●杜學韜 萬映明 曹暉

高校軟件資產管理的現(xiàn)狀分析及對策研究

●杜學韜 萬映明 曹暉

隨著高校教育信息化的逐步深入，軟件已成為高校的一項重要資產，它們對高校的發(fā)展發(fā)揮了重要作用。但對于軟件資產的管理，高校普遍存在著制度缺失，理念陳舊，管理滯后等問題。文章闡述了高校軟件資產的管理現(xiàn)狀及存在問題，并根據(jù)軟件資產的主要特征，提出了對軟件資產分類管理的措施。

高校 軟件資產 現(xiàn)狀分析 對策研究

一、概述

教育信息化的不斷推進，使軟件越來越多地融入到教育事業(yè)中來，許多高校都相應地建立了校園網系統(tǒng)、多媒體教學系統(tǒng)、教學管理信息平臺等，軟件得到了廣泛應用，使完善軟件資產管理的必要性日益凸顯。由于軟件資產不具有實物形態(tài)，不是入門通過觸覺就能直接接觸到或感受到的，這就產生了許多問題，比如，軟件資產如何更加合理入賬；再如，沒有實體的軟件如何張貼設備編號；還有，軟件資產報廢如何操作等等。由此可見，軟件資產的管理一直比較薄弱，因此必須了解軟件資產管理的現(xiàn)狀，分析其中存在問題的原因，進而在風險防范上提出針對性的對策和措施。

二、高校軟件資產管理現(xiàn)狀

目前，軟件資產已成為高校資產的重要組成部分，但與硬件資產相比，軟件資產因其特征不同，讓資產管理人員感覺難以操作，在現(xiàn)有的軟件資產管理中普遍存在以下“四難”：

1.對軟件資產定義難。一談到高校的資產管理，傳統(tǒng)上更多的是涉及到有形資產的實物管理。物資管理部門或人員往往會有這樣一個困惑——什么是軟件資產？由于對軟件資產的認識不夠，所以往往也容易忽視管理；另一種情況就是很多人誤認為軟件資產的價值集中在軟件的介質（一般為光盤或磁盤）上，往往一套價值數(shù)十萬的軟件，其保存的介質只有幾元錢，容易使管理者或使用者忽略了軟件本身，從而忽視了軟件資產管理的重要性。

2.軟件資產入賬難。授權類軟件資產也被稱為數(shù)字版軟件，首先是用戶購買了軟件的授權碼，一般授權碼的時效性（使用次數(shù)或使用時間）都是有限的，由于此類軟件使用期限短（一般為1年），過期后就需要購買新的授權碼，所以往往會出現(xiàn)同一個軟件上出現(xiàn)多個設備編號，造成管理不便。其次是商品軟件入賬時，容易將“升級許可證”與“使用許可證”混淆，“升級許可證”指軟件在原有基礎上對其版本或功能進行調整，所以軟件還是原來那套，如果沒有區(qū)分將導致升級的許可證作為新增資產入賬。

3.軟件資產報廢難。軟件安裝于服務器等設備中，并且兩者都作為固定資產入賬，由于軟件與服務器的報廢年限不一樣（一般來說，軟件報廢年限10年，服務器報廢年限7年），那么當服務器報廢時，軟件并未過期，但常常會因隨依附設備的報廢而報廢，從而導致軟件資產的流失。

另一種情況是部分軟件因沒有及時升級或已達不到使用要求，由于軟件無形的特征，容易讓人忽略其存在，未能及時報廢，所以長期擱置在服務器或其他硬件設備中，占用了大量的存儲空間，浪費了有限的資源。

4.軟件資產登記信息難。不少軟件資產的檔案都存在缺失、信息登記不全等問題。有些軟件資產登記的信息只有名稱和價格，而名稱往往也比較籠統(tǒng)，這樣的情況還不在少數(shù)，軟件本身是以編輯的程序形式出現(xiàn)的,它是無形的。而作為邏輯實體存儲在光盤或磁盤這些具有相同外形的存儲介質又很難反映出其資產真實情況，如果缺失了軟件的檔案，不但難以了解軟件的基本信息，而且也對今后軟件資產的審計或報廢產生了不必要的麻煩。

