盧玉娟

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學、預防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫(yī)院工作計劃和決策的可靠依據(jù)，是指導并協(xié)調(diào)各項工作正常運行的參考資料。檔案管理是醫(yī)院科學管理中重要的一環(huán)，是必須重視的基礎性工作。當前，醫(yī)療改革日益深化，醫(yī)院管理工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，新形勢下的醫(yī)院檔案工作該如何發(fā)展才能更好地為醫(yī)療服務，是當前亟待解決的問題。

一、現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.觀念落后，創(chuàng)新意識不強 由于檔案工作效益的滯后性，大多數(shù)檔案工作者認為檔案工作只不過是管理承辦過的文件而已，不了解檔案工件的內(nèi)容、性質(zhì)與任務，更不了解檔案事業(yè)的發(fā)展具有社會化、系統(tǒng)化和專業(yè)化的特點，認為只要立卷、歸檔、鑒定、保管等一系列環(huán)節(jié)完成后，基本上就“萬事大吉”了。在工作中，習慣于“坐等待收”的服務方式，對遇到新情況、新問題胸中無數(shù)，不善于捕捉社會新信息，難以開創(chuàng)檔案工作的新局面。

2.檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

目前從事醫(yī)院檔案管理的人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現(xiàn)為人員配備隨意，流動性大，檔案管理人員多是從行政、護理、醫(yī)技等部門轉(zhuǎn)崗過來，而檔案專業(yè)出身的人員較少，且存在著專業(yè)知識老化，知識面較窄，知識結(jié)構(gòu)不合理，學歷偏低，思想觀念和管理水平相對滯后等問題，與時代發(fā)展的要求懸殊較大，難以適應新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。

3.對電子檔案的管理缺乏應用的專業(yè)技術能力

隨著檔案管理的數(shù)字化，電子文檔應運而生，這些文檔在歸檔過程上無論從載體形式、歸檔辦法，還是從本質(zhì)屬性、來源等方面都與紙質(zhì)文件有很多不同。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定，電子文檔能否作為檔案，是否具有法律憑證作用，便成為檔案界一系列的新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。對這些課題，大多數(shù)檔案管理者無力應付。另外，檔案管理者沒有受過專業(yè)培訓，對于電子文件整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等，缺乏足夠的應付能力。以上各種原因嚴重制約了醫(yī)院檔案的發(fā)展，要想擺脫困境，使檔案管理步入科學合理的現(xiàn)代化的軌道，就要從檔案管理者的能力入手。

4.管理制度不健全，檔案收集效率不高，管理分散，缺乏信息資源整體性。目前絕大多數(shù)醫(yī)院都制定了較為健全的醫(yī)院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，沒有統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理模式。由于管理制度不完善，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，醫(yī)院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發(fā)展的需要，不利于科學管理。

二、提高醫(yī)院檔案管理水平的措施

1.增強管理的規(guī)范化

制定新的管理理念，醫(yī)院需要將檔案管理工作重視起來，作為醫(yī)院的重點內(nèi)容進行發(fā)展，并制定相應的管理、質(zhì)量檢查、工作流程等相關制度，對檔案的管理方式進行完善，以及對醫(yī)院各部門的檔案進行收集管理。同時要制定相應的考核制度，以對相關制度的落實進行檢查，并進行嚴格把關。要將檔案管理的相關內(nèi)容寫入管理任務書中，同醫(yī)療業(yè)務一起進行考核與評價，并且與相關部門負責人的績效考核進行掛鉤，進而使各部門檔案管理責任得到明確。依此，對醫(yī)院各部門形成的檔案進行及時收集與整理，使其能夠完整的形成一個信息系統(tǒng)，可以為人們及時提供所需信息，促使檔案存儲管理的標準化、數(shù)字化以及網(wǎng)絡化，以實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

2.加強人員培訓

根據(jù)相關規(guī)定，需要加大檔案管理必要性的宣傳力度，提升工作人員的管理意識，尤其是醫(yī)院的領導人員。要根據(jù)醫(yī)院的實際情況，對檔案管理人員進行多種素質(zhì)培養(yǎng)，以提升其綜合素質(zhì)水平，擴大管理隊伍的力量。同時對工作人員進行計算機培訓，使其能夠?qū)π畔ⅰ⑼ㄐ拧⒕W(wǎng)絡等現(xiàn)代技術進行學習與掌握，以提升檔案管理人員的業(yè)務水平。此外，還需要對工作人員進行階段性考核，并為其構(gòu)建良好的工作環(huán)境，促使醫(yī)務人員能夠更好的參與到現(xiàn)代化的檔案管理中。

