王貞

淺談企業(yè)業(yè)務外包

王貞

業(yè)務外包是業(yè)務在國際產(chǎn)業(yè)鏈上分工與協(xié)作的產(chǎn)物，在我國企業(yè)管理中開始被廣泛認同和運用。本文對業(yè)務外包的作用、管理控制作一些粗淺的探討，以供參考。

企業(yè)；業(yè)務外包；內(nèi)部控制；作用；管理

在經(jīng)濟全球化的背景下，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營已經(jīng)不再封閉，企業(yè)間因產(chǎn)品產(chǎn)業(yè)鏈上的分工合作變得日益頻繁，并對企業(yè)的業(yè)務活動產(chǎn)生了巨大的影響。業(yè)務外包作為業(yè)務在國際產(chǎn)業(yè)鏈上分工與合作的產(chǎn)物，目前，已經(jīng)成為企業(yè)一種新的經(jīng)營策略，在我國企業(yè)實務中開始被廣泛認同和運用。

根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第13號——業(yè)務外包》，業(yè)務外包是指企業(yè)利用專業(yè)化分工優(yōu)勢，將日常經(jīng)營中的部分業(yè)務委托給本企業(yè)以外的專業(yè)服務機構(gòu)或其他經(jīng)濟組織（承包方）完成的經(jīng)營行為（本指引不涉及工程項目外包）。本文按照應用指引第13號的主要內(nèi)容，就業(yè)務外包的作用與管理控制作一些粗淺的探討，以幫助讀者加深對企業(yè)業(yè)務外包的認識和了解，希望對企業(yè)管理實務有所裨益。

一、業(yè)務外包的作用

第一，降低業(yè)務成本。規(guī)模經(jīng)濟具備成本優(yōu)勢，承包方在資金、技術、設備、經(jīng)驗、規(guī)模等方面的具有專長，能夠在保證和提升業(yè)務質(zhì)量的同時，以更快的速度和更低的成本為企業(yè)提供服務。企業(yè)將不具備專長的部分業(yè)務外包，有利于降低業(yè)務成本，提高經(jīng)濟效益。

第二，提升競爭能力。企業(yè)的資源往往是有限的，企業(yè)的發(fā)展需要將有限的資源集中投放到最需要的核心競爭領域，而將一般的非核心的業(yè)務外包，有所為，有所不為，有利于企業(yè)專注核心競爭能力，做強、做大主業(yè)，維持和提升競爭優(yōu)勢。

第三，分散經(jīng)營風險。傳統(tǒng)的大而全、小而全的經(jīng)營模式，企業(yè)的發(fā)展常常不分業(yè)務主次與優(yōu)劣，主要是靠鋪攤子，上項目，擴大自有產(chǎn)能，效益不高，效率低下，不僅增加了企業(yè)投資負擔，而且經(jīng)常出現(xiàn)重復建設，造成產(chǎn)能過剩。如果企業(yè)通過業(yè)務外包，將非核心業(yè)務的固定投資成本轉(zhuǎn)嫁給承包方，能使企業(yè)有效應對市場環(huán)境的變化，避免在市場需求下降、生產(chǎn)能力過剩的情況下，企業(yè)內(nèi)部投資資金籌集給企業(yè)帶來的沉重壓力。由此可見，業(yè)務外包減少了非核心業(yè)務的內(nèi)部投資規(guī)模，有利于企業(yè)調(diào)整產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，增強企業(yè)對外部環(huán)境的應變能力，企業(yè)經(jīng)營方式更加靈活，降低了經(jīng)營風險。

第四，整合產(chǎn)業(yè)資源，突破資源瓶頸。讓承包方完成自己的部分業(yè)務，有利于企業(yè)整合產(chǎn)業(yè)資源，有效解決企業(yè)發(fā)展特別是跨越式發(fā)展中資金、技術、產(chǎn)能等資源上的瓶頸約束，充分利用外部產(chǎn)能，為企業(yè)又好又快地完成業(yè)務，這將有利于企業(yè)抓住快速發(fā)展的機遇，迅速擴大市場占有率，大大提高企業(yè)在市場中的發(fā)展與獲利能力。

二、業(yè)務外包的管理

業(yè)務外包的作用是明顯的，但也會產(chǎn)生相應的風險。企業(yè)如果對業(yè)務外包風險認識不足，管理不善，會導致企業(yè)難以發(fā)揮業(yè)務外包的優(yōu)勢，有時甚至會對企業(yè)產(chǎn)生負面影響。下面主要從業(yè)務外包范圍的確定、承包方的選擇、合同的簽訂與履行、實施過程的控制、財務管理等幾方面重點闡述企業(yè)業(yè)務外包的管理控制。

