陳放放

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)改革的不斷深入，社會(huì)結(jié)構(gòu)日益多元化，人力資源流動(dòng)速度不斷加快，由此產(chǎn)生了大量的社會(huì)流動(dòng)人員，給政府管理帶來(lái)了巨大壓力。同時(shí)也對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案管理工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)。鑒于此，文章對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策進(jìn)行了探討，以期對(duì)相關(guān)從業(yè)人員有所借鑒意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案；流動(dòng)人員；檔案管理

一、前言

一直以來(lái)，關(guān)于流動(dòng)人員的涵義沒(méi)有明確的界定。我們通常把進(jìn)城務(wù)工的農(nóng)民工群體稱(chēng)為流動(dòng)人口。把城市中各企事業(yè)單位之間流動(dòng)的，其檔案沒(méi)有單位接收的群體（農(nóng)民工除外）稱(chēng)為流動(dòng)人員。時(shí)至今日，流動(dòng)人口和流動(dòng)人員的區(qū)分愈發(fā)模糊，二者在檔案管理上有著共同的特點(diǎn)，因此可以進(jìn)行統(tǒng)一管理，這也是對(duì)進(jìn)城務(wù)工人員的充分尊重。本文所討論的流動(dòng)人員就是泛指二者的總和。目前我國(guó)流動(dòng)人口年年增加，國(guó)家統(tǒng)計(jì)局公布的數(shù)據(jù)顯示，2013年我國(guó)流動(dòng)人口數(shù)量達(dá)2.36億人，相當(dāng)于每六個(gè)人中有一個(gè)是流動(dòng)人口，超過(guò)一半的勞動(dòng)年齡流動(dòng)人口出生于1980年以后。這給傳統(tǒng)的人事檔案管理工作帶來(lái)巨大的沖擊。

二、流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）流動(dòng)人員檔案管理意識(shí)的問(wèn)題

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作是建立在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下人員流動(dòng)被嚴(yán)格限制的背景下，檔案記載著個(gè)體在工作過(guò)程中的個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)和工作表現(xiàn)，和普通勞動(dòng)者關(guān)系重大，檔案管理工作一直被敬畏和尊重。然而，流動(dòng)人口的大量出現(xiàn)打破了勞動(dòng)力流動(dòng)的禁錮，勞動(dòng)力由“單位人”轉(zhuǎn)化為“社會(huì)人”，其人事檔案的作用在不斷的削弱，很多勞動(dòng)者在日常的工作生活中鮮有使用檔案的機(jī)會(huì)，于是很多人對(duì)人事檔案不再重視，“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象十分突出。根據(jù)全國(guó)人才流動(dòng)中心的不完全統(tǒng)計(jì)，由人才服務(wù)機(jī)構(gòu)代為保管的四百萬(wàn)份檔案中，已經(jīng)和檔案所有者失去聯(lián)系的有60多萬(wàn)。

（二）人事檔案托管收費(fèi)受到質(zhì)疑

人事檔案管理具有公共物品的屬性，是政府為社會(huì)公民提供的公益性服務(wù)，理應(yīng)是免費(fèi)服務(wù)的。但從現(xiàn)代的流動(dòng)人口檔案管理來(lái)看，收取流動(dòng)人口檔案的托管費(fèi)是普遍情況，勞動(dòng)者只有繳納一定的檔案托管費(fèi)用，才能享受檔案管理服務(wù)。勞動(dòng)者和檔案托管中心實(shí)際上是服務(wù)買(mǎi)賣(mài)關(guān)系，而且托管費(fèi)用還不便宜，盡管2013年已經(jīng)下調(diào)了人事檔案管理費(fèi)，但對(duì)一些收入水平不高的流動(dòng)人口而言仍是一筆不小的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。據(jù)統(tǒng)計(jì)每年我國(guó)檔案托管費(fèi)用高達(dá)上百億元，其中大部分由流動(dòng)人口繳納，其單位負(fù)擔(dān)很少一部分，這也直接導(dǎo)致大量在民營(yíng)企業(yè)工作的大中專(zhuān)學(xué)生直接棄檔，既不過(guò)問(wèn)、也不繳費(fèi)，聽(tīng)之任之。另外，我國(guó)公務(wù)員、事業(yè)單位人員檔案管理免費(fèi)，國(guó)有企業(yè)員工檔案管理費(fèi)用也由單位繳納，這更加劇了流動(dòng)人口的不公平感。

