侯翠民

摘 要：由于信息技術(shù)的發(fā)展，其應(yīng)用領(lǐng)域也在不斷的擴(kuò)大。目前信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用也越來越普遍，不僅對單位的現(xiàn)行文件及檔案進(jìn)行著規(guī)范的、系統(tǒng)的、詳細(xì)的記錄，也是對單位管理進(jìn)程的充分反映。本文通過分析信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢，進(jìn)而詳細(xì)介紹信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，旨在不斷促進(jìn)單位的管理水平，造福社會大眾。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

自動化辦公以及無紙化辦公的興起為檔案的生存方式帶來了巨大變化。類似于文章的起草、簽發(fā)等都是在計算機(jī)內(nèi)運(yùn)行，因此檔案就必須以機(jī)讀的形態(tài)存在。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件現(xiàn)代化的檔案更加具有利用優(yōu)勢，這種變化就加大了對檔案管理工作者的需求，也就會面對越來越多的機(jī)讀檔案。隨著網(wǎng)絡(luò)及計算機(jī)在近幾年的發(fā)展，檔案管理模式也在不斷改變以適應(yīng)時代的需求，現(xiàn)代化的信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用到檔案管理中，既減輕了工作量也提高了工作效率。[1]由此可以看出，信息化的檔案管理是很有必要的。

1 信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢

所謂的檔案信息化就是指以檔案室的資料為對象，利用計算機(jī)對信息資料進(jìn)行不同層面的加工、收集和篩選，使其轉(zhuǎn)變成計算機(jī)形式的二次信息，為人們的使用提供方便的過程。其優(yōu)勢需要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）充分發(fā)揮和利用計算機(jī)技術(shù)的潛能，提高檔案信息的利用效率。目前很多檔案室的應(yīng)用技術(shù)比較落后，功能的開發(fā)比較簡單而且技術(shù)比較單一。有的甚至僅供文件的儲存或是檔案的著錄，不僅浪費(fèi)了人力、物力和時間，也大大降低了利用效率，制約了現(xiàn)代化設(shè)備功能的發(fā)揮；

（2）縮短二次文件的加工時間，提高了信息的時效性。以往信息的手動加工大都是以選材、選題出版和編輯的工作模式，這種方式也是文件的形成到二次信息形成的過程，但是其耗時較長，信息的時效性也就不能保證，不能很好地發(fā)揮檔案信息的應(yīng)用價值。信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用可以直接利用機(jī)讀形式的信息資料，利用計算機(jī)對檔案信息進(jìn)行加工，從而快速的出版二次文件；

（3）信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)信息的多次產(chǎn)出，有利于避免信息的加工受到計費(fèi)等問題的束縛。

2 如何將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中

2.1信息技術(shù)的應(yīng)用步驟

2.1.1信息的整理與收集

信息技術(shù)對檔案的管理離不開檔案資料的收集與整理。在對信息資料進(jìn)行收集的過程中，對檔案工作人員的技術(shù)水平與知識層次提出了更高的要求，不但要求勤奮踏實(shí)手腦并用，也要做好資料的整理與收集工作，從而有利于第一手資料的掌握。雖然計算機(jī)很智能，但是終究只是輔助工具，需要管理者對其進(jìn)行操控。所以資料的掌握以及無誤的錄入計算機(jī)，才能確保計算機(jī)發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.1.2信息的分類與歸納

對信息資料進(jìn)行分類與歸納是實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在對信息進(jìn)行收集與整理時，檔案管理人員往往不能做到完整，所以這就要求工作人員對收集的信息進(jìn)行分類與歸納，篩選和整理，這是檔案信息實(shí)現(xiàn)計算機(jī)管理的前提條件。對收集的資料進(jìn)行歸納與整理，分類錄入計算機(jī)中，這是檔案管理信息化的重要環(huán)節(jié)。

2.1.3信息的提取和查詢

對檔案信息實(shí)現(xiàn)方便快捷的查詢提取是檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的最終目的。上述提到對信息的整理收集、分類歸納都是為了能夠?qū)⑿畔?zhǔn)確無誤的錄入計算機(jī)中，從而方便日后對信息的提取與查詢，只有保證信息準(zhǔn)確無誤的錄入，才能更好的發(fā)揮計算機(jī)的作用。因此，要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，前期的工作不容忽視。

2.2利用信息平臺加大宣傳，提高檔案使用效率

檔案對于一個單位來說，是單位保留的具有借鑒意義和參考價值的信息，為各項(xiàng)工作的開展帶來啟示，開闊人們的思路。為了發(fā)揮這一作用，可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺對這些靜態(tài)的資料進(jìn)行宣傳與利用。例如單位中樂于奉獻(xiàn)的先進(jìn)模范，可以將此類信息公布到單位的網(wǎng)絡(luò)平臺中，不僅宣傳了優(yōu)秀的工作作風(fēng)，也在一定程度上對其他的工作人員有一定的激勵作用，激發(fā)更多的人參與到奉獻(xiàn)自己的行列當(dāng)中，這對工作作風(fēng)也是一大改善。另外，信息化的檔案管理方便人們對資料的查閱，給人們的工作帶來了更多的便捷。

2.3利用多媒體提高檔案信息資料的質(zhì)量

一般來說，檔案管理的程度是一個單位管理水平的直接體現(xiàn)，也展現(xiàn)了單位的精神風(fēng)貌，因此，檔案資料的質(zhì)量也是不容忽視的。檔案資料能否發(fā)揮其應(yīng)用價值 在很大程度上是由檔案資料的質(zhì)量決定的，信息技術(shù)保證了信息資料的高質(zhì)量要求。其一信息技術(shù)確保了檔案資料在紙張、格式、字體上的統(tǒng)一，避免了手寫出現(xiàn)的字跡不明。同時打印的方式不僅字跡清晰而且方便閱讀與借閱；第二電腦技術(shù)對檔案資料進(jìn)行打印卷宗，是無紙化辦公與自動化辦公的集中體現(xiàn)。可以自由設(shè)計打印格式，調(diào)整卷皮的年月，件數(shù)、案卷號等等，沒有手寫字，使整個案卷更加趨于完善。

3 總結(jié)

綜上所述，計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用是時代發(fā)展之必然，工作人員要做的就是不斷提高自己的技術(shù)水平，做好檔案資料的收集與整理，保證信息資料的質(zhì)量，從而發(fā)揮檔案資料應(yīng)有的價值。

參考文獻(xiàn)

[1] 普啟光，劉惠瑾. 淺論計算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用[J]. 內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì). 2010（20）

[2] 孟根其其格. 檔案信息化問題淺談[J]. 內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì). 2005（11）endprint