit，其結(jié)構(gòu)包含七個(gè)主要的字段：“一卡通卡號(hào)”、“姓名”、“部門”、“類別”、“進(jìn)門刷卡時(shí)間”、“閘機(jī)位置”和“閘道編號(hào)”（見(jiàn)表1）。其中類別的字段值分為：?？粕Ｉ?、本科生、研究生、博士生、教師和其他。
表1進(jìn)門刷卡詳情表Visit的表結(jié)構(gòu)
字段名字段說(shuō)明CardID卡號(hào)Name姓名Dept部門Type類別VisitTime進(jìn)門日期及時(shí)間LibPlace閘機(jī)位置GateNo閘道編號(hào)2門禁數(shù)據(jù)在圖書館職工考勤管理中的應(yīng)用
2.1圖書館職工考勤管理中存在的問(wèn)題
上海華銘公司的門禁系統(tǒng)雖然有配套的管理系統(tǒng)，但僅具簡(jiǎn)單的查詢和顯示功能。如果單純地利用門禁管理系統(tǒng)的功能來(lái)實(shí)現(xiàn)圖書館職工的考勤管理，會(huì)存在一定的問(wèn)題。
2.1.1門禁配套的管理系統(tǒng)不能滿足圖書館考勤的需求。首先，門禁管理系統(tǒng)只能顯示所有刷卡進(jìn)門人員的相關(guān)信息，不能將人員分部門和類別進(jìn)行管理，因此無(wú)法針對(duì)圖書館職工的簽到信息進(jìn)行管理。其次，門禁管理系統(tǒng)沒(méi)有考勤規(guī)則的定制功能，無(wú)法判定出職工的考勤狀態(tài)。最后，門禁管理系統(tǒng)沒(méi)有報(bào)表輸出功能。圖書館考勤管理的目的是規(guī)范職工的勞動(dòng)紀(jì)律，并將考勤結(jié)果呈報(bào)學(xué)校人事處。這就要求職工的考勤信息能以一定的報(bào)表形式輸出。由此可見(jiàn)，門禁管理系統(tǒng)不能完全滿足圖書館的考勤需求。
2.1.2圖書館現(xiàn)有考勤管理耗時(shí)耗人。主要體現(xiàn)在圖書館現(xiàn)有考勤工作采取專人負(fù)責(zé)、分級(jí)管理的方式。圖書館部門考勤人員負(fù)責(zé)本部門員工的日考勤記錄及統(tǒng)計(jì)，月末再交于館辦公室考勤員匯總統(tǒng)計(jì)，最后由館辦公室將全館的考勤報(bào)表呈交學(xué)校。
2.1.3圖書館缺乏二次開(kāi)發(fā)的人力和財(cái)力。圖書館缺乏專業(yè)的開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)，找門禁公司需繳納的開(kāi)發(fā)費(fèi)和維護(hù)費(fèi)動(dòng)輒上萬(wàn)元，對(duì)于經(jīng)費(fèi)有限的圖書館而言實(shí)屬困難。
鑒于上述問(wèn)題的存在，武漢科技大學(xué)圖書館擬依靠館內(nèi)現(xiàn)有技術(shù)力量，設(shè)計(jì)出滿足自身需求且簡(jiǎn)單易行的考勤方案。
2.2圖書館職工考勤管理需求分析
2.2.1考勤報(bào)表要求。圖書館考勤報(bào)表記錄了圖書館職工上班的天數(shù)，反映了全館和個(gè)人的出勤情況。武漢科技大學(xué)圖書館的考勤管理僅需要了解職工個(gè)人當(dāng)月上班遲到的情況，據(jù)此，報(bào)表格式設(shè)計(jì)見(jiàn)表2。報(bào)表要求未準(zhǔn)點(diǎn)刷卡記錄用“-”表示，準(zhǔn)點(diǎn)刷卡用“〇”表示，遲到記錄用“×”。表2職工考勤月報(bào)表格式
日期
姓名123456789101112……28293031A1[14]……A2[14]……A3[14]……2.2.2考勤規(guī)則制定與判斷。在明確了報(bào)表格式之后，就需要為報(bào)表填充職工考勤狀態(tài)，即職工上班遲到與否。武漢科技大學(xué)圖書館工作時(shí)間規(guī)定為周一至周五的8：00～17：30。由于其大部分職工住在校外，中午在館內(nèi)休息，只有少部分家住校內(nèi)的職工下午刷卡上班。所以，將考勤規(guī)則制定為7：00～8：05為準(zhǔn)點(diǎn)，其余時(shí)間刷卡為遲到。
劉奇扉：門禁數(shù)據(jù)在圖書館考勤工作中的應(yīng)用劉奇扉：門禁數(shù)據(jù)在圖書館考勤工作中的應(yīng)用2.3圖書館職工考勤管理實(shí)現(xiàn)
圖書館職工考勤管理實(shí)現(xiàn)的過(guò)程主要分為SQL server中數(shù)據(jù)處理和Excel的報(bào)表美化工作。這樣，不需要用高級(jí)語(yǔ)言編程，只需在SQL server中寫幾條簡(jiǎn)單的sql語(yǔ)句，再結(jié)合常用的Excel即可滿足職工考勤管理的需求。
