黃 琦
(南陽醫(yī)學(xué)高等??茖W(xué)校圖書館,河南南陽473061)
圖書館評(píng)價(jià)正在進(jìn)入以成本效益為核心,績效評(píng)價(jià)和結(jié)果評(píng)價(jià)相融合的高級(jí)階段[1]。新的成本管理理論的引入,為圖書館成本問題的研究注入了活力。20世紀(jì)90年代中期以來,國外圖書館界對“作業(yè)成本法”(Activity Based Costing,簡稱ABC)的適用性、原理、程序、方法和計(jì)算模型作了諸多探討與實(shí)踐,取得豐碩成果[2]。從作業(yè)成本法的適用條件看,這種理論在我國圖書館界大范圍的推廣尚不可行,但是有必要開展前瞻性、引導(dǎo)性的研究。本文擬以圖書館采編業(yè)務(wù)為對象,分析作業(yè)成本法的應(yīng)用原理和程序,并提出建議,希望起到拋磚引玉的作用。
圖1 ABC理論在圖書館的應(yīng)用原理
作業(yè)成本法,是以作業(yè)為核心,以資源流動(dòng)為線索,以成本動(dòng)因?yàn)槊浇椋ㄟ^對作業(yè)的動(dòng)態(tài)跟蹤,選擇合適的資源動(dòng)因來確認(rèn)和計(jì)量各項(xiàng)作業(yè)所耗費(fèi)的資源,再以作業(yè)量為基礎(chǔ),根據(jù)作業(yè)動(dòng)因?qū)⒆鳂I(yè)成本分配給產(chǎn)品或服務(wù)的成本核算理論[3]。與以往成本核算理論不同的是,作業(yè)成本法引入了“作業(yè)”這個(gè)起到承上啟下的中間環(huán)節(jié),從而使資源、作業(yè)、產(chǎn)品之間形成了“產(chǎn)品消耗作業(yè),作業(yè)消耗資源”的邏輯關(guān)系。這個(gè)原理延伸到圖書館領(lǐng)域可以表述成(見圖1):圖書館服務(wù)(或者分編、加工后的圖書等,相當(dāng)于企業(yè)的“產(chǎn)品”)消耗作業(yè)(指圖書館的各項(xiàng)業(yè)務(wù),比如采編業(yè)務(wù)就包括需求調(diào)查、采購、驗(yàn)收、分編、加工、機(jī)錄、糾錯(cuò)、建賬、交接等作業(yè)),作業(yè)消耗資源(包括進(jìn)入圖書館的所有人力、物力、財(cái)力)。資源向作業(yè)分配的依據(jù)是資源動(dòng)因(指耗費(fèi)的資源向作業(yè)分配的標(biāo)準(zhǔn),反映了作業(yè)和資源的內(nèi)在聯(lián)系性。比如,圖書購置費(fèi)的資源動(dòng)因就是圖書冊數(shù))。作業(yè)耗費(fèi)的資源(作業(yè)成本)向服務(wù)(產(chǎn)品)分配的根據(jù)是成本動(dòng)因(指作業(yè)消耗資源的原因,又稱成本驅(qū)動(dòng)因素。比如,用戶需求調(diào)查的成本動(dòng)因就是用戶數(shù)量)。從作業(yè)成本法的原理可以看出,圖書館每完成一項(xiàng)作業(yè),就會(huì)有一定數(shù)量的資源消耗,同時(shí)又會(huì)有一定數(shù)量的成本支出轉(zhuǎn)移到服務(wù)或者產(chǎn)品(比如,分編、技術(shù)加工后的圖書、期刊等)。
作業(yè)成本法的主要適用條件包括:間接服務(wù)成本較高、產(chǎn)品或者服務(wù)種類多、顧客有不同的服務(wù)需求、應(yīng)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)等[4]。國外實(shí)踐證明,作業(yè)成本法在圖書館具有適用性。比如,2007年,英國牛津大學(xué)圖書館利用作業(yè)成本法計(jì)量服務(wù)成本,確定了最佳實(shí)踐指南[5]。2010年,比利時(shí)魯汶大學(xué)圖書館通過成本作業(yè)法,評(píng)價(jià)了館際互借成本,提出了降低成本,改善館際互借管理的舉措[6]。