劉麗紅

隨著“節(jié)水型社會(huì)創(chuàng)建活動(dòng)”在全國(guó)的不斷深入開展，各地市的城市節(jié)水管理工作越來越完善，隨之產(chǎn)生了新一類型檔案——城市節(jié)水檔案。城市節(jié)水檔案是在城市節(jié)水管理工作中形成的各類監(jiān)管數(shù)據(jù)、技改方案、處罰案卷、規(guī)章規(guī)定等多種形式的文件材料。對(duì)節(jié)水檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理是保證節(jié)水工作深入開展的重要依據(jù)，是實(shí)現(xiàn)水資源可持續(xù)利用的堅(jiān)定基礎(chǔ)。鑒于“節(jié)水檔案”的重要地位，不斷有檔案工作者對(duì)它的管理提出了深入探討，筆者根據(jù)一線管理工作實(shí)踐，提出一些自己的看法。

一、目前城市節(jié)水檔案的分類

在現(xiàn)在各地市的“創(chuàng)建節(jié)水型城市”活動(dòng)和實(shí)際節(jié)水部門的管理工作中，主要產(chǎn)生以下幾個(gè)方面的檔案材料。一是節(jié)水報(bào)表。在計(jì)劃用水管理中，要對(duì)各用水單位實(shí)行定額管理，定量考核，每個(gè)用水單位要按月報(bào)送用水情況報(bào)表，管理單位根據(jù)用水報(bào)表掌握各單位用水情況，對(duì)比用水指標(biāo)進(jìn)行定額考核。二是節(jié)水技改工程材料。針對(duì)各時(shí)間段用水情況，對(duì)存在浪費(fèi)用水的單位制定技術(shù)改造方案，審批通過后開展技改工程。期間形成的材料，包括節(jié)水技改方案報(bào)告書、網(wǎng)絡(luò)圖紙、資金預(yù)算表等。三是水平衡測(cè)試報(bào)告書。包括一個(gè)單位的基本情況、自來水管網(wǎng)圖、各總表分表數(shù)據(jù)等。四是地下水資源檔案。包括每個(gè)井位取水許可證，取水量核定表、年檢材料等。五是稽查處罰文檔。包括每個(gè)舉報(bào)查處案件的立案報(bào)告書，現(xiàn)場(chǎng)勘查筆錄，行政處罰書等。六是節(jié)水課題項(xiàng)目。包括可行性報(bào)告、立項(xiàng)書、項(xiàng)目?jī)?nèi)容、獲獎(jiǎng)材料等。

二、各類節(jié)水檔案的管理方式及特點(diǎn)

1.計(jì)劃用水檔案，包括定額檔案、用水報(bào)表和超計(jì)劃價(jià)加處罰卷。首先按照用水類型分為工業(yè)類和生活類，在不同類別下，實(shí)行一戶一檔檔案制度，每戶檔案中包括本單位的年度定額，每月報(bào)表處罰記錄，這樣不但使用水單位的用水有了歷史記錄，確保了管理的連續(xù)性，同時(shí)也能清楚地查找到每一單位各個(gè)時(shí)期的用水管理水平及用水量波動(dòng)情況。

計(jì)劃用水檔案重要的在于它的完整性，如秦皇島市目前納入計(jì)劃管理的用水單位有500戶以上，要保證每一個(gè)用戶每一個(gè)月的報(bào)表齊全完整，因?yàn)橹挥斜３钟盟畣挝粰n案材料的完整性、一貫性，才能依據(jù)它的數(shù)據(jù)分析出不同時(shí)期的用水情況、管理水平，使其在利用過程中幫助用水單位管理人員詳盡了解本單位的用水管理情況，使節(jié)水管理人員科學(xué)公平監(jiān)管各單位用水浪費(fèi)數(shù)據(jù)，使分析人員科學(xué)分析出整個(gè)各行業(yè)用水情況等，所以這個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理重在收集、整理，必須保證齊全完整。

