王萍

隨著高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展和高等教育改革的不斷深化，高校檔案工作在高校管理中的地位越來越突出，開展檔案工作創(chuàng)新與發(fā)展研究，不斷提高高校檔案管理工作質(zhì)量和水平，是高校檔案工作人員當(dāng)前面臨的重要課題。

1 高校檔案的價值作用

高校檔案承載著大量的教育教學(xué)、科研、管理、建設(shè)信息，其知識性強、信息面廣、數(shù)量大，作為重要的信息資源，高校檔案除了具有一般檔案的查考憑證和參考依據(jù)的功能外，還具有區(qū)別于其他檔案的特殊功能。

1.1 文化貯存功能。檔案是文化的源泉，是文明進步的產(chǎn)物，是貯存和傳播知識的一種形式。高校檔案承載了高校發(fā)展的整個歷史，是高校文化的載體和記錄。第一，它記載著高?？茖W(xué)發(fā)明創(chuàng)造的成果，凝聚了科學(xué)文化的結(jié)晶。第二，它記錄和延續(xù)了各高校不同的管理文化。第三，它蘊含著校園文化，是校園文化建設(shè)與發(fā)展的歷史見證。第四，無論是精英教育還是大眾教育，高校都始終處于社會文化的大背景之中，高校檔案因之也打上了特定時期的社會文化烙印。正是高校檔案的這種文化性決定了高校檔案館（室）可以通過收集、整理、鑒定和保管等業(yè)務(wù)活動來實現(xiàn)其文化貯存的功能。

1.2 文化傳播功能。高校檔案館（室）的一個基本任務(wù)就是開展檔案的開放利用及信息資源開發(fā)。從檔案是一種文化資源的角度來看，這實質(zhì)上就體現(xiàn)了高校檔案的文化傳播功能。由于高校文化底蘊深厚，在社會上處于一種文化制高點的位置，就文化具有從優(yōu)勢文化到弱勢文化的傳播規(guī)律而言，這一功能既是高校檔案實現(xiàn)自我提升的內(nèi)在要求，也是社會文化傳播對高校檔案的外在要求。高校檔案還可以在發(fā)揮這一功能的過程中促進文化在量與質(zhì)上的雙重增值。量上的增值主要是指文化傳播面的擴大；質(zhì)上的增值主要是指文化價值意義的增加。這可以說是高校檔案文化傳播功能的一種深化。

1.3 文化教育功能。高校擔(dān)負(fù)著高等教育的重任，教育始終是學(xué)校的工作核心。高校檔案館（室）作為文化的一個貯存地和傳播源，完全可以在文化教育上充分挖掘自己的潛能，為學(xué)校乃至社會的文化教育服務(wù)。文化教育結(jié)合各校各館的實際情況，可多層次、多角度地展開。如，以愛國主義教育來強化品德培育，激發(fā)愛國熱忱；以科學(xué)文化教育來普及文化知識，弘揚先進文化；以校風(fēng)學(xué)風(fēng)教育來陶冶情操，樹立良好風(fēng)尚；以利用者教育來傳授技能，培育檔案文化。據(jù)此，高校檔案館不僅應(yīng)成為保管檔案的處所和提供檔案信息服務(wù)的中心，還應(yīng)建設(shè)成為學(xué)校、社區(qū)以至社會的文化教育基地。

1.4 資政決策功能。高校檔案是高校誕生和發(fā)展過程中的各種活動的歷史記錄，其中凝聚了高校誕生和發(fā)展過程的經(jīng)驗和智慧，可讓后人了解學(xué)校從事政務(wù)的經(jīng)驗和教訓(xùn)，對于保證高校決策正確，提高工作質(zhì)量和效率具有重要的借鑒作用。高校檔案所承載的諸多功能使其在整個學(xué)校的建設(shè)發(fā)展中具有重要的價值，對促進高?？茖W(xué)發(fā)展具有不可替代的作用。

2 高校檔案管理工作的主要問題

2.1 思想觀念不解放。普遍存在著觀念不新、意識不強、因循守舊等問題。檔案管理人員缺少創(chuàng)新意識和創(chuàng)新欲望，對檔案工作熱情不高，對檔案專業(yè)知識、技能及現(xiàn)代化管理技術(shù)掌握得不夠熟練。