三、軟件資產管理難的原因分析

1.對軟件資產定義不明確。一直以來，高校資產管理部門對設備、家具類等傳統(tǒng)意義上的實物資產管理較為熟悉，但對軟件資產的管理一直比較生疏，資產管理人員在思想上對軟件本身的理解就較為模糊，普遍認為軟件和資產之間沒什么關系。而在高校資產管理的相關規(guī)范性文件中，也很難找出關于軟件資產的定義與解釋，所以我們必須先理清楚什么是軟件資產，然后再談如何管理。

2.由于軟件自身的特點造成難管理。相對于硬件，軟件有著截然不同的特點：（1）軟件是一種邏輯的實體，由程序語言所組成，是無形的、抽象的；（2）軟件是開發(fā)人員智力勞動的產物，成本較高，價格也不容易確定，但軟件一經報廢，幾乎無殘值；（3）軟件不會像硬件那樣磨損，但會因使用功能降低而退化，并且受到計算機病毒的威脅與影響；（4）軟件在使用過程中需要不斷維護，并且可根據(jù)需要進行升級；（5）軟件是高科技發(fā)展的結果，具有獨創(chuàng)性，受著作權法保護；（6）軟件無法獨立工作，必須通過與硬件結合來使用，并依賴于計算機系統(tǒng)；（7）軟件可保存在光盤、磁盤等物理介質中，容易復制與拷貝。正是由于這些特點給軟件資產的管理帶來了難度。

3.用管理硬件的方法管理軟件資產已不適用。在硬件入賬時，設備的名稱、型號、規(guī)格、價格、出廠機號等信息可以方便、直觀地登記到賬冊上，而軟件入賬時，由于軟件看不見實物，往往憑一張發(fā)票上所反映的內容進行入賬,容易遺漏許多信息，所以經常可以看到這樣一種現(xiàn)象：賬冊上只登記了軟件的名稱、價格，而且名稱都叫“計算機軟件”，時間一長，就給今后的資產清查、報廢銷賬帶來了一系列麻煩。

此外，根據(jù)固定資產管理辦法，入賬后的固定資產都需張貼設備編號，這點對于軟件資產來說就不那么容易了。目前有不少軟件廠商只提供使用許可協(xié)議書，軟件需要自行從網絡下載，這樣就使張貼設備編號變得難以操作。

4.缺乏有效的制度與規(guī)范。與設備類資產管理相比較,軟件類資產管理缺乏一套具有可操作性的管理辦法。同時，上級部門對軟件資產具體的分類標準，規(guī)范化管理的描述都比較簡略，可操作性不強，并沒有一套詳細的“軟件資產的分類管理辦法”，所以，也造成了高校資產管理部門面對軟件資產管理無法可依、無規(guī)可循。

對于一些專業(yè)化工具軟件,各部門可根據(jù)自己的需要自行購買或委托開發(fā)，由此存在許多重復購置和過高的維護成本，由于缺乏統(tǒng)一管理，軟件的日常維護，如版本更新、軟件登記、價值管理等工作就變得很不到位。

四、高校軟件資產管理的對策研究

針對高校軟件資產管理過程中存在的現(xiàn)狀，按照《中央行政事業(yè)單位軟件資產管理暫行辦法》（國管資[2011]280號）和《行政事業(yè)單位國有資產管理辦法》（財政部2006令第35號）等國家和部委文件精神，考慮軟件資產的特征，筆者提出如下對策建議：

1.明確什么是軟件資產。要管理好軟件資產，首先就要搞清楚什么是軟件資產，參照國務院機關事務管理局在2011年頒布的《中央行政事業(yè)單位軟件資產管理暫行辦法》（國管資[2011] 280號）中對軟件資產的解釋，并結合高校資產管理的特點我們做了如下定義，即軟件資產是指以軟件介質、授權文件、特定程序加文檔的集合體等形式存在的，單位價值在1000元以上（含1000元），且使用時間或授權期限在一年以上的同類資產。其中，軟件介質包括各類光盤、硬盤、U盤或加密狗等；授權文件包括授權協(xié)議書或電子文檔中的序列號、激活碼等。