2.節(jié)水技改檔案，包括水平測(cè)試報(bào)告書和技改項(xiàng)目案卷。水平衡測(cè)試報(bào)告書比較完整，每年度產(chǎn)生的量不是很大，一般在幾十本左右，按照年度---行業(yè)類別分類保管。技改項(xiàng)目檔案比較零散，因?yàn)橐粋€(gè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到制作方案到審批、完成，經(jīng)歷的時(shí)間較長(zhǎng)，所以在檔案材料歸檔時(shí)要注意它的完整性和時(shí)間段的劃定，根據(jù)不同的情況分析、立卷時(shí)間。有的課題比較簡(jiǎn)單，當(dāng)年能夠完成，立項(xiàng)和完結(jié)時(shí)間在同一年度，立卷歸檔時(shí)比較容易掌握。有的項(xiàng)目時(shí)間跨度比較長(zhǎng)，不在同一年內(nèi)，期間又涉及不同的部門審批、配合，有的有分支項(xiàng)目支持，這樣的技術(shù)項(xiàng)目立卷歸檔時(shí)要認(rèn)真分析掌握，既要保證總體案卷的完整性，又要便于各項(xiàng)目案卷的查找利用。

3.水資源管理檔案

實(shí)施對(duì)地下水資源的科學(xué)有效管理，防止地下水位沉降造成的重大危害是城市節(jié)水工作的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，在此期間，主要形成了自備井檔案，遠(yuǎn)程監(jiān)控管理資料，自備井收費(fèi)臺(tái)賬，各時(shí)間段城市水資源統(tǒng)計(jì)分析表格等材料。

自備井檔案實(shí)行一井一戶口的管理方法，每一個(gè)自備井檔案中包括該井的成井時(shí)間、審批材料、井位、井深、核定取水量等。戶口檔案是井的身份證明，同時(shí)也是掌控全市后備水源分布情況的基本材料，它的科學(xué)完整決定了這口井是否有合法身份，所以戶口檔案要有嚴(yán)格的借閱手續(xù)，必須保持其安全完整。對(duì)于后期產(chǎn)生的產(chǎn)權(quán)變更，要注意收集齊全其變更材料，歸入戶口檔案。

遠(yuǎn)程監(jiān)控管理資料，隨著管理信息化、自動(dòng)化的不斷深入發(fā)展，對(duì)部分重要位置的自備井，形成了遠(yuǎn)程監(jiān)控管理。通過安裝在井位上的監(jiān)控設(shè)備，隨時(shí)傳送數(shù)據(jù)到管理計(jì)算機(jī)上，這樣就形成了實(shí)時(shí)監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)，主要包括井的流量、使用時(shí)間等。這些數(shù)據(jù)每天每時(shí)都有產(chǎn)生，數(shù)量大不便于打印出紙質(zhì)材料歸檔。數(shù)據(jù)是每個(gè)井的實(shí)際開采情況的真實(shí)記錄，對(duì)于地下水整體環(huán)境監(jiān)測(cè)、控制禁采區(qū)、防采區(qū)的地下水環(huán)境狀況具有重要的指導(dǎo)意義。數(shù)據(jù)材料應(yīng)該歸檔保存，鑒于它的特殊性，采取電子文檔立卷歸檔方式。

其他還有自備井收費(fèi)臺(tái)賬，各時(shí)間段水資源分析統(tǒng)計(jì)報(bào)表等材料，按時(shí)間流水保存。

4.節(jié)水稽查檔案

在處理浪費(fèi)水舉報(bào)、節(jié)水稽查案件過程中形成的文件材料。在這部分歸檔案卷中有一個(gè)重要的形成部分就是水行政處罰案卷。在一個(gè)水行政案件接案開始就形成了一系列的文書材料，立案審批表---詢問筆錄---勘驗(yàn)筆錄---行政處罰通知書---陳述筆錄---處罰聽證書---終結(jié)報(bào)告---處罰決定書---強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)書等。行政處罰案件案卷是一個(gè)獨(dú)立的案卷類別，一案一卷，有全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)。它的重要性在于它不僅是水行政執(zhí)法工作的記錄，同時(shí)也是提請(qǐng)法律訴訟，申請(qǐng)行政強(qiáng)制執(zhí)行的法律文件，故對(duì)其嚴(yán)謹(jǐn)性有特殊的要求。在管理中我們發(fā)現(xiàn)，有的案卷填寫不完整，存在隨意涂改現(xiàn)象；有的案卷承辦人及領(lǐng)導(dǎo)審批簽字為機(jī)打，案卷歸檔順序混亂；有的案卷不完整，沒有結(jié)案報(bào)告；有的案卷歸檔未制作目錄；有的案卷送達(dá)書中無當(dāng)事人簽字和蓋章等，這些情況要求檔案人員對(duì)移交歸檔的行政處罰案卷必須認(rèn)真審核，不能全盤照收，對(duì)細(xì)節(jié)部分不合要求退回改正，避免在以后提供利用時(shí)造成重大損失。

