建設(shè)工程監(jiān)理實(shí)施過程中會(huì)產(chǎn)生大量的文件檔案資料，這些文件檔案資料多數(shù)是實(shí)施建設(shè)工程監(jiān)理的重要依據(jù)，同時(shí)也是建設(shè)工程監(jiān)理的成果資料。該文以最新頒布的《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》GB/T 50319—2013為依據(jù)，對建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料的管理要點(diǎn)進(jìn)行了分析和論述。

一、文件檔案資料內(nèi)容

建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料應(yīng)以施工及驗(yàn)收規(guī)范、工程合同、設(shè)計(jì)文件、工程施工質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范等為依據(jù)填寫，并隨工程進(jìn)度及時(shí)收集、整理，認(rèn)真書寫，項(xiàng)目齊全、準(zhǔn)確、真實(shí)，無未了事項(xiàng)。表格應(yīng)采用統(tǒng)一格式，特殊要求需增加的表格應(yīng)統(tǒng)一歸類，按要求歸檔。

建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料包括：

勘察設(shè)計(jì)文件、建設(shè)工程監(jiān)理合同及其他合同文件； 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則； 設(shè)計(jì)交底和圖紙會(huì)審會(huì)議紀(jì)要； 施工組織設(shè)計(jì)、（專項(xiàng)）施工方案、施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審文件資料； 分包單位資格報(bào)審會(huì)議紀(jì)要； 施工控制測量成果報(bào)驗(yàn)文件資料； 總監(jiān)理工程師任命書，工程開工令、暫停令、復(fù)工令，開工或復(fù)工報(bào)審文件資料； 工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)驗(yàn)文件資料； 見證取樣和平行檢驗(yàn)文件資料； 工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)驗(yàn)資料及工程有關(guān)驗(yàn)收資料； 工程變更、費(fèi)用索賠及工程延期文件資料； 工程計(jì)量、工程款支付文件資料； 監(jiān)理通知單、工程聯(lián)系單與監(jiān)理報(bào)告； 第一次工地會(huì)議、監(jiān)理例會(huì)、專題會(huì)議等會(huì)議紀(jì)要； 監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理日志、旁站記錄； 工程質(zhì)量或安全生產(chǎn)事故處理文件資料； 工程質(zhì)量評估報(bào)告及竣工驗(yàn)收監(jiān)理文件資料； 監(jiān)理工作總結(jié)。除了上述監(jiān)理文件資料外，在設(shè)備采購和設(shè)備監(jiān)造中還會(huì)形成監(jiān)理文件資料，內(nèi)容可詳見《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》GB/T 50319—2013第8.2.3條和8.3.14條規(guī)定。

二、管理職責(zé)

根據(jù)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》GB/T 50319—2013，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)文件資料管理的基本職責(zé)如下：

應(yīng)建立和完善監(jiān)理文件資料管理制度，宜設(shè)專人管理監(jiān)理文件資料；

應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件資料，宜采用信息技術(shù)進(jìn)行監(jiān)理文件資料管理；

應(yīng)及時(shí)整理、分類匯總監(jiān)理文件資料，并按規(guī)定組卷，形成監(jiān)理檔案；

應(yīng)根據(jù)工程特點(diǎn)和有關(guān)規(guī)定，保存監(jiān)理檔案，并應(yīng)向有關(guān)單位、部門移交需要存檔的監(jiān)理文件資料。

三、管理要點(diǎn)

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的管理要求體現(xiàn)在建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理全過程，包括：監(jiān)理文件資料收發(fā)文與登記、傳閱、分類存放、組卷歸檔、驗(yàn)收與移交等。本文對建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的分類存放和組卷歸檔這兩個(gè)重要的關(guān)于文檔檔案管理的過程進(jìn)行論述。

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料分類存放。建設(shè)工程監(jiān)理文件資料經(jīng)收發(fā)文、登記和傳閱工作程序后，必須進(jìn)行科學(xué)的分類后進(jìn)行存放。這樣既可以滿足工程項(xiàng)目實(shí)施過程中查閱、求證的需要，又便于工程竣工后文件資料的歸檔和移交。

