李蘭

編目外包在中學(xué)圖書館的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，同時(shí)在質(zhì)量控制上存在問題。通過分析我校圖書館實(shí)施編目外包過程中遇到的問題，從而總結(jié)出一些適合中學(xué)圖書館使用編目外包的質(zhì)量控制策略。

業(yè)務(wù)外包編目外包書商質(zhì)量控制策略一、編目外包的簡(jiǎn)介

1.編目外包的定義

業(yè)務(wù)外包（Outsourcing）是源于20世紀(jì)80年代的一種企業(yè)創(chuàng)新經(jīng)營(yíng)管理方法，是將一些傳統(tǒng)上由企業(yè)內(nèi)部人員負(fù)責(zé)的非核心業(yè)務(wù)，以外加工方式發(fā)包給專業(yè)的、高效的產(chǎn)品（服務(wù)）提供商，以充分利用公司外部最優(yōu)秀的專業(yè)化資源，從而降低成本，提高效率，目的是增強(qiáng)自身的競(jìng)爭(zhēng)力。

編目外包是圖書館業(yè)務(wù)外包的一種，主要是指圖書館將原來(lái)由編目部門承擔(dān)的書目數(shù)據(jù)的編制、圖書物理加工的任務(wù)全部或部分委托數(shù)據(jù)商、書商來(lái)完成，而圖書館編目部門的工作人員則主要從事審校、質(zhì)量控制和數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)的工作。

2.編目外包的形式以及加工模式

編目外包主要分為兩種形式：一種是由書商提供免費(fèi)編目服務(wù)；一種是純粹由外包公司進(jìn)行編目。

編目外包的加工模式，一般可分為外送加工模式（即圖書館將圖書送到承包商的加工場(chǎng)所進(jìn)行加工的一種服務(wù)模式）和到館加工模式（即由承包商派出專門編目人員和加工人員到圖書館對(duì)圖書進(jìn)行加工、分類、編目、數(shù)據(jù)錄入的一種編目模式）。

外送加工模式圖書加工所需的設(shè)備及輔助材料都由承包商提供，圖書加工好后直接送回圖書館驗(yàn)收上架。圖書館首次建立自己的圖書目錄數(shù)據(jù)庫(kù)可采用這種模式。但異地加工存在難于有效監(jiān)督的問題，特別是有的承包商的編目人員專業(yè)水平不高，使編目質(zhì)量更難于控制。

到館加工模式即由圖書館辟出專門的場(chǎng)地提供多臺(tái)電腦，書商提供圖書加工所需的其它原材料，如條形碼、書標(biāo)等。編目工作開展前，可以與書商編目工作的負(fù)責(zé)人充分溝通，了解他們的工作程序工作進(jìn)度，更重要的是讓分類編目人員明確本館對(duì)圖書加工的各項(xiàng)要求，如分類標(biāo)引的要求，數(shù)據(jù)錄入時(shí)各字段的加工深度及本館對(duì)書次號(hào)的編寫規(guī)則等。編目過程中，要進(jìn)行有效的監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)，解決編目過程中出現(xiàn)的問題，保證編目數(shù)據(jù)暗示、定量、保質(zhì)完成。

二、編目外包的應(yīng)用

1.編目外包在中學(xué)圖書館的應(yīng)用

20世紀(jì)90年代，業(yè)務(wù)外包這一新型企業(yè)管理模式被西方圖書館界吸收和采用。90年代后期，被我國(guó)圖書館界引進(jìn)，近幾年圖書館業(yè)務(wù)外包得到較快發(fā)展，編目業(yè)務(wù)外包應(yīng)用尤為廣泛。編目外包首先應(yīng)用于高校圖書館，而后隨著技術(shù)及業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展和成熟，越來(lái)越廣泛地應(yīng)用于各類型圖書館，其中包括了中學(xué)圖書館。中學(xué)圖書館由于人員不足，往往一個(gè)人需要兼顧流通、編目等多項(xiàng)工作，特別在面臨教學(xué)水平評(píng)估等契機(jī)需要大量購(gòu)書及建庫(kù)的情況下，編目外包成為了最好選擇。

