●宋蕓

中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化現(xiàn)狀及改善

●宋蕓

隨著會(huì)計(jì)電算化在我國(guó)企業(yè)普及，中小企業(yè)的電算化水平也在不斷提高。但是由于中小企業(yè)資金不足，人員流動(dòng)性大、自身管理水平不高等因素，導(dǎo)致電算化沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的核算和管理職能。因此，要從國(guó)家、企業(yè)自身、會(huì)計(jì)從業(yè)人員等方面來(lái)提高中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用水平，從而提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

中小企業(yè) 會(huì)計(jì)電算化 財(cái)務(wù)軟件

近年來(lái)，在國(guó)民經(jīng)濟(jì)持續(xù)、快速發(fā)展的利好形勢(shì)下，中小企業(yè)得到了長(zhǎng)足發(fā)展，一大批機(jī)制靈活、管理先進(jìn)、業(yè)績(jī)優(yōu)良的中小企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中脫穎而出，成為極具發(fā)展?jié)摿Φ某砷L(zhǎng)性企業(yè)。2012年，中國(guó)中小企業(yè)已經(jīng)達(dá)到5000多萬(wàn)家。作為未來(lái)轉(zhuǎn)移農(nóng)村剩余勞動(dòng)力和解決城鎮(zhèn)新增就業(yè)及再就業(yè)的主要渠道的中小企業(yè)，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起著舉足輕重的作用。但是，由于資金不足、人員流動(dòng)頻繁等原因，造成中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于我國(guó)其他類(lèi)型企業(yè)。因此，必須要改變我國(guó)中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的現(xiàn)狀。

一、中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化現(xiàn)狀

1.財(cái)務(wù)軟件不能適應(yīng)中小企業(yè)管理的需要?，F(xiàn)在中國(guó)的中小企業(yè)絕大多數(shù)都使用了財(cái)務(wù)軟件，只有某些較小的企業(yè)還停留在手工記賬的階段，或者剛剛引入電算化軟件。企業(yè)使用的絕大部分是商品化的通用軟件，最常見(jiàn)的是用友和金蝶，另外還有管家婆、小蜜蜂等價(jià)格較便宜的中小軟件。在選購(gòu)模塊的時(shí)候也只選擇了總賬和報(bào)表模塊，有需要的會(huì)增加固定資產(chǎn)和往來(lái)的模塊，很少有用到供應(yīng)鏈、成本管理和預(yù)算管理模塊的。據(jù)統(tǒng)計(jì)，某地區(qū)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的中小企業(yè)中，95%設(shè)置了報(bào)表模塊和總賬模塊，75%的企業(yè)設(shè)置了固定資產(chǎn)模塊，極少部分企業(yè)使用其他模塊。中小企業(yè)采用電算化的目的僅僅只是為了減少會(huì)計(jì)人員的工作量，或者從表面上改變會(huì)計(jì)核算的形式。

2.中小企業(yè)會(huì)計(jì)人員不能熟練使用軟件。中小企業(yè)的會(huì)計(jì)人員有一些是剛剛來(lái)實(shí)習(xí)的學(xué)生，如果在學(xué)校學(xué)習(xí)的軟件和企業(yè)所用的軟件不是同一品牌的，加上原本對(duì)軟件就不是很熟悉，那么他們將會(huì)要花費(fèi)一定的時(shí)間來(lái)熟悉軟件，這勢(shì)必就影響了財(cái)務(wù)軟件在企業(yè)的應(yīng)用。另外，中小企業(yè)會(huì)計(jì)人員的流動(dòng)性很大，有的人員熟悉軟件后又離開(kāi)公司，而新招來(lái)的人又需要一段時(shí)間來(lái)熟悉。這樣一來(lái)，造成企業(yè)的軟件沒(méi)有得到持續(xù)充分的使用。而有的中小企業(yè)有一些年紀(jì)較大的會(huì)計(jì)，本身對(duì)于電腦知識(shí)就不是很熟悉，那就更不說(shuō)是讓他們熟練掌握財(cái)務(wù)軟件了。即使有在中小企業(yè)工作多年的會(huì)計(jì)，很多也只是會(huì)填制憑證、自動(dòng)生成賬簿和報(bào)表。對(duì)于進(jìn)行初始設(shè)置、設(shè)置多欄式賬簿的格式、設(shè)置報(bào)表的公式等方面的技能卻比較陌生，不能靈活運(yùn)用軟件處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、進(jìn)行財(cái)務(wù)信息的加工和分析，也不能滿(mǎn)足各方對(duì)財(cái)務(wù)信息的需求。

