摘 要：人事檔案具有儲(chǔ)藏人才信息的功能，是發(fā)掘人才的重要信息源頭，是篩選人才的主要工具，所以就需要做好針對(duì)認(rèn)識(shí)檔案的管理工作。隨著我國(guó)信息化的發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理信息化已成必然。本文針對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理信息化進(jìn)行分析，并為此推出幾點(diǎn)對(duì)策以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；信息化

人事檔案是人才履歷的重要載體，在事業(yè)單位當(dāng)中主要是以個(gè)人為單位，真實(shí)的反映和記載了單位干部的詳細(xì)信息，是單位機(jī)關(guān)對(duì)內(nèi)部干部進(jìn)行了解、考察以及加以提拔的主要依據(jù)。人事檔案由事業(yè)單位組織人事部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，做好人事檔案的管理工作，能夠充分的發(fā)揮出員工們的最大潛力，從而有效的提升事業(yè)單位內(nèi)部的績(jī)效，推動(dòng)了力事業(yè)單位的發(fā)展。

一、事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)問題

1.人事檔案真實(shí)度不高，檔案材料不齊全

人事部門在整理檔案的同時(shí)發(fā)現(xiàn)有些檔案當(dāng)中的材料所記載的內(nèi)容存在前后不同的情況，甚至是直接缺少某些檔案材料，這種情況主要以下幾個(gè)方面：（1）檔案本人的出生年月隨意填寫，內(nèi)部的兩張檔案資料前后相差一個(gè)月，甚至是一年的差距，很次就很難判斷出檔案本人的具體出生年月，這就使得在其退休時(shí)間的認(rèn)定方面有一定的麻煩。同時(shí)覺得有些檔案的內(nèi)容已經(jīng)填寫過，就覺得沒必要填寫，導(dǎo)致一些材料缺失。（2）入黨、團(tuán)，還有參加工作的時(shí)間填寫隨意，一些需要領(lǐng)導(dǎo)蓋章的材料嫌麻煩故意空著，使得一些材料因?yàn)樯w章而缺乏一定的作用。（3）有些人對(duì)檔案管理的意識(shí)不高，沒有上交檔案資料的意識(shí)，導(dǎo)致檔案沒有歸檔。以上問題都導(dǎo)致檔案進(jìn)行信息化管理起來有一定的困難，檔案缺失、真實(shí)度不高，難以錄入。

2.軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施不足

各級(jí)事業(yè)單位對(duì)于人事檔案信息化的管理需求并不一致，因此相應(yīng)的各個(gè)單位內(nèi)部所研發(fā)的認(rèn)識(shí)檔案管理軟件都各不相同，很多軟件相互之間無法兼容，造成在對(duì)檔案的傳輸和管理工作存在一定的困難，一些標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和通用的軟件研發(fā)比較落后，而且在要想真正的實(shí)現(xiàn)人事檔案人事化管理就需要一些必備的基礎(chǔ)性計(jì)算機(jī)設(shè)備，像掃描儀和其他的網(wǎng)絡(luò)軟硬件等，很多事業(yè)單位內(nèi)部都沒有配齊此類基礎(chǔ)性的設(shè)施設(shè)備。使用的管理方式也大都是以員工手動(dòng)為主，加以計(jì)算機(jī)為輔的檔案信息管理模式，這就在一定的程度上阻礙了事業(yè)單位認(rèn)識(shí)檔案信息化管理工作的發(fā)展。

3. 管理方式落后，缺乏規(guī)范完善的信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)

要想做好事業(yè)單位檔案管理信息化就必須要制定一套完善規(guī)范的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，并以此標(biāo)準(zhǔn)為管理工作的主要參考和依據(jù)，來對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理信息化的建設(shè)效率和質(zhì)量加以保證。不過，在實(shí)際的工作過程當(dāng)中，各個(gè)人事單位通常都只是從自身單位的利益以及管理特點(diǎn)出發(fā)，很難形成較為規(guī)范和統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，因此檔案數(shù)據(jù)的共享也就無從提起。另外，如今大多數(shù)的人是檔案管理工作仍然處于一種傳統(tǒng)的手工或者是半手工的狀態(tài)，所以有的事業(yè)單位即使是將檔案信息存入了電子檔案當(dāng)中，也都僅僅是停留在對(duì)基本信息的記錄之上，因此存在系統(tǒng)和管理的操作性不足，很難真正提高人事檔案管理水平以及工作效率，主要原因也是由于如今仍然在事業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足信息化和數(shù)字化的發(fā)展需求。

