胡擁政

(深圳市規(guī)劃國(guó)土房產(chǎn)信息中心，廣東深圳 518034)

OAIS在規(guī)劃管理GIS業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的應(yīng)用

胡擁政

(深圳市規(guī)劃國(guó)土房產(chǎn)信息中心，廣東深圳 518034)

規(guī)劃管理部門(mén)GIS業(yè)務(wù)系統(tǒng)會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件，如何有效、及時(shí)地抓取這些電子文件進(jìn)行歸檔管理，一直是個(gè)難題。本文從實(shí)際應(yīng)用角度出發(fā)，研究基于開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)(OAIS)技術(shù)的電子文件管理模式，以期實(shí)現(xiàn)GIS業(yè)務(wù)系統(tǒng)中電子文件的有效管理。

開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)(OAIS)；GIS；電子文件；信息包；前端控制

一、引 言

規(guī)劃管理部門(mén)日常產(chǎn)生大量的專(zhuān)業(yè)檔案，目前多是使用檔案目錄計(jì)算機(jī)管理與檔案實(shí)體掃描件相結(jié)合的管理方式，已越來(lái)越不能適應(yīng)業(yè)務(wù)流程中大量電子文件及時(shí)歸檔、妥善管理的實(shí)際需求[1-3]。

開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)(OAIS)參考模型是目前國(guó)際上較為先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，能夠較好地解決業(yè)務(wù)系統(tǒng)中電子文件及時(shí)歸檔、存儲(chǔ)管理、發(fā)布應(yīng)用方面的問(wèn)題，因此可以考慮將OAIS技術(shù)應(yīng)用于規(guī)劃管理GIS業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，以期實(shí)現(xiàn)電子文件管理的前端控制和全程跟蹤[4-5]。

二、關(guān)鍵技術(shù)

OAIS是美國(guó)太空數(shù)據(jù)系統(tǒng)咨詢委員會(huì)(CCSDS)與ISO聯(lián)合制定的一項(xiàng)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)(ISO14721)，旨在對(duì)信息的獲取、存儲(chǔ)和長(zhǎng)期保存規(guī)定概念和參考框架。基于OAIS的電子文件應(yīng)用技術(shù)可以解決規(guī)劃管理GIS業(yè)務(wù)系統(tǒng)中大量專(zhuān)業(yè)檔案的管理問(wèn)題。OAIS信息模型是圍繞“信息包”建立的。所謂信息包，實(shí)際是一個(gè)邏輯模型，是將信息在系統(tǒng)中輸入、運(yùn)轉(zhuǎn)和輸出的結(jié)構(gòu)概念化。信息包貫穿于檔案信息保存功能的全過(guò)程，包括信息獲取、歸檔存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)管理、訪問(wèn)和發(fā)布等。信息包的概念和關(guān)系如圖1所示。

圖1 信息包的概念和關(guān)系圖

信息包分為3種類(lèi)型：移交信息包(SIP)，是文件從形成者向OAIS移交時(shí)所形成的信息包；歸檔信息包(AIP)，是信息在OAIS存儲(chǔ)并保護(hù)過(guò)程中形成的；發(fā)布信息包(DIP)，是應(yīng)查詢請(qǐng)求將信息包傳送給用戶。OAIS的功能實(shí)體如圖2所示。

圖2 OAIS的功能實(shí)體圖

基于OAIS的電子文件應(yīng)用技術(shù)是采用“文件連續(xù)體”理論，關(guān)注文件管理的動(dòng)態(tài)過(guò)程，強(qiáng)調(diào)從文件產(chǎn)生、辦理、歸檔、保管利用，到鑒定銷(xiāo)毀全過(guò)程各環(huán)節(jié)的連續(xù)，主張文件的連續(xù)管理、全程管理、前端控制[6]。

三、技術(shù)思路

1.采用標(biāo)準(zhǔn)

采用國(guó)際上先進(jìn)的電子文件管理技術(shù)進(jìn)行建設(shè)，遵循如下相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)：

