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        計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理中的探討

        2014-04-29 00:00:00黃錦麗

        摘 要:當(dāng)我們進(jìn)入電子信息的新科技時代,越來越多的行業(yè)就開始投入到計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用中去。當(dāng)計(jì)算機(jī)技術(shù)普及,高校的檔案管理工作也已經(jīng)開始不斷地完善。本文筆者將結(jié)合多年的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),分析計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理工作的發(fā)展史,以及其應(yīng)用范疇和工作類型,從而提出合理的檔案管理在計(jì)算中應(yīng)用的合理措施,以供參考。

        關(guān)鍵詞:計(jì)算機(jī)應(yīng)用;檔案管理;存在問題;有效措施;發(fā)展

        中圖分類號:TP315

        當(dāng)前的計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)得到了較大的發(fā)展,將其應(yīng)用于檔案管理工作也就是意味著,計(jì)算機(jī)技術(shù)將會通過對一些檔案改編成文檔、數(shù)據(jù),儲存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中,使其更加方便地使用。然而在進(jìn)行檔案管理的時候,計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠避免很多陳舊傳統(tǒng)的瓶頸,然而其應(yīng)用也依然存在挺多的問題。因此,我們必須要對計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理中的技術(shù)進(jìn)行探討,以不斷地提高計(jì)算機(jī)檔案管理的應(yīng)用。

        1 計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理技術(shù)的認(rèn)識以及發(fā)展

        計(jì)算機(jī)檔案是過去工作和歷史情況的記錄,它可以為高校開展工作提供備查的依據(jù)。計(jì)算機(jī)在檔案管理的應(yīng)用中,其技術(shù)是隨著通訊技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展得以普及的。20世紀(jì)80年代開始信息時代后,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)的發(fā)展有三個階段。在計(jì)算機(jī)中,檔案管理是指運(yùn)用計(jì)算機(jī)工程技術(shù),在課題研究過程中,通過一些資料,進(jìn)行整理、歸類、提煉,對課題的設(shè)計(jì)、課題的實(shí)施、課題的成果等所形成的材料進(jìn)行整理、歸類、提煉,其次,檔案是歷史的真憑實(shí)證,是第一手的參考材料。各種網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在結(jié)構(gòu)上存在著或大或小的差異,至今還沒有一個大家都能接受的標(biāo)準(zhǔn)。因而這三種協(xié)議的發(fā)展還潛在很大的可能性,就目前來講很多檔案管理的信息都是通過一些文檔在計(jì)算機(jī)里面進(jìn)行儲存,在很多時候都比較便利,同時這也是檔案具有憑據(jù)作用的證明,從而記錄、規(guī)范、指導(dǎo)課題研究,調(diào)控研究過程的管理行為。各種網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在結(jié)構(gòu)上存在著或大或小的差異,至今還沒有一個大家都能接受的標(biāo)準(zhǔn)。因而這三種協(xié)議的發(fā)展還潛在很大的可能性,從而記錄、規(guī)范、指導(dǎo)課題研究,調(diào)控研究過程的管理行為,因此他們發(fā)展開來并不會出現(xiàn)互相成為替代品的情況。首先,它是在社會實(shí)踐活動中直接形成的,而非后人編造的,這就客觀地紀(jì)錄了歷史情況,具有最可靠的憑證。有的留學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)及人員的親筆簽署;還有一些文件材料,如合同、契約等制發(fā)的目的就是備忘,其憑證作用就更加強(qiáng)烈、更加明顯。