2.編目外包在我校圖書館的應(yīng)用

2009年年初，我校圖書館安裝了自動(dòng)化管理系統(tǒng)，在教學(xué)水平評(píng)估迫在眉睫的情況下，面臨著要在短時(shí)間內(nèi)大量購(gòu)書以及圖書入庫(kù)、舊書回溯建庫(kù)的問題。因而編目外包成了我校圖書館幾乎唯一的選擇。我校圖書館近3年來(lái)先后與3家不同的書商合作，其間都是將編目業(yè)務(wù)外包給書商。這些書商都是通過圖書采購(gòu)招標(biāo)而中標(biāo)的，其中既有本地的書店，也有來(lái)自廣州的圖書公司。我校圖書館編目外包不但采用過到館加工模式，而且采用過外送加工模式。

通過以下表格，簡(jiǎn)單介紹我校圖書館跟書商合作的一些情況：三、我校圖書館實(shí)施編目外包過程中遇到的問題

1.書商編目人員的素質(zhì)問題

書商編目人員，一般不具備很高的圖書館專業(yè)水平。他們不具備圖書館學(xué)的高等學(xué)歷，沒有經(jīng)過嚴(yán)格的專業(yè)技能訓(xùn)練，只是經(jīng)過一些簡(jiǎn)單的培訓(xùn)就上崗，對(duì)圖書著錄規(guī)則、中圖法等專業(yè)知識(shí)并沒有深刻的認(rèn)識(shí)。造成這一現(xiàn)狀的原因，我想與書商只注重圖書采購(gòu)等核心業(yè)務(wù)而忽視編目附加服務(wù)有關(guān)。

書商編目人員往往只注重完成工作量的進(jìn)度，而不注重編目的質(zhì)量。這是由于他們編目的工作往往是計(jì)件的，完成的數(shù)量多，收益就高。同時(shí)由于編目人員到館加工，食宿等問題要自己解決，也增添了不少的壓力。

書商編目人員的流動(dòng)性較強(qiáng)，對(duì)編目工作熟悉程度不高。我館在珠海本地的書店分多次現(xiàn)采過幾批圖書，他們每次分派來(lái)編目的人員都不一樣，有些甚至是連編目系統(tǒng)都不會(huì)操作的新手，那些有經(jīng)驗(yàn)的早已跳槽另謀高就，這對(duì)保證編目質(zhì)量無(wú)疑帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)。

2.物理加工的質(zhì)量問題

物理加工包括：蓋館藏章、貼磁條、貼條碼、貼書標(biāo)、貼書標(biāo)保護(hù)膜。

由于我校圖書館的編目外包采用的是異地物理加工，館藏章、磁條及條碼都由書商貼好了再將書配送至圖書館，所以在之后的加工過程，就算發(fā)現(xiàn)有復(fù)本過多或者有其它質(zhì)量問題的圖書，也很難做退換處理，對(duì)購(gòu)書經(jīng)費(fèi)造成一定浪費(fèi)，也對(duì)流通造成影響。比如，我們?cè)诹魍ㄖ性?jīng)發(fā)現(xiàn)有些書中夾有永久性磁條，這些書由于在編目加工環(huán)節(jié)中沒有被發(fā)現(xiàn)，因而根本無(wú)法退換，只能在發(fā)現(xiàn)后費(fèi)力將永久性磁條剔除；也曾試過一整批書送至館時(shí)發(fā)現(xiàn)，條形碼競(jìng)印刷成了6位數(shù)（本館使用的是7位數(shù)的條行碼），這些書同樣無(wú)法退換，雖然系統(tǒng)能夠勉強(qiáng)兼容，卻給日常流通及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)帶來(lái)了不少困擾。

