劉敏華

2012年2月國(guó)家檔案局發(fā)布9號(hào)令，公布了《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》，明確將“著名人物檔案”列入綜合檔案館收集范圍。著名人物檔案的建立是社會(huì)發(fā)展的必然要求，其文化教育功能突出，能夠幫助人們樹(shù)立正確的人生觀、價(jià)值觀和榮辱觀，激發(fā)人們愛(ài)國(guó)家、愛(ài)科學(xué)、愛(ài)社會(huì)主義制度的熱情，是寶貴的精神財(cái)富和物質(zhì)財(cái)富。

然而，在著名人物檔案收集歸檔、編目整理過(guò)程中，由于檔案工作人員對(duì)著名人物檔案認(rèn)識(shí)不足，加之著名人物檔案的收集歸檔以及編目整理等問(wèn)題缺乏科學(xué)性、制度性、規(guī)范性的工作章程，使得在著名人物檔案收集歸檔工作中產(chǎn)生一些誤區(qū)，一方面影響了著名人物檔案質(zhì)量與系統(tǒng)完整，削弱了著名人物檔案的留存價(jià)值，另一方面造成了檔案工作者的重復(fù)勞動(dòng)，浪費(fèi)了檔案館庫(kù)和裝具資源。

1 誤區(qū)案例

誤區(qū)一：在確定采集對(duì)象時(shí)認(rèn)為著名人物就是指單位領(lǐng)導(dǎo)。有些檔案部門在遴選收集對(duì)象的時(shí)候，混淆了著名人物的概念，在“人物”選定范圍時(shí)，使“人物”選定原則出現(xiàn)偏差。

誤區(qū)二：著名人物檔案材料是人事檔案的延伸。目前檔案工作人員也意識(shí)到著名人物檔案與人事檔案的不同，但是缺乏細(xì)致深入的研究和分析，在收集整理工作中，始終擺脫不了人事檔案的束縛，造成了著名人物檔案的人事檔案格局化，其實(shí)質(zhì)是把著名人物檔案建立在人事檔案基礎(chǔ)上，添加一些照片、講話、聲像、圖片等資料，形成人物全宗。

誤區(qū)三：著名人物檔案是館藏檔案信息的再次整理和文件集成。有部分檔案部門，為了收集整理著名人物檔案，在館藏的文書(shū)、科技、聲像等類檔案信息中，把該人物所有簽發(fā)文件、講話稿件、計(jì)劃總結(jié)、科研項(xiàng)目、聲像等排列整理成人物專卷，形成人物全宗。

誤區(qū)四：著名人物檔案由檔案部門直接收集或征集。目前有部分檔案部門直接征集和收集著名人物檔案材料，未按照部門立卷制度開(kāi)展工作，打亂了檔案部門正常的工作秩序。

2 產(chǎn)生誤區(qū)的原因與分析

分析和研究產(chǎn)生誤區(qū)的原因，是為了更好地規(guī)避錯(cuò)誤導(dǎo)向，科學(xué)有序地建立起著名人物檔案全宗，提升我國(guó)著名人物檔案留存價(jià)值，以實(shí)現(xiàn)滿足社會(huì)各界的廣泛需要，發(fā)揮其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，為構(gòu)建和諧社會(huì)和人類進(jìn)步提供強(qiáng)大的“軟件”支撐。

2.1 急于求成的心態(tài)。國(guó)家檔案局9號(hào)令發(fā)布后，眾多檔案部門為了認(rèn)真貫徹執(zhí)行《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》的通知精神，急于填充著名人物類別檔案，在缺乏對(duì)著名人物檔案內(nèi)涵理解，對(duì)歸檔范圍和歸檔內(nèi)容缺乏研究的情況下，迅速建立著名人物檔案，使得著名人物檔案存在許多問(wèn)題，應(yīng)引起管理部門的高度重視。

2.2 著名人物檔案內(nèi)涵理解的屏障

2.2.1 對(duì)“著名人物”概念不清。所謂著名人物，顧名思義，就是指社會(huì)或地區(qū)內(nèi)知名度比較高的人物。作為單位領(lǐng)導(dǎo)可以包含在著名人物之中，但不等于著名人物就是單位領(lǐng)導(dǎo)。換言之，著名人物中可以有單位領(lǐng)導(dǎo)，但不是單位領(lǐng)導(dǎo)一定是著名人物。在遴選著名人物時(shí)應(yīng)遵照人物“選定原則”。

