董武

“十二五”時期是上海加快推進“四個率先”，建設“四個中心”的重要時期，充分利用現(xiàn)代信息技術使檔案服務利用效率更高、更便捷，更好地服務于上海經(jīng)濟和社會發(fā)展大局具有重要現(xiàn)實意義。

近年來，上海的工商檔案部門結合本系統(tǒng)業(yè)務工作實際，對嘗試創(chuàng)新檔案利用服務方式進行積極探索，經(jīng)過多年來的努力，已經(jīng)在一定程度上積累了可以嘗試跨區(qū)域遠程查詢利用檔案的信息化技術條件和檔案管理工作基礎?，F(xiàn)分析如下。

一、工商檔案查閱現(xiàn)有服務方式的不足

雖然工商檔案部門歷來高度重視，也作了很多便民服務的嘗試，但仍存在著有待進一步提高和完善的地方，尤其是現(xiàn)有的檔案服務方式和提高便民服務質量的社會需求之間仍有差距；在檔案開放程度和社會知情需求之間、在檔案工作人員專業(yè)素質與現(xiàn)行檔案工作需求之間，在系統(tǒng)檔案標準化程度提升與有限的人力投入之間等許多方面也存在不足。但目前重要的是要研究進一步提高檔案利用服務效率。

現(xiàn)有工商檔案查閱服務方式由于之前客觀技術條件等限制，主要是以查閱屬地管轄檔案為主提供服務。其弊端在于現(xiàn)代化技術手段和豐富的檔案資源融合后沒能充分發(fā)揮出便捷、高效的服務作用。主要問題體現(xiàn)在：

（一）二次查詢嚴重影響效率

按現(xiàn)行的只能查詢屬地管轄檔案的方式，利用者必須先知道所要利用的檔案的歸屬地，才能去該地工商部門查詢。調研發(fā)現(xiàn)，事實上不少檔案利用者事先或不知情，或不知道可以從工商局門戶網(wǎng)上了解企業(yè)檔案的歸屬地，因而造成只有先到就近的工商檔案接待窗口，了解并查知了所要查的檔案歸屬地，然后才能去企業(yè)管轄地工商檔案部門查詢。這種需要通過二次查詢才能查到檔案的情況存在，實際上無端耗費了檔案利用者很多趕路的時間，增加了其檔案利用的成本，尤其是外埠的檔案利用者更加不便。

（二）資源整合不科學造成浪費

本市工商系統(tǒng)信息化建設十多年來，已經(jīng)形成了比較完善的三級計算機網(wǎng)絡和計算機業(yè)務信息系統(tǒng)；始于上世紀末的電子檔案系統(tǒng)建設，至今也積累了比較好的工作基礎。這些技術和資源需要科學合理的整合才能發(fā)揮出最大的效益。過去由于網(wǎng)絡帶寬等客觀條件和技術等的制約，資源做不到合理整合利用。進入21世紀以后，各方面條件和技術有了很大的改觀，如果不充分利用，實際上也是一種資源的浪費。

（三）牽累社會其他公共資源的發(fā)揮

社會公共資源往往是互相作用的。檔案利用者為查閱檔案東跑西走，舟車勞頓，從某種角度講，客觀上會造成一些公共資源的不必要使用。比如公共交通資源，檔案利用者為查閱一份檔案如果都要跑兩個地方甚至三個地方，那對緩解公共交通資源緊張狀況是不利的。而多增加公共交通資源的使用，既增加了公共交通道路的擁堵和公交車輛的擁擠，也增加了碳的排放，有悖于倡導低碳、節(jié)能和環(huán)保的理念。