2.2 管理制度不完善。有些高校沒有一套完善的檔案管理（包括檔案收集歸檔、庫房管理、檔案修復(fù)、提供利用等環(huán)節(jié)）基本流程的規(guī)章制度，使收集的檔案往往有頭無尾，雜亂無章。在檔案利用上也只局限于被動的“坐等上門”，缺乏主動、深層次開發(fā)利用。

2.3 管理手段不先進。目前多以傳統(tǒng)手工管理方式為主，現(xiàn)代信息技術(shù)手段如高校數(shù)據(jù)庫、校園網(wǎng)絡(luò)等沒有切實應(yīng)用到高校檔案管理工作中。檔案管理難為學(xué)校發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的主動服務(wù)。有的學(xué)校盡管建立了檔案信息數(shù)據(jù)庫，但多僅限于簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，還沒有實現(xiàn)較高水平的數(shù)字化管理，難以開展整體信息資料的開發(fā)與利用。隊伍素質(zhì)也有待加強。

3 創(chuàng)新高校檔案管理工作的方法途徑

3.1 思想觀念的創(chuàng)新。要做好檔案管理工作創(chuàng)新，首先要做好思想觀念的創(chuàng)新。觀念創(chuàng)新是管理工作創(chuàng)新的前提，是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理理念，特別是隨著檔案管理知識化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化，高校檔案館（室）必須逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。這就要強化兩種意識：一是要有積極的轉(zhuǎn)化意識。檔案是一個龐大的信息庫，但一般情況下，各種信息是比較零散地存在眾多的單體檔案中的，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)化，規(guī)范地整理出來，才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案信息價值。把檔案內(nèi)容通過加工整理變成更直接更適應(yīng)需要的信息，是高校檔案館（室）義不容辭的職責(zé)。二是要進一步強化檔案使用的效率意識。收集和整理檔案的最終目的是利用檔案，怎樣更加有效地利用檔案，是我們必須高度重視的一個問題。必須改變過去檔案工作無所作為的思想，強化檔案管理的效率意識，從而充分發(fā)揮檔案的價值。

3.2 管理模式的創(chuàng)新。要利用計算機進行現(xiàn)代化檔案管理就必須不斷充實庫藏內(nèi)容，提高庫藏質(zhì)量。高校檔案館（室）雖然收藏有不同門類的檔案信息資源，但相對于學(xué)校發(fā)展及檔案使用者的多樣化要求，庫藏資源仍然不足，由于檔案資源量的有限性，也由于管理模式落實后導(dǎo)致利用效率不高。必須不斷地全方位多渠道地收集資料以充實庫藏檔案內(nèi)容，提高庫藏質(zhì)量，調(diào)整思路，朝著為學(xué)校的高效、快速服務(wù)去思考、去聯(lián)系，有目的、有重點、有計劃地收集學(xué)校需要的檔案資源，并對現(xiàn)有檔案資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準(zhǔn)確、高效地為學(xué)校各項工作提供服務(wù)。

3.3 服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)方式的創(chuàng)新。隨著高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校各項工作對檔案的需求在內(nèi)容上越來越廣，在利用頻率上越來越高，在服務(wù)領(lǐng)域上越來越寬，在服務(wù)方式上越來越活。為此，高校檔案館（室）要緊跟時代步伐，抓住機遇，加快檔案工作的發(fā)展步伐，按照“堅持創(chuàng)新，突出服務(wù)”的思路，加強檔案館（室）的業(yè)務(wù)建設(shè)，通過實行“三個轉(zhuǎn)變”實現(xiàn)檔案工作的服務(wù)創(chuàng)新。首先，實現(xiàn)服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新，從檔案數(shù)量要求向質(zhì)量要求轉(zhuǎn)變。要樹立精品意識、特色意識，不能單純地追求檔案的數(shù)量和門類，高校檔案館（室）既要有共性，更要突出個性和特色。檔案創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容是多方面的，檔案館（室）要充分挖掘自身的潛能，通過不斷完善、豐富、創(chuàng)新服務(wù)工作內(nèi)容，推動服務(wù)工作向高水平、高層次發(fā)展。其次，要實現(xiàn)服務(wù)方式的創(chuàng)新，由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變。高校檔案館（室）應(yīng)立足館藏，面向未來，努力實現(xiàn)服務(wù)方式的社會化、多元化、優(yōu)質(zhì)高效化。要加強檔案館（室）信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，搞好網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，為利用者提供信息資源；要強化參與意識，積極參與學(xué)校的重大活動，提供檔案資料，搞好信息服務(wù)；最后，實現(xiàn)服務(wù)范圍的創(chuàng)新。高校檔案事業(yè)能不能發(fā)展，不僅取決于高校對檔案的需要，而且取決于檔案工作能不能很好地為高校及社會各項事業(yè)服務(wù)。因此，要積極擴大影響，全方位多角度地提供檔案信息。要樹立雙重效益觀念，充分發(fā)揮檔案信息資源在經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展中的作用，同時，還要主動為社會各界提供具有較高科學(xué)實用價值以及具有參考價值的信息資源，以滿足社會不同層次用戶的需求，從而取得社會效益和經(jīng)濟效益。

