摘 要：結(jié)合現(xiàn)場采購管理工作，從采購管理現(xiàn)場服務(wù)的準(zhǔn)備工作，采購現(xiàn)場的文件管理，采購現(xiàn)場的常見問題處理，對采購管理中的現(xiàn)場服務(wù)工作進(jìn)行了詳細(xì)探討，對EPC總承包工程的采購管理的現(xiàn)場服務(wù)工作的如何開展具有一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：EPC總承包工程；采購管理；現(xiàn)場服務(wù)

中圖分類號：F2

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1672-3198（2014）11-0031-02

采購工作包括前期的招標(biāo)詢價(jià)，與廠家簽訂合同，中期包括監(jiān)造，接貨，與廠家交流溝通，后期包括設(shè)備質(zhì)量反饋及售后工作，而在EPC總承包工程中，采購管理工作為其中重要一環(huán)節(jié)，采購的設(shè)備不僅要滿足設(shè)計(jì)人員要求，同時(shí)也要及時(shí)與施工安裝人員溝通，滿足現(xiàn)場施工安裝要求。而一般來說在施工現(xiàn)場的工作作為采購的重要組成部分，其重要性不言而喻。

1 采購管理現(xiàn)場服務(wù)的準(zhǔn)備工作

現(xiàn)場無小事，不要小看準(zhǔn)備工作，只有準(zhǔn)備充分，工作才能順利開展，而從作者在現(xiàn)場服務(wù)的情況來看，很多剛到現(xiàn)場的通知因?yàn)闇?zhǔn)備工作未做好，而影響了后續(xù)工作。一個管理完善的EPC總承包工程現(xiàn)場，需要進(jìn)行的準(zhǔn)備工作一般有以下：（1）領(lǐng)取勞保物品：工作服、工鞋安全帽、口罩、手套、對講機(jī)、各種文具。特別說明一下對講機(jī)，對于比較大的現(xiàn)場，建議配置，10人以內(nèi)的現(xiàn)場，可以不用。（2）自行準(zhǔn)備的物品：照相機(jī)?，F(xiàn)場采購管理人員照相機(jī)必須人手一個，而且每次去現(xiàn)場都要攜帶，因?yàn)楹芏嗍虑槲淖置枋霾蝗缫粡堈掌瑏淼氖∈?，這里著重強(qiáng)調(diào)，照相機(jī)要攜帶方便。一般來說所有的勞保用品均可以在現(xiàn)場領(lǐng)到，相機(jī)還是最好自己攜帶較好。

2 采購現(xiàn)場的文件類別及管理

接下來將按時(shí)間順序來說明采購現(xiàn)場服務(wù)會產(chǎn)生哪些文件，每個文件對應(yīng)的工作量和注意要點(diǎn)是什么。采購現(xiàn)場服務(wù)的工作基本上是環(huán)環(huán)相扣的，前一步工作做得好，后一步工作就會省很多事情。如果疏忽任何一項(xiàng)工作，那么接下的工作將要消耗前一步工作的十倍精力去彌補(bǔ)，這個將在后續(xù)詳細(xì)說明。

2.1 發(fā)貨通知、催交函

發(fā)貨通知、催交函，一般來說國內(nèi)的EPC工程項(xiàng)目其發(fā)貨通知、催交函主要需要下面幾個內(nèi)容：

（1）提醒廠家對隨機(jī)資料和備品備件單獨(dú)包裝。

（2）提醒廠家對有特殊保管要求的零部件單獨(dú)注明。資料單獨(dú)包裝、備件單獨(dú)包裝，因?yàn)樵贓PC中資料和備件的接收方與設(shè)備安裝件的接收方有可能不是一個單位，所以單獨(dú)存放利于后續(xù)開箱工作的進(jìn)行。

（3）給出項(xiàng)目所在地的指示地圖，一般來說物流送貨司機(jī)不是很熟悉路況，給其地圖一目了然，提高工作效率。

（4）其他需要廠家提供的有關(guān)物流的信息，并且把卸車信息提供給相關(guān)單位。

2.2 設(shè)備到貨交接單

國內(nèi)EPC項(xiàng)目到貨交接單以廠家或者物流公司的底單為主，主要是反映收到某合同多少件貨物，不涉及件內(nèi)裝了多少東西。由于各家運(yùn)輸公司底單不一致，交接單需要各方人員簽字確認(rèn)，需要著重記錄的一欄是檢查記錄，通常運(yùn)輸公司的底單在檢查記錄一欄空白都是默認(rèn)到貨完好的，所以在設(shè)備到貨時(shí)對貨物情況需要著重核實(shí)，裸裝貨物查看外觀，有問題記錄，沒有問題就是完好，箱裝貨物查看包裝，如有破損如實(shí)記錄，沒有破損記包裝完好，這對后續(xù)的開箱檢驗(yàn)工作是有很大幫助的。

