張曉偉

河南省醫(yī)學(xué)會是全省醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)工作者自愿組成、依法登記成立的學(xué)術(shù)性、公益性法人社團。每年組織上百次醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議，形成大量檔案資料。醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議資料檔案是在開展醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)交流的籌備、組織和實施活動中形成的，對醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議信息管理系統(tǒng)的建立，提高醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)水平、科研水平具有重要的參考價值。加強這些檔案資料管理利用勢在必行。

1 檔案管理存在的主要問題

1.1 管理人員不到位。我部主要負責醫(yī)療系統(tǒng)各個?？品謺W(xué)術(shù)交流活動的舉辦，每年舉辦百余次學(xué)術(shù)交流會議，每個?？品謺克哪赀M行一次換屆改選，每次會議產(chǎn)生大量各類檔案資料，但目前還沒有專門的檔案管理人員，檔案主要由會議負責人整理保管。

1.2 規(guī)章制度不完善。對檔案管理工作的重視程度不夠，未形成足夠完善的管理制度?，F(xiàn)有關(guān)于檔案管理的規(guī)章制度對許多細節(jié)沒有明確要求，只是籠統(tǒng)提出一些模糊概念，實際歸檔時，大部分工作人員都只做到對紙質(zhì)文件的歸檔。電子文檔及電子照片類沒有明確的歸檔制度，以致某些工作人員忽視了這方面文件的保存，需要查詢時，所需文件缺失現(xiàn)象嚴重。

1.3 管理條件較簡陋。檔案室比較簡陋，僅有一個10平方米左右的房間，且缺乏必需的檔案管理設(shè)備，導(dǎo)致檔案存管有亂堆亂放現(xiàn)象。大多數(shù)檔案材料屬于紙質(zhì)檔案，長時間無人管理，容易出現(xiàn)蟲蛀或霉變情況，導(dǎo)致檔案受損，也影響檔案整潔與外觀，且不方便查找。特別是電子檔案管理方面，軟硬件缺失嚴重，根本沒有形成一個專業(yè)的電子檔案系統(tǒng)。很多會議內(nèi)容的電子文件都無規(guī)范化存檔，且有些存檔是以較老的計算機系統(tǒng)格式保存，新的電腦設(shè)備更新后無法識別舊的、較低版本的文檔而造成文檔丟失。還有一些以光盤形式保留的文檔，因光盤的保存不當，被劃、刻、折等而導(dǎo)致保存內(nèi)容失讀。

1.4 檔案保密存隱患。主要存在著保密意識不夠、保密措施不當?shù)膯栴}，導(dǎo)致檔案資料丟失泄露。特別是電子檔案流通性強，更容易導(dǎo)致失密、泄密。同時，在處理、銷毀一些檔案的過程中，存在鑒定不規(guī)范，甚至沒有鑒定的問題，也容易發(fā)生泄密事故。

2 解決問題主要的應(yīng)對措施

2.1 增加檔案人員配置。必須配置專門檔案管理人員，并著力提高檔案管理人員素質(zhì)。主要是選擇聘用具有較強政治覺悟、良好工作作風、高度熱情負責的職工來從事這項工作，并對其進行相關(guān)專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其具備檔案管理工作知識和技能。作為檔案員，也必須具備一定的計算機操作能力。檔案管理人員若有調(diào)動，應(yīng)給出一定銜接期，以便做好交接工作。

2.2 建立健全規(guī)章制度?！皥?zhí)法必嚴”首先得“有法可依”，有一套相應(yīng)科學(xué)的檔案管理制度，尤其是歸檔制度和保管制度。建立檔案管理制度應(yīng)該遵循幾個基本原則，即科學(xué)化、合理化、簡明化、實用化，也要具有嚴肅性、開放性和雙向性。收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計檔案的主要目的就是為了方便將來提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借、參考甚至出版、展覽等多項活動而服務(wù)。要形成一套管理科學(xué)、結(jié)合實際、規(guī)范整齊、查找方便的管理制度。不管是歸檔，還是利用，各個方面都要正規(guī)有序，科學(xué)實用。

2.3 及時完善硬件設(shè)施。必須適應(yīng)形勢發(fā)展，按照檔案管理要求，盡快完善硬件設(shè)施，配備合適的檔案室、檔案柜等，并嚴格按照檔案安全“十防”的標準確保檔案安全無虞。特別是要配備內(nèi)存容量較大的電腦及電子設(shè)備以便儲備越來越多的電子檔案。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，對于大量的電子檔案也可以考慮采用云數(shù)據(jù)庫進行儲存。

2.4 強化電子檔案管理。加強電子檔案正規(guī)化管理迫在眉睫。一是要對電子檔案的生成、儲存和傳輸設(shè)備進行維護和保養(yǎng)；二是盡量將入檔存儲的電子文檔設(shè)為只讀模式，只有經(jīng)過專門的修改系統(tǒng)才能進行修改，避免文檔被隨意刪改；三是在電子檔案進行儲存時盡量選用通用的儲存格式，當電腦系統(tǒng)進行升級時，對不能兼容的老的格式進行轉(zhuǎn)換重新保存，保持其長期可讀性；四是做好文件的備份工作，加強安全防護措施，避免病毒及黑客的入侵。

2.5 努力杜絕失密泄密。針對醫(yī)學(xué)會的工作，檔案的保密性主要體現(xiàn)在：對各個專家個人信息保密；對專家的尚未公開發(fā)表的論文及研究成果保密。那么，如何才能杜絕檔案的失泄密呢？提高檔案管理人員的保密意識是前提；嚴格檔案的鑒定銷毀程序是保障；加強電子檔案的存儲與使用是關(guān)鍵。

檔案工作不但對單位有重要作用，而且和個人的過去和將來都息息相關(guān)，關(guān)心檔案工作、重視檔案工作、配合檔案工作是每個人應(yīng)盡的職責。