黃世喆+歸吉官

摘 要：國內(nèi)主流教科書對我國檔案整理工作的原則的表述是存在欠缺的，現(xiàn)有檔案整理工作原則的表述是全宗理論的內(nèi)容之一，而全宗理論包含于來源原則之中。據(jù)此我們認(rèn)為，來源原則才是檔案整理工作的基本原則。

關(guān)鍵詞：檔案整理工作；來源原則；全宗理論

Abstract：In our country， the view of authoritative Materials on the principle of archival arrangement is not accurate. This view is one of the parts of Fonds Theory， and Fonds Theory is contained in Principle of Provenance. Therefore， we believe that Principle of Provenance is the basic principle of archival arrangement.

Keywords：Archival arrangement；Principle of Provenance；Fonds Theory

按照國內(nèi)有關(guān)《檔案管理學(xué)》課程的權(quán)威教材的說法，我國檔案整理工作的原則是：“整理檔案應(yīng)該充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用?！盵1]從內(nèi)容上看，這一原則主要是針對每一個單位內(nèi)部的檔案保管機構(gòu)（也就是檔案室）的檔案整理以及歸檔前的文件整理而言，并沒有明確涉及檔案館對全宗進行區(qū)分的整理內(nèi)容。而通常，“檔案整理工作的主要內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、編立保管單位（一般是立卷）、案卷的排列和案卷目錄的編制”。[2]這就說明，如此表述檔案整理工作的原則是存在欠缺的。據(jù)此我們認(rèn)為，有必要梳理一番我國檔案整理工作的基本原則。

1 全宗理論既是整理方法和理論，也是整理原則

全宗問題，無論是在檔案學(xué)基礎(chǔ)理論體系還是在檔案管理實踐（尤其是檔案的整理）中，都占據(jù)著極其重要的地位。全宗是檔案整理和分類的出發(fā)點，全宗理論既是一種整理方法和理論，也是一條整理原則。

1.1 關(guān)于全宗概念。所謂“全宗”，就是“一個獨立的機關(guān)、組織或人物在社會活動中形成的檔案有機整體”。[3]“全宗”的字面意義，就是指一個組織（或個人）的全部檔案。而通常所理解的全宗，正如國家檔案局1987年發(fā)布的《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》規(guī)定的：“一個機關(guān)在其工作活動中形成的各種門類和載體的檔案為一個全宗。”即通常所說的全宗是狹義的理解，是針對一個機關(guān)全部檔案而言，不涉及其他組織或人物。這種狹義的理解可追溯“全宗”一詞的起源，即當(dāng)初在法國，“全宗”就是針對一個機關(guān)的全部檔案而言，是作為對檔案館內(nèi)檔案分類的原則和方法而提出來的。后來逐漸擴展成“一個獨立的機關(guān)、組織或人物在社會活動中形成的檔案有機整體”。

更加廣義的理解是我國檔案學(xué)者馮惠玲、何嘉蓀提出的“主體全宗與客體全宗”的觀點。他們認(rèn)為：“比如有些檔案不是以同一形成者為核心，而是以同一項工程、同一種產(chǎn)品、同一項科研課題為核心，即以同一活動內(nèi)容或事由為核心而形成的，如果仍然千篇一律地以形成者為依據(jù)組織館藏檔案，在有些情況下就難以行得通?！盵4]于是，為了完善全宗理論，避免出現(xiàn)“打破全宗界限”的情況，就提出了“主體全宗與客體全宗”新概念。

但我們認(rèn)為，這樣的提法雖有其合理性，但也存在不妥之處，所以沒必要作如此的擴展（在此不再詳述）。[5]我們還是認(rèn)可教材中關(guān)于全宗的定義。

1.2 關(guān)于全宗理論。區(qū)分全宗是檔案整理工作中的重要環(huán)節(jié)，因此，檔案整理的原則應(yīng)該包含有區(qū)分全宗的內(nèi)容。

