蔡昌

【摘要】 基于OA理念的教務(wù)管理系統(tǒng)是教務(wù)管理工作發(fā)展的方向與必然要求。文章概述了教務(wù)管理系統(tǒng)中引入OA理念的意義，從系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能模塊、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)編碼四個方面來對基于OA理念的教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行研究說明，并對系統(tǒng)的實踐表現(xiàn)加以說明，意在為教務(wù)管理系統(tǒng)的現(xiàn)實構(gòu)建提供思路與支持。

【關(guān)鍵詞】 OA理念 辦公自動化 教務(wù)管理 教務(wù)管理系統(tǒng)

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）始于上世紀(jì)60年代，并于發(fā)達(dá)國家獲得迅速的發(fā)展。辦公自動化在我國起步較晚，于上世紀(jì)70年代傳入我國，并在80年代得到真正發(fā)展，至今已逐步邁入成熟期。對于學(xué)校教務(wù)部門來講，教務(wù)管理自動化是教務(wù)管理水平提高的重要途徑和內(nèi)容，一個學(xué)校的教務(wù)管理自動化程度，不但是對其教學(xué)管理水平的體現(xiàn)，且已經(jīng)成為教務(wù)管理質(zhì)量評估的一項重要指標(biāo)。鑒于此，就基于OA理念的教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行研究探索，理清其實踐思路就顯得十分必要，對于學(xué)校教務(wù)管理工作的效率提升與長足發(fā)展具有積極的現(xiàn)實意義。

一、教務(wù)管理系統(tǒng)中引入OA理念的意義

學(xué)校教務(wù)管理活動的組成包括計劃、執(zhí)行和控制等幾個基本環(huán)節(jié)，且各環(huán)節(jié)活動均涉及信息的處理。教務(wù)管理的過程是一個信息輸入、輸出、反饋、再次重新輸入的循環(huán)過程。近年來，學(xué)校辦學(xué)規(guī)模日益壯大，辦學(xué)層次和學(xué)生人數(shù)逐漸增多，繁重的工作對于教務(wù)管理部門工作的開展是一個嚴(yán)峻的考驗。這一現(xiàn)實狀況下，依據(jù)一定規(guī)律，采取合理的手段來進(jìn)行教務(wù)管理活動的自動化、科學(xué)化管理，就成為當(dāng)下教務(wù)管理發(fā)展的方向和必然要求。它有力地保障了學(xué)校教務(wù)管理工作的高效率開展。

二、基于OA理念的教務(wù)管理系統(tǒng)

1、系統(tǒng)模塊

結(jié)構(gòu)作為系統(tǒng)骨架，對教務(wù)管理系統(tǒng)的性能有著決定性作用。依據(jù)校園網(wǎng)結(jié)構(gòu)特點、綜合考慮數(shù)據(jù)信息繁多、維護(hù)量減輕、系統(tǒng)效率三個方面，確定三層結(jié)構(gòu)技術(shù)（應(yīng)用層、部件層和數(shù)據(jù)層）為教務(wù)管理系統(tǒng)的一般結(jié)構(gòu)。在系統(tǒng)模塊設(shè)置方面，基于OA理念的教務(wù)管理系統(tǒng)，在功能上劃分為學(xué)籍、師資、教學(xué)計劃、排課、考試、選課、成績、實踐教學(xué)管理、教學(xué)評價等功能模塊組，如圖1所示。

其中學(xué)籍管理主要包括：新生管理、學(xué)生信息維護(hù)、學(xué)生注冊、學(xué)籍異動、學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)、專業(yè)分方向（分流）、學(xué)生板塊課程等級、輔修管理、查詢統(tǒng)計打印等。師資管理主要功能包括：教師信息維護(hù)、教學(xué)日歷管理、工作量系數(shù)維護(hù)及工作量統(tǒng)計等。專業(yè)人才培養(yǎng)方案是保證教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)規(guī)格的重要文件，是組織教學(xué)過程、完成教學(xué)任務(wù)的基本依據(jù)，也是整個教務(wù)管理的中心環(huán)節(jié)。開課管理是介于執(zhí)行教學(xué)計劃與編排課表之間的中間環(huán)節(jié)，其中涉及到落實教學(xué)計劃的關(guān)鍵性工作又多又雜，幾乎包含了所有排課前的準(zhǔn)備工作，做好開課管理是合理編課表的必要條件。在專業(yè)教學(xué)計劃制定完后，開課管理可自動生成當(dāng)前學(xué)期的教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)安排表，并在教學(xué)安排表中形成合班、生成教學(xué)班，添加任課教師信息，使用教材信息等，最終形成教學(xué)任務(wù)書。