3.書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量問題

（1）書目數(shù)據(jù)不夠標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

由于編目外包時(shí)書目數(shù)據(jù)是由書商用其系統(tǒng)先套錄好再打包導(dǎo)入到我館的系統(tǒng)，很難保證數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性。對(duì)于部分無(wú)法套錄需要到館后原編的圖書，由于編目人員的專業(yè)程度不高，其書目數(shù)據(jù)更難保證質(zhì)量。

書目數(shù)據(jù)出現(xiàn)的問題主要是：帶有多余的字段、缺少一些必備的字段（如著錄必要的附注信息的3字段、著錄叢書信息的2字段、著錄其它題名信息，做必要檢索點(diǎn)的5字段）、子字段著錄不完整或著錄錯(cuò)誤、字段指示符錯(cuò)誤，等等。

（2）分類標(biāo)引、主題標(biāo)引不規(guī)范

由于書商的編目人員對(duì)標(biāo)引專業(yè)知識(shí)的缺乏，所以他們一般不會(huì)查閱中圖法、主題詞表這些工具書，只會(huì)參照在版編目數(shù)據(jù)進(jìn)行著錄，所以分類及主題標(biāo)引不規(guī)范。

（3）館藏信息錄入不完整、不正確

館藏信息的錄入主要包括了批號(hào)、館藏地點(diǎn)、復(fù)本數(shù)量、價(jià)格信息、裝幀信息、館藏條碼等。

批號(hào)設(shè)置一般采用書商名稱的大寫字母加上年份及序號(hào)（如DY201101）。批號(hào)設(shè)置要有規(guī)律，方便統(tǒng)計(jì)以及打印書標(biāo)。要避免出現(xiàn)因?yàn)槁┰O(shè)批號(hào)或批號(hào)錯(cuò)亂而造成無(wú)法提取書標(biāo)的情況。

遇到精裝的圖書要注意修改裝幀信息。圖書的裝幀信息一般分為平裝及精裝，默認(rèn)的選擇是平裝，如遇到精裝的圖書則要求一一修改，往往會(huì)出現(xiàn)忘記修改的情況。建議將精裝圖書統(tǒng)一留到最后加工，此時(shí)只需將默認(rèn)的選擇設(shè)置為精裝，就可省去一一修改的麻煩。

館藏條碼錄入時(shí)也比較容易出錯(cuò)，會(huì)錄入多余的字符或者少錄，甚至把條碼錄到不相對(duì)應(yīng)的書目數(shù)據(jù)下，而且錯(cuò)誤比較隱蔽，在借閱時(shí)遇阻才會(huì)發(fā)現(xiàn)。這就要求編目人員在錄入掃描時(shí)要留意核對(duì)，決不能想當(dāng)然。

（4）索取號(hào)取號(hào)不符合中學(xué)圖書館的實(shí)際需求

書商的編目人員在錄入905字段信息時(shí)，通常只是復(fù)制690字段的分類號(hào)，然后加“/”存盤生成種次號(hào)。但對(duì)于中學(xué)圖書館來(lái)說，這樣取號(hào)未免太過詳細(xì)，不利于排架、上架、找書等。

對(duì)于有多個(gè)分類號(hào)的情況，未能考慮本館的專業(yè)特點(diǎn)、歷史沿革、服務(wù)對(duì)象等實(shí)際情況，給出適當(dāng)?shù)倪x擇。

（5）查重不仔細(xì)導(dǎo)致的著錄問題

由于書商的編目人員對(duì)本館系統(tǒng)缺乏了解，同時(shí)又不注重查重，所以容易將不同時(shí)間到館的叢書、多卷書分散著錄，給出不同的分類號(hào)，甚至對(duì)同一種書的不同復(fù)本給出不同分類號(hào)的情況也時(shí)有發(fā)生。例如，我館新購(gòu)買了《藏地密碼.10》，編目時(shí)如果直接取新的種次號(hào)是不對(duì)的，應(yīng)該先用題名進(jìn)行查重，查出《藏地密碼.1～9》所用的索取號(hào)，在其后區(qū)分卷冊(cè)號(hào)即可。在我館《藏地密碼.10》的索取號(hào)應(yīng)為I247.56/31︰10。

