于佩蘭

摘 要：現(xiàn)代電子信息技術(shù)飛速發(fā)展，會計電算化取代手工記賬已成為會計工作發(fā)展的必然。該文就電算化會計檔案的特點，分析電算化會計檔案管理工作中存在的問題和不足，提出了幾點改進電算化會計檔案管理工作的對策。

關(guān)鍵詞：會計電算化檔案 問題 對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）02（a）-0188-01

現(xiàn)代電子信息技術(shù)飛速發(fā)展，會計電算化取代手工記賬已成為會計工作發(fā)展的必然。應用計算機技術(shù)代替人工記賬、算賬、報賬等會計信息處理，在現(xiàn)實經(jīng)濟運行工作中已廣泛應用，從而形成了大量會計電算化檔案。如何做好電算化會計檔案的管理工作，使其發(fā)揮更大作用，是擺在檔案工作者面前的新課題。該文就電算化會計檔案的特點，分析電算化會計檔案管理工作中存在的問題，提出了幾點改進措施。

1 電算化會計檔案的內(nèi)涵及特點

電算化會計檔案是經(jīng)濟活動中形成的記賬憑證、賬簿、財務報告等真實歷史記錄和重要憑證，它包括存儲在電腦硬盤中的會計數(shù)據(jù)、磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)以及電腦打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù)。具有嚴格的平衡性、時序性和嚴肅性，不能隨意篡改?！稌嫏n案管理辦法》規(guī)定，采用電算化進行會計核算的單位，應當保存紙質(zhì)打印的會計核算材料。具備使用磁盤、光盤等電子信息技術(shù)保存會計數(shù)據(jù)的單位，應按照國家業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，報財務部、國家檔案局備案。電算化會計檔案與紙質(zhì)會計檔案不同，有其自身的特點，主要表現(xiàn)為：（1）存貯范圍廣泛。電算化進行會計核算產(chǎn)生的檔案存貯范圍廣，它不僅要保留傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案，還必需保留存貯在計算機硬件上的會計數(shù)據(jù)以及存儲在磁性介質(zhì)上的會計信息，如程序開發(fā)設(shè)計說明書、用戶操作規(guī)程、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式等，即會計電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域擴大了。（2）載體形式多樣。電算化會計檔案的載體形式發(fā)生了改變，經(jīng)濟管理活動中形成的會計憑證、帳簿、報表等數(shù)據(jù)，不但以電子信息的形式存貯于光盤、硬盤等載體上，還要以打印輸出的紙質(zhì)載體形式存在。磁性存貯介質(zhì)在會計電算化工作中的運用，使會計檔案管理工作更加方便、快捷、高效。（3）安全存貯嚴格。電算化會計檔案以紙質(zhì)文件材料與電子文件材料并存的形式存在，檔案內(nèi)容不僅有打印輸出的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還有以磁性介質(zhì)或光盤為載體的電子檔案，而這些磁性介質(zhì)、光盤極易受磁場、有害氣體、灰塵等外部環(huán)境的影響，加之，具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時又受載體質(zhì)量、存儲信息有效期等條件的影響，對會計電算化檔案的安全存貯嚴格，要求存放空間具有防火、防潮、防凍、防熱、防塵、防磁、防盜等相應措施。