作業(yè)成本法符合圖書館成本管理特點(diǎn),可以作為圖書館成本確認(rèn)與核算、成本分析和控制、成本決策與績效評(píng)價(jià)的理論支撐。其一,現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用,使圖書館的人員工資、耗材等間接費(fèi)用升高,采用作業(yè)成本法可以提供準(zhǔn)確的成本數(shù)據(jù)。其二,圖書館業(yè)務(wù)種類多且復(fù)雜,必須在不同的作業(yè)之間分配間接成本。其三,從縱向看,圖書館業(yè)務(wù)具有流程性,易于對作業(yè)環(huán)節(jié)劃分。從橫向講,各部門作業(yè)雖有交叉,但是職能獨(dú)立,作業(yè)中心比較明確。此外,在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管控下,人員工資、用戶人數(shù)、圖書冊數(shù)和種數(shù)、耗材費(fèi)用等信息不僅準(zhǔn)確、完整,而且能夠被自動(dòng)及時(shí)地收集處理。
資源是圖書館成本耗費(fèi)的最原始狀態(tài),人力、物力、財(cái)力等都屬于資源的范疇。資源項(xiàng)目是資源耗費(fèi)的目的和去向,即資源的用途。圖書館采編工作的資源項(xiàng)目通常包括:人員工資、差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、業(yè)務(wù)交流與科研費(fèi)、設(shè)備維修費(fèi)、技術(shù)建設(shè)費(fèi)、固定資產(chǎn)折舊費(fèi)、圖書購置費(fèi)、圖書加工材料費(fèi)等。作業(yè)成本法的核心是作業(yè)管理,在確定資源項(xiàng)目后,應(yīng)對采編作業(yè)鏈進(jìn)行分析,劃分作業(yè)類型,并作為資源耗費(fèi)分配的對象。從采編業(yè)務(wù)的特點(diǎn)出發(fā),作業(yè)應(yīng)該按流程劃分,環(huán)環(huán)相扣,前后銜接,包括:圖書需求研究、采購、驗(yàn)收、分編、加工、機(jī)錄、糾錯(cuò)、交接入庫等(見表1)。為使作業(yè)類型的劃分更加合理,可以繪制流程示意圖,分析各環(huán)節(jié)之間的關(guān)系。理論上講,作業(yè)類型的劃分越細(xì)越好,這樣可以更準(zhǔn)確、細(xì)化地分析資源耗費(fèi)的原因。但是,考慮到成本核算的復(fù)雜性和可能增加的成本,只需將相對重要的作業(yè)區(qū)分出來。在有的圖書館,采編部還承擔(dān)有其他任務(wù)(比如有的高校圖書館的采編部負(fù)責(zé)管理系部資料室,或者擔(dān)負(fù)有用戶培訓(xùn)的職責(zé)),這時(shí)作業(yè)類型應(yīng)以職能為依據(jù)劃分后,再按照流程或者其他依據(jù)劃分。
在界定作業(yè)類型的基礎(chǔ)上,把與采編同質(zhì)的作業(yè)歸集到業(yè)務(wù)中心,業(yè)務(wù)中心里各種作業(yè)成本的相加就組成了作業(yè)成本庫。采編部職責(zé)邊界清晰,本身就是圖書館作業(yè)成本管理系統(tǒng)里的一個(gè)子中心,即“采編作業(yè)中心”(其他作業(yè)中心還有流通作業(yè)中心、閱覽作業(yè)中心、技術(shù)支持作業(yè)中心、參考咨詢作業(yè)中心、用戶教育作業(yè)中心等)。如果采編部還承擔(dān)有除采編圖書之外的職責(zé),則可以在采編作業(yè)中心內(nèi)部再設(shè)立若干小的作業(yè)中心,并形成對應(yīng)的作業(yè)成本庫。由于作業(yè)耗費(fèi)了資源,而資源并非一定被合理地消耗,所以需要分析、選擇資源動(dòng)因,據(jù)此把耗費(fèi)的資源分配到每項(xiàng)作業(yè)中去。