2.3.1考勤對(duì)象的確定。在門禁數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)新建的“圖書館職工信息”表中（見(jiàn)表3），字段包括：“一卡通卡號(hào)”、“職工姓名”，“職工所在具體部門”。其中，“一卡通卡號(hào)”是唯一標(biāo)識(shí)，作為主鍵與“進(jìn)門刷卡詳情表”與表中的“卡號(hào)”進(jìn)行關(guān)聯(lián)，生成“圖書館職工刷卡信息”視圖。
表3“圖書館職工信息”表機(jī)構(gòu)
字段名字段說(shuō)明CardId一卡通卡號(hào)Name職工姓名Dep_lib職工所在部門Position職工所在崗位在“進(jìn)門刷卡詳情表”中的“進(jìn)門日期及時(shí)間”字段值的格式是yyyy-mm-dd hh:mm:ss，類型為日期型。筆者首先用SQL的日期處理函數(shù)DATEPART，取出“進(jìn)門日期及時(shí)間”的年、月、日、時(shí)和分，然后利用SELECT語(yǔ)法中的條件處理語(yǔ)句CASE WHEN THEN ELSE，完成考勤狀態(tài)的判定。這里先設(shè)定遲到為0，準(zhǔn)點(diǎn)為1，同時(shí)用WHERE語(yǔ)句剔除掉早上11：00點(diǎn)之后的數(shù)據(jù)。SQL語(yǔ)句如下：
SELECT distinctCardID, Name,
datepart ( yy, VisitTime ) as “Y”, datepart (mm, VisitTime) as “M”, datepart（dd，VisitTime）as “D” ,
(case when datepart (hh, VisitTime)=7 then ‘1
When ( datepart(hh,VisitTime)=8 and datepart(mm,VisitTime)<6 ) then ‘1
Else ‘0
End ) as “Status”
From圖書館職工刷卡信息
Where datepart ( hh，VisitTime)<11
Group by CardId
Order by CardId，Y desc，M desc，D desc
執(zhí)行結(jié)果見(jiàn)表4。
表4數(shù)據(jù)整理SQL語(yǔ)句執(zhí)行結(jié)果
CardIdNameYMDStatus000001A12013931000001A12013941000001A12013951000002A22013931000002A22013940000002A220139512.3.2考勤報(bào)表的生成。把上步的SQL語(yǔ)句執(zhí)行結(jié)果，保存為視圖“temp”，對(duì)該視圖利用SELECT語(yǔ)法中的條件處理語(yǔ)句CASE WHEN THEN ELSE及SUM函數(shù)，就可以實(shí)現(xiàn)考勤報(bào)表的生成。SQL語(yǔ)句如下：
Select Name,
Sum（case when d=1 then status end) as “1”
Sum（case when d=2 then status end) as “2”
Sum（case when d=3 then status end) as “3”
……
Sum（case when d=31 then status end) as “31”
From temp
Group by name
執(zhí)行結(jié)果見(jiàn)表5。表5月考勤報(bào)表
Name123456789……28293031A1NullNull111NullNullNullNull……NullNullNullNullA2NullNull101NullNullNullNull……NullNullNullNull2.3.3報(bào)表美化。把生成的“月考勤報(bào)表”復(fù)制粘貼到EXCEL上，再加上表頭、制表人和制表時(shí)間，按需美化后，打印輸出。如：把未刷卡（Null）的記錄改為“〇”，把準(zhǔn)點(diǎn)上班的記錄改為“√”，把遲到的記錄改為“×”。至此，一份記錄全館職工月考勤明細(xì)信息的報(bào)表就完成了。
3結(jié)語(yǔ)
該方案簡(jiǎn)單可行，不需要再花上萬(wàn)元購(gòu)買考勤管理軟件，只要把上述SQL語(yǔ)句輸入到SQL server的查詢分析器里即可。使用該考勤管理方案后，簡(jiǎn)化了原始考勤程序, 有效地減少了人為因素對(duì)考勤制度帶來(lái)的后果。
參考文獻(xiàn)：
［1］滕清秀.圖書館門禁數(shù)據(jù)的分析［J］.山東圖書館季刊，2007（2）：61-62.
