張迎九

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，分離出企業(yè)本部的駐外機構(gòu)（辦事處、子公司等）越來越多，圍繞企業(yè)駐外機構(gòu)的資產(chǎn)和各項工作也形成了大量檔案資料，與企業(yè)本部檔案工作相比，駐外機構(gòu)檔案工作存在檔案意識淡薄、管理不規(guī)范、制度空白多的突出問題，亟待解決。

1 企業(yè)駐外機構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 駐外機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員檔案意識淡薄，對檔案工作重要性的認識有待進一步提高。大多數(shù)駐外機構(gòu)在開始項目運作時，并沒有將檔案工作列入相關(guān)的工作計劃和領(lǐng)導(dǎo)議事日程，從項目負責(zé)人到一般工作人員，對項目的進度、質(zhì)量以及所產(chǎn)生的經(jīng)濟效益都很重視，卻對由此產(chǎn)生的文件資料并不在意，往往是隨著項目工作的完成，所產(chǎn)生的文件資料也隨之散失?；蛘哂袕谋疚恢髁x立場出發(fā)，只圖自己方便或技術(shù)壟斷，將文件資料據(jù)為己有，拒絕歸檔，造成文件資料的收集難、歸檔難。

1.2 沒有專門的檔案機構(gòu)，缺乏專業(yè)檔案人員和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。大多數(shù)駐外機構(gòu)沒有建立專門的檔案機構(gòu)或明確專（兼）職檔案人員負責(zé)本單位的檔案工作，檔案的收集多依賴于參與具體工作的人員兼職完成。這些人員大多沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，即便有一定歸檔意識，在檔案人員不能親臨現(xiàn)場，缺乏專業(yè)人員指導(dǎo)的情況下，其歸檔文件的質(zhì)量也很難保證，檔案資料收集不完整、歸檔不規(guī)范的現(xiàn)象在所難免。

1.3 檔案管理制度不健全。駐外機構(gòu)普遍缺乏一套真正符合自身檔案管理實際、統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，檔案管理隨意性較大，文件資料的歸檔往往是通過電話、信函等形式，向駐外機構(gòu)部門或項目負責(zé)人索要，使得文件資料的歸檔質(zhì)量、時間無法保證。另外，由于沒有建立與完善駐外機構(gòu)檔案管理制度及檔案分類辦法，駐外機構(gòu)檔案管理無章可循，文件資料的收集、歸檔工作也無法順利進行。

2 企業(yè)駐外機構(gòu)檔案管理的對策

2.1 強化駐外機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案意識。檔案是企業(yè)生產(chǎn)要素和有形、無形資產(chǎn)的組成部分，是持續(xù)有效和諧發(fā)展的特殊資源。駐外機構(gòu)檔案是駐外機構(gòu)的生產(chǎn)經(jīng)營和業(yè)務(wù)往來的重要憑據(jù)，蘊含著豐富的信息資源，對駐外資產(chǎn)的保值增值具有不可替代的重要作用。因此，駐外機構(gòu)的各級領(lǐng)導(dǎo)和工作人員必須提高對檔案工作重要性的認識，增強做好檔案工作的責(zé)任感，自覺做好駐外機構(gòu)檔案資料的收集、整理和歸檔工作，確保駐外機構(gòu)檔案資料的完整與安全。

2.2 建立健全駐外機構(gòu)檔案管理制度。一是制定《駐外機構(gòu)檔案管理辦法》；二是將駐外機構(gòu)文件材料的收集、整理和歸檔工作納入駐外機構(gòu)管理制度；三是將駐外機構(gòu)檔案工作情況作為駐外機構(gòu)負責(zé)人離任審計和項目結(jié)束審計內(nèi)容之一；四是將檔案資料交接作為駐外機構(gòu)工作人員工作交接內(nèi)容之一，檔案資料交接不清，不得離開原工作崗位。使企業(yè)駐外機構(gòu)檔案工作有章可循，使檔案管理工作規(guī)范化、制度化，這是做好駐外機構(gòu)檔案資料歸檔工作的基本保證。

2.3 采取相對集中與分散保管相結(jié)合的管理方式。規(guī)模較大的駐外機構(gòu)應(yīng)建立檔案室，配備專職檔案人員，設(shè)置專門庫房，集中統(tǒng)一保管各類檔案。規(guī)模較小的駐外機構(gòu)要明確專人專職或兼職負責(zé)集中保管駐外機構(gòu)涉密檔案和永久、長期檔案，非涉密、短期檔案和業(yè)務(wù)資料可由項目負責(zé)人或具體工作人員暫管。涉及駐外機構(gòu)產(chǎn)權(quán)、債權(quán)債務(wù)、營銷策略和核心技術(shù)方面的檔案應(yīng)集中管理，重要檔案應(yīng)及時向企業(yè)本部主管單位報送備份的電子文件。項目負責(zé)人或具體工作人員應(yīng)定期向?qū)＃妫┞殭n案人員移交需要集中保管的檔案或及時移交辦理完畢的需要歸檔的文件材料。

2.4 加強檔案信息化建設(shè)，提高檔案服務(wù)的時效性。日常工作中，駐外機構(gòu)需要來自企業(yè)本部的快捷、及時、有效的檔案信息支持，實現(xiàn)企業(yè)本部與駐外機構(gòu)各類信息的及時交流。但是，傳統(tǒng)手工管理的檔案服務(wù)方式，純紙質(zhì)檔案無法進行檔案信息服務(wù)的遠程快速存取，無法實現(xiàn)不同地域企業(yè)人員之間檔案信息資源的共享。此外，駐外機構(gòu)大量產(chǎn)生的電子文件也需要實時有效管理，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工還可解決駐外機構(gòu)檔案庫房、裝具緊張的問題。因此，應(yīng)在保證企業(yè)檔案信息安全的前提下，加強駐外機構(gòu)檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)企業(yè)各類信息的管理一體化、功能多元化，提高檔案服務(wù)的時效性。