摘 要：當我們進入電子信息的新科技時代，越來越多的行業(yè)就開始投入到計算機技術(shù)的使用中去。當計算機技術(shù)普及，高校的檔案管理工作也已經(jīng)開始不斷地完善。本文筆者將結(jié)合多年的工作實踐經(jīng)驗，分析計算機應用于檔案管理工作的發(fā)展史，以及其應用范疇和工作類型，從而提出合理的檔案管理在計算中應用的合理措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：計算機應用；檔案管理；存在問題；有效措施；發(fā)展

中圖分類號：TP315

當前的計算機技術(shù)已經(jīng)得到了較大的發(fā)展，將其應用于檔案管理工作也就是意味著，計算機技術(shù)將會通過對一些檔案改編成文檔、數(shù)據(jù)，儲存在計算機系統(tǒng)中，使其更加方便地使用。然而在進行檔案管理的時候，計算機技術(shù)能夠避免很多陳舊傳統(tǒng)的瓶頸，然而其應用也依然存在挺多的問題。因此，我們必須要對計算機應用于檔案管理中的技術(shù)進行探討，以不斷地提高計算機檔案管理的應用。

1 計算機應用于檔案管理技術(shù)的認識以及發(fā)展

計算機檔案是過去工作和歷史情況的記錄，它可以為高校開展工作提供備查的依據(jù)。計算機在檔案管理的應用中，其技術(shù)是隨著通訊技術(shù)與計算機技術(shù)的發(fā)展得以普及的。20世紀80年代開始信息時代后，計算機網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)的發(fā)展有三個階段。在計算機中，檔案管理是指運用計算機工程技術(shù)，在課題研究過程中，通過一些資料，進行整理、歸類、提煉，對課題的設(shè)計、課題的實施、課題的成果等所形成的材料進行整理、歸類、提煉，其次，檔案是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料。各種網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在結(jié)構(gòu)上存在著或大或小的差異，至今還沒有一個大家都能接受的標準。因而這三種協(xié)議的發(fā)展還潛在很大的可能性，就目前來講很多檔案管理的信息都是通過一些文檔在計算機里面進行儲存，在很多時候都比較便利，同時這也是檔案具有憑據(jù)作用的證明，從而記錄、規(guī)范、指導課題研究，調(diào)控研究過程的管理行為。各種網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在結(jié)構(gòu)上存在著或大或小的差異，至今還沒有一個大家都能接受的標準。因而這三種協(xié)議的發(fā)展還潛在很大的可能性，從而記錄、規(guī)范、指導課題研究，調(diào)控研究過程的管理行為，因此他們發(fā)展開來并不會出現(xiàn)互相成為替代品的情況。首先，它是在社會實踐活動中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀地紀錄了歷史情況，具有最可靠的憑證。有的留學院領(lǐng)導或相關(guān)部門領(lǐng)導及人員的親筆簽署；還有一些文件材料，如合同、契約等制發(fā)的目的就是備忘，其憑證作用就更加強烈、更加明顯。

2 計算機應用于檔案管理技術(shù)的存在問題

2.1 計算機應用于檔案管理的管理協(xié)議未夠成熟

當前很多計算機應用于檔案管理技術(shù)的管理協(xié)議并未夠成熟，很多電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，盡管計算機網(wǎng)絡(luò)應用以及普及到檔案管理中去，但是此后人們有決定采用基于OSI的CMIP協(xié)議作為Internet的管理協(xié)議，并將其修改成為CMOT。因此，其受制約因素多，但CMOT遲遲未能出臺，而且Internet和全球信息化正在飛躍進步。無論利用何種途徑歸檔，都應該要應用計算機檔案管理的協(xié)議，根據(jù)規(guī)定的要求和內(nèi)容，對其進行一定的管理。同時，在進行計算機技術(shù)的檔案管理工作時，由于缺乏管理協(xié)議，很多管理工作都錯漏百出。因此，也意味著很多的高校并未能夠做到將這些管理文件形成計算機技術(shù)規(guī)定的統(tǒng)一格式進行編目整理。目前，在網(wǎng)絡(luò)應用的深入和技術(shù)頻繁升級的同時，管理協(xié)議的不成熟使到整個檔案管理的系統(tǒng)發(fā)展存在一系列的漏洞。