3.構(gòu)建新模式

隨著計算機技術的不斷發(fā)展，計算機得到了廣泛使用，醫(yī)院已經(jīng)具備了對檔案實施現(xiàn)代化管理的條件。目前對網(wǎng)絡技術進行充分運用，并對檔案管理的信息系統(tǒng)進行完善，已成為了醫(yī)院對檔案進行現(xiàn)代化管理的關鍵所在。因此，熟練掌握計算機與網(wǎng)絡技術，并進行聯(lián)合運用。同時將現(xiàn)代化的新型管理技術與傳統(tǒng)的管理形式相應結(jié)合，按照醫(yī)院制定的檔案管理標準，采用靈活的管理方式和準確的管理軟件，對先進技術與管理手段進行充分運用，完成對醫(yī)院檔案標準化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化的管理模式，使醫(yī)院的檔案管理水平得到不斷提升。通過對計算機網(wǎng)絡的充分運用，可以將相關科室的檔案管理連成整體，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的信息共享，尤其是急診部門、臨床管理部門以及檔案管理部門三者之間的信息共享。這樣不僅使醫(yī)院檔案信息的準確、實用性得到有效提升，還降低了醫(yī)院在管理方面的投入，提升了工作人員的工作效率，使醫(yī)院檔案的管理水平有了顯著提升。

4.重視檔案利用

在醫(yī)院運營的過程中，會有大量的相關文件、協(xié)議、合同等形成，能夠?qū)︶t(yī)院的發(fā)展過程進行真實反映，具有十分重要的價值。為了充分發(fā)揮檔案的作用就需要檔案管理者具有較強的服務意識，并對檔案管理的范圍進行擴展，對檔案資源進行開發(fā)，尤其是對具有較高保存價值的檔案資源，提升檔案的管理質(zhì)量與服務水平，有效的為臨床治療與科研提供全面服務。同時加強醫(yī)院各科室與部門之間的聯(lián)系，組織各科室進行編研活動，并將其公布在醫(yī)院的網(wǎng)站上，實現(xiàn)醫(yī)院各部門之間的資源共享。進而滿足醫(yī)院的醫(yī)療需求以及科研需求，提升醫(yī)院檔案的利用效率。

三、醫(yī)院檔案管理的新思路

1.提高檔案管理人員的素質(zhì)，增強人們對檔案管理的意識。檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力，醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學、科研是緊密相連的。隨著醫(yī)院管理向科學化、現(xiàn)代化和標準化發(fā)展，檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者，對醫(yī)院的檔案工作實施全面的管理，在檔案管理中起著領導、決策、指導、監(jiān)督作用。因此，建立一支具有堅定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊伍，并使他們充分意識到檔案的價值及檔案帶來的社會效益和經(jīng)濟利益，自覺參與檔案管理工作，已經(jīng)成為我們工作的當務之急。

2.完善醫(yī)院檔案管理的體制建設和制度建設。多數(shù)醫(yī)院原來的檔案管理沒有獨立的機構(gòu)，造成檔案管理沒有自主權，工作處于被動狀態(tài)。醫(yī)院應通過認真地調(diào)查研究，制定相應的改革措施，逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機構(gòu)，確立檔案室在醫(yī)院中的地位，實現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變，從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。檔案管理是一項長期工作，醫(yī)院各級部門要嚴格把關，責任到人，建立相應的考核制度。醫(yī)院應將檔案管理工作納入科室管理責任書之中，與科室主任工作實績考核獎懲掛鉤，明確科室主任對科室檔案工作的管理責任，抓好歸檔材料的收集、整理，促進檔案管理的規(guī)范化。

3.實行檔案標準化管理是檔案管理信息化的根本。檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進設備的配置，還包括管理方式的標準化。因此，醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個環(huán)節(jié)、各個步驟，從收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內(nèi)容。

隨著科學技術的不斷發(fā)展與應用，加強醫(yī)院檔案管理，提高醫(yī)院檔案利用率對醫(yī)院及醫(yī)學科學的發(fā)展意義重大。我們必須提高認識，改進檔案管理及利用方式，為醫(yī)院的建設做好鋪路石，也為人民的健康事業(yè)貢獻自己的力量。

（作者單位：石家莊市第一醫(yī)院）endprint