李占國

摘 要：本文首先從采購需求計劃、采購合同以及供應(yīng)商控制等方面分析了強(qiáng)化企業(yè)采購業(yè)務(wù)全程內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，接著提出了采購業(yè)務(wù)不相容部門要做到職務(wù)分離以及企業(yè)采購內(nèi)部控制要以憑證為依據(jù)的措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)采購業(yè)務(wù)；內(nèi)部控制；措施

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)之間的競爭也變得越來越激烈。采購業(yè)務(wù)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分之一，對于控制企業(yè)的成本，進(jìn)一步提高企業(yè)的市場競爭力有著不可取的的作用。但是，企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的業(yè)務(wù)比較廣泛，而且風(fēng)險系數(shù)相對比較高，控制實(shí)施的難度也不小，一旦出現(xiàn)企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制失衡問題，就可能導(dǎo)致企業(yè)的負(fù)債增加，對企業(yè)的工作效率產(chǎn)生比較大的影響。所以，在新時期要根據(jù)企業(yè)的自身實(shí)際，制定相應(yīng)的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制策略，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展服務(wù)。

一、強(qiáng)化企業(yè)采購業(yè)務(wù)全程內(nèi)部控制

（一）企業(yè)采購需求計劃的控制?？v觀企業(yè)整個采購業(yè)務(wù)流程是從需求計劃階段開始的。采購需求計劃也就是在市場上購買一些物資或者進(jìn)行訂貨的重要依據(jù)，包含了采購的物品、時間以及數(shù)量等等?？梢詮娜齻€方面來分析采購計劃的控制：首先，要加強(qiáng)對采購需求計劃的管理與控制，要明確采購項(xiàng)目的方向與資金來源，安排訂貨時間與資金，保證計劃的準(zhǔn)確無誤。其次，企業(yè)要進(jìn)行全面的預(yù)算，結(jié)合采購需求計劃一起管理，在制定采購需求計劃的時候要跟生產(chǎn)、技術(shù)等部門進(jìn)行信息溝通，再次確保采購計劃設(shè)計的合理性。最后，要提高計劃審核人員以及提報人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，可以定期開展對相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化專業(yè)知識學(xué)習(xí)，爭取做好計劃的科學(xué)性。

（二）企業(yè)采購合同和供應(yīng)商的控制。對于企業(yè)來說，要建立相應(yīng)的合同管理制度，要依據(jù)合同簽訂的流程，對相關(guān)人員的權(quán)利和職責(zé)進(jìn)行確定。對于那些法律關(guān)系相對比較復(fù)雜的合同，假如在影響比較大的情況下，可以組織其他專業(yè)人員參與進(jìn)來，擬定合適的合同范本，在合同中明確雙方的職責(zé)。在合同簽訂的時候要讓專門人員保障合同專用章，避免出現(xiàn)采購欺詐行為。此外，供應(yīng)商管理也是企業(yè)采購控制的重要環(huán)節(jié)，良好的供應(yīng)商管理可以有效的減少采購的成本，實(shí)現(xiàn)物資供應(yīng)職能。要科學(xué)合理的整理供應(yīng)商的信息，保證其名稱、開戶行等信息是準(zhǔn)確無誤的，這樣就給財務(wù)部門的結(jié)算提供方便。強(qiáng)化采購渠道管理就能使得供應(yīng)商的選擇變得公平和公正，要形成一整套合理的供應(yīng)商管理方案。

（三）企業(yè)采購驗(yàn)收入庫的控制。當(dāng)采購來的物資需要進(jìn)行入庫驗(yàn)收的時候，要嚴(yán)格檢查，保證物資符合合同的規(guī)定，也要符合產(chǎn)品的質(zhì)量要求。對于企業(yè)來說，要建立相對嚴(yán)格的物資入庫驗(yàn)收制度，對于倉庫管理人員和檢測人員的職責(zé)進(jìn)行明確，保證按照采購驗(yàn)收的程序來執(zhí)行。當(dāng)采購的物資到倉庫的時候，采購人員要及時通知貨物質(zhì)量監(jiān)測人員以及倉庫管理人員進(jìn)行物資的驗(yàn)收工作。作為質(zhì)量監(jiān)測部門的人員 要對貨物進(jìn)行質(zhì)量的檢測，當(dāng)檢測合格之后交給倉庫管理人員，倉庫管理人員要檢測物資的數(shù)量、規(guī)格、型號，看實(shí)際的到貨數(shù)量跟采購訂單上的數(shù)量是不是符合。當(dāng)檢測合格完畢之后，倉庫管理人員要按照規(guī)定填寫物資入庫單，經(jīng)過物資送貨人員進(jìn)行簽字之后再轉(zhuǎn)交其他部門，并保留憑證。

