劉向欣

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A

摘要：為了適應(yīng)我國經(jīng)濟飛速發(fā)展中對于人才的大力需求，我國教育事業(yè)也正在進行改革，實現(xiàn)更好地發(fā)展與培養(yǎng)人才，中等職業(yè)學(xué)校作為 我國教育機構(gòu)的重要力量，為我國源源不斷地培養(yǎng)了很多技術(shù)人才。在中等職業(yè)學(xué)校中檔案管理工作是學(xué)校非常重要的基礎(chǔ)工作，有效的檔案管 理工作有助于學(xué)校實現(xiàn)整體高效率的管理工作，本文將從三々大方面對中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作進行要點分析，提出有效的改進措施，其一加 強檔案管理的創(chuàng)新意識，建立并完善科學(xué)的檔案管理機制，其二要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，做好檔案的設(shè)施建設(shè)工作，其三要大力加強檔案 的信息化建設(shè)工作，實現(xiàn)規(guī)范化與標準化的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：新時期；中職學(xué)校檔案管理；要點分析

―、引言

中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作是學(xué)校日常管理工作中非常重要的 一部分，它是辦理好一所學(xué)校非常重要的基礎(chǔ)性工作，檔案管理的水平 髙低反映著這所學(xué)校的整體綜合管理水平的層次。由此可見，對于檔 案管理工作實行充分而又有效地開展，不管是對教育工作經(jīng)驗或教育 工作規(guī)律的總結(jié)、探索和掌握，還是維護學(xué)校教學(xué)與科研、教學(xué)管理人 員的合法權(quán)益方面都發(fā)揮著舉足輕重的關(guān)鍵作用。近些年來，我國中 等職業(yè)學(xué)校正在進行著教育事業(yè)的重大變革，檔案管理工作作為中等 職業(yè)學(xué)校工作中重要的組成部分也正面臨重大的改革及挑戰(zhàn)。因此為 了更好地適應(yīng)我國當(dāng)前形勢，更好地發(fā)展好我國教育事業(yè)，需要從三個 大方面來把握好檔案管理工作，即首先是加強檔案管理的創(chuàng)新意識，建 立并完善科學(xué)的檔案管理機制，其次要提髙檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，做好檔案的設(shè)施建設(shè)工作，最后要大力加強檔案的信息化建設(shè)工作，實 現(xiàn)規(guī)范化與標準化的檔案管理工作，具體要點分析內(nèi)容如下。

二、加強創(chuàng)新意識，建立并完善科學(xué)機制

中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作第一要解放思想，改變觀念，即革除 陳舊觀念思想，穩(wěn)固樹立新型健康觀念。保證檔案管理工作全面地實 施，在保護好檔案文獻等資料的同時，也需要加強對其有效地使用，主 動地進行服務(wù)，實現(xiàn)檔案文獻等資源被有效利用的目的，體現(xiàn)其真正的 價值所在。遵循以人為本，服務(wù)至上的服務(wù)原則，以滿足全社會或?qū)W校 的正常需求定為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)與價值意義，同時檔案管理 工作中要融入創(chuàng)新理念或創(chuàng)新行為，促進我國檔案管理進入新型發(fā)展 階段。第二要強化對檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)作用，部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該深入了解檔 案工作，加強監(jiān)督與檢查工作，更要解決檔案管理工作中的各種實際難 題，努力并實現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作與目前教育教學(xué)改革的新形勢進度 一致。執(zhí)行上級檔案管理部門的規(guī)定與要求，建立科學(xué)的綜合檔案管 理機構(gòu)，對全校文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會計、學(xué)籍、團隊等各種資 料檔案實行集中地統(tǒng)一管理。同時各個職能部門需要選任一名兼職的 檔案管理工作人員，主要負責(zé)收集或管理本處室的檔案資料，從而實現(xiàn) 檔案管理工作的全方位負責(zé)并協(xié)同管理的目的，有利于保障學(xué)校內(nèi)各 種資料的完整與齊全。

三、提高人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，做好設(shè)施建設(shè)

檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)意為檔案人員履行管理工作的知識水平與 技術(shù)實踐能力。第一點，檔案管理人員需要從個人觀念上進行改變，培 養(yǎng)自身的創(chuàng)新精神、創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力等，從而有利于改善目前檔案 工作中出現(xiàn)的不良情況。第二點，檔案管理人員需要具備嫻熟的專業(yè) 工作技能。檔案管理工作是一項業(yè)務(wù)性和管理服務(wù)性相結(jié)合統(tǒng)一的工 作，因此需要從事檔案管理工作的人員，除了需要具有扎實過硬的業(yè)務(wù) 功底，更需要具有很強的管理能力與服務(wù)意識。第三點，檔案管理人員 需要熟悉并學(xué)會各種載體檔案與各門類檔案的工作管理方法，在做好 基礎(chǔ)工作的同時提髙自身創(chuàng)新思想和能力，要求自身成為一名專業(yè)能 力髙、并追求不斷進步的專業(yè)檔案工作人才。檔案管理人員除了要熟 悉、掌握傳統(tǒng)檔案管理工作中的技巧及優(yōu)勢，更需要具有勇于探索、研 宄解決檔案管理工作中出現(xiàn)新問題的潛質(zhì)，學(xué)會采取先進技術(shù)解決新 問題，推動檔案管理工作的理論與實踐日益發(fā)展、進步。為了保障奠基 性材料完整、不遺失損壞，學(xué)校的教學(xué)檔案需要采取集中保存與科學(xué)管 理，同時配備一名思想品德端正、工作責(zé)任心強、熟悉學(xué)校工作、了解職 教辦學(xué)規(guī)律、政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力較髙的人員全力負責(zé)，完善工作人員 崗位責(zé)任制、資料報關(guān)保密制度，查閱制度、檔案室管理制度、并且嚴格 按照制度行事。另一方面，加強硬件建設(shè)不僅有利于提髙檔案管理水 平，而且有利于提髙檔案管理質(zhì)量。最后需要專門設(shè)建檔案室，教學(xué)檔 案依據(jù)種類進行歸類，對教學(xué)類、文書類、學(xué)籍類、聲類分別設(shè)櫥，注意 配備防火、防盜、防光、防潮、防蟲、防鼠咬等相關(guān)設(shè)施設(shè)備，保證檔案資 料實現(xiàn)便捷使用、安全保管、規(guī)范管理。

四、加強信息化建設(shè)，實現(xiàn)標準化、規(guī)范化管理

檔案作為社會信息化發(fā)展中不可或缺的重要成份，需要加強檔案 管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。第一點需要更新觀念，樹立現(xiàn)代化管理工作 理念，即正確樹立中等職業(yè)學(xué)校檔案資料是重要的信息資源的觀念。 第二點對檔案管理工作需要實現(xiàn)與時俱進，在正確樹立中等職業(yè)學(xué)校 檔案管理的觀念同時，建立一套科學(xué)的、髙效的、嚴密的、現(xiàn)代化的管理 體系與運行機制。協(xié)同原紙質(zhì)檔案立卷的工作骨干，實現(xiàn)檔案管理的 相關(guān)部門聯(lián)合合作，一并建立起電子文件歸檔制度。紙質(zhì)文件歸檔工 作歷經(jīng)多年的發(fā)展，己經(jīng)成熟地塑造了很多穩(wěn)定的骨干人才，其通常都 具有扎實的工作基礎(chǔ)，立卷部門也分別選任了分管領(lǐng)導(dǎo)或立卷領(lǐng)導(dǎo)，其 責(zé)任是加強監(jiān)督與檢查立卷工作。建立電子文件歸檔制度倡導(dǎo)以人為 本的理念，組件一支優(yōu)秀專業(yè)隊伍擔(dān)任該項工作。整理紙質(zhì)檔案這種 傳統(tǒng)的手工操作方法，既耗時間又耗人力，其與電子文件處理方法的效 率差距很遠，利用新型知識與技術(shù)手法，對目前立卷隊伍進行組織專業(yè) 學(xué)習(xí)與技術(shù)培訓(xùn)，在短時期內(nèi)實現(xiàn)他們掌握自動化信息管理的基礎(chǔ)知 識及技能，滿足當(dāng)今檔案管理工作發(fā)展的需要，承擔(dān)起電子文件歸檔工 作的這項重任。具體而言，電子文件歸檔工作需要編入其單位的立卷 歸檔制度中，并且納入信息管理工作的流程，在進行布置、檢查、總結(jié)、 考核等信息管理工作的同時，對電子文件歸檔工作也要進行布置、檢 查、總結(jié)、考核等。

實現(xiàn)檔案信息化管理前提條件是先實現(xiàn)規(guī)范化與標準化的基礎(chǔ)工 作。因為歷史等多種原因，我國目前很多中等職業(yè)學(xué)校的檔案館或檔 案室的管理方式都比較落后，案卷質(zhì)量也較低，尤其是各類檔案的著錄 細則兼容性較低，系統(tǒng)軟件不易于移植；檔案自動化管理工作還沒有規(guī) 范、標準，檔案館或檔案室、專業(yè)系統(tǒng)部門的獨立性都太強，沒法實行全 面的、統(tǒng)一的規(guī)范及標準，嚴重束縛了檔案信息工作的電子化進程。實 現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與標準化，是檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢。實現(xiàn) 檔案信息化有助于檔案信息和國內(nèi)或國際最新技術(shù)的順利接軌，借鑒 發(fā)展?，F(xiàn)代信息化建設(shè)在我國處于起始時期，檔案管理工作事業(yè)毋庸 置疑的要朝著該方向前進及發(fā)展。實現(xiàn)該目標的必要前提是檔案工作 人員需要具備采用現(xiàn)代化方法開展檔案管理與服務(wù)工作的能力及意 識，勤于研宄與更新設(shè)備，不斷學(xué)習(xí)并牢固掌握現(xiàn)代化設(shè)備的使用技術(shù)等。

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