二、工商檔案遠程查閱服務的積極作用

上述問題應該得到正視，并應通過改進加以逐步解決。比較好的途徑是嘗試實行檔案跨區(qū)域遠程查閱。

（一）工商檔案遠程查閱服務有助于提高行政效能

隨著改革的深入和加快轉變經(jīng)濟發(fā)展方式要求的提出，政府職能轉變的步伐必須適應改革和經(jīng)濟發(fā)展的要求。建立在行政資源基礎上的政府工作檔案毫無疑問要更多地增加開放和服務的元素，以適應經(jīng)濟和社會發(fā)展的需要。具體說：現(xiàn)代社會經(jīng)濟快速發(fā)展，社會不斷進步，衍生出日益增多的經(jīng)濟、政治和社會活動等，都可能會涉及到需要提供檔案利用服務等問題，而檔案利用對象往往來自社會的方方面面，會形成對檔案內(nèi)容需求和服務方式需求的多元化，其中方便就近查閱，實現(xiàn)遠程檔案查閱服務無疑是社會的期待之一；檔案是具有自己屬性的受《檔案法》保護的歷史信息資源，隨著社會開放度的不斷加大，特別是伴隨著透明政府觀念及共識的逐步形成，其公開的力度也不斷加大，雖然目前不能簡單地把檔案資源等同于一般的政府信息予以公開，但“不公開是例外”無疑也是其今后發(fā)展的趨勢；上海在推進政府職能轉變、加強政府自身建設的工作中，提出了“兩高一少”（即行政效能最高、行政透明度最高、行政收費最少）的目標，實際上其要義也包含了規(guī)范政府行政收費，幫助企業(yè)減負，公開和簡化辦事事項，方便企業(yè)、社會、民眾辦事，提高政府行政工作效率，這一精神無疑也對檔案的查閱利用服務如何適應幫助企業(yè)和社會減負、方便民眾辦事提出了新的要求，因而工商檔案系統(tǒng)積極探索有利于社會大眾就近進行跨區(qū)域遠程查閱利用檔案這一新型服務方式是很有必要的。

（二）工商檔案遠程查閱服務有利于檔案事業(yè)發(fā)展

推進跨區(qū)域檔案遠程查閱利用服務是一項順應社會發(fā)展需要的工作，也是檔案資源利用體系建設的發(fā)展趨勢。這項工作的推進，無論是對社會，還是對檔案事業(yè)發(fā)展本身都會產(chǎn)生積極的影響，發(fā)揮很好的作用。一是開展檔案遠程查閱利用服務，可以大大方便檔案利用者查閱檔案，降低其查閱成本，減少社會資源消耗，提高檔案利用和服務效率；二是有利于促進工商檔案部門自身檔案工作更加規(guī)范，檢驗檔案部門各工作環(huán)節(jié)的工作質量和水平，有利于系統(tǒng)內(nèi)各單位協(xié)作效率和人員素質的進一步提高；三是能進一步提升工商檔案主動服務社會、貼近群眾的社會形象，同時為進一步創(chuàng)新檔案管理和服務方式打下基礎。

三、工商檔案遠程查閱服務的構想、可行性與特點

檔案遠程查閱利用是一種便捷檔案利用者查閱檔案，提高檔案提供效率的服務。所謂檔案遠程查閱利用服務是指采用現(xiàn)代信息技術和手段儲存檔案信息數(shù)據(jù)資源，通過計算機網(wǎng)絡傳輸，可以使檔案利用者在檔案資源儲存地以外的地方對該檔案資源進行查閱利用的檔案服務方式。它是以檔案館、檔案室或檔案中心儲存的檔案信息數(shù)據(jù)資源為依托向外輻射，并互聯(lián)互通實現(xiàn)的，其主要目的是通過計算機網(wǎng)絡和現(xiàn)代信息技術實現(xiàn)檔案的異地方便利用。

（一）指導思想及主要特點

新的服務方式應以“服務大局、上下聯(lián)動、規(guī)范管理、注重實效”為指導思想，以各單位間檔案資源的互聯(lián)共享、分工合作、職責明確為原則形成新型工作機制。并應具備三個特點，即：一是服務機制完善。工商行政管理檔案服務工作新機制包括比較完善的管理制度、嚴密的檔案服務工作網(wǎng)絡、業(yè)務熟練的人員隊伍、豐富的檔案資料庫，并且工商檔案服務納入工商行政管理的公共服務體系，成為工商行政管理的公共服務窗口之一。二是工作目標和指導思想明確。明確新機制運作的原則和目的，并要體現(xiàn)為這種服務方式步入長效化運作軌道創(chuàng)造必要的保障。三是服務形式應以人為本。依靠工商行政管理查詢系統(tǒng)后臺內(nèi)部協(xié)同機制，將以人為本的理念集中體現(xiàn)在服務大局，服務群眾的主動性和效率性上。

（二）可行性分析

目前本市工商系統(tǒng)如果嘗試檔案遠程查閱利用服務是具備一定條件和基本可行的。其一是：上海工商系統(tǒng)經(jīng)過十多年的努力，已經(jīng)建成了比較完備的計算機信息系統(tǒng)（金信系統(tǒng)），形成了涵蓋市局、分局和工商所的三級計算機網(wǎng)絡，且網(wǎng)絡的帶寬已從建設初期市局到分局的2M達到了現(xiàn)在的8M，輔之以技術手段的提高，撇除短時間內(nèi)并發(fā)大量用戶的可能，技術上具有一定的可行性；其二是：隨著上世紀末電子檔案系統(tǒng)的建設和應用，至今工商系統(tǒng)所有企業(yè)登記檔案資料等已全部由書式介質掃描為電子圖片檔案數(shù)據(jù)，在網(wǎng)上開展查閱利用，為檔案遠程查閱利用打下了比較好的基礎；其三：建立在信息化基礎上的電子檔案系統(tǒng)平穩(wěn)運行至今，系統(tǒng)上下也積累了一定的工作經(jīng)驗，適當進行檔案遠程查閱利用服務值得嘗試。

