張運玉

摘要：檔案管理工作是中專學校教育事業(yè)的重要組成部分，檔案管理信息化是中專學校信息化建設的重要組成部分。該文探討中專學校檔案信息化建設的現(xiàn)狀，提出中專學校檔案管理信息化建設的具體措施。

關鍵詞：中專學校；檔案管理；信息化；建設

中圖分類號：G632 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2014）18-4126-02

1 概述

隨著網(wǎng)絡的普及和信息技術的發(fā)展，我國進入信息化時代。檔案是企業(yè)或單位的寶貴的財富，檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，然而傳統(tǒng)人工式的管理方式已經(jīng)不能適應時代發(fā)展的需要。檔案管理信息化是利用現(xiàn)代信息技術對檔案資料進行存儲、管理、開發(fā)的過程，加強對電子檔案的保管和利用，是檔案信息化建設的主要任務。在信息時代，檔案管理信息化在我國經(jīng)濟和社會發(fā)展中的作用越來越大。在信息化發(fā)展的時代背景下，中專學校的各項工作也開始邁向數(shù)字化和自動化，學校的檔案管理也不例外。該文探討中專學校檔案信息化建設的現(xiàn)狀，并結合自己的工作實踐，提出相應的應對措施。

2 中專學校檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀

學校檔案是學校教育的第一手資料，也是研究教學改革，提高教育事業(yè)的寶貴史料。隨著中專學校的發(fā)展，檔案信息量不斷增長，人們對中專學校檔案信息獲取的需求也越來越大，利用的速度要求越發(fā)準確和迅速。大量的檔案信息、公文信函只有通過信息技術的處理，才能迅速、高效地為中專教育科研和教學服務。

中專學校檔案室是伴隨著中等專業(yè)技術教育的發(fā)展需要而發(fā)展起來的，它的服務對象主要是中專學校的老師、學生以及教務管理人員。中專學校的檔案室與其他單位的檔案管理有著相似之處，但它也有自己的特色，中專學校的檔案室除了要管理和存儲單位的歷史資料、學校的學科建設資料，還是存放和管理學生的學籍檔案、畢業(yè)生檔案等。大多數(shù)中專院校的檔案室管理方式落后、技術設備老化、規(guī)模小，總體的信息資源建設狀況尚存在較多問題。

2.1經(jīng)費投入不足

隨著我國高等教育的普及，中專學校面臨著招生難的問題，生源也在逐年減少，與其他本科院校相比，國家及當?shù)卣畬χ袑W校的投入較少。近年來，中專學校的招生情況不太樂觀，所以學校以招生和教學工作為重點，對檔案管理工作重視不夠。學校的大部分資金都用在了學校的基礎設施建設、教學科研和教師隊伍建設上，而對檔案信息化建設方面的投入較少。經(jīng)費投入不足，是各個中專學校在信息化建設方面面臨的主要問題。

2.2缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)范

由于目前國內(nèi)還沒有統(tǒng)一的中專學校檔案信息化建設的標準和規(guī)范，中專學校檔案管理信息化建設現(xiàn)狀是，各學校使用的硬件設備型號不統(tǒng)一，檔案信息的存儲格式也不一樣，無法實現(xiàn)信息的共享；檔案管理軟件的功能和實現(xiàn)技術也是千差萬別，在適用性和通用性方面存在著嚴重的不足。另外，沒有制定統(tǒng)一的檔案分類和編碼規(guī)范，各個學校對檔案的分類方法各不相同。這些都嚴重影響著中專學校檔案信息化建設的步伐，制約著檔案信息交流的程度和范圍。

2.3檔案信息資源匱乏

檔案信息化建設過程中，需要大量的資金來購買相應的設備和處理軟件，由于中專學校資金緊張，用于信息化建設方面的資金更是少之又少。因此，中專學校的檔案館中的信息化程度還比較低，沒有精力和資金將全部紙質檔案進行數(shù)字化處理和掃描，可利用的信息化資源有限。很多檔案信息長年存放在學校的檔案館內(nèi)，管理部門也只起到保管的作用，并沒有開發(fā)檔案信息資源的價值，信息資源的利用率非常低。

2.4安全性差

檔案信息屬于學校的機密資料，不能隨意的透露和外傳，因此安全性非常重要。然而由于檔案信息化管理采用計算機技術和網(wǎng)絡進行傳輸，這使得檔案信息泄密的風險加大，另外黑客、電腦病毒等也在威脅著信息的安全。