三、進(jìn)一步加強(qiáng)城市節(jié)水檔案管理的措施

1.加強(qiáng)節(jié)水檔案人員整體素質(zhì)，完善節(jié)水檔案人才隊(duì)伍。節(jié)水檔案人員不僅要有扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，還要懂一定的節(jié)水管理業(yè)務(wù)。懂得節(jié)水技改工程流程，知道不同階段產(chǎn)生哪種文檔；懂得行政執(zhí)法處罰程序和水行政執(zhí)法案卷文書表格的填寫要求，這樣在收卷審核時(shí)才能不疏忽、遺漏各個(gè)細(xì)節(jié)。同時(shí)要加強(qiáng)人員培訓(xùn)，更新知識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，參加業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，適應(yīng)崗位技能要求，參加計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)，適應(yīng)電子檔案管理需求等。endprint

2.建立完善相應(yīng)的規(guī)章制度，為節(jié)水檔案管理提供保障。城市節(jié)水管理的各個(gè)業(yè)務(wù)管理部門分類清楚，形成的檔案材料各不相同，檔案管理人員不能按統(tǒng)一的要求去收集，在共性要求的基礎(chǔ)上還要看到各部門的個(gè)性，這就要求更加詳細(xì)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫热ケＷC材料收集的完整性。一是業(yè)務(wù)部門檔案核實(shí)制度，各個(gè)業(yè)務(wù)部門對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不夠，重視程度不到位，只重視本部門的業(yè)務(wù)成效，忽略文字材料的保存積累，不能按時(shí)完整齊全的提交，有些材料又不便于日后補(bǔ)充，所以對(duì)歸檔工作造成困難。詳細(xì)嚴(yán)格的移交制度是便于檔案完整收集的基礎(chǔ)。二是節(jié)水工程檔案有其特殊性，不同階段的材料形式各異，在工程竣工驗(yàn)收形成的材料相對(duì)齊全完整，而檔案管理部門往往是不參加工程驗(yàn)收的。一是檔案人員不熟悉業(yè)務(wù)，不能較好地參與其中；二是業(yè)務(wù)部門沒有相應(yīng)的制度制約，不能主動(dòng)聯(lián)系檔案部門參加，這就造成失去了齊全完整收集此項(xiàng)檔案的最好時(shí)機(jī)。所以綜合節(jié)水檔案的特點(diǎn)，建立同時(shí)驗(yàn)收制度，可以大大促進(jìn)檔案工作的管理力度。三是完善提供利用制度。由于節(jié)水部門主要以管理為主，好多用水部門忽視了節(jié)水檔案的服務(wù)作用。城市節(jié)水檔案記載著每一用水戶的多年用水情況、管理情況，廠內(nèi)改造情況，這些對(duì)企業(yè)（部門）的節(jié)水管理、節(jié)水規(guī)劃、節(jié)水改造是珍貴的參考數(shù)據(jù)。由于節(jié)水機(jī)構(gòu)的管理性偏重，服務(wù)性偏輕，造成節(jié)水檔案提供利用偏低，沒有更大限度地發(fā)揮性能。更加全面開放的提供利用制度，是使節(jié)水檔案發(fā)揮其重大性能的重要途徑。

3.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高節(jié)水檔案管理硬件條件

一是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，隨著辦公現(xiàn)代化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)在各工作崗位上是必不可少的工作方法，所以，為了便于檔案的搜集管理，積極建立內(nèi)網(wǎng)、與政府相連接的政務(wù)網(wǎng)、與互聯(lián)網(wǎng)相連接的公眾網(wǎng)等，配置相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、電腦設(shè)備等，為電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案室的建設(shè)，提供保障基礎(chǔ)。二是加強(qiáng)庫(kù)房設(shè)備的更新完善，如滅火消防設(shè)施的更新、庫(kù)房消磁柜、消毒機(jī)、除濕機(jī)、空氣凈化器的配備等。

水是不可再生資源，隨著城市化水平的不斷提高，污染的不斷加劇，人類社會(huì)對(duì)水的珍貴需求不言而喻。為了人類的生存發(fā)展，節(jié)約用水已是一個(gè)迫在眉睫的事情，同時(shí)節(jié)水工作也是一件任重道遠(yuǎn)的事情，所以城市節(jié)水檔案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理不但是目前指導(dǎo)工作的重要依據(jù)，還是長(zhǎng)期指導(dǎo)、積累人類節(jié)水實(shí)踐的一個(gè)重要途徑。

（作者單位：秦皇島市政府節(jié)約用水辦公室）endprint