［2］尤小平.門禁管理與圖書館服務(wù)［J］.圖書館建設(shè)，2007（6）：111-112.
［3］鄧奇強(qiáng).圖書館利用門禁管理系統(tǒng)考勤存在的問(wèn)題及解決辦法—以懷化學(xué)院圖書館為例［J］.當(dāng)代教育理論與實(shí)踐，2013（8）：64-66.
（編校：馬懷云）
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關(guān)鍵詞：門禁數(shù)據(jù)；圖書館考勤；SQL server
摘要：文章把圖書館門禁數(shù)據(jù)應(yīng)用到圖書館考勤工作中去，結(jié)合SQL server 和EXCEL設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)了一套簡(jiǎn)單可行考勤記錄管理方案。該方案節(jié)約了圖書館成本，簡(jiǎn)化了考勤工作流程，給圖書館的考勤管理提供了有效的幫助。
中圖分類號(hào)：G251.1文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-1588（2014）04-0114-03
收稿日期：2014-03-15
作者簡(jiǎn)介：劉奇扉（1978-）武漢科技大學(xué)圖書館館員。門禁安全管理系統(tǒng)是新型現(xiàn)代化的安全管理系統(tǒng)，集微機(jī)自動(dòng)識(shí)別技術(shù)和現(xiàn)代安全管理措施為一體，涉及電子，機(jī)械，光學(xué)，計(jì)算機(jī)技術(shù)，通訊技術(shù)，生物技術(shù)等諸多新技術(shù)，是解決重要部門出入口實(shí)現(xiàn)安全防范管理的有效措施，被廣泛應(yīng)用于公司、學(xué)校、賓館等場(chǎng)所。為了準(zhǔn)確有效地獲得圖書館資源的利用情況，越來(lái)越多的高校圖書館引進(jìn)了門禁系統(tǒng)。門禁系統(tǒng)開(kāi)放的底層數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)著大量的人員進(jìn)出信息，通過(guò)深入挖掘與分析，可以有效地提升圖書館職工考勤、管理讀者和日常統(tǒng)計(jì)工作等方面的工作效率和管理水平。
1武漢科技大學(xué)圖書館門禁系統(tǒng)數(shù)據(jù)說(shuō)明
武漢科技大學(xué)圖書館于2008年引進(jìn)了上海華銘公司基于TCP/IP網(wǎng)絡(luò)加架構(gòu)的閘機(jī)門禁系統(tǒng)。該門禁系統(tǒng)采用SQL server關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)作為底層數(shù)據(jù)庫(kù)。利用SQL server的遠(yuǎn)程訪問(wèn)服務(wù)功能，在工作用機(jī)上訪問(wèn)門禁服務(wù)器上的數(shù)據(jù)，能有效地提高工作效率。在對(duì)門禁數(shù)據(jù)分析和利用之前，筆者先對(duì)門禁系統(tǒng)中可利用的部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行說(shuō)明。存儲(chǔ)進(jìn)門刷卡記錄的表格名為Visit，其結(jié)構(gòu)包含七個(gè)主要的字段：“一卡通卡號(hào)”、“姓名”、“部門”、“類別”、“進(jìn)門刷卡時(shí)間”、“閘機(jī)位置”和“閘道編號(hào)”（見(jiàn)表1）。其中類別的字段值分為：?？粕?、專升本、本科生、研究生、博士生、教師和其他。
表1進(jìn)門刷卡詳情表Visit的表結(jié)構(gòu)
字段名字段說(shuō)明CardID卡號(hào)Name姓名Dept部門Type類別VisitTime進(jìn)門日期及時(shí)間LibPlace閘機(jī)位置GateNo閘道編號(hào)2門禁數(shù)據(jù)在圖書館職工考勤管理中的應(yīng)用
2.1圖書館職工考勤管理中存在的問(wèn)題
