摘 要：隨著時代的發(fā)展，檔案管理模式有了改變，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)顯得尤為重要。檔案管理信息化建設(shè)是一項能夠提高事業(yè)單位的辦事效率的方法。為此，對檔案管理信息化的優(yōu)勢和存在問題進行分析，以提出一些策略方法。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化；建設(shè)

中圖分類號： F49 文獻標識碼：A 文章編號：16723198（2014）17016701

1 事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢

1.1 檔案管理信息化的存儲環(huán)境優(yōu)勢

事業(yè)單位檔案信息化相對傳統(tǒng)的管理方式，其儲存的環(huán)境更加優(yōu)越。紙張的存放有很多不便之處，既不能防潮又不能防霉，會在保管的過程中造成損壞和字跡模糊不清等問題。假如發(fā)生一些自然的或人為的災(zāi)害，資料有所遺失，便沒辦法找回。但是，信息化的管理可以在保管的過程中進行備份，不會受到一些環(huán)境的干擾，如果想進行多重保管還可通過硬盤、光盤等拷貝下來。

1.2 檔案管理信息化的使用優(yōu)勢

相對傳統(tǒng)的檔案資料查詢、使用，檔案管理信息化更加方便、高效。傳統(tǒng)的管理在需要使用檔案時，要在申請允許后，才可進行查詢使用。在查詢的過程中，由于時間較長，很多信息由于人工疏忽或紙張老化，可能會丟失一些信息?？赐旰筮€要進行歸位。但是信息化的檔案管理只需登錄網(wǎng)絡(luò)便可查詢，而且分類清楚，整個檔案的使用都非常的簡單，也不存在有信息疏漏或損壞問題。

2 事業(yè)單位檔案信息化存在的問題

2.1 檔案軟件缺乏通用性

由于事業(yè)單位的計算機型號各不相同，開發(fā)軟件沒辦法互用，文件檢索和計算機管理軟件系統(tǒng)缺乏通用性，不能同時適用。檔案軟件在有的計算機中能用，在有的計算機中不能用，比較限制事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。

2.2 檔案信息缺乏共享性

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)程度參差不齊，不具備較好的統(tǒng)一性。因此，對于信息資源的共享，還存在一些難點。

2.3 檔案管理缺乏規(guī)范性

由于事業(yè)單位的檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)不夠好，檔案管理缺乏規(guī)范性，導致一些檔案的相容性不是很好。檔案無法達到自動化的標準，缺乏規(guī)范、全面的推廣標準，因此，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)較多不可實施性。

2.4 檔案管理技術(shù)缺乏創(chuàng)新性

過去的檔案管理技術(shù)沒有一個衡量標準，也沒有對計算機信息處理技術(shù)以及長遠發(fā)展做過打算。所以檔案管理技術(shù)缺乏創(chuàng)新性，與現(xiàn)在的管理方式不大適應(yīng)。

2.5 管理人員素質(zhì)有待提高

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)對檔案人員的要求較高，需要有良好的技術(shù)水平和計算機知識。但是，目前的管理人員還達不到標準水平。盡管設(shè)備先進，但還需較好的操作水平。因此，管理人員素質(zhì)有待提高。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略方法

3.1 制定檔案管理信息化的總體規(guī)劃

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要按照事業(yè)單位的實際情況以及長遠目標進行分析，從而來制定相對應(yīng)的總體規(guī)劃。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要遵循事業(yè)單位自身的發(fā)展情況，用科學的方式進行準確的分析，以制定出有效可行的檔案管理模式。檔案信息化的建設(shè)要有一個長期和短期的目標，需要具備靈活性和可發(fā)展性，其建設(shè)需對事業(yè)單位的發(fā)展有良好的促進作用。

3.2 建立一個有效實用的檔案信息網(wǎng)站

建立一個有效實用的檔案信息網(wǎng)站，能夠給需要檔案信息的人員提供相對應(yīng)服務(wù)，能夠方便事業(yè)單位在網(wǎng)上建立信息站點。檔案信息網(wǎng)站可在網(wǎng)上進行查詢、歸檔、下載等。檔案信息網(wǎng)站的建立，已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要手段，其目的在于促進檔案管理信息化的良好實施。利用檔案信息網(wǎng)站，實現(xiàn)資源共享，形成一個更全面更科學的傳送系統(tǒng)，以提高檔案管理的實際效益。

檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)還存在一些需要注意的地方。（1）檔案信息管理操作系統(tǒng)必須能夠進行升級和更新，檢索功能也要不斷完善。系統(tǒng)要與事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的要求相符，將檔案管理信息化的優(yōu)勢良好的發(fā)揮出來，并不斷進步和發(fā)展。（2）檔案管理信息化的設(shè)備必須符合國內(nèi)相關(guān)標準，事業(yè)單位檔案管理需采用較好的硬件和軟件公司。對事業(yè)單位檔案管理的開發(fā)，可采取定做方式以保證事業(yè)單位檔案管理信息化的更新等，能夠減少日后所需開發(fā)的成本。（3）選擇網(wǎng)絡(luò)配置時，還應(yīng)考慮到事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)是否存在問題，其響應(yīng)和傳遞的速度是否能達到相關(guān)的要求。

3.3 實現(xiàn)信息資源數(shù)字化發(fā)展

實現(xiàn)信息資源數(shù)字化發(fā)展，能夠?qū)κ聵I(yè)單位的檔案資料進行保護，能夠加快事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)。數(shù)字化檔案管理模式的建立是與時俱進的管理模式，實現(xiàn)信息資源數(shù)字化需要依靠較為先進的信息手段。將檔案信息變?yōu)閿?shù)字化的信息模式，并使其規(guī)范，更利于數(shù)據(jù)的查找和發(fā)布，更好更快的為人們服務(wù)。

3.4 加強對檔案工作人員素質(zhì)培訓

加強對檔案工作人員素質(zhì)培訓，能夠強化檔案信息化的有效建設(shè)。因此，工作人員作為檔案信息化建設(shè)的執(zhí)行者應(yīng)學習相關(guān)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識。工作人員在日常的操作中保持良好的心態(tài)，更好的利用相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對信息進行分類管理，以滿足事業(yè)單位的需要。

參考文獻

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