（三）具體實施構想

檔案遠程查閱利用服務具體實施構想，可以分三個階段：第一階段，擬定實施方案，并結合工商行政管理日常業(yè)務和檔案工作實際，制定工作規(guī)范，比如檔案遠程查閱服務公約等，以規(guī)范市局和分局之間、分局和分局之間的工作原則、職責、范圍、流程等，以及各單位的權利和義務。第二階段，各單位在協(xié)調一致達成共識的情況下，細化有關準備工作，分頭落實，包括計算機應用程序調整等，確定并明確服務公約和各自職責，同時開展工作培訓，統(tǒng)一服務要求。第三階段，各單位依據(jù)公約和實際操作要求開展工作，做好總結和完善。

四、工商檔案遠程查閱服務應注意的問題

由于很長時間以來，各單位比較習慣于只就本管轄區(qū)域內(nèi)的檔案查閱服務和檔案管理負責，因此在新機制的執(zhí)行中要進一步注意解決好以下幾個問題，檔案遠程查閱服務工作才能順暢，服務質量有保證。

（一）案卷質量

工商行政管理工作的正規(guī)化建設，推動了工商檔案各項工作的標準化建設。但是，各工商檔案管理部門一般編制內(nèi)工作人手大多不夠充裕，專業(yè)人才不足，而且各項具體的又細致的日常工作，嚴重地牽制了檔案管理人員的工作精力。不僅如此，不少分局的檔案專職干部還兼管其他工作，因而或多或少地導致了檔案規(guī)范化工作存在著落不到實處的現(xiàn)象，影響了包括檔案案卷質量規(guī)范在內(nèi)的檔案工作的開展。由于遠程查詢服務是異地查閱，如果企業(yè)管轄地工商部門檔案案卷質量不高、規(guī)范化程度不夠，就會造成檔案查閱接待單位工作更加被動，而且后續(xù)彌補成本更高，這是必須要引起高度重視的。

（二）檔案干部

近些年來工商分局的檔案專職干部和市局處室的檔案兼職干部人員出現(xiàn)了流動性比較大的現(xiàn)象，有人員工作崗位調動的，有退休的等等。這在一定程度上影響了工商檔案工作的連續(xù)性和專業(yè)化程度的進一步提高。而隨著上海經(jīng)濟和社會發(fā)展，檔案工作在新形勢下，一方面面臨社會對檔案工作的期望值不斷增加，要求檔案專業(yè)人員業(yè)務水平要不斷提高；一方面工商檔案干部隊伍因人員本身流動，新手業(yè)務生疏，導致檔案管理和服務不能很好適應形勢需要。而檔案遠程查閱服務工作的開展，對檔案干部的專業(yè)業(yè)務能力與綜合素質提出了更高的要求，人的因素是做好工作的保障。

（三）接待能力

遠程檔案查詢的便利特點，可能會使市局和一些人口稠密、交通便利的分局迎來更多更集中的檔案查閱利用者；而在交通不便，人群相對稀疏的地區(qū)，檔案查閱利用者可能會減少，系統(tǒng)內(nèi)各單位之間會出現(xiàn)接待量不平衡狀態(tài)。這會涉及到工商內(nèi)部包括人員配備、服務資源配置等在內(nèi)的一系列工作調整和適應，而這些調整和適應性工作主要都是靠相關單位去具體落實。其中，特別是那些可能會出現(xiàn)檔案查閱利用者大增量的單位（比如市局和市區(qū)分局），其接待能力提高的問題，而其他分局也應研究資源如何更好地挖掘利用等問題。

（四）檔案效力

按照我國檔案有關法律法規(guī)規(guī)定，檔案縮微品和其他復制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力。也就是只有檔案的收藏單位才有權證明該檔案的真實性和有效性。如果實施遠程查閱，接待單位通常不能在法律意義上證明被查檔案的真實性和有效性，這是需要內(nèi)部協(xié)調解決的問題。否則不但會影響工商檔案接待服務的工作效率，也會影響到工商行政管理的社會形象。

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