【摘 要】社會(huì)在發(fā)展，科技在進(jìn)步，隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和信息技術(shù)的發(fā)展，辦公領(lǐng)域也隨之發(fā)生巨大的變革。到目前為止，許多企業(yè)已經(jīng)摒棄了用紙張傳達(dá)信息，采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)這種新的IT技術(shù)革命產(chǎn)物。不僅實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，減少了環(huán)境污染和資源浪費(fèi)，更加快了信息的傳播速度，提高了企業(yè)的辦公效率。本文通過簡(jiǎn)要介紹辦公自動(dòng)化的概念和發(fā)展，闡述辦公自動(dòng)化在辦公室管理中的應(yīng)用方式，希望能夠?qū)窈蟮霓k公室管理工作提供幫助。

【關(guān)鍵字】辦公自動(dòng)化 概念 應(yīng)用方式和過程

一、前言

信息時(shí)代的到來和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的利用紙張、表格傳遞信息或者辦公的方式已經(jīng)漸漸跟不上時(shí)代的步伐。不僅需要耗費(fèi)大量人工成本，而且容易出錯(cuò)，降低了企業(yè)的效率。在科技如此發(fā)達(dá)的今天，企業(yè)要利用先進(jìn)的IT技術(shù)，幫助企業(yè)處理、完成辦公室管理工作，以先進(jìn)的技術(shù)促進(jìn)企業(yè)管理的發(fā)展和提高。

二、辦公自動(dòng)化的概念及發(fā)展歷程

（一）辦公自動(dòng)化的概念。學(xué)者劉菲菲認(rèn)為，所謂辦公自動(dòng)化，就是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，屬于信息化社會(huì)的產(chǎn)物[1]。而在我國(guó)第一次全國(guó)辦公自動(dòng)化規(guī)劃討論會(huì)上有專家提出辦公自動(dòng)化是指，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備中，由人與技術(shù)設(shè)備構(gòu)成服務(wù)于某種辦公業(yè)務(wù)目的的人機(jī)信息處理系統(tǒng)[2]。

（二）辦公自動(dòng)化的發(fā)展。辦公自動(dòng)化簡(jiǎn)稱OA，最早出現(xiàn)在1948年，與數(shù)據(jù)處理是同義詞。辦公自動(dòng)化主要經(jīng)歷了四個(gè)發(fā)展階段：1.第一階段，即起步階段。這一階段其實(shí)并未實(shí)現(xiàn)真正意義上的自動(dòng)化，它是以文件系統(tǒng)或關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理為中心，以提高文件、信息等資料的管理水平為目的的電子信息技術(shù)在日常辦公過程中的應(yīng)用。此時(shí)的辦公自動(dòng)化只是對(duì)信息、數(shù)據(jù)、文件等資料的管理，還沒有處理、溝通等的功能。2.第二階段，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用階段。辦公自動(dòng)化以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，為使文件、信息等資料能夠在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)共享、交流提供技術(shù)支持。企業(yè)辦公中存在的弊端得到極大改善，幫助企業(yè)提高了管理水平。3.第三階段，辦公自動(dòng)化發(fā)展階段。這一階段辦公自動(dòng)化軟件已趨近成熟，功能也從單一的對(duì)信息的管理、傳遞發(fā)展到企業(yè)管理活動(dòng)的方方面面，辦公自動(dòng)化得到廣發(fā)的發(fā)展和普及。4.第四階段，辦公自動(dòng)化的發(fā)展方向。到目前為止，數(shù)字化辦公的條件還不成熟，但將會(huì)是辦公自動(dòng)化的主要發(fā)展方向。

三、辦公室管理中辦公自動(dòng)化的應(yīng)用方式

（一）辦公自動(dòng)化在簡(jiǎn)單辦公事務(wù)中的應(yīng)用。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有文字處理、表格處理、圖像處理、文件收發(fā)、行政管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等功能。將這些常用的功能制作成軟件包，數(shù)據(jù)能夠共享，這樣就提高了辦事效率。

（二）辦公自動(dòng)化在信息管理上的應(yīng)用。接收、收集、傳遞、整理信息是辦公自動(dòng)化的重要應(yīng)用。信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把業(yè)型辦公系統(tǒng)和綜合信息密切結(jié)合的一種一體化辦公信息處理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫(kù)中存放著大量與企業(yè)日常工作和營(yíng)運(yùn)有關(guān)的重要信息。作為一個(gè)現(xiàn)代化的政府機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質(zhì)量，必須具備供本單位的各個(gè)部門共享的這一綜合數(shù)據(jù)庫(kù)。這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)建立在事務(wù)級(jí)OA系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，構(gòu)成信息管理型的OA系統(tǒng)[3]。