（一）業(yè)務外包范圍的確定

外包的范圍是什么，什么樣的業(yè)務可以外包，什么樣的業(yè)務不能外包，是企業(yè)管理者首先應當考慮的問題。如果外包的范圍選擇不當，會為企業(yè)的發(fā)展埋下隱患，甚至直接影響企業(yè)在市場中的成敗。

企業(yè)在劃分業(yè)務外包范圍時，應根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和成本效益原則，綜合考慮宏觀經(jīng)濟政策、國內(nèi)外市場需求變化、技術發(fā)展趨勢、行業(yè)及競爭對手狀況、可用資源水平和自身優(yōu)勢與劣勢等因素的影響，確立主業(yè)、核心市場、成長方向與競爭優(yōu)勢，權衡利弊，將業(yè)務合理劃分為核心業(yè)務與非核心業(yè)務。一般來說，核心業(yè)務具有經(jīng)濟增加值高，市場競爭力強，難于被他人模仿與復制的特點，是企業(yè)利潤的源泉、生存的基礎和發(fā)展的動力，也是企業(yè)核心競爭力的載體；非核心業(yè)務對企業(yè)而言，經(jīng)濟增加值不高，市場競爭力不強，執(zhí)行該業(yè)務可能削弱企業(yè)的整體實力，而外部承包方具有該業(yè)務方面的專長，可以彌補企業(yè)的劣勢。

對于核心業(yè)務，企業(yè)應當強化資源配置，親力親為，核心業(yè)務的外包會弱化企業(yè)對核心能力的控制，甚至引狼入室，為未來的發(fā)展留下隱患，企業(yè)應當避免核心業(yè)務的外包；對于非核心業(yè)務，企業(yè)通過外包能以人之長，補己之短，能充分獲得社會分工帶來的好處，這類業(yè)務應作為企業(yè)業(yè)務外包的選擇范圍。

（二）承包方的選擇

承包方必須有能力按時保質(zhì)保量地完成企業(yè)的外包業(yè)務，承包方選擇的好壞，將直接影響外包業(yè)務的成敗，因此，企業(yè)應當慎重選擇承包方。

企業(yè)應當建立健全承包方評估與準入制度，確定合格承包方清單，遵循公開、公平、公正的原則，引入競爭機制，綜合考察和評價承包方的主體資格、信用狀況、履約能力、經(jīng)濟實力、交貨期限、售后服務、社會信譽、成功案例、報價等方面情況，擇優(yōu)選擇承包方。承包方確定以后，企業(yè)應當持續(xù)評估承包方的履約能力，對于無法繼續(xù)履行的合同，應當及時終止業(yè)務，尋找并調(diào)整承包方完成外包業(yè)務。

為了防止業(yè)務被少數(shù)企業(yè)壟斷或控制，企業(yè)應當培育多家合格競爭者作為潛在承包方，形成多方博弈、有序競爭的局面，以促使承包方忠實履約，降低承包方的背信給企業(yè)帶來的損失。

（三）業(yè)務外包合同的簽訂與履行

市場經(jīng)濟就是合同經(jīng)濟，企業(yè)對外包業(yè)務實施過程的管理，實質(zhì)上就是對合同的管理。合同作為業(yè)務外包管理的依據(jù)，有利于約束雙方行為，確保業(yè)務順利實施，實現(xiàn)互利雙贏。企業(yè)業(yè)務外包應與承包方訂書面合同。在訂立合同時，應遵循以下基本原則：平等原則、意思自治原則、公平原則、誠實信用原則、守法、不損害社會公共利益原則等等。合同的內(nèi)容主要包括承包方的名稱、住所、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、履行地點、履行方式、保密事項、違約責任，解決爭議的方法等等。對于重大業(yè)務外包，企業(yè)應當組織法律、技術、品質(zhì)、財會等專業(yè)人員參與談判，充分考慮業(yè)務外包可能發(fā)生的各種風險與應對策略，避免重大疏漏，將談判的結(jié)果準確地簽訂為可操作的合同條款以減少分歧，降低違約風險。合同文本的簽署升效應經(jīng)過必要的審批流程。

合同簽訂后，企業(yè)與承包方應當正確、適當、全面地完成合同中規(guī)定的各項義務，根據(jù)合同的性質(zhì)、目的、交易習慣，切實履行通知、協(xié)助、保密等義務。