為什么要區(qū)分全宗？如何區(qū)分全宗？全宗理論應(yīng)該能解答這些問題。首先，我國的全宗理論是在前蘇聯(lián)的國家檔案全宗概念的基礎(chǔ)上逐步形成的，認(rèn)為：一個全宗就是一個機關(guān)、組織或者個人在社會活動中形成的全部檔案的總和。基本涵義有三點，即全宗是一個有機整體，全宗是在一定的歷史活動中形成的，全宗是以一定的社會單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的。全宗原則，就是同一全宗的檔案不可分散，不同全宗的檔案不得混淆。全宗的實質(zhì)：“是指一個國家或一個檔案館對檔案實體進行分類所采用的一種原則——來源原則，以及根據(jù)這個原則所確定的一種分類單元?！盵6]也就是說，各級國家綜合檔案館根據(jù)檔案的來源進行實體分類管理，每一個相對獨立的來源就是檔案館確定檔案實體分類的單元，一個來源對應(yīng)一個單元，也就是一個全宗。全宗理論中將全宗的類型分為：獨立全宗、聯(lián)合全宗、全宗匯集、檔案匯集四種。但在現(xiàn)有的教材中，一方面承認(rèn)全宗應(yīng)該劃分為上述的四種類型，另一方面又將聯(lián)合全宗、全宗匯集、檔案匯集列為全宗的補充形式，這種似是而非、模棱兩可的態(tài)度在教材中出現(xiàn)實屬不該。其實，聯(lián)合全宗、全宗匯集、檔案匯集與全宗的典型形式——獨立全宗都是檔案館根據(jù)特定的來源（形成源）來組織分類的，并沒有違背全宗的實質(zhì)——來源原則。只不過這一特定的來源（形成源）在不同全宗類型表現(xiàn)各有差異而已，也就是說，并不是所有的來源（形成源）都表現(xiàn)為一個獨立的機關(guān)、組織或個人。之所以出現(xiàn)這樣的搖擺不定、前后矛盾，主要是由于對全宗理論不自信造成的，或許用來源原則來解釋會顯得更理直氣壯。其次，全宗理論是在檔案集中管理過程中應(yīng)對檔案整理問題，不斷改進檔案整理方法而逐步形成的。全宗理論的雛形就是一種檔案整理方法，用于檔案館區(qū)分全宗。區(qū)分全宗是檔案館檔案整理工作的首要環(huán)節(jié)，只有把全宗區(qū)分好了，后面的一系列整理工作程序才好進行。最后，在這一檔案整理方法上加以總結(jié)、豐富、升華達到一定的理論高度，并最終成為檔案整理必須恪守的原則。全宗理論作為一個知識體系，包含著全宗的確定、全宗的構(gòu)成、全宗的特征，全宗內(nèi)檔案的分類、整理等主要內(nèi)容。全宗理論形成之初主要解決的是檔案整理中的問題，但其發(fā)展到今天已超越了檔案整理范疇，可以應(yīng)用于檔案鑒定、統(tǒng)計等一系列檔案工作環(huán)節(jié)當(dāng)中。當(dāng)然，即便是全宗理論得到極大發(fā)展的今天，全宗理論實質(zhì)并沒有改變，仍是檔案整理必須恪守的原則。

2 現(xiàn)有檔案整理工作原則的表述是全宗理論的內(nèi)容之一

接下來，我們對現(xiàn)有檔案整理工作原則的表述分三部分進行分析。

2.1 檔案的整理應(yīng)該充分利用原有的整理基礎(chǔ)。雖然區(qū)分全宗本身在一定程度上體現(xiàn)了充分利用原有的整理基礎(chǔ)的要求，但從來源原則的發(fā)展歷程來看，法國的尊重全宗原則（即第一階段）只要求區(qū)分全宗，而不要求全宗內(nèi)的檔案分類應(yīng)該充分利用原有的整理基礎(chǔ)。這一要求到了第二（德國登記室原則）、第三（荷蘭來源原則）階段才明確。所以說，這一要求更多是針對一個全宗內(nèi)文件的系統(tǒng)整理。或者說，從“檔案的整理應(yīng)該充分利用原有的整理基礎(chǔ)”這一要求出發(fā)，并不必然地推出“檔案整理應(yīng)該首先區(qū)分全宗”的結(jié)論。實際情況是，法國的尊重全宗原則（即第一階段）區(qū)分全宗是全宗理論（或來源原則）初步形成的標(biāo)志，而第二（德國登記室原則）、第三（荷蘭來源原則）階段是在此基礎(chǔ)上發(fā)展完善，才真正做到這一要求。