選擇資源動(dòng)因的原則是:其一,如果某項(xiàng)資源耗費(fèi)能夠直觀地確認(rèn)為某一特定作業(yè)消耗,則直接計(jì)入該作業(yè)。比如,書標(biāo)、磁條、電子標(biāo)簽等通常用于圖書技術(shù)加工作業(yè),就可以適用該項(xiàng)原則,這時(shí)資源動(dòng)因也是成本動(dòng)因。其二,對于所有作業(yè)都需要的資源耗費(fèi),可以直接計(jì)入成本庫,這時(shí)的資源動(dòng)因就是“作業(yè)專屬”,比如固定資產(chǎn)折舊、業(yè)務(wù)交流和科研費(fèi)等。
表1 圖書館采編作業(yè)資源動(dòng)因表
作業(yè)成本動(dòng)因是向服務(wù)和產(chǎn)品分配成本的標(biāo)準(zhǔn),反映了資源耗費(fèi)與作業(yè)之間的邏輯關(guān)系,研究、選擇成本動(dòng)因是應(yīng)用作業(yè)成本法最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。圖書采編作業(yè)的成本動(dòng)因主要有兩種類型:其一,執(zhí)行動(dòng)因。如果某種作業(yè)可以被重復(fù)執(zhí)行,而且資源耗費(fèi)差別小,就可以用次數(shù)作為作業(yè)成本動(dòng)因。比如,圖書分類、著錄就可以次數(shù)(實(shí)際是圖書種數(shù))而非冊數(shù)作為資源動(dòng)因(因?yàn)槊糠N圖書通常都有復(fù)本,資源耗費(fèi)主要發(fā)生在對同種書第一本的分編、著錄作業(yè)中)。其二,數(shù)量動(dòng)因。如果資源的耗費(fèi)與數(shù)量有直接關(guān)系,就把該數(shù)量作為作業(yè)成本動(dòng)因。比如對每冊圖書都要蓋章、貼書標(biāo)、加磁條或者電子標(biāo)簽等技術(shù)加工,就可以把冊數(shù)作為成本動(dòng)因。不同的作業(yè)可以擁有同種成本動(dòng)因,同種作業(yè)可以有不同的成本動(dòng)因,需要權(quán)衡選擇。比如對于圖書分編,其成本動(dòng)因既可以是分編圖書種數(shù),也可以是分編圖書的冊數(shù),應(yīng)以種數(shù)作成本動(dòng)因?yàn)榧?。作業(yè)成本動(dòng)因確定后,用采編作業(yè)中心的總成本除以某項(xiàng)特定作業(yè)的成本動(dòng)因數(shù),得出該項(xiàng)作業(yè)的成本分配率,從而判斷不同作業(yè)的資源耗費(fèi)程度,并作為調(diào)整作業(yè)的依據(jù)(見表2)。
表2 圖書館采編作業(yè)類型和作業(yè)成本動(dòng)因表
圖書館傳統(tǒng)的成本核算方法沒有揭示成本與成本驅(qū)動(dòng)因素之間的關(guān)系,無法提供詳細(xì)而準(zhǔn)確的成本信息。作業(yè)成本法是成本管理領(lǐng)域的最新進(jìn)展,是理解成本行為的最好工具之一[7]。但是,當(dāng)前作業(yè)成本法在我國圖書館沒有大規(guī)模生長的土壤,作業(yè)成本法費(fèi)時(shí)費(fèi)力,現(xiàn)行會(huì)計(jì)體制也不支持作業(yè)成本數(shù)據(jù)的收集[8]。即便如此,我們?nèi)匀挥斜匾橙∽鳂I(yè)成本法的精髓,創(chuàng)新成本管理的觀念,轉(zhuǎn)變只強(qiáng)調(diào)成本水平高低而忽視成本效益的固有思維,關(guān)注作業(yè)和服務(wù)與資源耗費(fèi)的因果關(guān)系,將成本管理的重點(diǎn)從成本結(jié)果向成本動(dòng)因轉(zhuǎn)移,加強(qiáng)對圖書館作業(yè)鏈的分析,找出高成本低產(chǎn)出的癥結(jié)。