上海華銘公司的門禁系統(tǒng)雖然有配套的管理系統(tǒng)，但僅具簡(jiǎn)單的查詢和顯示功能。如果單純地利用門禁管理系統(tǒng)的功能來(lái)實(shí)現(xiàn)圖書館職工的考勤管理，會(huì)存在一定的問(wèn)題。
2.1.1門禁配套的管理系統(tǒng)不能滿足圖書館考勤的需求。首先，門禁管理系統(tǒng)只能顯示所有刷卡進(jìn)門人員的相關(guān)信息，不能將人員分部門和類別進(jìn)行管理，因此無(wú)法針對(duì)圖書館職工的簽到信息進(jìn)行管理。其次，門禁管理系統(tǒng)沒(méi)有考勤規(guī)則的定制功能，無(wú)法判定出職工的考勤狀態(tài)。最后，門禁管理系統(tǒng)沒(méi)有報(bào)表輸出功能。圖書館考勤管理的目的是規(guī)范職工的勞動(dòng)紀(jì)律，并將考勤結(jié)果呈報(bào)學(xué)校人事處。這就要求職工的考勤信息能以一定的報(bào)表形式輸出。由此可見(jiàn)，門禁管理系統(tǒng)不能完全滿足圖書館的考勤需求。
2.1.2圖書館現(xiàn)有考勤管理耗時(shí)耗人。主要體現(xiàn)在圖書館現(xiàn)有考勤工作采取專人負(fù)責(zé)、分級(jí)管理的方式。圖書館部門考勤人員負(fù)責(zé)本部門員工的日考勤記錄及統(tǒng)計(jì)，月末再交于館辦公室考勤員匯總統(tǒng)計(jì)，最后由館辦公室將全館的考勤報(bào)表呈交學(xué)校。
2.1.3圖書館缺乏二次開(kāi)發(fā)的人力和財(cái)力。圖書館缺乏專業(yè)的開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)，找門禁公司需繳納的開(kāi)發(fā)費(fèi)和維護(hù)費(fèi)動(dòng)輒上萬(wàn)元，對(duì)于經(jīng)費(fèi)有限的圖書館而言實(shí)屬困難。
鑒于上述問(wèn)題的存在，武漢科技大學(xué)圖書館擬依靠館內(nèi)現(xiàn)有技術(shù)力量，設(shè)計(jì)出滿足自身需求且簡(jiǎn)單易行的考勤方案。
2.2圖書館職工考勤管理需求分析
2.2.1考勤報(bào)表要求。圖書館考勤報(bào)表記錄了圖書館職工上班的天數(shù)，反映了全館和個(gè)人的出勤情況。武漢科技大學(xué)圖書館的考勤管理僅需要了解職工個(gè)人當(dāng)月上班遲到的情況，據(jù)此，報(bào)表格式設(shè)計(jì)見(jiàn)表2。報(bào)表要求未準(zhǔn)點(diǎn)刷卡記錄用“-”表示，準(zhǔn)點(diǎn)刷卡用“〇”表示，遲到記錄用“×”。表2職工考勤月報(bào)表格式
日期
姓名123456789101112……28293031A1[14]……A2[14]……A3[14]……2.2.2考勤規(guī)則制定與判斷。在明確了報(bào)表格式之后，就需要為報(bào)表填充職工考勤狀態(tài)，即職工上班遲到與否。武漢科技大學(xué)圖書館工作時(shí)間規(guī)定為周一至周五的8：00～17：30。由于其大部分職工住在校外，中午在館內(nèi)休息，只有少部分家住校內(nèi)的職工下午刷卡上班。所以，將考勤規(guī)則制定為7：00～8：05為準(zhǔn)點(diǎn)，其余時(shí)間刷卡為遲到。
劉奇扉：門禁數(shù)據(jù)在圖書館考勤工作中的應(yīng)用劉奇扉：門禁數(shù)據(jù)在圖書館考勤工作中的應(yīng)用2.3圖書館職工考勤管理實(shí)現(xiàn)
圖書館職工考勤管理實(shí)現(xiàn)的過(guò)程主要分為SQL server中數(shù)據(jù)處理和Excel的報(bào)表美化工作。這樣，不需要用高級(jí)語(yǔ)言編程，只需在SQL server中寫幾條簡(jiǎn)單的sql語(yǔ)句，再結(jié)合常用的Excel即可滿足職工考勤管理的需求。
2.3.1考勤對(duì)象的確定。在門禁數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)新建的“圖書館職工信息”表中（見(jiàn)表3），字段包括：“一卡通卡號(hào)”、“職工姓名”，“職工所在具體部門”。其中，“一卡通卡號(hào)”是唯一標(biāo)識(shí)，作為主鍵與“進(jìn)門刷卡詳情表”與表中的“卡號(hào)”進(jìn)行關(guān)聯(lián)，生成“圖書館職工刷卡信息”視圖。
