摘 要：社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是社會(huì)保險(xiǎn)的基礎(chǔ)性工作，是涉及千家萬戶，關(guān)乎民生的惠民工程。隨著社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，社保檔案的電子化成為必然趨勢(shì)。要做好電子化工作必須重視業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的一體化，并構(gòu)建統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)中心，同時(shí)要充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不斷拓展電子檔案的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：社保檔案；電子化；必要性；工作重點(diǎn)

一、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案電子化的必要性

社會(huì)保險(xiǎn)檔案記錄著參保人員的基本資料，全面反映了參保人履行繳費(fèi)義務(wù)、享受社保待遇等真實(shí)情況，是做好社保工作最基礎(chǔ)的前提，它不僅是參保人員維護(hù)其合法權(quán)益的重要憑證，同時(shí)也是社保部門進(jìn)行科學(xué)管理、提高工作水平的必要條件。社保檔案具有數(shù)量龐大、動(dòng)態(tài)變化、以人為本、規(guī)范性強(qiáng)等特點(diǎn)。為了更好地規(guī)范社保檔案的管理和提取，實(shí)現(xiàn)社保檔案的電子化就勢(shì)在必行，重點(diǎn)表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.社保檔案電子化是社保事業(yè)不斷發(fā)展的客觀要求

社會(huì)保險(xiǎn)改革的不斷深化，社保工作覆蓋面不斷擴(kuò)大，參保人數(shù)及范圍的日益增加，參保人員流動(dòng)性增加等，都使得社保檔案的數(shù)量和管理工作量與日俱增。傳統(tǒng)的社保檔案信息一般采用紙質(zhì)文檔存檔，需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，并常常出現(xiàn)保管不善、丟失或歸類位置不正確、需要查閱使用時(shí)不能高效查閱等現(xiàn)象，因此傳統(tǒng)的社保檔案管理模式已經(jīng)不能滿足社保事業(yè)的需要。隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用也越來越廣泛。社保檔案作為檔案管理的重要組成部分，既是對(duì)越來越多的檔案進(jìn)行管理的有效手段，也是實(shí)現(xiàn)對(duì)社保檔案高效管理和快速查閱的需要。

2.社保檔案電子化是實(shí)現(xiàn)資源共享、加強(qiáng)部門間協(xié)作，提高工作效率的有效手段

人力資源和社會(huì)保障業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作由于體制和歷史原因、不同程度分為社會(huì)保險(xiǎn)各險(xiǎn)種、勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)、勞動(dòng)保障監(jiān)察等多個(gè)機(jī)構(gòu)，參保單位、參保人需要分別到上述各個(gè)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理，存在諸多不便。隨著人社系統(tǒng)管理向上集中，服務(wù)向下延伸的發(fā)展趨勢(shì)，過去分立的業(yè)務(wù)會(huì)逐步建立關(guān)聯(lián)，而且會(huì)日益緊密。如，在人員退休審批完成的同時(shí)，醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)可以依據(jù)養(yǎng)老保險(xiǎn)退休審批的電子檔案及時(shí)調(diào)整人員身份，從在職調(diào)整為退休，從而快速確定就醫(yī)診療標(biāo)準(zhǔn)，保障參保人權(quán)益；而失業(yè)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)也可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)享受養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇的失業(yè)人員，從而停發(fā)失業(yè)保險(xiǎn)待遇，防止失業(yè)保險(xiǎn)基金的流失。

3.社保檔案電子化有利于檔案的社會(huì)化應(yīng)用及個(gè)人權(quán)益的維護(hù)

建立社保檔案的主要目的是便于查詢和利用。社保檔案材料的收集、整理、保管都要耗用大量的人力、財(cái)力、物力，如不加以開發(fā)利用，將是對(duì)資源的極大浪費(fèi)。因此，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，既是實(shí)現(xiàn)社保案現(xiàn)代化管理、進(jìn)一步提高社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦能力的迫切要求，也是維護(hù)個(gè)人權(quán)益、實(shí)現(xiàn)社會(huì)監(jiān)督的現(xiàn)實(shí)需要。

二、開展社保檔案電子化的工作重點(diǎn)

1.統(tǒng)一開發(fā)社保業(yè)務(wù)和檔案軟件，使社保電子數(shù)據(jù)與檔案能同步生成

將社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理軟件與社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)連接一體化，能實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案自動(dòng)生成歸檔目錄，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的共享。數(shù)字檔案嵌入業(yè)務(wù)流程中，作為關(guān)鍵業(yè)務(wù)的信息傳遞，成為業(yè)務(wù)辦理依據(jù)；業(yè)務(wù)系統(tǒng)可以隨時(shí)調(diào)用多份相關(guān)的數(shù)字檔案。

2.構(gòu)建統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)中心

統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)中心是實(shí)現(xiàn)部門間資源共享的前提和基礎(chǔ)，有了它既可實(shí)現(xiàn)檔案掃描數(shù)據(jù)市級(jí)集中儲(chǔ)存，統(tǒng)一管理，逐步達(dá)到省級(jí)數(shù)據(jù)大集中；又有利于各業(yè)務(wù)經(jīng)辦分局、處室利用局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料圖像的跨部門調(diào)閱、利用。比如：失業(yè)人員辦理完退休手續(xù)后，失業(yè)保險(xiǎn)待遇管理科在做待遇終止時(shí)，可直接調(diào)閱養(yǎng)老部門的退休審批表，并可復(fù)用審批表的電子圖片，組成失業(yè)人員待遇終止的檔案資料。如果各個(gè)部門分別構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)中心，采用的具體技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)各不相同，系統(tǒng)訪問地址、權(quán)限控制各不相同。那么訪問授權(quán)，業(yè)務(wù)查閱環(huán)節(jié)的效率會(huì)大大降低，從而制約業(yè)務(wù)效率的提升。因此，社保檔案要實(shí)現(xiàn)跨業(yè)務(wù)部門的共用、復(fù)用，建立一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)是首要的工作。

3.充分利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，拓展電子檔案應(yīng)用

進(jìn)入信息時(shí)代，社會(huì)對(duì)社保檔案的需求也發(fā)生了新的變化。在社保檔案管理工作中，除了要積極推廣計(jì)算機(jī)技術(shù)在社保檔案的存儲(chǔ)、檢索、查詢方面的應(yīng)用外，還應(yīng)加速社保檔案信息的開發(fā)利用。僅就目前來說，參保人員完全可以憑借自己的身份證號(hào)或個(gè)人編號(hào)，通過互聯(lián)網(wǎng)登錄社保網(wǎng)站，從而足不出戶查詢自己的社會(huì)保險(xiǎn)檔案。同時(shí)，應(yīng)購置觸摸屏查詢機(jī)等自助設(shè)備，與信息系統(tǒng)相連接，為參保人員提供自助查詢和服務(wù)功能，在方便經(jīng)辦人員的同時(shí)，也可以有效地減少檔案資料在辦理、傳遞和查閱時(shí)可能發(fā)生的遺失現(xiàn)象，保證檔案的完整性。

總之，加快社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)步伐是當(dāng)前和今后社保檔案工作的重點(diǎn)。要充分認(rèn)識(shí)社會(huì)保險(xiǎn)檔案電子化工作在社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展中的地位和作用，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)劃，穩(wěn)步推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)。

編輯 張珍珍