“選定原則”是指根據(jù)本地區(qū)實(shí)際情況，結(jié)合人物的貢獻(xiàn)和成就來(lái)確定采集對(duì)象，這是建立著名人物檔案最基本的依據(jù)。人物的社會(huì)地位、職業(yè)不是建立著名人物檔案主要依據(jù)，選定其采集對(duì)象應(yīng)具備兩個(gè)特點(diǎn)，即：（1）該人物在本地區(qū)某一領(lǐng)域是本地區(qū)公認(rèn)的，絕對(duì)突出的，科研領(lǐng)軍人物；（2）該“人物”是某一歷史時(shí)期中或某一重大事件中的重要人物。以上是“人物”選定的要求?！叭宋铩边x定的范圍主要是：在領(lǐng)導(dǎo)本地區(qū)和本單位黨政工作中具有里程碑意義的、功績(jī)卓著的黨政領(lǐng)導(dǎo)人；被省、軍級(jí)以上黨政軍領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)命名的英雄人物；具有創(chuàng)造發(fā)明的各界專家學(xué)者；為本地區(qū)文化教育衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展作出特殊貢獻(xiàn)的藝術(shù)家、教育家、醫(yī)學(xué)名家；為本地區(qū)（包括國(guó)家）創(chuàng)造巨大經(jīng)濟(jì)效益的企業(yè)家；本地區(qū)最典型、有突出貢獻(xiàn)的私營(yíng)企業(yè)、企業(yè)大戶、個(gè)體戶的法人；本地區(qū)培養(yǎng)的為國(guó)家獲得獎(jiǎng)牌的優(yōu)秀運(yùn)動(dòng)員、教練員；在本地區(qū)宗教界享有權(quán)威的杰出代表人物；社會(huì)各界進(jìn)步民主人士中為民族、國(guó)家、人民群眾及社會(huì)進(jìn)步作出突出貢獻(xiàn)的人；其他可以建立人物檔案的人。有的時(shí)候，不同時(shí)間段、不同區(qū)域和不同的人都會(huì)有自己獨(dú)特的理解和斷定，如果“知名度”沒(méi)有固定的標(biāo)準(zhǔn)和條件作為參照的時(shí)候，的確不具有可操作性，確實(shí)難以把握“度”的問(wèn)題。

2.2.2 對(duì)著名人物檔案歸檔內(nèi)容缺乏研究。著名人物檔案不同于人事檔案，是集文字資料、口述資料、音視頻資料、實(shí)物資料等信息資源于一體的人物檔案全宗。著名人物檔案與人事檔案的建檔宗旨、收集歸檔范圍、歸檔材料內(nèi)容等都存在著很多差異，因此，在收集歸檔范圍和歸檔內(nèi)容上都應(yīng)有所不同。著名人物檔案是人類文化建設(shè)、精神建設(shè)和物質(zhì)建設(shè)的歷史鎖鏈，應(yīng)徹底擺脫人事檔案的條條框框，制定出特有的著名人物資料歸檔與管理規(guī)范，才能使著名人物檔案更加科學(xué)地收集整理，為檔案利用服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

2.2.3 缺乏對(duì)部門立卷制度的理解。部門立卷由檔案的特性所決定。各個(gè)部門是各類事件的發(fā)生地，是檔案形成的本源地，因此，各部門是最了解材料信息形成的內(nèi)在聯(lián)系和發(fā)展規(guī)律，最能夠綜觀事件發(fā)展和變化，最能真實(shí)反映事件發(fā)展全貌，最有效證明事實(shí)原貌的權(quán)威機(jī)構(gòu)。著名人物檔案采取部門立卷，各部門有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，如，便于及時(shí)與當(dāng)事人和家屬聯(lián)系溝通，便于收集家庭珍藏資料，便于向相關(guān)人員了解情況，等等，可以確保歸檔信息的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，提高檔案信息質(zhì)量。

2.2.4 缺少著名人物檔案收集歸檔工作規(guī)則和章程。目前從國(guó)家檔案業(yè)務(wù)管理部門到省級(jí)和各行業(yè)檔案部門，缺少章程性管理制度，沒(méi)有形成著名人物檔案收集歸檔與編目整理，公布宣傳與查閱利用等工作細(xì)則。