表3“圖書館職工信息”表機(jī)構(gòu)
字段名字段說(shuō)明CardId一卡通卡號(hào)Name職工姓名Dep_lib職工所在部門Position職工所在崗位在“進(jìn)門刷卡詳情表”中的“進(jìn)門日期及時(shí)間”字段值的格式是yyyy-mm-dd hh:mm:ss，類型為日期型。筆者首先用SQL的日期處理函數(shù)DATEPART，取出“進(jìn)門日期及時(shí)間”的年、月、日、時(shí)和分，然后利用SELECT語(yǔ)法中的條件處理語(yǔ)句CASE WHEN THEN ELSE，完成考勤狀態(tài)的判定。這里先設(shè)定遲到為0，準(zhǔn)點(diǎn)為1，同時(shí)用WHERE語(yǔ)句剔除掉早上11：00點(diǎn)之后的數(shù)據(jù)。SQL語(yǔ)句如下：
SELECT distinctCardID, Name,
datepart ( yy, VisitTime ) as “Y”, datepart (mm, VisitTime) as “M”, datepart（dd，VisitTime）as “D” ,
(case when datepart (hh, VisitTime)=7 then ‘1
When ( datepart(hh,VisitTime)=8 and datepart(mm,VisitTime)<6 ) then ‘1
Else ‘0
End ) as “Status”
From圖書館職工刷卡信息
Where datepart ( hh，VisitTime)<11
Group by CardId
Order by CardId，Y desc，M desc，D desc
執(zhí)行結(jié)果見(jiàn)表4。
表4數(shù)據(jù)整理SQL語(yǔ)句執(zhí)行結(jié)果
CardIdNameYMDStatus000001A12013931000001A12013941000001A12013951000002A22013931000002A22013940000002A220139512.3.2考勤報(bào)表的生成。把上步的SQL語(yǔ)句執(zhí)行結(jié)果，保存為視圖“temp”，對(duì)該視圖利用SELECT語(yǔ)法中的條件處理語(yǔ)句CASE WHEN THEN ELSE及SUM函數(shù)，就可以實(shí)現(xiàn)考勤報(bào)表的生成。SQL語(yǔ)句如下：
Select Name,
Sum（case when d=1 then status end) as “1”
Sum（case when d=2 then status end) as “2”
Sum（case when d=3 then status end) as “3”
……
Sum（case when d=31 then status end) as “31”
From temp
Group by name
執(zhí)行結(jié)果見(jiàn)表5。表5月考勤報(bào)表
Name123456789……28293031A1NullNull111NullNullNullNull……NullNullNullNullA2NullNull101NullNullNullNull……NullNullNullNull2.3.3報(bào)表美化。把生成的“月考勤報(bào)表”復(fù)制粘貼到EXCEL上，再加上表頭、制表人和制表時(shí)間，按需美化后，打印輸出。如：把未刷卡（Null）的記錄改為“〇”，把準(zhǔn)點(diǎn)上班的記錄改為“√”，把遲到的記錄改為“×”。至此，一份記錄全館職工月考勤明細(xì)信息的報(bào)表就完成了。
3結(jié)語(yǔ)
該方案簡(jiǎn)單可行，不需要再花上萬(wàn)元購(gòu)買考勤管理軟件，只要把上述SQL語(yǔ)句輸入到SQL server的查詢分析器里即可。使用該考勤管理方案后，簡(jiǎn)化了原始考勤程序, 有效地減少了人為因素對(duì)考勤制度帶來(lái)的后果。
參考文獻(xiàn)：
［1］滕清秀.圖書館門禁數(shù)據(jù)的分析［J］.山東圖書館季刊，2007（2）：61-62.