1)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)ISO14721，即OAIS參考模型：提供一個(gè)基本概念框架，可用于實(shí)現(xiàn)電子文件的長(zhǎng)久保存和存取。

2)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)ISO15489，名稱為《信息與文件-文件管理》：提出“機(jī)構(gòu)內(nèi)的文件管理要實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)流程的集成”[7]。

3)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)ISO23081，名稱為《信息與文獻(xiàn)-文件管理流程-文件元數(shù)據(jù)》：對(duì)元數(shù)據(jù)的理解、實(shí)施和使用提供了指導(dǎo)。

4)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(基于OAIS)。

5)信息包基于XML格式封裝。

2.基本思路

按照國(guó)內(nèi)外現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的要求，結(jié)合工作實(shí)際，參考OAIS開(kāi)放檔案信息模型，通過(guò)構(gòu)建確保規(guī)劃審批電子文件真實(shí)性、完整性與長(zhǎng)期可讀性的系統(tǒng)整體框架，實(shí)現(xiàn)對(duì)規(guī)劃審批業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件的及時(shí)抓取、同步歸檔、全程跟蹤，實(shí)現(xiàn)對(duì)增量與存量電子文件的有效管理，構(gòu)建起與規(guī)劃審批過(guò)程緊密融合的電子文件應(yīng)用模式，全面提升規(guī)劃審批文件管理、利用的信息化水平[8]。傳統(tǒng)規(guī)劃審批資料歸檔管理模式與面向電子文件的管理模式對(duì)比如圖3所示。

圖3 管理模式對(duì)比圖

3.基于OAIS的電子文件管理流程設(shè)計(jì)

應(yīng)在GIS業(yè)務(wù)系統(tǒng)中設(shè)計(jì)自動(dòng)歸檔功能，對(duì)辦文流程中涉及的電子文件進(jìn)行實(shí)時(shí)采集，然后自動(dòng)“推”給檔案管理人員，經(jīng)其審核鑒定、電子簽章后入電子檔案庫(kù)，同時(shí)在業(yè)務(wù)審批數(shù)據(jù)庫(kù)中記錄存儲(chǔ)路徑及元數(shù)據(jù)信息[9]。

在辦文流程中對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集時(shí)，應(yīng)分兩種情況：一種是有電子數(shù)據(jù)的情況，可直接“推”給檔案管理人員進(jìn)行審核鑒定、電子簽章、入電子檔案庫(kù)；另一種是沒(méi)有電子數(shù)據(jù)的情況，則需要通過(guò)掃描功能對(duì)紙質(zhì)材料進(jìn)行掃描并存儲(chǔ)在臨時(shí)目錄中，然后“推”給檔案管理人員進(jìn)行審核鑒定、電子簽章、入電子檔案庫(kù)，之后清除臨時(shí)目錄中相關(guān)數(shù)據(jù)。

基于OAIS并結(jié)合規(guī)劃管理業(yè)務(wù)實(shí)際情況的電子文件管理流程設(shè)計(jì)如圖4所示。

圖4 電子文件管理流程設(shè)計(jì)圖

4.對(duì)GIS業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行改造

為實(shí)現(xiàn)電子文件在GIS業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的前端控制、全程管理，需按照設(shè)計(jì)的流程對(duì)現(xiàn)有的電子政務(wù)平臺(tái)進(jìn)行改造，以便能實(shí)時(shí)采集規(guī)劃審批申報(bào)、審批中和審批完成的電子文件，技術(shù)框架如圖5所示。

