高小媛
會計檔案是會計管理工作的基礎,其所包含的會計信息內容具有原始憑證性、系統(tǒng)性和連續(xù)性,它能為煤炭企業(yè)的會計預測、經(jīng)營決策和控制提供依據(jù)。本文分析了煤炭企業(yè)當前會計檔案管理的現(xiàn)狀及其存在的問題,并提出了完善會計檔案工作的對策和措施。
一、企業(yè)會計檔案管理的重要性
會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財務管理工作的重要內容,是會計檔案形成的前提和基礎。所以,進一步加強會計檔案管理勢在必行。會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù),會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而,會計檔案管理這一財務管理的最后環(huán)節(jié),往往容易被忽視,形成財務管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié),直接影響了財務管理的質量和水平。財務檔案管理是一門學問,里面有很多東西需要會計人員去學習、去探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業(yè)務技能和自身素質。因此,加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高,可以使會計檔案管理工作更好地適應社會主義現(xiàn)代化建設和經(jīng)濟體制改革的需要。
二、企業(yè)會計檔案管理范圍及種類內容
(一)會計檔案的管理范圍包括:會計憑證、會計賬簿、會計報表和有關會計核算專業(yè)資料。它是全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。
(二)會計檔案種類和內容
1、按照內容分類。(1)會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證,其他會計憑證。(2)會計賬簿類:總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿,其他會計賬簿。(3)財務報告類:月度、季度、年度財務會計報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,查賬報告、驗資報告、其他財務報告。(4)其他類:銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、票據(jù),存儲財務資料的光盤、磁盤、
U盤,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊等其他應保存的會計核算與管理資料,以及合同、章程、董事會紀要等與經(jīng)營管理和投資者權益有關的其他重要文件資料。
2、按照保管期限分類。會計檔案分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。各種會計檔案保管期限從年度終了后的第一天算起。
3、按照密級分類。分為秘密、機密、絕密三類。
三、加強會計檔案管理的措施
(一)規(guī)范會計檔案立卷。裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮,封粘裝訂線,并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中,必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度終了必須封賬,活頁賬簿必須將空白賬頁取出,已設置會計科目但無業(yè)務發(fā)生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”,與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘,由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號,分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計備考表”。
(二)加強會計檔案管理,理順會計檔案管理體制。單位的會計檔案,應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規(guī)定,明確會計檔案的保管是單位的檔案管理部門,由財務部門將本單位的會計檔案整理規(guī)范,在財務部門暫保管
1年,期滿后編制會計檔案案卷目錄,連同打印的紙質會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質會計檔案,向單位的檔案管理部門移交。
(三)規(guī)范會計檔案保管。財會部門應按檔案管理部門的要求辦理相關手續(xù),將會計檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位,會計檔案暫由財會部門妥善保管,但要由專人負責。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施,對已離任的會計人員,其會計檔案應交本單位檔案部門或財會部門保管,不得自行存放。對已終止會計核算業(yè)務的單位或部門,其會計檔案應交上級檔案部門保管。凡未移交的單位或個人,應立即辦理移交手續(xù)。
(四)規(guī)范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿需銷毀時,由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見,會同財會部門共同鑒定,嚴格審查后,編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業(yè)單位報本單位領導批準后銷毀;企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領導審查,報經(jīng)上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證,應單獨抽出另行立卷,由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。各單位按規(guī)定銷毀會計檔案時,應由會計檔案保管部門和財會部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應認真清點核對,銷毀后,應在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告單位領導。
(五)加強會計人員崗位培訓,提高會計檔案的案卷質量 會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度,決定了會計檔案案卷質量的高低。因此,必須將會計檔案管理及操作技能的培訓,納入會計人員上崗前的培訓中,從會計檔案整理的基礎業(yè)務學起,使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能,進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。
(六)加大會計檔案的監(jiān)管力度。結合實際,進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項會計業(yè)務檢查中,將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中,以加大對會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。endprint