（三）檔案材料收集不完整

首先，流動(dòng)人口人事檔案是以人為主體而設(shè)置的一類(lèi)信息載體，應(yīng)該包含諸多的內(nèi)容和信息，例如履歷、自傳、職務(wù)職稱(chēng)、考核政審、參加黨團(tuán)情況、職務(wù)任免、獎(jiǎng)懲材料等，用人單位可以根據(jù)檔案材料來(lái)了解勞動(dòng)者的基本資料。但從目前看， 一些用人單位勞動(dòng)者檔案管理不規(guī)范，應(yīng)該添加的資料沒(méi)有添加，應(yīng)該更新的資料沒(méi)有更新，特別是勞動(dòng)者在合同存續(xù)期間表現(xiàn)的資料不完整，例如聘用合同、年度考核表都沒(méi)有及時(shí)歸檔，一些歸檔的材料也不符合規(guī)范，應(yīng)該由勞動(dòng)者本人簽名的沒(méi)有簽，應(yīng)該加蓋單位公章的也沒(méi)有蓋。導(dǎo)致流動(dòng)人口檔案資料很不完整，有的僅僅有一些學(xué)籍資料等，其它資料殘缺不全，給勞動(dòng)者今后的工作帶來(lái)極大影響。其次，檔案內(nèi)容千篇一面。翻開(kāi)流動(dòng)人口檔案，其內(nèi)容大多是一些套話，檔案資料形式化、口號(hào)化的現(xiàn)象比較明顯，例如個(gè)人評(píng)價(jià)上大多是“學(xué)習(xí)認(rèn)真、團(tuán)結(jié)同事、工作態(tài)度良好”等籠統(tǒng)的話。即便是批評(píng)的表述也大多使用“表現(xiàn)一般、積極性不夠”等一筆帶過(guò)，用人單位無(wú)法從這些檔案資料中了解員工的誠(chéng)信、工作成就、個(gè)人業(yè)績(jī)等情況，使得人事檔案的作用大打折扣。

（四）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低

檔案是信息資源之一，要達(dá)到資源共享，使檔案的價(jià)值與作用得到更大的使用，必須對(duì)其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。然而，一些單位人事檔案部門(mén)依然沿襲傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，檔案管理人員忙于檔案的拆封、填寫(xiě)，工作效率低下，而且還容易出錯(cuò)甚至丟失，更談不上檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。同時(shí)，由于國(guó)有企業(yè)在檔案管理工作上比較規(guī)范，由國(guó)企轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的流動(dòng)人口檔案大多標(biāo)準(zhǔn)化程度高。而民營(yíng)企業(yè)由于流動(dòng)人口眾多、檔案管理工作滯后等原因，其流動(dòng)人口檔案來(lái)源分散、檔案內(nèi)容也千差萬(wàn)別，很難進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。例如按照檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求，人事檔案材料使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，如果出現(xiàn)破損、卷角、折皺的情形，需要進(jìn)行裱糊、折疊等加工，這樣才能符合標(biāo)準(zhǔn)化的要求，但很少有民營(yíng)企業(yè)流動(dòng)人口的檔案能做到這一點(diǎn)。再例如按照檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求，檔案封面要采用規(guī)格統(tǒng)一的人事檔案盒，但很多民營(yíng)企業(yè)為了節(jié)約費(fèi)用和拆封方便，大多使用牛皮紙袋進(jìn)行包裝，有時(shí)紙袋破損了也沒(méi)有及時(shí)處理，草草了事。

（五）管理機(jī)構(gòu)混亂，人員配備不科學(xué)

檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要專(zhuān)門(mén)的管理機(jī)構(gòu)和高素質(zhì)的工作人員。然而，我國(guó)流動(dòng)人口檔案管理機(jī)構(gòu)混亂，在一些地區(qū)，不僅人才服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)流動(dòng)人口檔案管理，勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)等機(jī)構(gòu)也接納流動(dòng)人口檔案，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)也不一樣，服務(wù)項(xiàng)目也不盡相同。一些地區(qū)人才交流中心甚至將流動(dòng)人口檔案管理工作承包給一些中介企業(yè)，擅自提高收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重干擾了流動(dòng)人口檔案管理的秩序。另外，與一般的檔案管理工作相比，流動(dòng)人口檔案管理工作涉及到人事代理、人事派遣、招聘會(huì)舉辦、畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)等諸多工作，這就對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)和能力提出了要求。目前流動(dòng)人口檔案管理人員大多非檔案專(zhuān)業(yè)出身，大多數(shù)還屬于兼職人員，缺乏專(zhuān)門(mén)的檔案管理工作培訓(xùn)，業(yè)務(wù)技能和素質(zhì)都滯后于流動(dòng)人口檔案管理的要求。一些檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)不高，工作責(zé)任性不夠，為了利益就違背檔案管理原則，為他人開(kāi)具不合法的人事檔案證明。

三、流動(dòng)人員人事檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

（一）逐步取消檔案管理收費(fèi)