（四）企業(yè)采購付款的控制。這是采購業(yè)務(wù)流程的最后一個環(huán)節(jié)，主要是在對采購計劃、采購預(yù)算、合同以及審批等手續(xù)確定無誤的時候，依照采購合同的規(guī)定支付給物資供應(yīng)商款項(xiàng)的過程。對于企業(yè)來說，要建立嚴(yán)格的采購付款制度，要進(jìn)一步對審核人員的權(quán)利以及職責(zé)進(jìn)行明確。當(dāng)財務(wù)部門收到物資供應(yīng)商發(fā)來的發(fā)票之后，需要由相關(guān)財務(wù)人員對于付款的依據(jù)以及憑證進(jìn)行相應(yīng)的審核，當(dāng)審核確定無誤之后再進(jìn)行付款手續(xù)的辦理。財務(wù)人員在取得采購憑證之后，要對原始憑證進(jìn)行審核，確定其真實(shí)合法，根據(jù)國家規(guī)定來進(jìn)行記賬憑證的編制。企業(yè)要完善預(yù)付賬款的審批制度，強(qiáng)化對大額支付賬款的監(jiān)督與控制。

二、采購業(yè)務(wù)不相容部門要做到職務(wù)分離

在企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制過程中，一個最重要的原則就是一個人不能同時擔(dān)任不相容部門的工作。在企業(yè)采購業(yè)務(wù)中，采購部門、財務(wù)部門以及倉庫管理部門是三個不相容的部門。這三個部門的職責(zé)是互相獨(dú)立的，要防范工作人員在各個業(yè)務(wù)上的混淆。在采購中有個術(shù)語叫做“三員見面”，主要是采購人員在進(jìn)行相應(yīng)的材料采購之后跟倉庫保管人員的會面，采購人員在辦理入庫手續(xù)之后拿著入庫單以及發(fā)表等憑證跟財務(wù)人員的見面。財務(wù)人員在審核隊(duì)長、查驗(yàn)物資是否全數(shù)抵達(dá)倉庫的時候跟倉庫管理人員的見面。在這個“三員”會面的環(huán)節(jié)中，要保證各個環(huán)節(jié)的公平與透明，不然就會對企業(yè)的財產(chǎn)安全產(chǎn)生不利的影響。

三、企業(yè)采購內(nèi)部控制要以憑證為依據(jù)

在對企業(yè)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部控制的時候，必須嚴(yán)格落實(shí)以憑證作為工作依據(jù)的制度和做法，這樣能夠很好的制止相關(guān)工作人員無視法規(guī)制度的行為出現(xiàn)。在采購業(yè)務(wù)中，各項(xiàng)憑證有采購計劃、采購合同、供應(yīng)商發(fā)票以及采購清單等等。各部門要對這些發(fā)票、清單等憑證進(jìn)行核實(shí)，確保其準(zhǔn)確無誤，還要對采購的物資進(jìn)行核實(shí)，保證憑證跟物資相符合，防止倉庫管理人員或者采購人員可能出現(xiàn)的舞弊行為。

結(jié)論：綜上所述，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中，企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制貫穿其經(jīng)濟(jì)活動的全過程。所以，企業(yè)管理人員要加強(qiáng)對于企業(yè)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制與管理力度，建立相應(yīng)的處理制度，加強(qiáng)各個環(huán)節(jié)的相互制約，杜絕違規(guī)操作行為的出現(xiàn)，為企業(yè)的健康發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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