3 中專學校檔案管理信息化建設的具體措施

3.1改變管理觀念

中專學校傳統(tǒng)的檔案管理方式受到技術條件的制約，主要以人工操作為主，檔案也是以紙質的形式來保存和存儲的。隨著中專學校信息化進程的加快，學校的檔案也開始向電子化和信息化的方向轉變，相應的管理模式也發(fā)生了較大的變化。中專學校的檔案管理人員必須改變傳統(tǒng)的管理理念，跟上時代的步伐。在過去檔案實體只是作為保管部門進行簡單的組合，實際上，檔案信息是中專學校檔案管理的載體和對象，只有將檔案數(shù)字化才能進一步的加工處理和存儲，從而實現(xiàn)在網(wǎng)絡上的傳輸、共享以及在計算機上的檢索。

中專學校的檔案管理工作者要結合學校的實際情況，根據(jù)學校的總體發(fā)展規(guī)劃進行檔案信息化建設，充分利用現(xiàn)代信息處理技術、計算機技術和網(wǎng)絡技術實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化和自動化。在管理理念上，要打破傳統(tǒng)的管理模式和理念，更新觀念，跟上時代發(fā)展的步伐。

3.2 注重標準化建設

標準化是信息化的基礎，也是實現(xiàn)檔上共享的首要條件，檔案管理具有跨部門、跨地域的特點，因此，必須加強規(guī)范化和標準化管理。在具體的標準化建設中應遵循以下原則：一是盡量考慮采用國際標準，再考慮采用國家、行業(yè)及地方標準；二是以標準化管理為主，制度管理為輔。

首先要規(guī)范案卷管理，盡可能將存在某種聯(lián)系的文件組合在一起，對于無卷內(nèi)目錄、無頁碼要重新整理；其次要統(tǒng)一分類號，根據(jù)《中國檔案分類法》將檔案信息進行分類；最后要規(guī)范題名，在進行著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名，避免文不對題和含糊不清等情況的發(fā)生。

3.3豐富檔案資源

檔案信息資源建設是檔案信息化建設的關鍵和重要組成部分。在信息資源建設中，要檔案信息進行數(shù)字化處理，不僅要把現(xiàn)成的檔案資料數(shù)字化加工，還要收集分散的檔案信息。信息資源建設的好壞直接關系到中層水蜜桃檔案館建設質量的好壞，如果沒有完善的檔案信息資源，建設信息化的檔案管理系統(tǒng)也就失去了意義。

中專學校的專業(yè)設置不同于高等學校，它注重對職業(yè)技術的培養(yǎng)，因此，專業(yè)性很強，同時具有行業(yè)特色，因此中專學校要盡快建立學校重點學科、重點專業(yè)的特色數(shù)據(jù)庫檔案。

中專學校要建立師資檔案管理數(shù)據(jù)庫，為每一位要校老師建立信息檔案，全面準確地記錄老師的基本信息、教學信息、科研信息等，能夠為學校的教學工作提供各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)，以幫助制定教學策略，提高學校的教學水平。

中專學校的學生畢業(yè)后將走向不同的工作崗位，檔案資料中應該建立畢業(yè)生信息檔案，記錄學生畢業(yè)后的去向，包括姓名、性別、專業(yè)、工作單位、工作地點、城市、從事的職業(yè)、聯(lián)系方式等。這些檔案信息可以跟蹤中專學校畢業(yè)生的工作動態(tài)，通過他們的反饋更好地改進學校畢業(yè)生檔案管理工作。

3.4加強專業(yè)人才的培養(yǎng)

由于檔案信息化建設對人才的要求較高，既需要精通計算機技術、網(wǎng)絡技術，又需要精通檔案管理業(yè)務，因此，這樣的人才目前還比較短缺，如果系統(tǒng)出現(xiàn)故障，本單位的人員無法解決，只能等待廠家的技術支持人員服務，影響正常的管理工作。

對于中專學校來說，在信息化建設的同時，還需要加大對專業(yè)人才的培養(yǎng)和培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和素質，滿足現(xiàn)代檔案管理的需要。在人才培養(yǎng)方面可以采取多種渠道，一是加大對高級人才的引進，通過薪酬、福利等方面的優(yōu)惠政策，來吸引高級專業(yè)人才的加入；二是加大對現(xiàn)在檔案工作者的技術培訓，使其成為能夠熟練掌握并運用先進網(wǎng)絡技術的檔案管理復合型人才，以更好的適應檔案管理信息化的工作需要。

4 總結

檔案信息化是中專學校信息化建設的重要組成部分，建設并利用好這樣一個管理信息系統(tǒng)，不僅需要檔案管理者更新觀念，還需要充分利用信息技術，發(fā)揮人才優(yōu)勢，整合檔案信息資源，實現(xiàn)中專學校檔案信息化建設的持續(xù)發(fā)展。

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