“充分利用原有基礎(chǔ)”整理檔案，是我國在長期的檔案工作實踐中形成的整理傳統(tǒng)，而且已經(jīng)被證明是比較切實可行、有效的整理方法?！皯?yīng)該充分利用原有的整理基礎(chǔ)”就意味著不要輕易打亂原有的整理體系，只要已有的整理體系有規(guī)可循、有目可查就應(yīng)該維持原狀，無需打亂重整。當(dāng)然，這里所強調(diào)的“充分利用原有基礎(chǔ)”只是針對已系統(tǒng)整理過的文件而言，并不是說未經(jīng)過整理的、零散的文件也要極力維持其原狀。實際上，這樣做的好處既能很好地保持文件之間的歷史聯(lián)系，又能提高檔案整理工作的質(zhì)量和效率。

其實，“檔案的整理應(yīng)該充分利用原有的整理基礎(chǔ)”這一要求，不僅是我國檔案界的整理傳統(tǒng)，而且是長期以來世界各國檔案界的通行做法。無論是美國的“文件組合”，還是英國的“檔案組合”，其整理原則無不體現(xiàn)出“充分利用原有基礎(chǔ)”這一要求。詹金遜認(rèn)為：“‘可按字母順序、年代、外形等整理，但是，材料的接收號要保持，‘原來的案卷、包捆或裝訂等一概不得弄壞。”[7]另外，前面提到的來源原則在歐洲諸國的發(fā)展歷史也表明了這一點。

2.2 檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系。首先，歷史聯(lián)系有多種。從總體上說，來源聯(lián)系只是歷史聯(lián)系的一種，但卻是最重要的一種，是檔案整理過程中首要強調(diào)的一種（具體體現(xiàn)在檔案整理和分類的不同層面上）。來源包括機關(guān)、職能、活動、形成過程等不同層次。除此之外，如時間、內(nèi)容、形式聯(lián)系等也是歷史聯(lián)系。需要注意的是，不能將來源聯(lián)系泛化為歷史聯(lián)系，更不該因此而將來源原則泛化為歷史主義。[8]其次，不管立卷與否，是組成案卷或是以件為單位進行整理，都要保持文件之間的歷史聯(lián)系。組成案卷或是以件為單位進行整理，在本質(zhì)上是一致的，即前提是都遵循來源原則。一般來說，組卷或者立件都要圍繞特定的形成過程，反映特定的“活動”或者具體到“事務(wù)過程”，即所謂的“問題”。由于一個機關(guān)都有其特定的職能，每一項職能的實現(xiàn)又可以體現(xiàn)為不同的“活動”或者具體到“事務(wù)過程”，所以，這些“問題”具體反映了機關(guān)各種活動、事務(wù)過程，體現(xiàn)了職能聯(lián)系，因而能夠反映出整個機關(guān)的各項職能。通常情況下，組織機構(gòu)和職能是基本一致的，它們反映的是來源聯(lián)系。[9]而并非某些學(xué)者所認(rèn)為的那樣，就因為這“同一活動內(nèi)容或事由”而誤認(rèn)為是事由聯(lián)系，從而得出“事由原則和來源原則融合”的結(jié)論。所謂按“問題”分類或立卷，此“問題”并非“主題”或“事由”。遺憾的是，即便是權(quán)威教材也犯類似的錯誤，如在組卷時“問題分類法就是按照文件內(nèi)容所反映的問題（文書工作人員也慣稱其為‘事由）將全宗內(nèi)檔案分為各個類別”，[10]在整理歸檔文件時“強調(diào)‘事由原則，要求將圍繞著同一事由形成的歸檔文件集中排列在一起，充分體現(xiàn)文件之間的有機聯(lián)系”，等等。[11]所以說，檔案整理中的按“問題”分類或立卷要保持文件之間的歷史聯(lián)系，遵循來源原則，這與圖書、情報資料按內(nèi)容進行邏輯分類的方法是有本質(zhì)區(qū)別的。

