盧麗云

摘 要：合同對于一個(gè)企業(yè)來說是非常重要的，簽訂雙方需要在根據(jù)國家法律法規(guī)，在保證不觸犯國家法律法規(guī)，符合法律法規(guī)的情況下，雙方按照自愿、平等、公平等原則達(dá)成相同一致意見的協(xié)議，它是維護(hù)簽訂雙方的利益，也是維系市場秩序和社會(huì)關(guān)系的重要紐帶。而在目前我國企業(yè)的合同檔案管理工作中依然存在一些問題，在一定程度上影響了企業(yè)之間的關(guān)系，同樣對市場秩序和社會(huì)秩序的穩(wěn)定也造成危害。本文主要是簡述了合同檔案管理工作中的問題，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，以此保證合同檔案的有效性和公平性。

關(guān)鍵詞：合同檔案；管理工作；問題；改進(jìn)措施

合同檔案主要是將合同履行的全過程和情況的全部文字資料進(jìn)行記載。隨著市場經(jīng)濟(jì)的擴(kuò)大，世界經(jīng)濟(jì)一體化，以及企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大與發(fā)展，使合同的地位日益顯著，在經(jīng)濟(jì)中的活動(dòng)地位也日漸重要。采取科學(xué)規(guī)范的合同檔案管理，可有效保障法人和單位的合法權(quán)益，需管理人員和領(lǐng)導(dǎo)人員重視合同檔案的重要性。但在合同檔案管理工作中依然存在一些問題，影響著合同檔案的規(guī)范化，需要我們倍加注意，并進(jìn)行改進(jìn)。

1.合同檔案建立的必然性

1.1 外部因素的影響。隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，世界大環(huán)境的變化，市場競爭力的日趨激烈等，都對企業(yè)發(fā)展造成影響，因此，企業(yè)管理者會(huì)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，尊重客觀規(guī)律，增強(qiáng)法制法律觀念，同時(shí)積極參與國際平臺，汲取他人之長處，遵循規(guī)則，改善自己不足，增加自身合同風(fēng)險(xiǎn)化解能力，提高企業(yè)核心競爭力。而企業(yè)為維護(hù)自己的利益，在生產(chǎn)經(jīng)營時(shí)會(huì)簽訂大量合同協(xié)議。大量合同文本需要保存，勢必產(chǎn)生合同檔案，因此，企業(yè)需建立完善科學(xué)的合同檔案管理體制。

1.2 內(nèi)部發(fā)展的需求。企業(yè)任何一部分的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都需要通過合同進(jìn)行記載和規(guī)范，當(dāng)企業(yè)中出現(xiàn)任何一個(gè)問題，都需要通過合同檔案進(jìn)行處理和解決。因此，企業(yè)內(nèi)部要想穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展，必須要建立合同檔案辦法。

2.企業(yè)合同檔案管理存在的問題

2.1 難以收集合同檔案資料。合同檔案管理工作中，難以收集合同檔案已經(jīng)是屢見不鮮的問題。在法人單位看來，不同職能的部門，所擬定和承辦的合同也不相同。在起草、審核、審批以及履行合同時(shí)，需要經(jīng)過一系列復(fù)雜的環(huán)節(jié)。而且合同要想實(shí)效，需經(jīng)過所有責(zé)任方共同簽字才可以完成，因此具有較多的流程，較長的周期特點(diǎn)。在收集合同檔案時(shí)，會(huì)存在中途流失的現(xiàn)象，因此在收集合同檔案時(shí)，不利于開展部門工作收集合同檔案。

2.2 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)管理未重視合用檔案管理工作的重要性。部分公司和單位的領(lǐng)導(dǎo)人員和管理人員未重視合同檔案的管理工作，未制定合同檔案管理制度，未將合同檔案管理納入部門及個(gè)人崗位職責(zé)，未及時(shí)監(jiān)督和檢查合同檔案歸檔情況，造成合同原件丟失，給企業(yè)帶來不必要的經(jīng)濟(jì)損失，并且頻繁更換管理人員，使得合同檔案管理工作出現(xiàn)混亂情況。

2.3 合同檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低。管理人員缺乏較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。在合同檔案管理工作中，部分管理人員缺乏較強(qiáng)的責(zé)任心及管理意識，業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)較低，缺少專業(yè)的管理理論；而且管理方法不會(huì)因地制宜，在一定程度上限制了合同檔案管理工作的發(fā)展。管理人員在收集檔案管理資料后，未及時(shí)歸納和整理，合同歸檔不及時(shí)，影響了合同檔案管理工作的順利實(shí)施。

2.4 合同檔案管理工作缺乏規(guī)范性。首先缺乏完整的合同內(nèi)容。部分合同承辦人缺乏完善的法律知識，缺少合同法的基本知識，使合同內(nèi)容不完整。其次合同格式不規(guī)范，影響了合同檔案質(zhì)量。再者合同管理缺乏規(guī)范性。在合同檔案管理工作中，管理人員按合同檔案管理相關(guān)制度，對合同檔案進(jìn)行分類和歸納，使合同檔案條目不清，難于查詢。

3.合同檔案管理工作的改進(jìn)措施

3.1 將合同檔案管理工作納入企業(yè)績效考核，保證合同完整、準(zhǔn)確、及時(shí)歸檔。合同檔案管理員監(jiān)督指導(dǎo)合同形成部門和下屬單位進(jìn)行合同歸檔工作。

3.2 重視合同檔案管理工作。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需認(rèn)識到合同檔案管理工作的重要性，認(rèn)識到合同檔案管理工作關(guān)系到企業(yè)的生存和發(fā)展，制定合同檔案管理制度；企業(yè)需將合同檔案管理納入部門及個(gè)人崗位職責(zé)；管理人員要定期向領(lǐng)導(dǎo)者做匯報(bào)工作，使領(lǐng)導(dǎo)者知曉檔案管理工作中存在的問題，并積極處理。企業(yè)需由相對固定專人負(fù)責(zé)管理合同檔案，保證合同檔案的連續(xù)性。

3.3 配備能勝任的合同檔案管理員。在合同檔案管理工作中，可以由專人對合同檔案進(jìn)行管理，同時(shí)制定嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，若出現(xiàn)問題需給予必要的懲罰，以此改善管理人員合同檔案管理意識薄弱的問題。其次加強(qiáng)合同檔案管理人員培訓(xùn)，以此增強(qiáng)管理人員的工作責(zé)任意識，提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。

3.4 增強(qiáng)合同檔案管理制度的規(guī)范性。企業(yè)需根據(jù)檔案相關(guān)規(guī)定，制定符合企業(yè)的檔案管理制度，構(gòu)建完善的檔案管理制度，提高合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案管理制度需明確合同文本格式、所包含附件清單及合同編號原則，以方便合同檔案的收集工作。

3.5 提高合同檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平。在企業(yè)合同管理工作中，可采用先進(jìn)的信息化技術(shù)，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作進(jìn)行在線管理，實(shí)現(xiàn)合同管理一體化，保證合同檔案信息齊全、準(zhǔn)確，同時(shí)方便合理開發(fā)和利用合同檔案。

結(jié)語：在企業(yè)合同檔案管理工作中，為了保證企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展，需充分發(fā)揮出合同檔案的作用。針對合同檔案管理工作的問題，規(guī)范管理制度，合理實(shí)施網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，并提高管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，以此促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

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