四、編目外包的質(zhì)量控制策略

1.注重采購(gòu)招標(biāo)環(huán)節(jié)，選擇有實(shí)力的書商

正所謂“采編”“采編”，兩者經(jīng)常合在一起說，可見“采”與“編”是密切關(guān)聯(lián)的。采購(gòu)招標(biāo)的質(zhì)量以及采訪質(zhì)量將直接影響到編目外包的質(zhì)量。

在制作招標(biāo)文件時(shí)，應(yīng)對(duì)書商提供的編目外包服務(wù)提出詳盡而具體的要求，如在其中加入“有編目專業(yè)人員資歷證明”“套錄數(shù)據(jù)要求國(guó)圖或CALIS數(shù)據(jù)占90%以上”等條目，同時(shí)附上《物理加工細(xì)則》《本館編目規(guī)則》《索取號(hào)取號(hào)規(guī)則》《查重規(guī)則》等本館制定的編目規(guī)則。

在評(píng)標(biāo)時(shí)，不能只考慮折扣價(jià)格因素，應(yīng)該同時(shí)考量書商的編目實(shí)力等因素，選擇綜合實(shí)力比較強(qiáng)的書商。

2.全程跟蹤，嚴(yán)密控制

由于書商的編目人員到館加工的時(shí)間很短，少則一兩天，多則一兩周，所以要想保證編目外包的質(zhì)量，本館編目員必要全程跟蹤嚴(yán)密控制。

（1）對(duì)書商編目人員進(jìn)行培訓(xùn)

書商的編目人員到館，一定要先進(jìn)行培訓(xùn)，要讓他們熟悉本館系統(tǒng)使用方法，比如如何導(dǎo)入數(shù)據(jù)、如何查重、如何錄入館藏信息等。更重要的是，要讓他們熟悉本館的各項(xiàng)編目加工規(guī)則，并且嚴(yán)格按照規(guī)則執(zhí)行。

(2)編目過程中進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控

首先，現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督很重要。在編目人員編目時(shí)，圖書館人員應(yīng)在旁指導(dǎo)以及監(jiān)督。

其次，除了現(xiàn)場(chǎng)面對(duì)面的跟蹤監(jiān)督之外，本館編目員還可以通過登錄系統(tǒng)頁(yè)面，通過批號(hào)逐條查看書目及館藏?cái)?shù)據(jù)，做到同步審查，嚴(yán)密控制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)更正。這樣不但能夠了解編目進(jìn)度，同時(shí)能夠?qū)⒁恍┓稿e(cuò)的苗頭扼殺掉，避免造成大面積犯錯(cuò)而帶來(lái)的麻煩。

在圖書上架之前，還要對(duì)加工好的圖書進(jìn)行抽查，核對(duì)書目數(shù)據(jù)信息是否與圖書實(shí)體相符合、書標(biāo)是否無(wú)誤等。

3.建立完善的數(shù)據(jù)審校、維護(hù)制度

書商編目人員撤走以后，因?yàn)樾聲R上就要進(jìn)入流通環(huán)節(jié)，所以本館編目員要及時(shí)對(duì)書目數(shù)據(jù)進(jìn)行審校。此時(shí)可通過“審校數(shù)據(jù)批交送”的方式使書目數(shù)據(jù)迅速完成審校程序，可以上架流通。

之后要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期修改維護(hù)。新書上架后的1~2周仍屬于數(shù)據(jù)的維護(hù)期，需要逐條核對(duì)數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。

對(duì)于在流通階段發(fā)現(xiàn)的書目數(shù)據(jù)問題，要即時(shí)進(jìn)行修改，不耽誤圖書的正常流通。

參考文獻(xiàn)：

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