所謂事由原則，簡單地說，就是按主題整理檔案的原則，或者說，是“檔案館將檔案按其內(nèi)容主題而不按來源機關(guān)和原有次序進行整理和分類的原則”。顯然，這很難保持文件之間的歷史聯(lián)系。

2.3 檔案的整理必須便于保管和利用。首先，一般來說，如果檔案的整理充分利用原有的整理基礎(chǔ)，并保持文件之間的歷史聯(lián)系，那就可以達到便于保管和利用的目的。而且，前兩條原則是實現(xiàn)該目的的前提和保障。其次，目前以件為單位進行整理而不是組成案卷的做法，主要目的就是便于整理和保管。加上有計算機輔助管理，就可以同時實現(xiàn)便于提供利用的目的。但以件為單位進行整理有一定的限制條件。再次，便于保管和利用是目的，它要求保持文件之間的歷史聯(lián)系應(yīng)該是有針對性的。因為歷史聯(lián)系有多種，保持哪一種歷史聯(lián)系才能便于保管和利用？這是有講究的。最后，便于保管和便于利用一般情況下是一致的，但也有一個平衡的問題。

“全宗”概念的提出，最初是作為一種原則和方法應(yīng)用于檔案館對檔案的分類，之后隨著全宗理論的不斷完善和成熟，其解決的問題已從檔案館對檔案的一級分類擴展到全宗內(nèi)文件的分類（二級、三級類目），核心問題始終是檔案的整理問題。然而，檔案的整理問題并不是孤立存在，關(guān)系到檔案的保管和利用。也就是說，檔案整理并不是為了整理而整理，而是有非常明確的目的，那就是便于保管和利用。假如，無論是區(qū)別全宗還是全宗內(nèi)文件的整理，都達不到便于保管和利用的目的，那是與全宗理論相違背的。從這個意義上說，檔案的整理必須便于保管和利用，這既是全宗理論的必然要求，也是全宗理論的內(nèi)容。

3 來源原則是檔案整理工作的基本原則

之所以說，來源原則是檔案整理工作的基本原則，理由有二。

3.1 我們認(rèn)為，來源原則包含全宗理論。“從某種程度上說，現(xiàn)代檔案學(xué)的逐步形成、發(fā)展過程，也是檔案整理原則從事由原則轉(zhuǎn)變?yōu)閬碓丛瓌t的變化過程?！盵12]

來源原則的基本內(nèi)容可以概括為三個基本點：即尊重來源、尊重全宗的完整性、尊重全宗內(nèi)的原始整理體系。首先，尊重來源是指檔案館在整理檔案時，首先要保持檔案與其形成源（更多時候表現(xiàn)為形成者）的固有聯(lián)系。其次，尊重全宗的完整性，是指整理檔案必須維護全宗的完整性，要求同一全宗的檔案不可分散，不同全宗的檔案不得混淆。最后，尊重全宗內(nèi)的原始整理體系，是指全宗內(nèi)檔案的整理必須充分利用原有的基礎(chǔ)，只要原始的整理體系是科學(xué)、合理的，就不宜打亂重整。這三個基本點逐級遞進，層層深入，由外而內(nèi)。既要尊重外部的文件形成者，又要尊重內(nèi)部的文件原始整理體系。保持同一來源的檔案不得分散，不同來源的文件不得混淆。這是來源原則的核心思想，同時也是我國建立全宗理論的根基與靈魂。來源原則包含全宗理論的內(nèi)容，全宗理論是來源原則在我國的表現(xiàn)形式或模式。當(dāng)然，每個國家都可以根據(jù)自己的國情建立類似于全宗理論的表現(xiàn)形式或模式，但這絲毫不妨礙人們對來源原則核心思想的理解，恰恰相反，各國都基本認(rèn)同、遵循來源原則。

