【摘 要】檔案管理是單位對(duì)于檔案內(nèi)容的管理活動(dòng)，合理的進(jìn)行檔案的管理有利于單位、個(gè)人和國(guó)家機(jī)關(guān)更好的適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。作為確保建立數(shù)字檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)，檔案數(shù)字化在質(zhì)量和安全保密兩方面成為檔案數(shù)字化過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)。本文依據(jù)檔案數(shù)字化現(xiàn)狀，針對(duì)檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制提出相應(yīng)的看法和建議，以供參考。

【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化；質(zhì)量控制；安全保密控制

前言：20世紀(jì)80年代末，檔案數(shù)字化概念及其基本操作首先被提出，并于90年代得到發(fā)展。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人類社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)的需要，檔案數(shù)字化不再局限于單純的的對(duì)于案卷級(jí)目錄、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行建設(shè)，而是利用數(shù)字化資源優(yōu)勢(shì)，對(duì)于檔案信息進(jìn)行錄入，實(shí)現(xiàn)全文信息化等最終目的，從而達(dá)到在節(jié)省大量的社會(huì)資源的同時(shí)，能夠更好的擴(kuò)展檔案利用的服務(wù)范圍，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源安全共享等效果。

一、檔案數(shù)字化的概念界定與現(xiàn)狀

檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息形態(tài)，是憑借計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生的，對(duì)于檔案資料信息進(jìn)行錄入管理的新體制。作為檔案管理體系中最基礎(chǔ)也是最重要的組成部分，檔案數(shù)字化的推廣有利于數(shù)字檔案系統(tǒng)的建立。針對(duì)現(xiàn)有的科技水平和管理水平，檔案數(shù)字化的具體方法通?？梢苑譃槲宸N，即掃描紙質(zhì)檔案；掃描縮微拷貝片；運(yùn)用數(shù)碼設(shè)備對(duì)于包括非紙質(zhì)檔案在內(nèi)的檔案資料信息進(jìn)行拍攝；運(yùn)用激光技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行三維立體掃描以及數(shù)字化采集音頻、視頻檔案等[1]。

由于我國(guó)數(shù)字檔案建立時(shí)間較短，在進(jìn)行檔案數(shù)字化工程的過(guò)程中依舊存在許多需要完善和改進(jìn)的問(wèn)題，其中檔案數(shù)字化質(zhì)量的控制和檔案數(shù)字化安全保密的控制是現(xiàn)今階段檔案數(shù)字化過(guò)程中需要面對(duì)的重中之重，也是確保整個(gè)數(shù)字檔案系統(tǒng)建立、正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。

二、檔案數(shù)字化工作進(jìn)程中需要注意的問(wèn)題和應(yīng)對(duì)辦法

（一）注意事項(xiàng)

1.人員選拔和業(yè)務(wù)水平培訓(xùn)。在任何實(shí)踐活動(dòng)中，起到?jīng)Q定性作用的參與主體都是人類。因此，在進(jìn)行檔案數(shù)字化工作過(guò)程中，首先要對(duì)于工作人員進(jìn)行合理的選拔和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以確保日后檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)工作、檔案管理和利用工作。也就是說(shuō)，在進(jìn)行人員選拔時(shí)，要偏向選擇工作細(xì)致、具有較強(qiáng)責(zé)任心的專人，同時(shí)，在進(jìn)行人員培訓(xùn)時(shí)也要注重道德素質(zhì)與專業(yè)技能方面的培訓(xùn)。

2.確立和確定合理化方案。正確的確立合理的檔案數(shù)字化方案是順利進(jìn)行檔案數(shù)字化過(guò)程的重要保障，其中包括檔案數(shù)字化的基本原則和基本策略、相應(yīng)的技術(shù)支持和技術(shù)路線的確定、對(duì)于檔案數(shù)字化方案流程的重組、再造以及在檔案數(shù)字化過(guò)程中所涉及的操作方法和步驟等等。

3.檔案數(shù)字化軟件的正確選擇。軟件系統(tǒng)是確保檔案數(shù)字化進(jìn)程的重要工具，選擇適合的、專業(yè)性強(qiáng)的檔案數(shù)字化軟件能夠在信息錄入、采集過(guò)程中節(jié)省大量的人力、物力資源，同時(shí)也能夠在日后的操作活動(dòng)更加方便、快捷，具有時(shí)效性。

4.標(biāo)準(zhǔn)的制定和參數(shù)的確定。建立數(shù)字檔案系統(tǒng)要具有統(tǒng)一的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)才能夠利用該系統(tǒng)進(jìn)行日后的，具有全國(guó)性質(zhì)的檔案管理工作。因此，在進(jìn)行檔案數(shù)字化的過(guò)程中，相關(guān)人員和機(jī)構(gòu)就要注意以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，根據(jù)各個(gè)行業(yè)、領(lǐng)域的具體情況的不同而進(jìn)行自身系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)的確定工作，以確保日后數(shù)字檔案的管理和該系統(tǒng)的正常使用。