        2 計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理技術(shù)的存在問題

        2.1 計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理的管理協(xié)議未夠成熟

        當(dāng)前很多計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理技術(shù)的管理協(xié)議并未夠成熟,很多電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛,盡管計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用以及普及到檔案管理中去,但是此后人們有決定采用基于OSI的CMIP協(xié)議作為Internet的管理協(xié)議,并將其修改成為CMOT。因此,其受制約因素多,但CMOT遲遲未能出臺,而且Internet和全球信息化正在飛躍進(jìn)步。無論利用何種途徑歸檔,都應(yīng)該要應(yīng)用計(jì)算機(jī)檔案管理的協(xié)議,根據(jù)規(guī)定的要求和內(nèi)容,對其進(jìn)行一定的管理。同時,在進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理工作時,由于缺乏管理協(xié)議,很多管理工作都錯漏百出。因此,也意味著很多的高校并未能夠做到將這些管理文件形成計(jì)算機(jī)技術(shù)規(guī)定的統(tǒng)一格式進(jìn)行編目整理。目前,在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的深入和技術(shù)頻繁升級的同時,管理協(xié)議的不成熟使到整個檔案管理的系統(tǒng)發(fā)展存在一系列的漏洞。

        2.2 計(jì)算機(jī)檔案管理的相關(guān)管理人員素質(zhì)薄弱

        計(jì)算機(jī)檔案管理工作越來越復(fù)雜,其系統(tǒng)的應(yīng)用要求更高的網(wǎng)絡(luò)性能。從檔案管理的安全管理員的角度來說,最直接的需求就是在一個統(tǒng)一的界面中監(jiān)視網(wǎng)絡(luò)中各種安全設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)。為了滿足日益增多的檔案管理軟件需求,現(xiàn)階段的計(jì)算機(jī)檔案管理逐步邁向智能、統(tǒng)一的方面發(fā)展,并且計(jì)算檔案管理系統(tǒng)越來越要求管理安全高度集中。管理人員素質(zhì)薄弱、技術(shù)水平不高,并不能有效地對產(chǎn)生的大量日志信息和報(bào)警信息進(jìn)行統(tǒng)一匯總,也給計(jì)算機(jī)檔案管理帶來了前所未有的威脅。計(jì)算機(jī)檔案管理的性能負(fù)擔(dān)。隨著計(jì)算機(jī)檔案管理的要求不斷擴(kuò)大,呈現(xiàn)出“力不從心”的現(xiàn)狀。

        3 計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理的發(fā)展趨勢

        3.1 應(yīng)用多種管理方式,完善其檔案管理的不足之處。

        隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的融合,分布式的管理是得到了多方面技術(shù)支持的一種管理平臺, 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的融合。高校管理者只需要切換或者看看多個管理者,就能夠不斷切換管理系統(tǒng),完善檔案管理存在的漏洞,顯示出技術(shù)互相“取其精華去其糟粕”的理念。同時,無論高校發(fā)展新校區(qū)或者搬遷,它都能夠通過一個操作臺實(shí)現(xiàn)對各計(jì)算機(jī)檔案的管理系統(tǒng)進(jìn)行透視,符合現(xiàn)在高校發(fā)展的趨勢,致使分布式的應(yīng)用技術(shù)得以發(fā)展。與此同時,分布式的計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)就是設(shè)立多個域管理進(jìn)程,它能夠進(jìn)一步形成更加完善、全面的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)。在進(jìn)行計(jì)算機(jī)檔案管理工作的時候,我們能夠應(yīng)用多種管理方式,結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)的工程技術(shù),實(shí)現(xiàn)多個校區(qū)之間檔案管理。同時,這樣一來就能夠?qū)n案管理工作不斷完善,同時還可以做到從一個系統(tǒng)轉(zhuǎn)到另一個系統(tǒng),使到工作效率更加高效、更加有意義。此外,在進(jìn)行不斷擴(kuò)大的計(jì)算機(jī)檔案管理過程中,經(jīng)常會存在一些問題,而恰好計(jì)算機(jī)檔案管理又能夠同時在進(jìn)程間進(jìn)行協(xié)調(diào)和交互,以完成各高校對計(jì)算機(jī)檔案不同類型的管理方式。