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的分類原則應(yīng)根據(jù)工程特點(diǎn)及監(jiān)理與相關(guān)服務(wù)內(nèi)容確定，工程監(jiān)理單位的技術(shù)管理部門應(yīng)明確本單位文件檔案資料管理的基本原則，以便統(tǒng)一管理并體現(xiàn)建設(shè)工程監(jiān)理企業(yè)的特色。建設(shè)工程監(jiān)理文件資料應(yīng)保持清晰，不得隨意涂改記錄，保存過程中應(yīng)保持記錄介質(zhì)的清潔和不破損。

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的分類應(yīng)根據(jù)工程項(xiàng)目的施工順序、施工承包體系、單位工程的劃分以及工程質(zhì)量驗(yàn)收程序等，并結(jié)合項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)自身的業(yè)務(wù)工作開展情況進(jìn)行，原則上可按施工單位、專業(yè)施工部位、單位工程等進(jìn)行分類，以保證建設(shè)工程監(jiān)理文件資料檢索和歸檔工作的順利進(jìn)行。

項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)備有存放監(jiān)理文件資料的專用柜和用于監(jiān)理文件資料分類存放的專用資料夾。該文原載于中國社會(huì)科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//www.ems86.com總第543期2014年第11期-----轉(zhuǎn)載須注名來源大中型工程項(xiàng)目監(jiān)理信息應(yīng)采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助管理。項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)信息管理部門應(yīng)注意建立適宜的文件資料存放地點(diǎn)，防止文件資料受潮霉變或蟲害侵蝕。資料夾裝滿或工程項(xiàng)目某一分部工程或單位工程結(jié)束時(shí)，相應(yīng)的文件資料應(yīng)轉(zhuǎn)存至檔案袋，袋面應(yīng)以相同編號(hào)予以標(biāo)識(shí)。

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料組卷歸檔。建設(shè)工程監(jiān)理文件資料組卷歸檔，應(yīng)根據(jù)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》GB/T 50319—2013、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T 50328—2001以及工程所在地有關(guān)部門的規(guī)定執(zhí)行。

1）建設(shè)工程監(jiān)理文件資料編制要求：歸檔的文件資料一般應(yīng)為原件；文件資料的內(nèi)容及其深度須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的要求；文件資料的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符；文件資料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等；文件資料應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備；文件資料中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面。紙張應(yīng)采用能夠長時(shí)間保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張；文件資料的縮微制品，必須按國家縮微標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作，主要技術(shù)指標(biāo)（解像力、密度、海波殘留量等〉要符合國家標(biāo)準(zhǔn)，保證質(zhì)量，以適應(yīng)長期安全保管；文件資料中的照片及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內(nèi)容準(zhǔn)確；文件資料應(yīng)采用打印形式并使用檔案規(guī)定用筆，手工簽字，在不能使用原件時(shí)，應(yīng)在復(fù)印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。

應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助管理建設(shè)工程監(jiān)理文件資料時(shí)，相關(guān)文件和記錄經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人員簽字確定、正式生效并已存入項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)相關(guān)資料夾時(shí)，信息管理人員應(yīng)將儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中的相應(yīng)文件和記錄的屬性改為“只讀”，并將保存的目錄名記錄在書面文件上，以便于進(jìn)行查閱。在建設(shè)工程監(jiān)理文件資料歸檔前，不得刪除計(jì)算機(jī)中保存的有效文件和記錄。

2）建設(shè)工程監(jiān)理文件資料組卷方法及要求：組卷原則及方法：組卷應(yīng)遵循監(jiān)理文件資料的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用；一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，應(yīng)按單位工程組卷；監(jiān)理文件資料可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；組卷要求：案卷不宜過厚，一般不超過40mm；案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷；卷內(nèi)文件排列：文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列；圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列；既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

最新頒布的《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》GB/T 50319—2013，相對于舊版的規(guī)范而言，有較大的改動(dòng)，在實(shí)施細(xì)則內(nèi)容方面更為明確和合理，是建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料規(guī)范化管理的依據(jù)。本文通過對建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的分類存放和組卷歸檔這兩個(gè)過程進(jìn)行重點(diǎn)論述，提出了建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料的管理要點(diǎn)及相關(guān)內(nèi)容。

（作者單位：中冶北方（大連）工程技術(shù)有限公司）