3.4 人才隊伍的創(chuàng)新。人才隊伍建設(shè)是高校檔案工作的基礎(chǔ)，造就高素質(zhì)的檔案管理干部隊伍是推動高校檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。高校檔案管理干部隊伍不僅對檔案進行收集、整理、保存和提供利用，同時，更是檔案信息資源的維護者、再加工者，是檔案信息資源與用戶間的橋梁、紐帶，檔案人員在高校檔案管理中扮演著越來越重要的角色。如何“激發(fā)檔案隊伍活力，加快業(yè)務(wù)‘創(chuàng)新與‘服務(wù)”在很大程度上決定了檔案工作的興衰成敗。一方面，高校檔案工作者要樹立強烈的事業(yè)心，增強責(zé)任感，以改革的思路，開拓的精神、發(fā)展的眼光、求實的作風(fēng)，加強學(xué)習(xí)，聯(lián)系實際，與時俱進，學(xué)以致用。另一方面，學(xué)校要在選人、用人及培養(yǎng)人方面多下功夫，通過培養(yǎng)、引進和人才流動等方式，優(yōu)化檔案工作人才隊伍結(jié)構(gòu)，建設(shè)一支具有較高專業(yè)素質(zhì)和綜合實力，管理型、技術(shù)型、服務(wù)型、研究型相結(jié)合的創(chuàng)新團隊，這是把高校檔案事業(yè)做大做強的重要基礎(chǔ)和有力保障。一是嚴(yán)格選拔、培養(yǎng)檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人的標(biāo)準(zhǔn)。真正把政治素質(zhì)高，責(zé)任感、使命感、組織管理能力、進取創(chuàng)新意識強，業(yè)務(wù)水平高，并能及時了解檔案事業(yè)最新發(fā)展動態(tài)、不斷更新知識能力的人員充實到檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)崗位上，使他們成為檔案事業(yè)發(fā)展中激發(fā)活力、鼓舞士氣的帶頭人。二是大力引進高素質(zhì)檔案管理人才。擇優(yōu)選拔一些高學(xué)歷、高職稱人才到檔案隊伍中來，以改善人員結(jié)構(gòu)，促進檔案隊伍年輕化、知識化、專業(yè)化。不但要引進檔案學(xué)專業(yè)人才，還應(yīng)引進各類相關(guān)學(xué)科如計算機、歷史、攝影等專業(yè)人才，以形成一支多學(xué)科交叉的檔案人才隊伍。力爭在檔案館信息系統(tǒng)建設(shè)、檔案修復(fù)和保護、聲像檔案的處理等各個方面做到專業(yè)優(yōu)化組合。三是積極開展專業(yè)培訓(xùn)教育。各高校應(yīng)結(jié)合各自實際，有計劃地選送一些檔案工作人員參加在職崗位培訓(xùn)（包括檔案專業(yè)培訓(xùn)和與此相關(guān)的一系列培訓(xùn)，如公文處理、保密培訓(xùn)等）、在職攻讀學(xué)位，以提高他們的學(xué)歷層次，更新知識結(jié)構(gòu)。同時，還應(yīng)與校內(nèi)相關(guān)院系合作開展一些學(xué)術(shù)前沿問題的討論工作。

（作者單位：南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校 來稿日期：2014-04-16）