航空工業(yè)作為國家高科技戰(zhàn)略性產(chǎn)業(yè)，其發(fā)展得到了黨中央、國務(wù)院的高度重視，2012年航空發(fā)動機(jī)及燃?xì)廨啓C(jī)將列為國家重大專項即將啟動，百萬航空人迎來了航空工業(yè)的春天。財務(wù)管理是航空企業(yè)管理的核心，它既牽頭組織企事業(yè)單位的全面預(yù)算管理，同時又通過全面預(yù)算管理分解指標(biāo)、配置資源、落實責(zé)任、強(qiáng)化激勵，關(guān)系到集團(tuán)“兩融、三新、五化、萬億”目標(biāo)的如期實現(xiàn)，其重要作用是顯而易見的。財務(wù)檔案管理既包括航空科研的特殊性，同時又兼具自身的諸多特點(diǎn)，管理好財務(wù)檔案不斷提高管理的科學(xué)化、精細(xì)化水平，助推航空發(fā)展，創(chuàng)造超越價值，已成為檔案人責(zé)無旁貸的責(zé)任。

一、傳統(tǒng)財務(wù)檔案管理的短板

財務(wù)檔案管理包括立卷、歸檔、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)，在各個環(huán)節(jié)都存在問題。

㈠在保管上，傳統(tǒng)財務(wù)檔案缺乏安全性。

1.紙質(zhì)檔案的字跡易日久消淡?！稌嫏n案管理辦法》中將財務(wù)檔案的保管期限分為永久、定期來年歸類。定期保管期限又分為3年5年10年15年和25年五類。而在工作中，常有一些新的技術(shù)使得財務(wù)檔案的字跡變得不易保存，如用色帶打印的發(fā)票，發(fā)票上的數(shù)字在保存一年或者更短的時間就淡化模糊了。原始憑證字跡的消褪給檔案查詢造成較大的障礙，當(dāng)這個缺陷被消極利用的話，將產(chǎn)生極大的財務(wù)風(fēng)險。

2.財務(wù)檔案包括各類原始憑證、賬簿、報表及其他專業(yè)資料。在進(jìn)行檔案移交時，通常財務(wù)部門與檔案部門是按冊移交，而每冊中的原始憑證從裝訂到移交及之后存檔，由于人力、財力有限，往往難以有效監(jiān)管。當(dāng)其中的某份原始憑證丟失，很難被發(fā)現(xiàn)。

㈡調(diào)閱難度較大，造成使用效率不高

1.隨著國家、社會對發(fā)動機(jī)產(chǎn)業(yè)的愈加重視，投入到科研、基本建設(shè)等的收支數(shù)量和資金呈逐年增長的趨勢，接受各類專業(yè)經(jīng)費(fèi)檢查時，調(diào)閱、復(fù)印相關(guān)的財務(wù)檔案是管理人員產(chǎn)生大量工作。如國家審計局審查重大項目時，除調(diào)閱跨度幾年的項目周期內(nèi)各相關(guān)財務(wù)憑證，要復(fù)印幾十份甚至上百份的發(fā)票等相關(guān)資料。紙質(zhì)檔案在調(diào)閱的便捷性上存在著很大的欠缺。

2.財務(wù)借閱手續(xù)不完備，造成借出的財務(wù)檔案不能如期歸還，既妨礙了檔案的調(diào)閱又人為地造成了利用上的困難。

㈢多種因素，致使檔案不能按規(guī)定期限銷毀

由于主客觀原因造成檔案提前或拖后銷毀。

一是由于客觀條件不能滿足檔案管理的基本條件，如濕度、溫度不能達(dá)標(biāo)，造成紙質(zhì)財務(wù)檔案受潮、蟲蝕，不得不提前銷毀；

二是由于經(jīng)濟(jì)活動增加，調(diào)閱借閱活動頻繁，或由于歷史原因未能了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證、工資冊等，需要經(jīng)常使用，以致只能拖后銷毀。