2.建立軟件資產的分類標準。按照《高等學校固定資產分類與編碼》（第3版），計算機軟件總體分為系統(tǒng)軟件、支撐軟件、應用軟件、測試軟件和其他軟件等類型，具體來說包括各類程序開發(fā)軟件、平臺操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、電子表格軟件、圖文處理軟件、專業(yè)專用軟件、應用事務性軟件等。從上述分類中可以看出按軟件的使用功能分類十分復雜，對于我們管理來說并不方便，建議根據(jù)軟件配置方式將軟件分為商業(yè)成品類軟件、定制開發(fā)類軟件二大類。（1）商業(yè)成品類軟件，也可稱作為固定資產類軟件：此類軟件為開發(fā)完畢的成熟軟件，以系統(tǒng)軟件、工具軟件為主，市場價格明確，容易確定入賬金額，建議單位價值在1000元以上（含1000元），且使用時間在一年以上的大批同類軟件，按照國家相關規(guī)定，作為固定資產來進行核算與管理。（2）定制開發(fā)類軟件，也可稱作為非固定資產類軟件：此類軟件多為按照使用方的需求而量身定制的，所以價格不一且難以核算，考慮到此類軟件資產價值認定和結算方面的復雜性，對該類軟件應與第一類的商業(yè)成品軟件區(qū)別管理，由于定制開發(fā)此類軟件主要是人工服務，建議將此類軟件的費用作為服務費用支出。

3.建立商業(yè)成品類軟件的三階段管理。對于商業(yè)成品類軟件可參照設備類固定資產管理辦法實行，但鑒于軟件自身的特點，建議在軟件的配置、使用、處置三個階段有別于一般設備類固定資產的管理。

配置階段：首先，要注意在采購的硬件中是否包括預裝的軟件，采購合同中要列出所有獨立授權的軟件，同時要單獨列示服務費，以便將來正確計算軟件資產價值。其次，軟件資產保管的主要對象有兩個，介質（光盤、硬盤、U盤或加密狗等）和許可授權文件，資產清單不僅記錄軟件許可，還記錄軟件的安裝、介質的保存、軟件版本的變遷等一系列軟件的使用信息。在軟件資產清單中，軟件資產必須一一登記造冊，而且要定期進行檢查、核實。

使用階段：商業(yè)成品類軟件的許可期限一般在1年左右，在許可期結束時，應停止使用，避免引起侵權，再次購買時需注意區(qū)分新許可和升級許可，購置新許可可以理解為購置了新的軟件資產，資產的數(shù)量增加了，而購置升級許可只是升級原有軟件的版本，軟件資產的數(shù)量并未增加，所以在入賬時應以增值處理，并對軟件資產的型號或規(guī)格修改成最新版本，軟件在使用過程中的維保（咨詢服務）類費用納入服務費用支出。

處置階段：軟件資產是否應該報廢不應按使用年限來確定，而應根據(jù)軟件是否能滿足業(yè)務需要來確定，一般以下列標準來界定固定資產類軟件的報廢條件：（1）版本陳舊已不再使用的；（2）達不到業(yè)務要求需要淘汰、刪除的；（3）已超過授權期限無法使用的。因此，對軟件報廢要區(qū)別于設備類固定資產來對待，建議可以設立一個軟件待報廢賬戶，將確定要報廢的軟件將其從原來的賬戶中劃撥進來，待報廢期限一到再進行申報。

4.明確開發(fā)類軟件的著作權歸屬。開發(fā)類軟件一般分自主開發(fā)與委托開發(fā)，由于開發(fā)類軟件會產生權屬問題，建議區(qū)別對待管理。對于自主開發(fā)的軟件，可以分為職務軟件和非職務軟件，職務軟件指凡在高校立項，由高校師生員工（包括離退休、退職、調出人員、學生以及臨時在單位工作的人員）利用高校的物質技術條件等，并由高校承擔責任所完成的軟件。如果是高校師生員工完成的職務軟件作品，其著作權歸學校所有，完成人享有署名權，學校與完成人訂有合同、對著作權的歸屬做出約定的，從其約定。非職務軟件作品的著作權歸完成人個人所有，任何單位或個人不得侵犯。

