劉洪韜　王淑強　陳紅珍

摘 要：基于研究生階段紙質(zhì)檔案的不足以及研究生階段檔案管理的特殊性，結(jié)合本人工作經(jīng)驗，應(yīng)用不斷更新的科技手段，提倡建立和規(guī)范使用電子檔案統(tǒng)一管理平臺，從而提高檔案管理的時效性和可持續(xù)性，對于檔案的管理和發(fā)展具有劃時代的重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案 電子化 研究生 管理

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）02（a）-0031-01

個人檔案是一個人一生生命軌跡的縮寫，是用人單位了解一個人情況的非常重要的資料，也是一個人政治生涯中的重要組成部分，絕不可小看和忽視。進入研究生階段的學(xué)生，從小學(xué)（甚至幼兒園）開始建檔，記錄了學(xué)生各個學(xué)習(xí)時期的學(xué)習(xí)、生活和品德等各種情況，對于用人單位了解學(xué)生的整個發(fā)展過程有著非常重要的價值，也對于招生單位了解學(xué)生的綜合素質(zhì)有著不同凡響的意義。但是，傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案的郵寄和存放雖然有很多優(yōu)點，但是也存在一些不足之處：第一，檔案轉(zhuǎn)遞的效率不高，正常情況需要一個月以上才能夠收到新招收學(xué)生的檔案，有的需要的時間更長，甚至不負責(zé)任的檔案管理老師也有把學(xué)生檔案寄丟的情況發(fā)生，而且在學(xué)生報考或者就業(yè)之前了解查看學(xué)生的檔案更為合理；第二，由于檔案長期積累的材料較多，因而存放需要占據(jù)大量空間，久而久之，如此存放并不科學(xué)，也不環(huán)保，存放一旦沒有注意環(huán)境的變化就容易導(dǎo)致檔案的破損和檔案內(nèi)容的損壞；第三，檔案的可持續(xù)性較差，我們在翻閱學(xué)生紙質(zhì)檔案的過程中，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)很多材料的填寫項目諸多雷同，學(xué)生在不同時期要重復(fù)填寫很多遍這樣的材料，還有一些學(xué)生的情況并不完整，這樣非常不利于提高工作效率。更重要的是：進入研究生階段學(xué)習(xí)的學(xué)生不同于小學(xué)、初中、高中甚至大學(xué)時期，由于導(dǎo)師和課題組的安排，他們的時間相對比較自由和分散，不便于集中和統(tǒng)一的管理，而且學(xué)生組成的年齡跨度較大，有些學(xué)生屬于在職學(xué)習(xí)，有些學(xué)生也已經(jīng)進入婚育年齡，因此檔案處理的復(fù)雜性和難度有所加大，檔案的記錄和管理就應(yīng)該更為科學(xué)合理。隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，研究生電子檔案的建設(shè)與管理已急迫地擺到研究生教育管理工作者的面前[1-3]。如何形成一套行之有效的辦法，仁者見仁、智者見智[4-6]。基于以上紙質(zhì)檔案的不足之處，我建議對于研究生檔案的管理，需要建立電子化的完備流程，這樣一方面可以提高檔案管理時效性，減少重復(fù)填寫和內(nèi)容的缺失；另外一方面對于檔案的存放也更加合理和環(huán)保，提高工作效率和管理的科學(xué)性。

下面對于研究生階段檔案管理的電子化流程提出自己一些設(shè)想：

建議從學(xué)生開始建檔（小學(xué)或者幼兒園）起就進入電子檔案統(tǒng)一管理平臺（平臺應(yīng)該由教育部、國家檔案局、工業(yè)和信息化部、公安部等相應(yīng)部門組織開發(fā)，并由專人進行后期維護）進行檔案的填寫，設(shè)置的填寫選項不應(yīng)重復(fù)，學(xué)生進入到下一個求學(xué)或者工作階段，招生或者用人單位人事部門的老師可以先通過在線瀏覽學(xué)生的檔案，首先了解學(xué)生的各方面情況，為招生和招聘做好前期的鋪墊，但是招生和用人單位的老師只有瀏覽權(quán)限，并無修改權(quán)限。當學(xué)生一旦錄取或者錄用，錄取或者錄用單位檔案管理的相關(guān)老師可以給開放瀏覽學(xué)生之前檔案情況的權(quán)限，但不具備修改權(quán)限，同時開放學(xué)生在本單位求學(xué)或者工作期間的檔案修改和維護權(quán)限，以往單位的檔案管理老師對于學(xué)生的情況只能瀏覽，關(guān)閉其所有修改權(quán)限；

對于學(xué)生在求學(xué)階段的信息變更可以由學(xué)生本人提出申請，建立一套合理的申請流程，流程簡便可行，由學(xué)生所在單位的檔案管理老師在電子檔案統(tǒng)一管理平臺進行修改和維護；

電子檔案統(tǒng)一管理平臺的數(shù)據(jù)要進行及時備份，同時不斷升級平臺的網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，檔案管理人員在管理檔案的過程中要簽訂保密協(xié)議，不可泄露學(xué)生的任何信息資料；

在推行電子檔案的同時，紙質(zhì)檔案與電子檔案重復(fù)的部分可以省略，保留簽名頁部分，很多紙質(zhì)檔案也可以通過電子檔案進行按需打印，這樣節(jié)約紙張，更加環(huán)保。

當然在推行電子檔案的過程中，肯定也會有一些阻力和弊端，比如：傳統(tǒng)檔案的管理者已經(jīng)習(xí)慣于一種傳統(tǒng)的管理模式，一旦推行電子檔案，很多數(shù)據(jù)需要進行網(wǎng)絡(luò)的維護，這樣增加了他們額外很多的工作量，但是前期工作量的增加其實對于后續(xù)電子檔案管理模式的推行是大有裨益的，所以這方面的思想錮囚需要摒棄。電子檔案統(tǒng)一管理平臺因為是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，所以網(wǎng)絡(luò)的安全和計算機的穩(wěn)定性就是電子檔案管理中可能出現(xiàn)的弊端，黑客的攻擊對于電子檔案統(tǒng)一管理平臺的安全存在一定的考驗，網(wǎng)絡(luò)和計算機的不穩(wěn)定也會給管理人員造成一定的困擾，而且長時間對于網(wǎng)絡(luò)平臺的使用又容易形成對網(wǎng)絡(luò)的依賴，這些都是我們需要考慮的問題。應(yīng)對的辦法：（1）網(wǎng)絡(luò)的維護和監(jiān)管要到位，確保網(wǎng)絡(luò)的正常通暢；（2）隨著科技的不斷進步，計算機的安全和穩(wěn)定性也會逐步增強，為電子檔案統(tǒng)一管理平臺的安全和穩(wěn)定提供充足的技術(shù)支撐，同時網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)要做到實時有效的備份。

研究生電子檔案的推行只是一個側(cè)面，對于全民電子檔案的推廣是一個示范，這樣的電子檔案管理平臺對于檔案的時效性、規(guī)范性和可持續(xù)性有非常大的促進作用，隨著高技術(shù)手段的不斷更新，檔案的管理將會更加科學(xué)、合理、便捷。

參考文獻

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