流動(dòng)人員人事檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，政府應(yīng)將其納入公共服務(wù)的范疇，以財(cái)政收入補(bǔ)貼作為其費(fèi)用，逐步取消檔案管理收費(fèi)，避免亂收費(fèi)，為社會(huì)公眾提供更加專(zhuān)業(yè)、快捷、免費(fèi)的服務(wù)。尤其是嚴(yán)格禁止流動(dòng)人口檔案管理部門(mén)因利設(shè)事，增加捆綁式服務(wù)項(xiàng)目。逐步取消檔案管理收費(fèi)。盡管在一定程度減少了政府財(cái)政收入，但規(guī)范了人事檔案管理市場(chǎng)。一些中介公司由于無(wú)利可圖，會(huì)逐步從檔案管理領(lǐng)域中退出，使檔案管理重歸公共服務(wù)性質(zhì)，增強(qiáng)了檔案的公信力，提高檔案的規(guī)范管理，為社會(huì)流動(dòng)人員的“人盡其才、才盡其用”創(chuàng)造良好的公共服務(wù)基礎(chǔ)。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)

信息化時(shí)代，人事檔案網(wǎng)絡(luò)化利用、信息化管理的最終的決定因素是檔案管理者，檔案管理人員素質(zhì)直接決定著人事檔案管理現(xiàn)代化目標(biāo)實(shí)現(xiàn)與否。新時(shí)期，為了適應(yīng)流動(dòng)人口檔案現(xiàn)代化管理的需要，人事檔案管理部門(mén)要擁有一些知識(shí)體系結(jié)構(gòu)較全面、一專(zhuān)多能并極富創(chuàng)新精神的復(fù)合型人才來(lái)進(jìn)行人事檔案管理信息化工作。各人事檔案管理部門(mén)既要重視對(duì)原有人事檔案管理人員的培訓(xùn)和提高，又要十分注意大量吸收那些既懂檔案專(zhuān)業(yè)又具備計(jì)算機(jī)管理以及熟知法律、法規(guī)的復(fù)合型人才，以適應(yīng)流動(dòng)人員人事檔案信息化、數(shù)字化管理的迫切需要。

（三）逐步開(kāi)展農(nóng)民工建檔工作

為促進(jìn)流向城市的農(nóng)村剩余勞動(dòng)力充分就業(yè)，從檔案工作的角度來(lái)看，對(duì)農(nóng)村剩余勞動(dòng)力實(shí)行“雙重建檔”，即在勞務(wù)輸出地和勞務(wù)輸入地同時(shí)建立勞動(dòng)力（個(gè)人）人事檔案。在勞務(wù)輸出地建檔，既能為勞務(wù)輸入地提供信息，也可為輸出地管理決策提供依據(jù)。具體而言，將有利于農(nóng)村統(tǒng)計(jì)與基層管理部門(mén)對(duì)農(nóng)村人口指標(biāo)準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)和信息匯總，形成的匯總信息既能從整體上反映行政區(qū)域內(nèi)人口的總體狀況，又能體現(xiàn)出不同地域農(nóng)民的特點(diǎn)，包括人口的分布、素質(zhì)、流動(dòng)等方面的信息，有利于農(nóng)村管理部門(mén)了解勞動(dòng)力的基本素質(zhì)與基本技能狀況，掌握其區(qū)域流向。

（四）完善檔案的收集工作

流動(dòng)人員人事檔案材料應(yīng)該是真實(shí)可靠、完整齊備。為此，一是改變傳統(tǒng)的流動(dòng)人員人事檔案收集和保存方式，人事檔案管理機(jī)構(gòu)與相關(guān)人員或組織機(jī)構(gòu)簽訂流動(dòng)人員人事檔案委托管理的契約，通過(guò)合同的形式來(lái)規(guī)范雙方的利、權(quán)、責(zé)，并嚴(yán)格執(zhí)行來(lái)確保形成的人事檔案材料準(zhǔn)時(shí)、齊全完整的保管。二是流出或者接收的檔案必須齊全、完整，檔案接收人員在檢查檔案材料時(shí)，如發(fā)現(xiàn)檔案材料不完整齊全或者出現(xiàn)遺失時(shí)，要向有關(guān)組織詢問(wèn)并要其開(kāi)具證明來(lái)保證流動(dòng)人員人事檔案的完備齊全。

總之，流動(dòng)人員檔案管理是我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的產(chǎn)物，是合理配置人力資源、提高人才隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)的重要舉措。目前流動(dòng)人員檔案管理工作中還存在諸多問(wèn)題，對(duì)勞動(dòng)者的工作帶來(lái)很大的不便利。究其原因，既與勞動(dòng)者認(rèn)識(shí)不到位有關(guān)，也與流動(dòng)人口檔案管理不完善有很大干系，需要我們?cè)趯?shí)踐中不斷的摸索和完善。

參考文獻(xiàn)：

[1]任曉華.淺談流動(dòng)人口檔案管理中的問(wèn)題與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（05）.

[2]尼西卓嘎.淺談流動(dòng)人員人事檔案管理[J].西藏科技，2013（04）.

[3]劉曉東.如何加強(qiáng)流動(dòng)人員的檔案管理[J].佳木斯大學(xué)社會(huì)科學(xué)學(xué)報(bào)，2013（08）.

[4]王紹俠.流動(dòng)人員人事檔案管理問(wèn)題與對(duì)策探析[J].蘭臺(tái)世界，2013（09）.

（作者單位：溫州市人才市場(chǎng)）