［2］尤小平.門禁管理與圖書館服務(wù)［J］.圖書館建設(shè)，2007（6）：111-112.
［3］鄧奇強(qiáng).圖書館利用門禁管理系統(tǒng)考勤存在的問(wèn)題及解決辦法—以懷化學(xué)院圖書館為例［J］.當(dāng)代教育理論與實(shí)踐，2013（8）：64-66.
（編校：馬懷云）
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關(guān)鍵詞：門禁數(shù)據(jù)；圖書館考勤；SQL server
摘要：文章把圖書館門禁數(shù)據(jù)應(yīng)用到圖書館考勤工作中去，結(jié)合SQL server 和EXCEL設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)了一套簡(jiǎn)單可行考勤記錄管理方案。該方案節(jié)約了圖書館成本，簡(jiǎn)化了考勤工作流程，給圖書館的考勤管理提供了有效的幫助。
中圖分類號(hào)：G251.1文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-1588（2014）04-0114-03
收稿日期：2014-03-15
作者簡(jiǎn)介：劉奇扉（1978-）武漢科技大學(xué)圖書館館員。門禁安全管理系統(tǒng)是新型現(xiàn)代化的安全管理系統(tǒng)，集微機(jī)自動(dòng)識(shí)別技術(shù)和現(xiàn)代安全管理措施為一體，涉及電子，機(jī)械，光學(xué)，計(jì)算機(jī)技術(shù)，通訊技術(shù)，生物技術(shù)等諸多新技術(shù)，是解決重要部門出入口實(shí)現(xiàn)安全防范管理的有效措施，被廣泛應(yīng)用于公司、學(xué)校、賓館等場(chǎng)所。為了準(zhǔn)確有效地獲得圖書館資源的利用情況，越來(lái)越多的高校圖書館引進(jìn)了門禁系統(tǒng)。門禁系統(tǒng)開(kāi)放的底層數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)著大量的人員進(jìn)出信息，通過(guò)深入挖掘與分析，可以有效地提升圖書館職工考勤、管理讀者和日常統(tǒng)計(jì)工作等方面的工作效率和管理水平。
1武漢科技大學(xué)圖書館門禁系統(tǒng)數(shù)據(jù)說(shuō)明
武漢科技大學(xué)圖書館于2008年引進(jìn)了上海華銘公司基于TCP/IP網(wǎng)絡(luò)加架構(gòu)的閘機(jī)門禁系統(tǒng)。該門禁系統(tǒng)采用SQL server關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)作為底層數(shù)據(jù)庫(kù)。利用SQL server的遠(yuǎn)程訪問(wèn)服務(wù)功能，在工作用機(jī)上訪問(wèn)門禁服務(wù)器上的數(shù)據(jù)，能有效地提高工作效率。在對(duì)門禁數(shù)據(jù)分析和利用之前，筆者先對(duì)門禁系統(tǒng)中可利用的部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行說(shuō)明。存儲(chǔ)進(jìn)門刷卡記錄的表格名為Visit，其結(jié)構(gòu)包含七個(gè)主要的字段：“一卡通卡號(hào)”、“姓名”、“部門”、“類別”、“進(jìn)門刷卡時(shí)間”、“閘機(jī)位置”和“閘道編號(hào)”（見(jiàn)表1）。其中類別的字段值分為：?？粕?、專升本、本科生、研究生、博士生、教師和其他。
表1進(jìn)門刷卡詳情表Visit的表結(jié)構(gòu)
字段名字段說(shuō)明CardID卡號(hào)Name姓名Dept部門Type類別VisitTime進(jìn)門日期及時(shí)間LibPlace閘機(jī)位置GateNo閘道編號(hào)2門禁數(shù)據(jù)在圖書館職工考勤管理中的應(yīng)用
2.1圖書館職工考勤管理中存在的問(wèn)題
上海華銘公司的門禁系統(tǒng)雖然有配套的管理系統(tǒng)，但僅具簡(jiǎn)單的查詢和顯示功能。如果單純地利用門禁管理系統(tǒng)的功能來(lái)實(shí)現(xiàn)圖書館職工的考勤管理，會(huì)存在一定的問(wèn)題。
