摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展、計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用和信息化的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化技術(shù)的設(shè)備和設(shè)施均得到了更加科學(xué)的發(fā)展。如今辦公自動(dòng)化逐漸應(yīng)用于各個(gè)企事業(yè)單位和機(jī)關(guān)政府，成為工作效率較高、工作誤差較小的重要辦公方法。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；辦公自動(dòng)化；企事業(yè)單位；政府機(jī)關(guān)；工作效率；工作積極性

辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為目前各個(gè)機(jī)構(gòu)辦公的主要應(yīng)用方式，逐漸淘汰傳統(tǒng)的辦公方式，優(yōu)化辦公效率。本文中對(duì)計(jì)算機(jī)在辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)進(jìn)行分析。

1 辦公自動(dòng)化的定義

辦公自動(dòng)化是近年來隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而提出來的新概念。一般地說，辦公自動(dòng)化簡稱OA（OfficeAutomation），是指利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，盡可能充分地利用信息資源，提高工作效率和質(zhì)量，輔助決策，求取更好的經(jīng)濟(jì)效益。它的基本特征是采用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)生產(chǎn)、存儲(chǔ)各種文檔，使用復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、掃描儀或計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等其他先進(jìn)設(shè)備復(fù)制、傳遞文檔，加快對(duì)知識(shí)信息的創(chuàng)造、加工、傳播和應(yīng)用[1]。

2 計(jì)算機(jī)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已經(jīng)達(dá)到普及的情況，如今辦公自動(dòng)化逐漸實(shí)現(xiàn)無紙化辦公、低能低碳環(huán)保式辦公，因此計(jì)算機(jī)辦公更加具有優(yōu)勢(shì)，并且特點(diǎn)極為明顯。應(yīng)用計(jì)算機(jī)的優(yōu)點(diǎn)為（1）管理范圍廣：人員管理層面，對(duì)一個(gè)較大的機(jī)構(gòu)實(shí)施有效的管理較為重要，但對(duì)于一個(gè)良好的管理者不可能做到全面掌握每個(gè)員工的情況和資料，應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理可對(duì)每個(gè)員工的資料進(jìn)行詳細(xì)全面的記錄，并且隨時(shí)調(diào)取，方便于人事管理。工作效率的層面：更加縮短工作時(shí)間，對(duì)于某個(gè)部門已經(jīng)完成的工作可進(jìn)行時(shí)時(shí)監(jiān)管，督促并且檢查已經(jīng)完成工作情況，爭取對(duì)每個(gè)員工的工作均能夠做到有效的監(jiān)管。物資層面：對(duì)于機(jī)構(gòu)內(nèi)部的物資進(jìn)行詳細(xì)的登記后，隨時(shí)隨地均能夠?qū)Ρ緳C(jī)構(gòu)的物資情況進(jìn)行良好的監(jiān)管，并且依據(jù)本機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況進(jìn)行適宜工作的安排，提高機(jī)構(gòu)物資儲(chǔ)備情況的監(jiān)管。（2）操作時(shí)間短：對(duì)于機(jī)構(gòu)內(nèi)部的一切情況進(jìn)行時(shí)時(shí)的監(jiān)管，并且操作時(shí)間短，減少浪費(fèi)在命令傳達(dá)時(shí)間，例如進(jìn)行銀行匯款或是貨物的調(diào)配，傳統(tǒng)上需到銀行轉(zhuǎn)賬、或是去倉庫進(jìn)行貨物調(diào)配的通知，但進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理后可直接應(yīng)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)銀行進(jìn)行轉(zhuǎn)賬匯款，操作時(shí)間僅僅3-5分鐘；網(wǎng)上下達(dá)貨物調(diào)配的命令，并且對(duì)庫存情況進(jìn)行修改，較少人力和物理，縮短貨物調(diào)配時(shí)間。（3）縮減成本：對(duì)于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已經(jīng)普及到每個(gè)員工和公民，因此在辦公自動(dòng)化的實(shí)施中，基本每個(gè)人均能夠更好的進(jìn)行計(jì)算機(jī)的操作，并且減少人員的配備，縮減用人成本，例如利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公，從前手工繪制的建筑圖紙?jiān)谶M(jìn)行可行性分析時(shí)，應(yīng)聯(lián)同多個(gè)專家和業(yè)內(nèi)人士進(jìn)行討論和分析，如今只需進(jìn)行計(jì)算機(jī)繪制后，進(jìn)行相關(guān)圖紙的檢測(cè)，對(duì)可行性進(jìn)行評(píng)估和分析[2]。相關(guān)統(tǒng)計(jì)學(xué)資料，傳統(tǒng)為多個(gè)工作人員進(jìn)行數(shù)據(jù)的匯總和分析，應(yīng)用計(jì)算機(jī)輸入相關(guān)數(shù)據(jù)后自動(dòng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)學(xué)分析，準(zhǔn)確度較高，更大限度的減少工作人員的因素導(dǎo)致誤差產(chǎn)生。（4）減少工作錯(cuò)誤率：實(shí)施計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化后對(duì)一些文件和同時(shí)，能夠最大程度的避免在抄寫和下達(dá)的過程中發(fā)生偏差，減少工作中重大錯(cuò)誤的發(fā)生比例，例如在工作匯總中工作軟件是依據(jù)正常邏輯和思維進(jìn)行設(shè)計(jì)的，較為嚴(yán)謹(jǐn)一點(diǎn)發(fā)生錯(cuò)誤則導(dǎo)致無法保存或是出現(xiàn)無法正常繼續(xù)統(tǒng)計(jì)分析的情況發(fā)生。能夠更加有效的降低在工作匯總發(fā)生低級(jí)錯(cuò)誤[3]。