2 電算化會計檔案管理工作中存在的主要問題

（1）對電算化會計檔案管理工作不夠重視。目前，大部分單位領(lǐng)導和會計人員對有效管理電算化會計檔案缺乏經(jīng)驗，重視程度不夠，只將打印出的紙質(zhì)會計文件材料歸檔，沒有將電算化會計工作中形成的電子信息備份存儲在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會計檔案的系統(tǒng)性、完整性。（2）對電算化會計檔案管理缺乏技術(shù)方法。電算化會計檔案不具備紙質(zhì)會計檔案的直接利用性，對其進行歸檔、保存、數(shù)據(jù)利用等必須在特定的計算機軟、硬件系統(tǒng)環(huán)境中進行，可是，許多企、事業(yè)單位缺乏利用電算化會計檔案的技術(shù)、方法和意識，沒有將會計系統(tǒng)軟件及版本很好地保管，造成會計系統(tǒng)軟件升級后，會計數(shù)據(jù)丟失、損毀甚至不能被利用。（3）對電算化會計檔案管理缺乏資金投入。按照會計電算化工作規(guī)范、辦法，運用電算化進行會計核算的單位及部門，應保存打印出的紙質(zhì)檔案和電子檔案?？墒牵恍﹩挝粚﹄娝慊瘯嫏n案管理缺乏資金投入，硬件設(shè)備不足，沒有電子信息存貯設(shè)備、沒有高清打印機，致使會計檔案達不到規(guī)定的保管期限，電算化會計檔案管理“雙軌制“難以實現(xiàn)。（4）對電算化會計檔案管理存在安全隱患。雖然電子信息技術(shù)便捷高效、功能強大，但存在安全隱患。

由于計算機技術(shù)對會計數(shù)據(jù)非法修改可以不留痕跡，這種通過現(xiàn)代技術(shù)手段實施偽造、篡改及銷毀會計檔案數(shù)據(jù)等現(xiàn)象，具有很強的危害性、隱蔽性，利用計算機舞弊發(fā)現(xiàn)的難度大。加之，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣泛應用的今天，網(wǎng)絡(luò)信息容易被泄露、竊取、非法篡改。所以，沒有健全的電算化會計檔案管理制度，又不配備專門的管理人員，極易造成會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象。

3 改進電算化會計檔案管理的對策

（1）加強電算化會計檔案管理的宣傳力度 。要提高社會及領(lǐng)導對會計電算化檔案管理的意識，需要通過廣播電視、報刊、設(shè)置宣傳欄等渠道，宣傳電算化會計檔案管理的法規(guī)、規(guī)章及國家的財經(jīng)紀律等，并積極主動地爭取單位領(lǐng)導的重視和支持，強化領(lǐng)導對電算化會計檔案管理的認識，切實其列入工作范籌，增加設(shè)備經(jīng)費投入、制定管理制度、配備專職人員，不斷改善軟硬件設(shè)施及環(huán)境，確保電算化會計檔案管理工作有序開展。（2）加強電算化會計檔案管理的信息化建設(shè)。首先，應加大資金的投入，購置適用的軟、硬件設(shè)備。由于使用不同的系統(tǒng)軟件形成的會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同，致使利用會計檔案時產(chǎn)生不能被調(diào)閱或者意想不到的失誤。因此，應用電算化進行會計核算的單位，除了保存各種版本的會計檔案和備份數(shù)據(jù)外，還應保存相應版本的會計電算化系統(tǒng)軟件。為了確保會計電算化檔案的真實性、完整性和有效性，使打印出的紙質(zhì)會計檔案達到規(guī)定的保存期限，應配備高清打印機，作為輸出紙質(zhì)會計檔案工具。另外，應配置適宜安全保存檔案的專用庫房，并配備防盜、防磁、防火、防潮、防有害生物危害的必要設(shè)施，以便及時監(jiān)測、調(diào)整、保管利用。（3）加強電算化會計檔案的業(yè)務基礎(chǔ)建設(shè)。由于存貯在磁性介質(zhì)或光盤上的電算化會計檔案信息易損毀且不可恢復，在未打印成紙質(zhì)會計數(shù)據(jù)材料前，應進行“雙備份”，并及時打印輸出，要定時進行檢查、復制，防止因磁性介質(zhì)損毀造成會計數(shù)據(jù)的不完整，及時歸檔設(shè)立備查登記簿，以便利用查考。

對電算化會計檔案的各項數(shù)據(jù)要規(guī)定不同的使用權(quán)限，同時要建立嚴格的立卷、歸檔、保密、保管、借閱、利用、網(wǎng)絡(luò)安全等審批制度，確保檔案齊全完整、安全妥善保管。

參考文獻

[1] 財政部，國家檔案局.會計檔案管理辦法.

[2] 財政部.會計電算化工作規(guī)范.

[3] 財政部.會計電算化管理辦法.