2.3 走出誤區(qū)的途徑

2.3.1 開(kāi)展科學(xué)調(diào)研項(xiàng)目。調(diào)研項(xiàng)目應(yīng)本著以科學(xué)理論指導(dǎo)工作實(shí)踐、以科學(xué)研究服務(wù)工作實(shí)際為主導(dǎo)思想，立足本職，把著名人物檔案收集歸檔與數(shù)字檔案管理緊密結(jié)合，深入探討?zhàn)^藏人物檔案信息的收集整理以及開(kāi)發(fā)和利用問(wèn)題，并對(duì)工作中遇到的實(shí)際問(wèn)題進(jìn)行大膽的探索，打開(kāi)一條行之有效的科學(xué)編目和管理的實(shí)施方案。

2.3.2 制定規(guī)范性、可操作性工作章程。主要針對(duì)著名人物檔案的收集范圍、編目分類、整理排架、數(shù)字管理等問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)的探討和研究，制定出便于操作和實(shí)施的細(xì)則規(guī)范，以提升著名人物檔案價(jià)值為核心，以方便查詢利用為目標(biāo)，形成著名人物全宗。

3 編寫(xiě)《著名人物年表》

年表是查閱人物歷史的工具，也是著名人物檔案應(yīng)具備的特色之一，更是研究報(bào)告的基礎(chǔ)性文件。年表要求完整、詳細(xì)、準(zhǔn)確、客觀地反映著名人物的家庭背景以及求學(xué)、政治、科研等各類歷程，必須認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，能夠成為一部信史，可供歷史研究者引用。通過(guò)編寫(xiě)年表，一方面可以在年表上標(biāo)注信息出處，避免檔案信息的重復(fù)整理和復(fù)制麻煩，另一方面能夠?yàn)橹宋餀n案利用提供翔實(shí)、快捷、系統(tǒng)、全面的信息文庫(kù)，在著名人物檔案中具有極其重要的作用。

4 廣泛宣傳、提高認(rèn)識(shí)

“一卷一世界，一件一乾坤”，這就是著名人物檔案的價(jià)值和意義。建立著名人物檔案是一項(xiàng)全民動(dòng)員的大工程，做好著名人物檔案收集、征集和歸檔工作，一是要強(qiáng)化宣傳，深化認(rèn)識(shí)。強(qiáng)化公民檔案意識(shí)，提高公民對(duì)貫徹落實(shí)著名人物檔案收集歸檔重要意義的思想認(rèn)識(shí)，讓更多的人了解著名人物檔案，熟知檔案工作，并不斷強(qiáng)化公民的檔案法律意識(shí)，推動(dòng)著名人物檔案工作的全面開(kāi)展。二是創(chuàng)新方法，依法治檔。針對(duì)著名人物檔案歸檔困難的問(wèn)題，檔案館要把著名人物檔案工作列入檔案工作計(jì)劃管理、課題成果管理之中，并參照科技檔案歸檔辦法，實(shí)行“四同步”管理，即：下達(dá)人物材料收集歸檔課題項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出著名人物材料的歸檔同步；檢查采集計(jì)劃進(jìn)度與檢查著名人物文件材料形成積累情況同步；驗(yàn)收、鑒定采集材料與驗(yàn)收鑒定著名人物檔案材料同步；上報(bào)登記與檔案管理部門出具歸檔情況證明材料同步。做到事事有人管，層層有把關(guān)，充分調(diào)動(dòng)各立卷部門著名人物檔案歸檔的積極性，使著名人物放心，主動(dòng)把個(gè)人資料移交立卷部門整理，并向檔案館歸檔，從根本上解決歸檔困難問(wèn)題。

綜上所述，著名人物檔案收集歸檔問(wèn)題目前亟待解決的是規(guī)章制度、工作規(guī)范和提高檔案人員的業(yè)務(wù)認(rèn)知能力等問(wèn)題。新形勢(shì)新任務(wù)要求檔案工作者勇于探索檔案信息規(guī)律，不斷鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)，將著名人物檔案的共性與人物之間的個(gè)性有機(jī)結(jié)合，用戰(zhàn)略思維形成工作全局性、長(zhǎng)遠(yuǎn)性的規(guī)劃，才能完成著名人物檔案現(xiàn)實(shí)性及歷史性的雙重任務(wù)，為國(guó)家、為社會(huì)作出更多的貢獻(xiàn)。