3.極少進(jìn)行賬套備份，忽視了會(huì)計(jì)信息的安全性。很多中小企業(yè)極少進(jìn)行賬套備份，他們認(rèn)為賬套的信息自動(dòng)就存在電腦里面，無(wú)需另外再保存了。也不知道實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的單位應(yīng)堅(jiān)持每天備份，且要雙重備份，并分處分人保管，對(duì)于會(huì)計(jì)資料也沒(méi)有定期打印保管。一旦電腦出現(xiàn)死機(jī)、病毒攻擊，將會(huì)丟失大量的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，給企業(yè)管理和決策帶來(lái)重大影響。另外，一部分中小企業(yè)，沒(méi)有對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的防范意識(shí)，沒(méi)有安裝必要的殺毒軟件，在安裝電算化軟件的電腦上也上網(wǎng)、玩游戲，造成黑客攻擊，會(huì)計(jì)信息被竊取。還有的企業(yè)沒(méi)有給電腦和操作員設(shè)置安全的密碼，造成會(huì)計(jì)電腦非法開(kāi)機(jī)，會(huì)計(jì)信息被人為破壞和竊取。

4.會(huì)計(jì)電算化購(gòu)置和使用過(guò)程中缺乏管理。中小企業(yè)由于規(guī)模小，沒(méi)有足夠的資金購(gòu)置必要的財(cái)務(wù)軟件和計(jì)算機(jī)，因此會(huì)計(jì)電算化工作遲遲不能正常進(jìn)行下去。在某些企業(yè)財(cái)務(wù)軟件的購(gòu)置和管理都是財(cái)務(wù)經(jīng)理說(shuō)了算，總經(jīng)理很少過(guò)問(wèn)。但是財(cái)務(wù)經(jīng)理大多都是站在會(huì)計(jì)核算的角度考核軟件，不會(huì)從企業(yè)的全局來(lái)考慮到底采用什么樣的財(cái)務(wù)軟件能夠更好地管理企業(yè)。在財(cái)務(wù)軟件使用過(guò)程中，財(cái)務(wù)經(jīng)理很少定期查看會(huì)計(jì)信息，監(jiān)督會(huì)計(jì)從業(yè)人員的操作。

二、中小企業(yè)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化管理的必要性

在信息高速發(fā)展的代，會(huì)計(jì)信息對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提高起著越來(lái)越重要的作用，成為影響企業(yè)發(fā)展的重要因素。對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展以及企業(yè)的逐步完善，財(cái)務(wù)信息將成倍增長(zhǎng)，如果仍然采用手工方法進(jìn)行財(cái)務(wù)核算，將無(wú)法滿(mǎn)足各方對(duì)財(cái)務(wù)信息的需求，因此采用計(jì)算機(jī)代替手工記賬已成為一種趨勢(shì)。會(huì)計(jì)電算化是保證財(cái)務(wù)信息的處理科學(xué)、迅速和系統(tǒng)化的重要措施，所以在企業(yè)內(nèi)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化具有非常大的意義。

1.會(huì)計(jì)電算化是信息化發(fā)展的需要。會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱(chēng)，是一個(gè)應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，具有存儲(chǔ)容量大、運(yùn)算速度高效精確、數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享、賬簿報(bào)表快速生成等優(yōu)點(diǎn)。會(huì)計(jì)電算化是企業(yè)信息化的核心和基礎(chǔ)，不僅起到了會(huì)計(jì)核算的職能，而且起到了會(huì)計(jì)的管理職能，企業(yè)管理者可以隨時(shí)獲取企業(yè)的實(shí)時(shí)信息，大大提高了管理和決策的效率。隨著全球信息化、一體化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，會(huì)計(jì)電算化在我國(guó)得到長(zhǎng)足發(fā)展，具有一定規(guī)模和實(shí)力的企業(yè)都在利用財(cái)務(wù)軟件對(duì)企業(yè)進(jìn)行信息化的改造，借此來(lái)提高企業(yè)管理、決策的效率，從而提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。因此，中小企業(yè)電算化是未來(lái)信息化發(fā)展的趨勢(shì)。