二、事業(yè)單位人事檔案管理信息化問題的對(duì)策

1.提高對(duì)人事檔案信息化管理重要性的認(rèn)識(shí)

要想提高人事檔案管理的管理水平和質(zhì)量，就必須提高單位內(nèi)部工作人員以及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所具有的檔案意識(shí)，及其對(duì)人事檔案信息化管理重要性的認(rèn)識(shí)，要促使其真正的將人事檔案的管理工作轉(zhuǎn)化為自身部門的本職工作。主要可以通過多種形式來對(duì)檔案管理人員的工作宗旨和觀念進(jìn)行宣傳和教育，使其能夠真正認(rèn)識(shí)到在當(dāng)今信息化發(fā)展迅速的形式下，人事檔案信息化管理工作的重要作用。充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理崗位的價(jià)值，從而真正培養(yǎng)出其所具有的工作責(zé)任感以及事業(yè)心，從而推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。

2. 構(gòu)建完善的人事檔案信息化管理制度

這就需要根基事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作的真實(shí)需求，以及對(duì)信息化管理的需要來開展，對(duì)認(rèn)識(shí)檔案管理工作制度的管理流程進(jìn)行改善，同時(shí)加強(qiáng)人事檔案在計(jì)算機(jī)管理輔助方面的制度，問抓落實(shí)上下間的功夫。并針對(duì)人事檔案的檔案收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出方面的管理工作加以規(guī)范，構(gòu)建完善對(duì)策內(nèi)部控制制度和相應(yīng)的人員責(zé)任糾察制度，以此來保證人事檔案信息化管理的安全可靠性。另外，人事檔案的管理制度要不斷的隨著時(shí)代的發(fā)展和信息管理技術(shù)的提升而不斷的變化和更新，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)實(shí)用性。

3.完善人事檔案信息化管理工作，提高檔案信息化管理安全性

在對(duì)人事檔案信息化管理工作當(dāng)中，必須重視對(duì)檔案進(jìn)行操作的每一個(gè)過程，像檔案生成、收集和驗(yàn)證，還有歸檔和利用等。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)注重針對(duì)人事檔案在入檔程序過后的檔案檢查和修復(fù)工作，相關(guān)的工作人員必須要定期的做好對(duì)歸檔檔案的修復(fù)和檢查工作，一旦出現(xiàn)問題就必須及時(shí)的參照原始紙質(zhì)檔案來進(jìn)行對(duì)比和修復(fù)，這樣才能保證認(rèn)識(shí)檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性。另外，還應(yīng)當(dāng)做好人事檔案信息化數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)能夠有效的幫助檔案的入庫做好人事鑒別的工作，不過建立數(shù)據(jù)庫的同時(shí)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的遵守?cái)?shù)據(jù)庫相關(guān)的規(guī)定來進(jìn)行。同時(shí)強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理人員的安全技術(shù)教育，加強(qiáng)其在信息保密安全方面的意識(shí)，從而保證人事檔案信息化的信息安全。

三、結(jié)語

綜上所述，要想做好事業(yè)單位人事檔案管理信息化就需要提高對(duì)人事檔案信息化管理重要性的認(rèn)識(shí)、構(gòu)建完善的人事檔案信息化管理制度、完善人事檔案信息化管理工作，提高檔案信息化管理安全性等，這樣才能真正做好人事檔案管理信息化的工作，保證檔案信息化的信息安全。

參考文獻(xiàn)：

[1] 崔艷麗. 企業(yè)人事檔案的管理現(xiàn)狀與對(duì)策[J]. 現(xiàn)代商業(yè). 2013（35） .

[2] 劉利麗. 淺談企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)代化問題分析[J]. 科技創(chuàng)新與應(yīng)用. 2012（08） .

[3] 李丹娜. 淺談人事檔案信息化管理[J]. 科技資訊. 2014（05） .

作者簡(jiǎn)介 杜娟（1964-2-1），女，漢族，籍貫：河北省石家莊市，出生河北省承德市，1992年12月畢業(yè)于北京科技大學(xué)函授管理工程專業(yè)、本科學(xué)歷，學(xué)士學(xué)位，現(xiàn)工作于河北省承德市疾病預(yù)防控制中心，1996年晉升會(huì)計(jì)師，2002年至2007年任財(cái)務(wù)科主任，2008年至2013年任人事科主任，現(xiàn)在人事科負(fù)責(zé)檔案工作，2014年職稱由會(huì)計(jì)師改平為檔案館員。