有條件的圖書館,可以在某個(gè)職能部門,或者某項(xiàng)作業(yè)中開展作業(yè)成本法的實(shí)踐。在這方面,圖書館學(xué)會(huì)、行業(yè)和地區(qū)圖書館聯(lián)盟可以發(fā)揮更積極的作用,一方面組織相關(guān)圖書館開展作業(yè)成本法的應(yīng)用試驗(yàn),另一方面從事作業(yè)成本法理論研究,促進(jìn)學(xué)術(shù)交流和成果推廣,不斷積累經(jīng)驗(yàn),逐步探索應(yīng)用作業(yè)成本法的成功道路。
作業(yè)成本法設(shè)計(jì)和推行的基礎(chǔ)是對業(yè)務(wù)流程的深度理解和具體化,其客觀性與科學(xué)性,才能保證作業(yè)成本法最終設(shè)計(jì)結(jié)果的準(zhǔn)確與合理。因此,必須對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行評(píng)估[9]。在評(píng)估的基礎(chǔ)上,重構(gòu)圖書館業(yè)務(wù)流程,通過作業(yè)之間的聯(lián)系,優(yōu)化作業(yè)價(jià)值鏈。其一,有作業(yè)就有資源消耗,有消耗就會(huì)增加成本,圖書館業(yè)務(wù)流程重組的目的之一就是去掉不必要的作業(yè)環(huán)節(jié),或者把必須保留但功能重疊的多個(gè)作業(yè)合并。其二,圖書館業(yè)務(wù)流程重組要注重對不同作業(yè)環(huán)節(jié)之間溝通、聯(lián)系的優(yōu)化。實(shí)踐發(fā)現(xiàn),有的作業(yè)本身耗費(fèi)的資源不見得很大,但是作業(yè)環(huán)節(jié)之間信息傳遞不暢卻會(huì)迅速提高成本。圖書館業(yè)務(wù)流程評(píng)估與重組將改變分工理論指導(dǎo)下組織結(jié)構(gòu)僵化、交流困難、成本增加的局面,提高流程的協(xié)作化、整體化運(yùn)作水平,利于對作業(yè)類型的劃分、資源動(dòng)因的分析和成本動(dòng)因的選擇。
圖書館實(shí)施作業(yè)成本法需要收集、處理大量的成本信息,信息的類型、數(shù)量與對信息處理的復(fù)雜性遠(yuǎn)非圖書館傳統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)分析工作可比。一方面,圖書館要加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)分析制度建設(shè),對統(tǒng)計(jì)工作的職責(zé)、信息收集處理方法、信息類型與范圍等作出明確界定。另一方面,圖書館要健全信息統(tǒng)計(jì)分析機(jī)制,把制度落到實(shí)處,保障統(tǒng)計(jì)分析工作的正常運(yùn)行。圖書館還要建立現(xiàn)代化的信息統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng),提高自動(dòng)化收集處理信息的水平和質(zhì)量,降低工作強(qiáng)度與人工統(tǒng)計(jì)分析存在的誤差。從事成本分析的專業(yè)人員匱乏和素質(zhì)的不過硬是制約圖書館應(yīng)用作業(yè)成本法的難點(diǎn)之一[10]。相對于傳統(tǒng)的作業(yè)成本核算,作業(yè)成本法涉及環(huán)節(jié)多,要求高,而對絕大多數(shù)圖書館工作者來講,甚至沒有聽說過這種理論,又何談科學(xué)正確地運(yùn)用。注重對專業(yè)人才的培訓(xùn)和引進(jìn)是圖書館應(yīng)用作業(yè)成本法要解決的一個(gè)重要問題。
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