2.3 設(shè)備到貨開箱單

設(shè)備到場后的主要工作就是開箱，筆者認(rèn)為這是采購管理現(xiàn)場服務(wù)人員的核心工作，同時(shí)也是現(xiàn)場最復(fù)雜、變化情況最多的工作。需要強(qiáng)調(diào)的是：裸裝件是沒有開箱手續(xù)的，開箱單只針對箱裝貨物。

（1）先說開箱的優(yōu)先次序，首先要開箱點(diǎn)貨的應(yīng)該是到貨交接單中注明破損的貨物，越破越要早開箱，趕緊清點(diǎn)內(nèi)部貨物的實(shí)際情況，對破損箱件的開箱確認(rèn)優(yōu)先級高于合同約定必須有廠家人員參與的開箱工作。也就是說，有些設(shè)備，廠家明確要求要有其服務(wù)人員在場才能開箱，但是到貨時(shí)箱件有破損，這時(shí)廠家人員又沒有在場，在拍照并明確告知廠家后，需要立即清點(diǎn)箱內(nèi)設(shè)備，對于散件，需要找室內(nèi)存放。然后是有廠家服務(wù)人員在場的箱件要優(yōu)先開箱。廠家人員在場，責(zé)任明確，很好界定，一個是大部分要求人員在場才能開箱的廠家都是要收取服務(wù)費(fèi)用的，優(yōu)先開箱也可以節(jié)省服務(wù)的時(shí)間。

（2）開箱工作的另一個原則：單一合同集中開箱，減少單一合同的開箱次數(shù)。如必須多次開箱的也要讓幾次開箱的間隔盡可能短。因?yàn)椴话岩粋€合同項(xiàng)下的所有箱子開完，就不可能知道這個合同供貨的整體情況。如果多次開箱，前后如果出現(xiàn)不止一次問題，不僅開箱工作本身變得工作量加大，聯(lián)系廠家進(jìn)行問題處理的工作量也變大。現(xiàn)場的安裝單位偏向于安裝到哪里箱子才開到哪里，有時(shí)一個合同幾十個箱子，他們只開一兩個就不再往下開了。通常的理由如下：沒有地方放、不好保管容易丟、沒有人。實(shí)際情況是，他們的自采購材料都有地方放，也有人保管，而且每個現(xiàn)場安裝單位都是由庫管的，所以以上理由都不成立。多協(xié)調(diào)很重要，讓施工安裝工程師意識到開箱單是對他們很重要的文件非常重要。

（3）開箱過程中的記錄：首先強(qiáng)調(diào)開箱單要給所有參與開箱的人員復(fù)印一份，開箱單上必須有各部門人員的簽字。對于EPC項(xiàng)目，開箱工作必須有施工開車部人員參與，這樣做有很多好處，如果安裝單位咨詢某些設(shè)備是否到貨，到貨設(shè)備是否到全，不用采購現(xiàn)場服務(wù)人員再消耗精力核實(shí)，安裝工程師參與開箱并留有開箱單復(fù)印件，他們自己就可以回答了。特殊情況均需在開箱單記錄，除少件情況外，零部件的損壞情況均需拍照。

（4）實(shí)際開箱過程中，可以靈活掌握開箱的情況，在現(xiàn)場，直接在裝箱單上進(jìn)行記錄和清點(diǎn)其實(shí)是最為方便的，開箱單著重記錄開箱中的問題和所開的箱號。

2.4 廠家來人服務(wù)通知

廠家來人服務(wù)通知，設(shè)備開箱后，就進(jìn)入了安裝期，在安裝過程中，就開始有了廠家人員來現(xiàn)場服務(wù)的需求。通常廠家需要來現(xiàn)場服務(wù)涉及如下內(nèi)容：指導(dǎo)安裝、調(diào)試。一般都應(yīng)預(yù)先通知廠家設(shè)備對應(yīng)的安裝工程師的聯(lián)系方式，讓廠家人員在派出前，了解現(xiàn)場具體讓他們承擔(dān)哪些工作和實(shí)際現(xiàn)場需要他們的時(shí)間。這一點(diǎn)對工程的進(jìn)度也很有影響。需要采購管理的現(xiàn)場服務(wù)的人員將廠家服務(wù)人進(jìn)行管理和幫助，只有廠家服務(wù)人員最了解他們的設(shè)備，也只有調(diào)動他們的積極性，才能為現(xiàn)場更好的服務(wù)，切忌在現(xiàn)場對廠家人員頤指氣使，會大大影響工程質(zhì)量和進(jìn)度。

2.5 設(shè)備問題反饋單

設(shè)備運(yùn)抵現(xiàn)場以后，由于各安裝單位，設(shè)備廠家，各接口的理解不同，于是存在著各類問題，由于設(shè)備的問題千差萬別，所以設(shè)備的問題反饋單也有很多種類，設(shè)備問題反饋單的原則性要求就是把設(shè)備存在的問題反饋清楚，有利于各方面的溝通，能及時(shí)解決所存在的問題。

