李東玉

摘 要：當(dāng)前我國已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，如何應(yīng)用新型技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理，是擺在每一個檔案管理人員面前的主要問題。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已與當(dāng)前檔案管理要求嚴(yán)重脫節(jié)，要求在檔案管理工作中廣泛應(yīng)用電子檔案技術(shù)，因此在檔案管理工作中一定要應(yīng)用信息技術(shù)。為此，筆者根據(jù)中小學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合自身多年的工作經(jīng)驗(yàn)，對中小學(xué)檔案信息化管理工作做了初步探討。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；檔案

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，信息在社會生活中的重要越來越明顯，信息資源是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要條件，在單位各項(xiàng)工作開展中，信息化建設(shè)工作是重中之重。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已與當(dāng)前快速發(fā)展的時(shí)代嚴(yán)重脫節(jié)，要求在檔案管理工作中應(yīng)用電子檔案，這種狀況對檔案管理人員提出了新的要求。要求檔案管理部門要及時(shí)轉(zhuǎn)變工作思路，將工作重點(diǎn)放在迅速將文件、圖片、錄音和錄像轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)用信息方面，并對信息需求者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1 中小學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的巨大優(yōu)勢

從目前情況看，中小學(xué)檔案管理多停留在傳統(tǒng)的人工管理階段，不但給檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔等帶來諸多不便，而且由于檢索手段落后，更是給檔案的存放保管、提供利用、更新達(dá)標(biāo)以及日常維護(hù)帶來很多困難。因此，為了跟上科技發(fā)展腳步，充分發(fā)揮檔案作用，必須建立與社會前進(jìn)步伐相適應(yīng)的、與社會發(fā)展要求相一致的中小學(xué)檔案管理信息化體系。第一，中小學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理圖文聲像等原始檔案信息，并以硬盤、光盤、錄音帶、錄像帶等介質(zhì)貯存，具有處理迅速、存儲量大、查閱方便、保存期限長等紙質(zhì)檔案所無法比擬的優(yōu)勢，可以更方便地為檔案查閱、交流、使用等提供全方位服務(wù)。第二，中小學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)的建立和完善，可以為學(xué)校培養(yǎng)和造就高素質(zhì)的專職檔案工作人員，從根本上解決目前中小學(xué)檔案管理人員知識面較窄、知識老化、知識結(jié)構(gòu)不合理、現(xiàn)代化管理水平不高等具體問題。

2 中小學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的策略

中小學(xué)檔案管理信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，必須統(tǒng)籌考慮，有序運(yùn)作，多方面共同努力，方能達(dá)到預(yù)期目的。

2.1 確定檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)

要以超前的戰(zhàn)略眼光，制訂本地區(qū)、本部門、本學(xué)校的檔案管理信息化系統(tǒng)所必須具備的基本要求和基本標(biāo)準(zhǔn)，并隨著信息技術(shù)的發(fā)展而不斷充實(shí)完善、更新提高。認(rèn)真遵照檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，使組成系統(tǒng)的各個節(jié)點(diǎn)都達(dá)到要求的水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以連通，以提高系統(tǒng)的綜合能力，發(fā)揮出整體優(yōu)勢。

2.2 把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

在傳統(tǒng)檔案管理當(dāng)中，檔案存在形式一般是紙質(zhì)、圖片、錄音、錄像等，在整理檔案資料時(shí)都是利用手工操作完成，由于管理過程涉及材料的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供使用等多個方面，所以檔案工作人員工作量巨大，操作步驟非常復(fù)雜。由于需要對大量的檔案資料進(jìn)行保管，所以檔案管理部門不能對已經(jīng)存在的檔案資料進(jìn)行提煉和加工，導(dǎo)致大量的檔案信息資源遭到浪費(fèi)。隨著在檔案管理工作中引入大量的現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備，尤其是引入了計(jì)算機(jī)、光盤和多媒體技術(shù)，促進(jìn)了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，對傳統(tǒng)檔案管理模式形成了有力沖擊。現(xiàn)階段，檔案管理工作主要以信息為主，運(yùn)用現(xiàn)代化管理方法管理檔案信息資源。經(jīng)過信息處理的檔案資源可以實(shí)現(xiàn)多平臺使用，只有使檔案資源實(shí)現(xiàn)信息化，檔案資源才能充分發(fā)揮自身價(jià)值，使檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步和社會繁榮等方面提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；可以為人們帶來一定的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，在未來國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中一定會擔(dān)當(dāng)重要角色。

2.3 建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，要求必須建立文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，所以，檔案管理部門要做好下面這些工作：一合理設(shè)計(jì)在廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下的文件檔案管理工作流程，使其符合檔案信息管理的要求；二根據(jù)文件處理方式，設(shè)計(jì)檔案信息化系統(tǒng)軟件；三在信息系統(tǒng)中，要根據(jù)工作需要，建立完善的內(nèi)部控制制度，保證檔案材料的安全。在利用電子檔案時(shí)，首先要考慮到電子檔案的真實(shí)性。在實(shí)際操作時(shí)，因?yàn)闄n案材料從電子文件到歸檔沒有程序化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)間的直接鏈接無法實(shí)現(xiàn)，所以在當(dāng)前技術(shù)條件下，還不能保證電子文件原數(shù)據(jù)的完整性，很多電子檔案與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案并沒有建立一致的管理辦法；用來保存電子檔案的載體不能長期使用等，都對檔案的真實(shí)性和安全性形成了影響。再有，電子檔案的安全性，由于在檔案管理工作中大量應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使電子檔案的應(yīng)用范圍大量擴(kuò)充，并隨之出現(xiàn)了數(shù)量的增長，但存在的主要問題就是計(jì)算機(jī)病毒問題和黑客的攻擊問題，有效預(yù)防計(jì)算機(jī)病毒的入侵，抵御黑客的攻擊，才能保證電子檔案的安全。最后，電子檔案的法律效力問題，電子檔案的存在沒有固定載體，因此，就不易制訂相關(guān)的法律條文，所以在當(dāng)前的法律認(rèn)定方面，依然沒有涉及光盤、磁帶和磁盤等。

2.4 提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，安全化

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實(shí)現(xiàn)?，F(xiàn)代化知識將成為每一位檔案工作者知識構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的：首先，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運(yùn)用，迫使檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)和掌握管理的有關(guān)知識，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)等學(xué)科的知識，它們對檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識和基本技能。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，檔案工作者必須掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)，進(jìn)行檔案信息分析與研究，提供高層次檔案信息咨詢與服務(wù)等三方面的能力。檔案管理人員必須不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識，上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行離崗培訓(xùn)，進(jìn)一步深造，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等，建立梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)和復(fù)合型人才群體。

檔案信息安全是現(xiàn)今檔案管理工作的生命線，信息安全素質(zhì)是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中管理電子文件的信息安全的意識和能力。研究檔案管理者的素質(zhì)，有利于拓寬檔案管理保護(hù)領(lǐng)域，發(fā)展檔案管理學(xué)的理論研究，完善檔案信息安全管理體系。對檔案管理事業(yè)的健康、有序、可持續(xù)發(fā)展和促進(jìn)檔案信息化建設(shè)都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門一定要轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)。中小學(xué)檔案管理信息化是教育信息化的重要組成部分，教育信息化為中小學(xué)檔案管理信息化創(chuàng)造了必要條件。沒有中小學(xué)檔案管理信息化的教育信息化是不充分的，也是不完整的，中小學(xué)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)必將有力地促進(jìn)教育信息化的發(fā)展和完善。

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