5.業(yè)務(wù)流程及崗位優(yōu)化

相應(yīng)的，需對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，并設(shè)置電子文件管理崗位。在辦文與業(yè)務(wù)審批流程方面，主要是增加CA認(rèn)證和電子簽名環(huán)節(jié)、增加電子文件自動(dòng)監(jiān)控點(diǎn)，對(duì)原業(yè)務(wù)流程不會(huì)有大的影響；同時(shí)需建立電子文件管理中心，增設(shè)數(shù)據(jù)接收與集成處理、數(shù)據(jù)檔案存儲(chǔ)管理與發(fā)布兩個(gè)崗位，或?qū)υ袡n案管理崗位配置相應(yīng)職能，前一個(gè)崗位主要是接收電子文件、實(shí)體檔案等并進(jìn)行集成處理，后一個(gè)崗位主要是進(jìn)行數(shù)據(jù)管理、檔案存儲(chǔ)管理、數(shù)據(jù)訪問(wèn)與發(fā)布管理等。業(yè)務(wù)流程及崗位優(yōu)化框架如圖6所示。

圖6 業(yè)務(wù)流程及崗位優(yōu)化框架

四、應(yīng)用效果

按以上設(shè)計(jì)進(jìn)行實(shí)踐應(yīng)用，創(chuàng)建起以電子文件管理為核心的，以工程管理、業(yè)務(wù)辦公和信息服務(wù)為主要內(nèi)容的，技術(shù)先進(jìn)、結(jié)構(gòu)合理、功能齊全的電子文件應(yīng)用環(huán)境，實(shí)現(xiàn)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、精細(xì)化管理，提高相關(guān)決策的科學(xué)性和前瞻性，為檔案信息資源建設(shè)的質(zhì)量提供堅(jiān)實(shí)的保障[10]。系統(tǒng)應(yīng)用界面如圖7—圖9所示。

圖7 系統(tǒng)應(yīng)用界面1——建設(shè)項(xiàng)目分布圖

五、結(jié)束語(yǔ)

經(jīng)實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，在規(guī)劃審批業(yè)務(wù)流程中建立基于OAIS的電子文件全程管理環(huán)境，能夠有效實(shí)現(xiàn)電子文件的及時(shí)歸檔和查詢利用，有益于無(wú)紙化進(jìn)程。

圖8 系統(tǒng)應(yīng)用界面2——查詢某項(xiàng)目信息

圖9 系統(tǒng)應(yīng)用界面3——調(diào)出該項(xiàng)目相關(guān)檔案

[1] 馮惠玲，趙國(guó)俊.中國(guó)電子文件管理：?jiǎn)栴}與對(duì)策[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2009：51-54.

[2] 吳寶康.檔案學(xué)研究中的一些想法[J].檔案學(xué)通訊，1996(3)：12-13.

[3] 劉家真.電子文件管理——電子文件與證據(jù)保留[M].北京：科學(xué)出版社，2009：48-55.

[4] 薛匡勇.現(xiàn)代檔案觀研究[J].檔案學(xué)通訊，2006(2)：17-21.

[5] 王德俊.當(dāng)前國(guó)際檔案界學(xué)術(shù)新動(dòng)態(tài)新觀點(diǎn)[J].北京檔案，1998(1)：24-27.

[6] 李澤鋒.基于OAIS電子文件管理系統(tǒng)體系研究[M].北京：世界圖書(shū)出版公司，2010：20-30.

[7] 安小米.基于ISO15489的文件檔案管理核心標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)規(guī)范[M].北京：中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社，2008.

[8] 黃存勛，倪道善.文檔一體化[M].成都：四川大學(xué)出版社，2000：65-69.

[9] 吳升，王家耀.近年來(lái)地理信息系統(tǒng)的技術(shù)走向[J].測(cè)繪通報(bào)，2000(3)：20-24.

[10] 嚴(yán)榮華，王發(fā)良.城市規(guī)劃管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與實(shí)踐[J].測(cè)繪通報(bào)，2001(8)：29-30.

Application of OAIS in Planning Management GIS System

HU Yongzheng

P208

B

0494-0911(2014)09-0112-03

2013-06-06

胡擁政(1971—)，男，山東榮成人，高級(jí)工程師，主要從事規(guī)劃國(guó)土信息化工作。

胡擁政.OAIS在規(guī)劃管理GIS業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的應(yīng)用[J].測(cè)繪通報(bào)，2014(9)：112-114.

10.13474/j.cnki.11-2246.2014.0309