3 采購管理現(xiàn)場的常見問題處理

現(xiàn)場的采購管理中會有各種問題出現(xiàn)，所有問題都需要有紙質(zhì)版的文件留底備查，最好能夠有掃描件，將會大大方便工作，不論是將問題反映回公司本部還是廠家，都是以聯(lián)系單的形式進(jìn)行，不要只打電話。之前一個環(huán)節(jié)，有兩項(xiàng)文件是要作為設(shè)備問題反饋單的素材的，就是：到貨交接單、開箱單。加上拍的照片就構(gòu)成了問題反饋的全部素材，要用好這些素材。

3.1 到貨設(shè)備發(fā)錯問題

到貨的設(shè)備大部分都是不需要處理的，但有時(shí)侯到貨箱件數(shù)量和廠家發(fā)貨數(shù)量不一致，有可能是一個項(xiàng)目幾個工地之間的貨物發(fā)錯，除了這種錯誤，還可能會是廠家自己漏發(fā)或者把別的項(xiàng)目的設(shè)備發(fā)來的情況，這種情況組織好之前提到的素材，如實(shí)反映給相關(guān)人員即可。

3.2 開箱貨物有破損

開箱遇到的貨物破損主要有如下情況：廠家本身加工錯誤，造成設(shè)備無法安裝；運(yùn)輸過程造成的損壞；到貨設(shè)備是好的，但是和合同約定的技術(shù)參數(shù)不符。前兩種比較好判別，就不再詳細(xì)說了。重點(diǎn)說說第三種，到貨設(shè)備是好的，但是和合同約定不一樣，這個需要開箱人員了解合同中的詳細(xì)約定，如果沒有出廠檢驗(yàn)的話。認(rèn)真對比到貨設(shè)備與合同要求。還有需要注意的這種到貨和合同約定不一致的情況大體還有：配件品牌與合同約定不一致，比如泵的電機(jī)，在某項(xiàng)目就發(fā)生過廠家到貨電機(jī)和合同約定電機(jī)品牌不一致的情況，發(fā)現(xiàn)情況后也是聯(lián)系廠家進(jìn)行了免費(fèi)更換。所以現(xiàn)場服務(wù)的采購管理，在開箱后務(wù)必收集相關(guān)信息，與合同進(jìn)行細(xì)致對比。這個工作量是很大的。而且由于開箱時(shí)不可能拿著合同去，這個工作需要在開箱完成后，做大量比對工作，請不要忽視。

3.3 到貨或開箱貨物無法清點(diǎn)或辨認(rèn)

有時(shí)候供應(yīng)商提供的實(shí)物與裝箱單對比根本對不上。如果現(xiàn)場急需安裝，就明確告知廠家，耽誤工程進(jìn)度需要索賠，一般廠家都會趕緊發(fā)準(zhǔn)確的詳單過來，以便于現(xiàn)場清點(diǎn)。這里強(qiáng)調(diào)一下現(xiàn)場服務(wù)人員的工作細(xì)致程度問題，這里舉個某現(xiàn)場某安裝工程有限公司的例子，材料員清點(diǎn)閥門的時(shí)候，是先清點(diǎn)閥門數(shù)量，然后將所有法門的配對法蘭和墊片、螺栓螺母找來，一個一個裝配起來的，保證每一條螺栓能夠使用，每一個閥門的法蘭和墊片都符合才算清點(diǎn)完畢，非常的認(rèn)真，這樣既不容易丟，也好清點(diǎn)。

3.4 在安裝過程中部分零部件缺少或損壞

只要前面的到貨交接和開箱工作做得足夠好，如果出現(xiàn)這個問題，現(xiàn)場采購管理就可以理直氣壯的說，這是現(xiàn)場丟的或者現(xiàn)場弄壞的了，誰該補(bǔ)誰補(bǔ)去，如果安裝單位弄不到比較特殊的配件，采購可以再從廠家采購，但是錢該扣誰的就扣誰的，采購所有現(xiàn)場的工作產(chǎn)生的價(jià)值和為公司節(jié)約的成本將在這一環(huán)節(jié)體現(xiàn)。管理優(yōu)秀的現(xiàn)場，將是一個基本不產(chǎn)生這個問題的現(xiàn)場；管理一般的現(xiàn)場，將是一個產(chǎn)生較多此類問題，但是說得清楚責(zé)任的現(xiàn)場；管理混亂的現(xiàn)場，是一個產(chǎn)生大量這類問題，還說不清楚是誰的問題的現(xiàn)場。

4 結(jié)束語

現(xiàn)場服務(wù)作為采購管理中的重要一環(huán)，如果采購管理現(xiàn)場工作做得管理清晰，責(zé)權(quán)明確，則會使EPC總承包工程無后顧之憂，也有利于提高現(xiàn)場的項(xiàng)目進(jìn)度，讓各部門配合運(yùn)行流暢，因此需要加大采購管理現(xiàn)場服務(wù)的力度和提升其在EPC總承包項(xiàng)目中的重要性。

參考文獻(xiàn)

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