        3.2 進(jìn)一步發(fā)展面向業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)檔案管理

        目前有些檔案管理產(chǎn)品已經(jīng)實(shí)現(xiàn)對進(jìn)程的監(jiān)控,但是在整個計(jì)算機(jī)檔案管理功能的實(shí)現(xiàn)就還有一定差距。新一代的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng),已經(jīng)開始面向業(yè)務(wù)管理的層面發(fā)展。但是很多舊的網(wǎng)絡(luò)管理產(chǎn)品雖然服務(wù)已經(jīng)終止,但是進(jìn)程仍然存在,因此計(jì)算機(jī)檔案管理的系統(tǒng)并沒有完全地想網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)的管理過渡。很多計(jì)算機(jī)檔案都應(yīng)該要傳輸給檔案部門,并且對其進(jìn)行一定的隱私保管,非相關(guān)的專業(yè)人士不能隨意下載侵犯檔案的信息管理工作,以計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作的時候,相關(guān)工作人員對檔案管理的信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)人。由于目前的計(jì)算機(jī)檔案管理功能僅是實(shí)現(xiàn)了該網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)功能開發(fā)和應(yīng)用的一部分。很多計(jì)算機(jī)用戶更加希望得到檔案管理業(yè)務(wù)的服務(wù)提供,而不僅僅是產(chǎn)品的支持?,F(xiàn)階段計(jì)算機(jī)檔案管理的安全問題并不能快速解決,計(jì)算機(jī)檔案管理的發(fā)展正在逐步轉(zhuǎn)向業(yè)務(wù)型額檔案管理系統(tǒng)。

        3.3 不斷加強(qiáng)檔案管理的工作,提高對管理人員的培訓(xùn)工作。

        要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用,首要的就是要加強(qiáng)電子文件歸檔管理,提高檔案信息化管理水平。 從而能夠提高整支隊(duì)伍素質(zhì),創(chuàng)造條件有針對性適合不同工作崗位的學(xué)習(xí)進(jìn)行知識更新,使到計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用越能夠適應(yīng)當(dāng)前的需要。其次,當(dāng)計(jì)算機(jī)檔案管理出現(xiàn)故障不能及時解決,加強(qiáng)檔案管理的工作就成為了重中之重。因此,要提高計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中的工作內(nèi)容,就應(yīng)該要先提高工作人員的自身素質(zhì),可以通過開展定時的課程培訓(xùn)工作,也可以通過一些知識傳播講座,提高管理人員的培訓(xùn)工作。對于檔案系統(tǒng)如何認(rèn)識“網(wǎng)絡(luò)化管理”和“數(shù)據(jù)化檔案”的這個問題就應(yīng)該要結(jié)合到計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理過程中的自身?xiàng)l件,結(jié)合多種管理方式,對其進(jìn)行評估,從而不斷推動計(jì)算機(jī)技術(shù)在高校的檔案管理工作中的應(yīng)用。

        4 結(jié)束語

        一言以蔽之,計(jì)算機(jī)管理最大的價值,就是能夠在新世紀(jì)發(fā)展的今天,在電子信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的今天,結(jié)合多方面、多個領(lǐng)域的知識,進(jìn)行一個方面的管理。因此,在進(jìn)行檔案管理的過程中,我們應(yīng)該要結(jié)合當(dāng)前計(jì)算機(jī)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀和存在問題,通過不斷地完善和發(fā)展,提高檔案管理的工作效率。

        參考文獻(xiàn):

        [1]楊尚森.網(wǎng)絡(luò)管理與維護(hù)技術(shù)[M].北京:電子工業(yè)出版社,2004(05).

        [2]王芳.常用網(wǎng)絡(luò)管理軟件實(shí)用教程[M].北京:清華大學(xué)出版社,2006(02).

        作者簡介:黃錦麗(1982-),女,廣東中山人,助教,軟件工程碩士,研究方向:計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)。

        作者單位:廣東建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院,廣州 510470

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