排課系統(tǒng)可依據(jù)教學(xué)計劃（學(xué)期教學(xué)任務(wù)），教學(xué)資源（含教室、教師等）、學(xué)生信息（招生計劃）及學(xué)期校歷（周次）來編排，可以進(jìn)行靈活多樣的手工預(yù)定和調(diào)整（包括板塊預(yù)定和調(diào)整）、排課條件設(shè)置自由靈活（如松緊度、優(yōu)先級、上下午、單雙周、前后課等）、適應(yīng)多校區(qū)排課、基本實現(xiàn)實驗課程的自動排課。排課系統(tǒng)的功能包括：教學(xué)場地維護(hù)、排課條件設(shè)置、板塊課程排課、排課數(shù)據(jù)初始化、自動排課、人機交互式排課、調(diào)停補課、公選課排課、輔修課排課、課表查詢打印等。其中板塊課程安排主要用于實現(xiàn)分層次教學(xué)與分項目教學(xué)課程的場地安排。選課管理是實現(xiàn)學(xué)分制的必要途徑，系統(tǒng)提供靈活的設(shè)置功能，所有課程均可參與選課，也可以根據(jù)年級、課程類別，甚至具體的教學(xué)班設(shè)置該課程是否參加選課。主要功能包括選課設(shè)置、選課管理、學(xué)生選課、選課名單調(diào)整等模塊。

考試管理是學(xué)校教學(xué)運行的重要環(huán)節(jié)之一，為課程安排考場和監(jiān)考老師，實現(xiàn)教室沖突、學(xué)生沖突、監(jiān)考教師沖突的檢測，支持多校區(qū)排考場。主要功能包括：自動排考條件設(shè)置、考試方式設(shè)定、集中考試排考、分散考試排考、補（緩）考排考等。

成績管理模塊用于詳細(xì)記錄學(xué)生在校期間，從入學(xué)到畢業(yè)各個環(huán)節(jié)的成績，并提供查詢、統(tǒng)計與分析等多種功能，為獎學(xué)金評定、學(xué)生畢業(yè)審核等提供依據(jù)。主要功能包括：成績錄入、成績統(tǒng)計分析、成績的綜合處理，補考、重修處理，等級考試成績管理、成績報表。

實踐管理主要包對教學(xué)的相關(guān)實踐環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，主要包括學(xué)科競賽、實驗教學(xué)管理、實習(xí)（實訓(xùn)）管理、畢業(yè)設(shè)計（論文）管理等功能。

課堂教學(xué)質(zhì)量評價提供評估大類、評估分類、評價指標(biāo)及選項設(shè)置，對不同的選項賦予不同的權(quán)重數(shù)據(jù)，可以自由設(shè)置學(xué)生、教師、領(lǐng)導(dǎo)、同行、專家等多個層次評價及教師評學(xué)的管理，自動進(jìn)行評價數(shù)據(jù)處理，并形成多種統(tǒng)計分析報表?？蓪ξ磪⒓咏虒W(xué)評估的學(xué)生不能參加報考、查詢考試成績等進(jìn)行限制。

畢業(yè)管理功能模塊結(jié)合學(xué)生在校的學(xué)習(xí)、生活和獎懲情況，參照學(xué)校的有關(guān)規(guī)章制度，對學(xué)生畢業(yè)資格進(jìn)行審核。利用系統(tǒng)中的全部信息，參照標(biāo)準(zhǔn)對學(xué)生進(jìn)行審核，簡化了人工核對的過程，提高了工作效率。主要包括預(yù)畢業(yè)學(xué)生名單管理、畢業(yè)審核設(shè)置表、畢業(yè)資格審核、畢業(yè)生歷史庫等。

2、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫

（1）本地數(shù)據(jù)庫。為降低網(wǎng)絡(luò)負(fù)荷，實現(xiàn)高效、安全的數(shù)據(jù)處理，系統(tǒng)運行中的編碼表和臨時表均存儲于本地數(shù)據(jù)庫中，各代碼及相關(guān)說明信息存儲于編碼表中，臨時表用于對數(shù)據(jù)檢索、信息輸入、報表生成中所產(chǎn)生臨時數(shù)據(jù)的儲存，其作用主要減少了數(shù)據(jù)的傳輸量與緩存錄入。

（2）后臺數(shù)據(jù)庫。該數(shù)據(jù)庫包含了教學(xué)計劃表、學(xué)生成績表、教室情況表、學(xué)生基本情況表等共享性和長期性的信息數(shù)據(jù)，且數(shù)據(jù)處理視圖、觸發(fā)器、數(shù)據(jù)存儲等關(guān)鍵信息也存儲在其中，是數(shù)據(jù)信息存儲的主要位置。