我們傾向于使用來源原則而非全宗理論，或者說傾向于認(rèn)為來源原則是檔案整理工作的基本原則。[13]面對一些實際問題，相對于全宗理論，來源原則往往能表現(xiàn)出其優(yōu)越之處。比如上述的聯(lián)合全宗、全宗匯集、檔案匯集并不符合全宗的構(gòu)成條件，但卻遵循了來源原則、體現(xiàn)了來源聯(lián)系，即同一來源不可分散，不同來源不得混淆。還有，關(guān)于“主體全宗”和“客體全宗”的提法，也是在全宗理論無法圓滿回答實際問題的情況下而提出的。如果我們能夠稍稍變通一下，不拘泥于全宗的構(gòu)成條件，把“來源”理解得更透徹一些，并把全宗理論作為來源原則的表現(xiàn)形式看待，那么根本就沒有必要多此一舉，再提出“主體全宗”和“客體全宗”。需要強調(diào)的是，傾向于使用來源原則，并不是說要否定全宗理論，而是說在涉及一些根本性問題時，來源原則往往能夠顯示出其特有的優(yōu)越性。

3.2 來源原則是世界各國（包括我國）檔案整理工作的基本原則。來源原則作為事由原則的對立物而產(chǎn)生，從法國起源，成熟于荷蘭，最后傳遍世界各地。法國的尊重全宗原則、德國的登記室原則、荷蘭的來源原則、布倫內(nèi)克的自由來源原則，前蘇聯(lián)及中國的全宗理論、電子文件時代的新來源觀，這都是來源原則在不同國家或者不同歷史階段的不同表現(xiàn)形式或者模式。雖各自存在些差異，但都集中體現(xiàn)了來源原則的精神實質(zhì)。來源原則自產(chǎn)生以來，以其旺盛的生命力扎根于世界各國，并且具有很強的適應(yīng)力，能夠迅速融入各國國情適時發(fā)展。正因此，現(xiàn)代檔案學(xué)認(rèn)為，來源原則是世界各國檔案整理工作的基本原則。

我國在檔案整理工作中并沒有直接引入西方的來源原則，而是借鑒前蘇聯(lián)的全宗模式后發(fā)展為全宗理論。即便我國走的是這種變通或者迂回的路徑，但這絲毫不影響全宗理論對來源原則核心思想的繼承。我國的全宗理論只是來源原則的一種表現(xiàn)形式或模式，是結(jié)合本國國情的產(chǎn)物，其精神實質(zhì)還是來源原則。既然全宗理論只是來源原則的一種表現(xiàn)形式或模式，那么它自然就無法與來源原則平起平坐，甚至?xí)龅揭恍┳陨頍o法解決的問題。我國專業(yè)檔案館的檔案分類、整理打破了原有的全宗界限，用現(xiàn)有的全宗理論的確很難圓滿回答這個問題，但卻沒有超出來源原則的范疇，更沒有違背來源原則。面對一些全宗理論無法解決的問題，來源原則顯示出極強的適應(yīng)力。從這一層面和角度上來說，來源原則同樣是我國檔案整理工作的基本原則。

而之前所說的我國檔案整理工作的原則——“整理檔案應(yīng)該充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用”，是針對一個特定機關(guān)、組織和人物的檔案整理的，或者說，是針對全宗內(nèi)檔案的分類和整理的，可以說是基層單位檔案整理工作的原則。

參考文獻：

[1][2][3][10][11]陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2005：95，93，99，123，170.

[4]馮惠玲，何嘉蓀.全宗理論的實質(zhì)[J].檔案學(xué)通訊，1988（5）.

[5][8][9][12][13]黃世喆.檔案整理：從事由原則到來源原則的演進[J].檔案學(xué)通訊，2009（2）.

[6]陳兆祦.談檔案全宗和全宗內(nèi)檔案分類問題——1988年7月30日復(fù)吳春元同志函[J].檔案學(xué)通訊，1988（6）.

[7][美]T·R·謝倫伯格.現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)[M]. 黃坤坊等，譯.北京：檔案出版社，1983：191.

（作者單位：黃世喆，廣西民族大學(xué)；歸吉官，廣西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 來稿日期：2014-04-12）