5.嚴(yán)格的監(jiān)督、檢查和評(píng)估工作。對(duì)于在檔案數(shù)字化中可能出現(xiàn)的問(wèn)題和狀況，有關(guān)部門應(yīng)該及時(shí)的對(duì)整個(gè)檔案數(shù)字化工作過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督、檢查和評(píng)估工作，以確保檔案數(shù)字化工作順利進(jìn)行、完成。

（二）應(yīng)對(duì)辦法

1.建立健全的規(guī)章制度和行業(yè)規(guī)范。檔案數(shù)字化及數(shù)字檔案體系建設(shè)是極為浩大的工程，因此，在工程進(jìn)行的過(guò)程中，要建立結(jié)合完善相關(guān)的條文規(guī)定，行業(yè)規(guī)范等以確保整個(gè)工程的順利進(jìn)行、完成。

2.明確分工。按照工作性質(zhì)和工作內(nèi)容的不同對(duì)于工作人員的工作內(nèi)容進(jìn)行合理化的細(xì)致分工。既保證了檔案數(shù)字化過(guò)程的流暢性，又能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)中存在的問(wèn)題，進(jìn)行及時(shí)的改正和完善。

3.嚴(yán)格的驗(yàn)收和檢查機(jī)制以及階段性的獎(jiǎng)懲制度。驗(yàn)收和監(jiān)察是保證檔案數(shù)字化質(zhì)量的后續(xù)保證，嚴(yán)格的驗(yàn)收和檢查機(jī)制的建立有利于為檔案管理工作、檔案利用工作的順利進(jìn)行。而具有階段性的獎(jiǎng)懲制度則是對(duì)于檢查、驗(yàn)收機(jī)制的肯定，既可以帶動(dòng)員工的積極性，也可以促使員工在工作中進(jìn)行階段性的自省活動(dòng)，從而保證正常工作中的工作質(zhì)量。

二、如何進(jìn)行檔案數(shù)字化的安全保密控制工作

檔案涉及到國(guó)家、集體、個(gè)人的機(jī)密性文件，因此在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，安全保密工作是不容忽視的重要問(wèn)題。

（一）加強(qiáng)規(guī)章制度的制定和實(shí)施并落實(shí)安全保密系統(tǒng)建設(shè)

在進(jìn)行檔案數(shù)字化的工作過(guò)程中，對(duì)于保密安全的工作的進(jìn)行，首先要加強(qiáng)規(guī)章制度的制定，以保證在出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候能夠快速的找到解決辦法，并以規(guī)章制度為提供書(shū)面性質(zhì)的依據(jù)、憑證。同時(shí)，建立安全防范系統(tǒng)，通過(guò)監(jiān)控設(shè)備、計(jì)算機(jī)防范設(shè)備等進(jìn)行安全保密的控制工作。

（二）加強(qiáng)對(duì)于工作人員的管理

作為進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的主體，對(duì)于人員的管理是安全保密控制中不可或缺的重要環(huán)節(jié)。在進(jìn)行人員選拔的過(guò)程中要進(jìn)行嚴(yán)格的政治審核，同時(shí)對(duì)入職人員進(jìn)行細(xì)致的工作內(nèi)容分配，并在人員入職后進(jìn)行相關(guān)的思想價(jià)值引導(dǎo)和定期的考核，以避免在工作人員環(huán)節(jié)上出現(xiàn)泄密問(wèn)題。

結(jié)論：綜上所述，檔案數(shù)字化是建立數(shù)字檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)保證，而在進(jìn)行檔案數(shù)字化的工作過(guò)程中要尤為注意對(duì)檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制和安全保密方面的控制。只有確保檔案數(shù)字化過(guò)程中的質(zhì)量和安全保密問(wèn)題，才能更好的為建立數(shù)字檔案系統(tǒng)服務(wù)。與此同時(shí)，檔案數(shù)字化的質(zhì)量與安全保密方面的控制方法也為其他行業(yè)、領(lǐng)域數(shù)字化質(zhì)量和安全保密問(wèn)題的解決提供了良好的參考和啟示。

參考資料：

[1]李建朋.檔案數(shù)字化面臨的風(fēng)險(xiǎn)及其防控[J].四川檔案，2011，02（02）：20-23.

[2]孫洪魯，劉虎.數(shù)字化加工檔案原件與信息安全的管理[J].中國(guó)檔案，2010，08（08）：51-53.

[3]周迪.北京市檔案館綜合檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].北京工業(yè)大學(xué)，2012.