2.1.1門禁配套的管理系統(tǒng)不能滿足圖書館考勤的需求。首先，門禁管理系統(tǒng)只能顯示所有刷卡進(jìn)門人員的相關(guān)信息，不能將人員分部門和類別進(jìn)行管理，因此無(wú)法針對(duì)圖書館職工的簽到信息進(jìn)行管理。其次，門禁管理系統(tǒng)沒(méi)有考勤規(guī)則的定制功能，無(wú)法判定出職工的考勤狀態(tài)。最后，門禁管理系統(tǒng)沒(méi)有報(bào)表輸出功能。圖書館考勤管理的目的是規(guī)范職工的勞動(dòng)紀(jì)律，并將考勤結(jié)果呈報(bào)學(xué)校人事處。這就要求職工的考勤信息能以一定的報(bào)表形式輸出。由此可見(jiàn)，門禁管理系統(tǒng)不能完全滿足圖書館的考勤需求。
2.1.2圖書館現(xiàn)有考勤管理耗時(shí)耗人。主要體現(xiàn)在圖書館現(xiàn)有考勤工作采取專人負(fù)責(zé)、分級(jí)管理的方式。圖書館部門考勤人員負(fù)責(zé)本部門員工的日考勤記錄及統(tǒng)計(jì)，月末再交于館辦公室考勤員匯總統(tǒng)計(jì)，最后由館辦公室將全館的考勤報(bào)表呈交學(xué)校。
2.1.3圖書館缺乏二次開(kāi)發(fā)的人力和財(cái)力。圖書館缺乏專業(yè)的開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)，找門禁公司需繳納的開(kāi)發(fā)費(fèi)和維護(hù)費(fèi)動(dòng)輒上萬(wàn)元，對(duì)于經(jīng)費(fèi)有限的圖書館而言實(shí)屬困難。
鑒于上述問(wèn)題的存在，武漢科技大學(xué)圖書館擬依靠館內(nèi)現(xiàn)有技術(shù)力量，設(shè)計(jì)出滿足自身需求且簡(jiǎn)單易行的考勤方案。
2.2圖書館職工考勤管理需求分析
2.2.1考勤報(bào)表要求。圖書館考勤報(bào)表記錄了圖書館職工上班的天數(shù)，反映了全館和個(gè)人的出勤情況。武漢科技大學(xué)圖書館的考勤管理僅需要了解職工個(gè)人當(dāng)月上班遲到的情況，據(jù)此，報(bào)表格式設(shè)計(jì)見(jiàn)表2。報(bào)表要求未準(zhǔn)點(diǎn)刷卡記錄用“-”表示，準(zhǔn)點(diǎn)刷卡用“〇”表示，遲到記錄用“×”。表2職工考勤月報(bào)表格式
日期
姓名123456789101112……28293031A1[14]……A2[14]……A3[14]……2.2.2考勤規(guī)則制定與判斷。在明確了報(bào)表格式之后，就需要為報(bào)表填充職工考勤狀態(tài)，即職工上班遲到與否。武漢科技大學(xué)圖書館工作時(shí)間規(guī)定為周一至周五的8：00～17：30。由于其大部分職工住在校外，中午在館內(nèi)休息，只有少部分家住校內(nèi)的職工下午刷卡上班。所以，將考勤規(guī)則制定為7：00～8：05為準(zhǔn)點(diǎn)，其余時(shí)間刷卡為遲到。
劉奇扉：門禁數(shù)據(jù)在圖書館考勤工作中的應(yīng)用劉奇扉：門禁數(shù)據(jù)在圖書館考勤工作中的應(yīng)用2.3圖書館職工考勤管理實(shí)現(xiàn)
圖書館職工考勤管理實(shí)現(xiàn)的過(guò)程主要分為SQL server中數(shù)據(jù)處理和Excel的報(bào)表美化工作。這樣，不需要用高級(jí)語(yǔ)言編程，只需在SQL server中寫幾條簡(jiǎn)單的sql語(yǔ)句，再結(jié)合常用的Excel即可滿足職工考勤管理的需求。
2.3.1考勤對(duì)象的確定。在門禁數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)新建的“圖書館職工信息”表中（見(jiàn)表3），字段包括：“一卡通卡號(hào)”、“職工姓名”，“職工所在具體部門”。其中，“一卡通卡號(hào)”是唯一標(biāo)識(shí)，作為主鍵與“進(jìn)門刷卡詳情表”與表中的“卡號(hào)”進(jìn)行關(guān)聯(lián)，生成“圖書館職工刷卡信息”視圖。
表3“圖書館職工信息”表機(jī)構(gòu)