3 計(jì)算機(jī)在辦公自動(dòng)化中的重要性

目前計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為辦公自動(dòng)化主要使用的辦公設(shè)施，伴隨計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用的開展，辦公室內(nèi)大部分的工作均由計(jì)算機(jī)完成。較多的辦公文件的制作、整理和編輯均由計(jì)算機(jī)完成，同時(shí)伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)的提高，大部分工作者對(duì)于計(jì)算機(jī)的依賴性越來越嚴(yán)重?，F(xiàn)在某個(gè)時(shí)間段，發(fā)生停電或是停止使用計(jì)算機(jī)辦公，較大部分的辦公機(jī)構(gòu)均會(huì)停止運(yùn)行，或是無法正常工作。例如：某物流公司采用計(jì)算機(jī)管理后，工作效益顯著增加，某天突然間計(jì)算機(jī)總機(jī)中毒，整個(gè)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管癱瘓、工作停滯、車輛的調(diào)配紊亂，無法正常工作，在計(jì)算機(jī)工程師恢復(fù)正常的系統(tǒng)后物流公司才恢復(fù)正常的工作和運(yùn)轉(zhuǎn)。影響工作效率的同時(shí)明顯降低物流公司的收益和信譽(yù)度，直接間接的影響物流公司的經(jīng)濟(jì)收益?，F(xiàn)在無論在任何崗位和任何機(jī)構(gòu)部門，均不能離開計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和管理，因此計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)辦公自動(dòng)化的實(shí)施具有重要的作用。

結(jié)語：OA智能化即利用知識(shí)庫和各種專家系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)決策支持、電子秘書、預(yù)測(cè)和戰(zhàn)略規(guī)劃及自然語言理解等。它需要以大型知識(shí)庫為基礎(chǔ)，解決非結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化方面的問題。今后OA信息系統(tǒng)的發(fā)展將是把各種辦公服務(wù)集成于一個(gè)統(tǒng)一的應(yīng)用環(huán)境中，自動(dòng)地、智能地向用戶提供綜合管理服務(wù)。目前OA系統(tǒng)的智能化程度還比較低，它的進(jìn)一步發(fā)展還取決于人工智能技術(shù)的突破[4]。

綜觀世界OA信息處理技術(shù)的整個(gè)發(fā)展過程，以及當(dāng)今各種先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)日益應(yīng)用于OA中之趨勢(shì)，可以想象，未來OA的發(fā)展將走向集成化、多媒體化、無紙化和智能化。

[參考文獻(xiàn)]

[1]趙軍，劉福春，基于Ofbiz與工作流的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)[J].吉林大學(xué)學(xué)報(bào)（信息科學(xué)版）.2004，22（6）：625-630.

[2]呂董惠文，李國喜，龔京忠，等.基于LotusDomino/Notes的企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用研究[J].計(jì)算機(jī)應(yīng)用研究.2002（19）：105-107.

[3]趙文.辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)教程[M].北京：北京大學(xué)出版社，2006.

[4]LI Yanda，et al.Distance Learning. Proceedings of the international Conference on Distance Education，Distance Learning and 21 st Century Education Development.April 12-15，2000，Beijing，China.