3、系統(tǒng)的編碼

標(biāo)準(zhǔn)化的信息格式是信息資源管理的基礎(chǔ)，也是實現(xiàn)數(shù)據(jù)交流共享的重要前提。因?qū)W校教務(wù)管理系統(tǒng)是一個多層次、多功能、跨學(xué)科的系統(tǒng)工程，故在系統(tǒng)開發(fā)前期，就應(yīng)當(dāng)制定一套適用、科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)化格式，來為系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)提供顯示依據(jù)。通常來講，信息格式采用的標(biāo)準(zhǔn)主要遵循如下幾點原則：通用數(shù)據(jù)信息格式采用國家標(biāo)準(zhǔn)；以教育部頒發(fā)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)；在教育部未指定標(biāo)準(zhǔn)的情況下，依據(jù)省教育廳頒布標(biāo)準(zhǔn)；在省教育廳未指定標(biāo)準(zhǔn)的情況下，由系統(tǒng)研制人員結(jié)合系統(tǒng)應(yīng)用需求來進(jìn)行相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的制定。

三、教務(wù)管理系統(tǒng)的實踐表現(xiàn)

基于OA理念的教務(wù)管理系統(tǒng)經(jīng)過一段時間的實踐運行后，表現(xiàn)良好，優(yōu)越性明顯，主要集中在以下方面：

首先，界面友好，且具有齊全的功能?；贠A理念的教務(wù)管理系統(tǒng)在學(xué)籍、教學(xué)計劃、排課、考試、選課、成績等方面的管理與相關(guān)查詢時，只需一次的數(shù)據(jù)錄入就可實現(xiàn)多樣的處理，并伴隨表格的生成，對于重修和補考的統(tǒng)計、畢業(yè)和學(xué)位資格的審核、學(xué)籍的處理等功能可自動實現(xiàn)，尤其在排課的智能化方面，能夠以課程性質(zhì)為依據(jù)來進(jìn)行排課，從而使排課與實際更加相符，使“計算機排課”得到真正意義上的實現(xiàn)。

第二，將OA理念引入教務(wù)管理系統(tǒng)，將極大地提升高校的自動化管理水平，在提升教務(wù)管理效率的同時，重在執(zhí)行力的提升；能夠規(guī)范學(xué)校的管理，避免人為的因素；能夠加強信息的溝通和共享，并對知識進(jìn)行沉淀和保留痕跡；能夠真正實現(xiàn)無紙化辦公；能夠規(guī)范教務(wù)管理事務(wù)的流程，提高教務(wù)管理事務(wù)的處理效率；能夠極大地方便廣大教師和學(xué)生，提升服務(wù)的時效性和效率，提高師生的滿意度。

第三，優(yōu)良的性能?；贠A理念的教務(wù)管理系統(tǒng)采用了多層客戶機/服務(wù)器體系構(gòu)架，其屬于世界領(lǐng)先技術(shù)，通過對校園網(wǎng)的利用，使得分布式的教務(wù)數(shù)據(jù)處理得到了較好的實現(xiàn)。服務(wù)器端應(yīng)用了大型數(shù)據(jù)庫來進(jìn)行教務(wù)數(shù)據(jù)操作，從而保障了對大量數(shù)據(jù)的采集和分析管理。

最后，可靠安全，便利性強。基于OA理念的教務(wù)管理系統(tǒng)引入了口令授權(quán)和角色控制，避免了非操作員的訪問，且操作員因?qū)哟蔚牟煌?，在?quán)限上也有所區(qū)分。數(shù)據(jù)的檢查與備份，全部于后臺保存，保障了教務(wù)管理系統(tǒng)的整體安全性。同時，大量編碼的提供，使得操作過程中鼠標(biāo)工具得到充分的利用。

四、結(jié)語

通過上述內(nèi)容的論述，在內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、思路上對基于OA理念的教務(wù)管理系統(tǒng)有了一個了解和掌握，且實踐表現(xiàn)上也顯示出該系統(tǒng)的巨大優(yōu)勢和未來前景。在系統(tǒng)的應(yīng)用中，不斷總結(jié)經(jīng)驗，進(jìn)行積極的探索與研究，確保教務(wù)管理系統(tǒng)的不斷優(yōu)化，使其更好地服務(wù)于學(xué)校教務(wù)管理工作的高效開展。

參 考 文 獻(xiàn)

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[4] 謝紅武，羅義良. 淺談教務(wù)管理中的辦公自動化[J]. 教育與職業(yè). 2010（5）87-89