㈣管理水平落后，檔案保管成本高

為了保證紙質(zhì)檔案的長期保存，為提高存儲環(huán)境，每年要投入保管經(jīng)費(fèi)，且因為沒有備份還要為文檔的損失擔(dān)憂。

㈤缺乏既懂財務(wù)又懂管理的人員

財務(wù)檔案涉及會計和檔案管理兩個方面的專業(yè)知識。財務(wù)檔案管理人員既要懂會計專業(yè)知識，又要懂檔案業(yè)務(wù)知識，負(fù)責(zé)財務(wù)部門立卷歸檔工作。但工作中缺乏財務(wù)檔案管理專門人員，要么懂會計不懂檔案，要么懂檔案不懂會計，不利于會計檔案工作的開展。另外，由于專業(yè)知識上的欠缺，在收集財務(wù)資料時未能按照財務(wù)的有關(guān)規(guī)定收集會計憑證、賬簿和財務(wù)報告，造成財務(wù)檔案資料的不全。

二、科研財務(wù)檔案信息化的要義

財務(wù)檔案信息化，是指運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對財務(wù)檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)收集、整理、開發(fā)利用保管，是指成為科技含量大保管方便查閱迅速的無紙質(zhì)的、完全電子化的檔案。

隨著國家財政對航空產(chǎn)業(yè)的加大投入及財政經(jīng)濟(jì)工作的不斷發(fā)展，對當(dāng)前的財務(wù)管理手段和方式提出了嚴(yán)峻地挑戰(zhàn)。一是國家財務(wù)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，在不斷的調(diào)整變化；二是各種指標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)的變化越來越頻繁，每年都在發(fā)生變化，甚至某些科目的經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)一年內(nèi)進(jìn)行多次調(diào)整；三是各種標(biāo)準(zhǔn)劃分越來越細(xì)，項目越來越多，信息采集的工作量日益增大；四是財務(wù)檔案所管轄的范圍不斷增加，科研財務(wù)檔案就根據(jù)任務(wù)分為多個型號的帳目，同時還有技改項目、管理等等，這些都給財務(wù)檔案管理工作增加了難度。因此，加快檔案信息化建設(shè)，順應(yīng)時代和社會發(fā)展，是提高檔案管理水平和檔案服務(wù)水平的必由之路。

1.財務(wù)信息化檔案的載體多樣性。從源頭上解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存難，檔案資料收集不全的問題。將財務(wù)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募?。所謂的電子文件，是指數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲與磁帶磁盤光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。

2.表現(xiàn)形式的特殊性。信息化財務(wù)檔案必須在特定的計算機(jī)硬件和軟件環(huán)境下才能使用，對計算機(jī)系統(tǒng)依賴性很強(qiáng)，但記錄信息量大，占用空間小，數(shù)據(jù)查詢簡便且容易保管。

3.解決了保管難題，提高了使用和利用率。信息化檔案在采取高科技手段后，如先進(jìn)的圖像采集方式、海量的存儲空間、方便快捷的網(wǎng)絡(luò)化數(shù)據(jù)管理檢索手段使得財務(wù)資料數(shù)字化管理應(yīng)用更加方便易行。同時，因為不需要頻繁對原件查閱、復(fù)印，從而解決了財務(wù)檔案保管問題。

4.有效保證財務(wù)檔案信息的安全。一是信息化檔案采用計算機(jī)管理后，使得信息處理集中、自動，改變了傳統(tǒng)的職權(quán)分割的控制作用。二是信息載體的改變及其共享程度的提高，又使手工系統(tǒng)以記賬規(guī)則為核心的控制體系失效。三是由于財務(wù)信息系統(tǒng)具有高密度存儲、自動高速運(yùn)行的特點(diǎn)，數(shù)字化影像文件的防篡改、復(fù)制、剔除、復(fù)制的能力大大提高，從而保障了空間信息系統(tǒng)的系統(tǒng)安全。