字段名字段說(shuō)明CardId一卡通卡號(hào)Name職工姓名Dep_lib職工所在部門Position職工所在崗位在“進(jìn)門刷卡詳情表”中的“進(jìn)門日期及時(shí)間”字段值的格式是yyyy-mm-dd hh:mm:ss，類型為日期型。筆者首先用SQL的日期處理函數(shù)DATEPART，取出“進(jìn)門日期及時(shí)間”的年、月、日、時(shí)和分，然后利用SELECT語(yǔ)法中的條件處理語(yǔ)句CASE WHEN THEN ELSE，完成考勤狀態(tài)的判定。這里先設(shè)定遲到為0，準(zhǔn)點(diǎn)為1，同時(shí)用WHERE語(yǔ)句剔除掉早上11：00點(diǎn)之后的數(shù)據(jù)。SQL語(yǔ)句如下：
SELECT distinctCardID, Name,
datepart ( yy, VisitTime ) as “Y”, datepart (mm, VisitTime) as “M”, datepart（dd，VisitTime）as “D” ,
(case when datepart (hh, VisitTime)=7 then ‘1
When ( datepart(hh,VisitTime)=8 and datepart(mm,VisitTime)<6 ) then ‘1
Else ‘0
End ) as “Status”
From圖書館職工刷卡信息
Where datepart ( hh，VisitTime)<11
Group by CardId
Order by CardId，Y desc，M desc，D desc
執(zhí)行結(jié)果見(jiàn)表4。
表4數(shù)據(jù)整理SQL語(yǔ)句執(zhí)行結(jié)果
CardIdNameYMDStatus000001A12013931000001A12013941000001A12013951000002A22013931000002A22013940000002A220139512.3.2考勤報(bào)表的生成。把上步的SQL語(yǔ)句執(zhí)行結(jié)果，保存為視圖“temp”，對(duì)該視圖利用SELECT語(yǔ)法中的條件處理語(yǔ)句CASE WHEN THEN ELSE及SUM函數(shù)，就可以實(shí)現(xiàn)考勤報(bào)表的生成。SQL語(yǔ)句如下：
Select Name,
Sum（case when d=1 then status end) as “1”
Sum（case when d=2 then status end) as “2”
Sum（case when d=3 then status end) as “3”
……
Sum（case when d=31 then status end) as “31”
From temp
Group by name
執(zhí)行結(jié)果見(jiàn)表5。表5月考勤報(bào)表
Name123456789……28293031A1NullNull111NullNullNullNull……NullNullNullNullA2NullNull101NullNullNullNull……NullNullNullNull2.3.3報(bào)表美化。把生成的“月考勤報(bào)表”復(fù)制粘貼到EXCEL上，再加上表頭、制表人和制表時(shí)間，按需美化后，打印輸出。如：把未刷卡（Null）的記錄改為“〇”，把準(zhǔn)點(diǎn)上班的記錄改為“√”，把遲到的記錄改為“×”。至此，一份記錄全館職工月考勤明細(xì)信息的報(bào)表就完成了。
3結(jié)語(yǔ)
該方案簡(jiǎn)單可行，不需要再花上萬(wàn)元購(gòu)買考勤管理軟件，只要把上述SQL語(yǔ)句輸入到SQL server的查詢分析器里即可。使用該考勤管理方案后，簡(jiǎn)化了原始考勤程序, 有效地減少了人為因素對(duì)考勤制度帶來(lái)的后果。
參考文獻(xiàn)：
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［2］尤小平.門禁管理與圖書館服務(wù)［J］.圖書館建設(shè)，2007（6）：111-112.
［3］鄧奇強(qiáng).圖書館利用門禁管理系統(tǒng)考勤存在的問(wèn)題及解決辦法—以懷化學(xué)院圖書館為例［J］.當(dāng)代教育理論與實(shí)踐，2013（8）：64-66.
（編校：馬懷云）
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