2.會(huì)計(jì)電算化是中小企業(yè)改善管理水平的需要。隨著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，企業(yè)需要處理的財(cái)務(wù)信息越來(lái)越多，傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)工作已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求，對(duì)于財(cái)務(wù)信息的記錄分析和保存也是會(huì)計(jì)重要的問(wèn)題，會(huì)計(jì)電算化是解決這個(gè)難題的首要措施。因此，傳統(tǒng)的企業(yè)信息管理體系發(fā)生了本質(zhì)的變化，尤其在企業(yè)會(huì)計(jì)信息管理領(lǐng)域更是以嶄新的計(jì)算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)取代了舊式的手工操作，便捷的企業(yè)管理電算化漸為廣大的現(xiàn)代企業(yè)所普遍接受。對(duì)我國(guó)絕大多數(shù)的中小企業(yè)而言，實(shí)施“信息化”是一次難得的歷史機(jī)遇，也是一次增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力、拓展企業(yè)生存發(fā)展空間的良好的機(jī)遇。由此可見(jiàn)，會(huì)計(jì)電算化是企業(yè)生存和發(fā)展的必然選擇，不僅能提高企業(yè)的會(huì)計(jì)工作質(zhì)量，也為以后順利實(shí)現(xiàn)管理信息系統(tǒng)和企業(yè)資源規(guī)劃積累經(jīng)驗(yàn)，為企業(yè)的持續(xù)快速的發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

3.會(huì)計(jì)人員降低勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率的需要。會(huì)計(jì)人員處理的數(shù)據(jù)信息量大、準(zhǔn)確性要求很高、核算繁瑣枯燥，采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理后，可以把廣大會(huì)計(jì)人員從繁重的記賬、算賬、報(bào)賬中解放出來(lái)，他們工作的重點(diǎn)和精力轉(zhuǎn)移到對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的分析以及預(yù)測(cè)上來(lái)。中小企業(yè)本來(lái)規(guī)模就不大，會(huì)計(jì)人員也不多，用電算化代替手工，會(huì)計(jì)的職能將更偏重于管理，將可以提供更多的信息以幫助管理層決策。

三、中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化改善的措施

隨著我國(guó)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用在各種規(guī)模的企業(yè)中迅速擴(kuò)張。由于中小企業(yè)實(shí)力不是那么雄厚，從業(yè)人員素質(zhì)也不是那么高，要想把會(huì)計(jì)電算化貫徹到財(cái)務(wù)工作中，不僅需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，更需要從業(yè)人員的熟練掌握。除此之外國(guó)家社會(huì)的監(jiān)督，軟件公司的密切配合也是必不可少的。

1.需要中小企業(yè)組織和軟件公司共同協(xié)作。在我國(guó)，財(cái)務(wù)軟件大多按照大公司的模式來(lái)研制的，軟件公司對(duì)于中小企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、軟件要求并不是很熟悉，再加上中小企業(yè)較多，涵蓋了社會(huì)的各個(gè)行業(yè)，所以現(xiàn)行的財(cái)務(wù)軟件并不能真正適應(yīng)中小企業(yè)。如果想要一個(gè)能契合本企業(yè)的財(cái)務(wù)軟件，就要求財(cái)務(wù)人員和軟件公司的開(kāi)發(fā)人員進(jìn)行有效的溝通交流，財(cái)務(wù)人員要提出原有軟件需要完善和修改的地方，而開(kāi)發(fā)人員要盡量的根據(jù)企業(yè)的要求設(shè)計(jì)好軟件，這樣一來(lái)，財(cái)務(wù)軟件就能與企業(yè)無(wú)縫對(duì)接。

另外，現(xiàn)在中小企業(yè)財(cái)務(wù)軟件的使用有了另一種方式——ASP。ASP應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)是一種先進(jìn)的新型服務(wù)模式，是當(dāng)前解決中小企業(yè)信息化的有效途徑應(yīng)用服務(wù)提供商集中為中小企業(yè)搭建信息化所需要的所有網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施及軟件、硬件運(yùn)行平臺(tái)，負(fù)責(zé)所有前期的實(shí)施、后期的維護(hù)等一系列服務(wù)。使得企業(yè)無(wú)需購(gòu)買(mǎi)軟硬件、建設(shè)機(jī)房、招聘IT人員，只需前期支付一次性的項(xiàng)目實(shí)施費(fèi)和定期的ASP服務(wù)費(fèi)，即可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)享用信息系統(tǒng)。通過(guò)ASP服務(wù)，企業(yè)無(wú)需對(duì)軟件和硬件進(jìn)行日常維護(hù)，既可以節(jié)省信息化的成本，又能方便地利用信息化系統(tǒng)，提高業(yè)務(wù)運(yùn)作效率。這為中小企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化和利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理開(kāi)辟了一條新路。

2.中小企業(yè)管理者加強(qiáng)管理。中小企業(yè)管理者一定要從意識(shí)上認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)發(fā)展的趨勢(shì)，會(huì)計(jì)電算化實(shí)施得越好，企業(yè)的管理就越到位，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力就越強(qiáng)。當(dāng)然，也并不是說(shuō)企業(yè)財(cái)務(wù)從手工順利的過(guò)渡到電算就可以了，企業(yè)其他的一些管理制度、內(nèi)部控制制度也要跟上來(lái)。管理層應(yīng)該對(duì)軟件開(kāi)發(fā)和維護(hù)控制、硬件管理和維護(hù)控制、組織機(jī)構(gòu)和人員的管理和控制、系統(tǒng)操作的管理和控制、文檔資料的管理和控制、計(jì)算機(jī)病毒的預(yù)防和消除等各個(gè)方面建立一整套制度，并保證措施能落到實(shí)處。