與外單位合作或接受外單位委托，研究、設計公司完成的軟件，除著作權屬有明確規(guī)定外，如果是獨立完成的，著作權屬于高校；如果與外單位合作完成的，著作權歸高校與合作完成單位共同所有。對著作權的歸屬作出約定的，從其約定。

5.明確軟件的管理歸口，各司其職。由于軟件不同于硬件資產，使其在購置、監(jiān)管、核算等方面都需要各相關部門密切配合，所以建議按部門管理職能明確管理歸口，各相關部門應各司其職對軟件資產的不同階段進行有效管理。

信息部門職責：一是作為軟件的技術管理部門，負責統(tǒng)籌定制開發(fā)類軟件的技術可行性審批、驗收、升級、管理、維護等工作；二是與高?？蒲胁块T或法務部門一起對集團的軟件著作權進行管理，并代表高校統(tǒng)一對外處理有關軟件著作權事務。

設備管理和采購部門職責：一是負責商業(yè)成品類軟件的審批、采購、入賬登記和管理；二是組織商業(yè)成品類軟件的資產清查；三是建立商業(yè)成品類軟件的管理辦法。

使用部門職責：一是負責對開發(fā)類軟件的立項、可行性報告、申報；二是負責自行購置開發(fā)類軟件，但在組織采購時應遵照國家相關法規(guī)及單位有關規(guī)定執(zhí)行。

6.明確軟件資產的歸檔內容。軟件開發(fā)完畢并驗收通過后，還需建立一套軟件備查檔案，其中應包括以下幾項：(1)名稱(軟件名稱)；(2)價格(開發(fā)所需費用)；(3)安裝環(huán)境(運行的軟、硬件環(huán)境)；(4)廠商(開發(fā)單位或開發(fā)者姓名)；(5)使用說明(安裝說明及使用手冊)；(6)版本號(注明更新情況，版權歸屬)；(7)載體形式(光盤、U盤、硬盤等)；(8)技術文檔（需求文檔、設計文檔、測試文檔等）；(9)其他資料(包括文檔清單和流轉清單等)。

五、結語

《2013年中國教育行業(yè)信息化建設與IT應用趨勢研究報告》的相關數(shù)據(jù)表明，2012年中國教育行業(yè)IT投資總規(guī)模為442.2億元人民幣，同比增長率達到21.7%，其中軟件資產的增長顯而易見。因此，如何對軟件類資產進行長效管理已成為高校資產管理過程中亟待解決的問題。面對新形勢，這就要求高校的相關職能部門同心協(xié)力、開拓創(chuàng)新，根據(jù)軟件本身的特點，探索和研制一套適合軟件類資產的管理系統(tǒng)，制定具有時代特征的軟件類資產的管理辦法，真正做到“無形”軟件，“有形”管理。

[1]郭寧.高校軟件資產價值分析及管理模式研究.首都經濟貿易大學學報,2007(6):122-125

[2]黃曉靜,侯其考,孫歡.淺析高校計算機軟件資產管理的問題及對策.實驗技術與管理,2009,26(5):157-160

[3]國務院機關事務管理局.中央行政事業(yè)單位軟件資產管理暫行辦法.國管資[2011]280號

[4]財政部.行政事業(yè)單位國有資產管理辦法.財政部[2006]35號

[5]中華人民共和國教育部高等教育司編.高等學校固定資產分類與編碼（第3版）,中國計量出版社,2000

[6]汪婷.高校計算機軟件資產管理的問題與對策研究.職業(yè)教育，2012,12:116

[7]劉曉舒,邱路,鄧鳳蘭.高校軟件管理的探討.實驗室研究與探索，2004,4(23):101

（作者單位：上海遠程教育集團 上海 200433）

（責編：若佳）

F626.5，G647

A

1004-4914（2014）04-165-02