（四）外包業(yè)務實施過程的控制

為了有效管理業(yè)務外包活動，企業(yè)應當建立健全業(yè)務外包的管理制度，按照《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》及《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》的要求，將內(nèi)部控制制度嵌入業(yè)務外包的管理過程，設置外包業(yè)務內(nèi)部機構(gòu)，明確崗位職責，實行外包業(yè)務的歸口管理。

企業(yè)應當依據(jù)業(yè)務外包的管理制度，切實進行業(yè)務外包實施過程的日常管控。外包業(yè)務交給承包方后，承包方為了實現(xiàn)自身利益最大化，可能會利用信息不對稱的優(yōu)勢而采取不利于企業(yè)的某些行動，企業(yè)利益會因此受到損失，如承包方業(yè)務進度督促不力，工期延遲，將影響企業(yè)業(yè)務節(jié)點；驗收流于形式，將導致質(zhì)量低劣，影響業(yè)務品質(zhì)；又如合同設計變更、業(yè)務暫?；蛑兄箞?zhí)行溝通不暢，會導致無效費用的發(fā)生，等等。為了減少和避免承包方不利行為的發(fā)生，企業(yè)對外包業(yè)務應進行積極的、及時的跟蹤與監(jiān)控，做好與承包方的溝通、協(xié)調(diào)與信息反饋工作，一旦發(fā)現(xiàn)異常情況，及時采取必要的措施應對。此外，企業(yè)對于重大業(yè)務的外包還應建立有效的應急預案，避免業(yè)務外包失控或失敗導致的重大損失。

（五）業(yè)務外包的財務管理

企業(yè)應當加強對業(yè)務外包活動的會計系統(tǒng)控制，財會部門應依據(jù)國家統(tǒng)一的會計制度，結(jié)合自身實務，制定出符合外包業(yè)務特點的財務會計制度，對外包業(yè)務進行專門管理和核算。合同是會計人員辦理業(yè)務外包的審核與結(jié)算的重要依據(jù)，合同審核的重點是合同標的、付款條件、付款進度、商業(yè)票據(jù)、驗收證明等要素是否符合合同條款，是否經(jīng)過了必要的審批流程。對于審核中發(fā)現(xiàn)的異常問題，財會部門有權暫?；蚓芙^付款，同時將信息向有關部門報告。在財務管理中，財會部門應與相關職能部門應當密切聯(lián)系與配合，實現(xiàn)財務管理與業(yè)務管理的有機統(tǒng)一，避免資金損失和失信，防范和減少風險。

三、業(yè)務外包應處理好企業(yè)內(nèi)部關系

企業(yè)業(yè)務外包可能需要企業(yè)更新經(jīng)營理念，重組業(yè)務流程，涉及有關部門的關、停、并、轉(zhuǎn)等問題，同時也會導致企業(yè)部分利益的流出，觸動企業(yè)內(nèi)部部分團體、個人的利益。企業(yè)應當從戰(zhàn)略角度，堅持局部利益服從企業(yè)整體利益的原則，整合內(nèi)部資源，協(xié)調(diào)好內(nèi)部各方面關系，降低員工抵觸情緒所產(chǎn)生的負面影響，掌握發(fā)展的主動權，著眼未來，謀求企業(yè)更長遠的發(fā)展和利益，以贏得更為廣闊的市場。

業(yè)務外包在企業(yè)實務中已經(jīng)有了很大的發(fā)展，發(fā)揮出了越來越重要的優(yōu)勢，體現(xiàn)出強大的生命力，如耐克和阿迪達斯將運動鞋的生產(chǎn)外包給了中國和東南亞的代工廠，蘋果公司將芯片外包給韓國三星公司、將主板制造外包給臺灣華碩公司等，這些知名品牌在業(yè)務外包上的成功實踐，為企業(yè)的發(fā)展模式樹立了榜樣，值得企業(yè)界關注、思考和踐行。

[1]財政部，證監(jiān)會，審計署，銀監(jiān)會,保監(jiān)會.企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范2010.北京:中國財政經(jīng)濟出版社，2010.

[2]劉樹林.企業(yè)內(nèi)部控制配套指引解讀及應用指南.北京:中國商業(yè)出版社，2010.

[3]財政部會計資格評價中心.高級會計實務2013.北京:經(jīng)濟科學出版社，2013.

（作者單位：武漢船用機械有限責任公司）