另外管理者應(yīng)該在財(cái)務(wù)軟件在使用的過(guò)程中密切關(guān)注軟件的使用狀況。一是對(duì)于網(wǎng)絡(luò)病毒和數(shù)據(jù)竊取風(fēng)險(xiǎn)的防范。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開(kāi)放性和虛擬性導(dǎo)致系統(tǒng)的可控性降低，一旦遭遇系統(tǒng)阻塞、病毒侵入或黑客襲擊，系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)就面臨被竊取或損壞的風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)除使用當(dāng)前一些主流的殺毒產(chǎn)品以外，還可組建局域網(wǎng)，使會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)僅在本單位局域網(wǎng)內(nèi)運(yùn)行，而不接入互聯(lián)網(wǎng)。同時(shí)，還應(yīng)注意提高會(huì)計(jì)操作人員對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的防范意識(shí)，做好數(shù)據(jù)備份，甚至雙備份，確保萬(wàn)無(wú)一失。二是對(duì)財(cái)務(wù)人員操作規(guī)范性的監(jiān)督。很多中小企業(yè)剛剛使用財(cái)務(wù)軟件，財(cái)務(wù)人員對(duì)軟件的操作不當(dāng)，就會(huì)影響數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，從而影響公司的決策。因此管理者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員操作的監(jiān)督。

3.提高會(huì)計(jì)從業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德。會(huì)計(jì)電算化的工作既需要會(huì)計(jì)人員懂財(cái)務(wù)知識(shí)，又需要他們熟練掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，并將兩者密切結(jié)合，所以要求會(huì)計(jì)人員要不斷的學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)不斷更新的會(huì)計(jì)知識(shí)，更要學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)軟件的使用和維護(hù)的技術(shù)。中小企業(yè)的人力資源培訓(xùn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上大企業(yè)，所以對(duì)于財(cái)務(wù)人員的繼續(xù)教育需要企業(yè)給予一定的資金的支持。而財(cái)務(wù)人員更應(yīng)該從個(gè)人自身發(fā)展、企業(yè)管理需要的角度去提高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。另外，軟件的使用更容易滋生腐敗和作假，因此要求財(cái)務(wù)人員要提高自身道德素質(zhì)。

4.國(guó)家加強(qiáng)對(duì)中小企業(yè)的管理監(jiān)控。國(guó)家監(jiān)督和社會(huì)監(jiān)督這樣的外部監(jiān)督，對(duì)中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的規(guī)范是非常有效的手段。靠企業(yè)自身來(lái)規(guī)范會(huì)計(jì)電算化工作是不夠的，加強(qiáng)國(guó)地稅、銀行、工商等職能部門(mén)按相關(guān)法規(guī)實(shí)施監(jiān)督。加強(qiáng)對(duì)中小企業(yè)會(huì)計(jì)人員的監(jiān)督，具體包括上崗資格監(jiān)督，規(guī)范會(huì)計(jì)從業(yè)的秩序;對(duì)會(huì)計(jì)人員的技能監(jiān)督，促使其不斷提高業(yè)務(wù)水平；對(duì)做賬人員尤其是代理記賬人員所做的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行審核；督促中小企業(yè)健全內(nèi)部監(jiān)督體系。

總之，會(huì)計(jì)電算化在中小企業(yè)的發(fā)展，不應(yīng)該只是單純地使用財(cái)務(wù)軟件，而是應(yīng)以會(huì)計(jì)電算化為平臺(tái)，從本質(zhì)上改變管理的職能，提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。只有軟件公司、中小企業(yè)管理者、財(cái)務(wù)人員共同努力，并且結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際情況，有針對(duì)性地實(shí)施電算化措施，才能使企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。

[本文是2013年湘潭市第一批科技指導(dǎo)性計(jì)劃項(xiàng)目成果。課題名稱(chēng)：網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)在高職院校的應(yīng)用研究。課題編號(hào)：ZJ 2013005]

[1]梁美儀.中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的新途徑:財(cái)務(wù)ASP.財(cái)會(huì)月刊,2011(2)

[2]吳庚.信息時(shí)代中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化實(shí)施情況探析.企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2012(1)

（作者單位：湘潭職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖南湘潭 411100）

（責(zé)編:賈偉）

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1004-4914（2014）04-111-02