（三）辦公自動(dòng)化在管理決策方面的應(yīng)用。信息管理級(jí)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，能夠針對(duì)所要決策的問題，通過對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的相應(yīng)數(shù)據(jù)構(gòu)建數(shù)字模型，讓計(jì)算機(jī)計(jì)算出數(shù)據(jù)從而執(zhí)行決策程序。企業(yè)管理層可以根據(jù)計(jì)算機(jī)計(jì)算的數(shù)字，結(jié)合企業(yè)自身情況，以及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的情況，根據(jù)市場(chǎng)環(huán)境做出管理決策。

（四）辦公自動(dòng)化在云計(jì)算的應(yīng)用。當(dāng)前國(guó)內(nèi)一些領(lǐng)先的OA軟件企業(yè)特別針對(duì)規(guī)模小的企業(yè)，正致力于向他們開發(fā)一種經(jīng)濟(jì)實(shí)惠，性價(jià)比較高的辦公管理服務(wù)。這項(xiàng)服務(wù)囊括了小型企業(yè)日常的基本管理活動(dòng)和主要的IT基礎(chǔ)設(shè)施，幫助這些小、微企業(yè)實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理。

（五）物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用。物聯(lián)網(wǎng)是指在物理世界的實(shí)體中部署具有一定感知能力、計(jì)算能力或執(zhí)行能力的各種信息傳感設(shè)備，通過網(wǎng)絡(luò)設(shè)施實(shí)現(xiàn)信息傳輸、協(xié)同和處理，從而實(shí)現(xiàn)廣域或大范圍的人與物、物與物之間信息交換需求的互聯(lián)[4]。如果將物聯(lián)網(wǎng)與OA系統(tǒng)連接，這樣我們就可以在任何地點(diǎn)辦公，不必拘泥于辦公形式。

（六）智慧辦公。借助于移動(dòng)3G GPRS-VPN，網(wǎng)絡(luò)工作人員在能上網(wǎng)的地方用手機(jī)OA系統(tǒng)接收和發(fā)布信息。

四、實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化需要的要素[5]

（一）通信平臺(tái)。幫助信息和通訊實(shí)現(xiàn)快速、安全共享的內(nèi)部郵件系統(tǒng)。

（二）信息發(fā)布平臺(tái)。一個(gè)能夠在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)信息傳遞的平臺(tái)。

（三）工作流程的自動(dòng)化。使企業(yè)各部門能夠協(xié)同工作，實(shí)時(shí)監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)流水化作業(yè)。

（四）文檔管理的自動(dòng)化。使各種文檔資料能分門別類的被保存在計(jì)算機(jī)上。

（五）輔助辦公。與日常辦公相關(guān)的輔助辦公的自動(dòng)化。

（六）信息集成。辦公自動(dòng)化與業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)集成，幫助相關(guān)人員得到整體信息，提高反應(yīng)速度和決策能力。

除了上訴要素外，還應(yīng)該有一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同管理的工作平臺(tái)，能夠把企業(yè)的各項(xiàng)管理活動(dòng)及活動(dòng)信息在各層級(jí)、各部門、個(gè)人中進(jìn)行及時(shí)有效的共享和處理。構(gòu)建知識(shí)資產(chǎn)管理平臺(tái)，能幫助員工快速、高效獲取知識(shí)并運(yùn)用于工作當(dāng)中，提高了員工的技能；構(gòu)建系統(tǒng)訪問門戶，將適合員工需求的功能放置在員工便于訪問的位置；構(gòu)建企業(yè)管理文化平臺(tái)，能夠把企業(yè)的理念、愿景、目標(biāo)和規(guī)劃傳播給員工，增加員工對(duì)企業(yè)的了解從而增強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)度，激發(fā)員工工作的積極性；構(gòu)建靈活的業(yè)務(wù)流程平臺(tái)，能夠根據(jù)客戶的要求快速滿足他們，減少重復(fù)工作，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。

五、結(jié)束語(yǔ)

辦公室的工作瑣碎又復(fù)雜，不僅要求專業(yè)技能過硬，而且在面對(duì)緊急情況時(shí)要有隨機(jī)應(yīng)變、妥善處理問題的能力。辦公自動(dòng)化在辦公室管理中起了相當(dāng)重要的作用，相關(guān)工作人員要高度重視辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，它的使用給工作帶了便捷，使各部門、各崗位能夠高效合作，提高了工作效率和企業(yè)的管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]、[5]劉菲菲.淺談辦公自動(dòng)化及其在辦公室管理中的應(yīng)用[J].科技創(chuàng)新與生產(chǎn)力，2011，8.

[2]、[3]、[4]段晨輝.辦公自動(dòng)化在辦公室管理中的應(yīng)用及其系統(tǒng)構(gòu)建[J].城市建設(shè)理論研究，2012，27.

作者簡(jiǎn)介：馬曉花（1971.6-），女，（漢族），江蘇省淮安市漣水人，淮陰工學(xué)院離退休處技師，大專