5.滿足資源共享。以信息化方式存儲的數(shù)據(jù)便于計算、分析，能夠方便快捷獲得所需要的結(jié)果。而且，財務(wù)檔案信息化后，還可以通過計算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流，滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了成本，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

三、財務(wù)信息化建設(shè)的對策

1.加強(qiáng)信息化意識。首先要對財務(wù)信息化重視意識的培養(yǎng)。這就要求部門領(lǐng)導(dǎo)本著對國家負(fù)責(zé)、對集體負(fù)責(zé)及對個人負(fù)責(zé)的態(tài)度，重視單位財務(wù)管理工作，嚴(yán)格履行《中華人民共和國會計法》相關(guān)內(nèi)容，即“單位負(fù)責(zé)人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性負(fù)責(zé)”。確保財務(wù)信息的可靠。其次，培養(yǎng)財務(wù)人員的信息化素質(zhì)，提高操作水平。

2.加強(qiáng)管理體制的完善和建立健全制度。一是財務(wù)檔案信息化建設(shè)需要健全的運(yùn)行機(jī)制和管理制度作為保障，實現(xiàn)規(guī)范化運(yùn)行。只有健全、系統(tǒng)的檔案管理制度和管理體系，才能從根本上加強(qiáng)檔案軟環(huán)境建設(shè)，做到日常的財務(wù)檔案管理活動有章可循。二是財務(wù)檔案規(guī)范化。對紙質(zhì)財務(wù)檔案的管理要求，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行保管、調(diào)閱、鑒定和銷毀。電子信息性質(zhì)的財務(wù)檔案管理也要制定并遵循管理規(guī)定，確保檔案信息的安全性和規(guī)范化。

3.及時采集、整理和挖掘動態(tài)數(shù)據(jù)信息，完備數(shù)據(jù)庫資源。檔案信息的數(shù)字化是整個檔案管理信息化的源頭。未來的財務(wù)檔案室就是財務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源，是數(shù)據(jù)存儲管理查詢檢索傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。數(shù)據(jù)庫的建立、數(shù)據(jù)的錄入和管理、隱含信息的挖掘，使數(shù)據(jù)庫資源達(dá)到要求。財務(wù)檔案新內(nèi)容還要根據(jù)實際情況建立子程序庫，如固定資產(chǎn)、預(yù)算及核算、債務(wù)及核算、債務(wù)管理等若干基本數(shù)據(jù)庫。還可以根據(jù)不同性質(zhì)的問題，建立各系列問題的解決方案模塊，是數(shù)據(jù)庫優(yōu)化升級。

4.加強(qiáng)財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，確保檔案使用的實效。檔案管理信息化帶來的檔案信息在傳輸、反饋上的便捷，極大地提升了檔案材料的利用率。檔案信息的充分利用，是建立完善的財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)準(zhǔn)備。將財務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化處理后，既可以將財務(wù)會計文檔、文件直接進(jìn)入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫，這樣大大減少了檔案管理人員的重復(fù)錄入工作，也保證了檔案信息的完整性和同步性。

5.提升財務(wù)檔案管理人員信息化水平。檔案信息化的建設(shè)要求檔案人員既要有扎實的檔案學(xué)知識，又要兼?zhèn)溆嬎銠C(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識。因此要重視檔案管理隊伍的建設(shè)，定期舉辦有關(guān)財務(wù)知識的培訓(xùn)，以改善檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和學(xué)歷結(jié)構(gòu)，提高其綜合業(yè)務(wù)能力，使之緊跟信息化的發(fā)展步伐。

在各項機(jī)制中，財務(wù)檔案信息化建設(shè)要求安全機(jī)制為重中之重，財務(wù)信息中有許多信息是保密數(shù)據(jù)，一旦因安全或信息系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，造成的損失將不可估量。在不影響充分利用財務(wù)檔案的基礎(chǔ)上保證安全，就必須建立健全管理制度。加強(qiáng)對系統(tǒng)的監(jiān)控，對各種數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，有專業(yè)的備份公司提供財務(wù)數(shù)據(jù)，備份服務(wù)。