2.2 計算機檔案管理的相關(guān)管理人員素質(zhì)薄弱

計算機檔案管理工作越來越復雜，其系統(tǒng)的應用要求更高的網(wǎng)絡(luò)性能。從檔案管理的安全管理員的角度來說，最直接的需求就是在一個統(tǒng)一的界面中監(jiān)視網(wǎng)絡(luò)中各種安全設(shè)備的運行狀態(tài)。為了滿足日益增多的檔案管理軟件需求，現(xiàn)階段的計算機檔案管理逐步邁向智能、統(tǒng)一的方面發(fā)展，并且計算檔案管理系統(tǒng)越來越要求管理安全高度集中。管理人員素質(zhì)薄弱、技術(shù)水平不高，并不能有效地對產(chǎn)生的大量日志信息和報警信息進行統(tǒng)一匯總，也給計算機檔案管理帶來了前所未有的威脅。計算機檔案管理的性能負擔。隨著計算機檔案管理的要求不斷擴大，呈現(xiàn)出“力不從心”的現(xiàn)狀。

3 計算機應用于檔案管理的發(fā)展趨勢

3.1 應用多種管理方式，完善其檔案管理的不足之處。

隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的融合，分布式的管理是得到了多方面技術(shù)支持的一種管理平臺， 隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的融合。高校管理者只需要切換或者看看多個管理者，就能夠不斷切換管理系統(tǒng)，完善檔案管理存在的漏洞，顯示出技術(shù)互相“取其精華去其糟粕”的理念。同時，無論高校發(fā)展新校區(qū)或者搬遷，它都能夠通過一個操作臺實現(xiàn)對各計算機檔案的管理系統(tǒng)進行透視，符合現(xiàn)在高校發(fā)展的趨勢，致使分布式的應用技術(shù)得以發(fā)展。與此同時，分布式的計算機檔案管理技術(shù)就是設(shè)立多個域管理進程，它能夠進一步形成更加完善、全面的計算機檔案管理系統(tǒng)。在進行計算機檔案管理工作的時候，我們能夠應用多種管理方式，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)的工程技術(shù)，實現(xiàn)多個校區(qū)之間檔案管理。同時，這樣一來就能夠?qū)n案管理工作不斷完善，同時還可以做到從一個系統(tǒng)轉(zhuǎn)到另一個系統(tǒng)，使到工作效率更加高效、更加有意義。此外，在進行不斷擴大的計算機檔案管理過程中，經(jīng)常會存在一些問題，而恰好計算機檔案管理又能夠同時在進程間進行協(xié)調(diào)和交互，以完成各高校對計算機檔案不同類型的管理方式。

3.2 進一步發(fā)展面向業(yè)務(wù)的計算機檔案管理

目前有些檔案管理產(chǎn)品已經(jīng)實現(xiàn)對進程的監(jiān)控，但是在整個計算機檔案管理功能的實現(xiàn)就還有一定差距。新一代的計算機檔案管理系統(tǒng)，已經(jīng)開始面向業(yè)務(wù)管理的層面發(fā)展。但是很多舊的網(wǎng)絡(luò)管理產(chǎn)品雖然服務(wù)已經(jīng)終止，但是進程仍然存在，因此計算機檔案管理的系統(tǒng)并沒有完全地想網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)的管理過渡。很多計算機檔案都應該要傳輸給檔案部門，并且對其進行一定的隱私保管，非相關(guān)的專業(yè)人士不能隨意下載侵犯檔案的信息管理工作，以計算機技術(shù)應用于檔案管理工作的時候，相關(guān)工作人員對檔案管理的信息的真實性、準確性負責人。由于目前的計算機檔案管理功能僅是實現(xiàn)了該網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)功能開發(fā)和應用的一部分。很多計算機用戶更加希望得到檔案管理業(yè)務(wù)的服務(wù)提供，而不僅僅是產(chǎn)品的支持?，F(xiàn)階段計算機檔案管理的安全問題并不能快速解決，計算機檔案管理的發(fā)展正在逐步轉(zhuǎn)向業(yè)務(wù)型額檔案管理系統(tǒng)。

3.3 不斷加強檔案管理的工作，提高對管理人員的培訓工作。

要加強計算機技術(shù)在檔案管理中的應用，首要的就是要加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平。 從而能夠提高整支隊伍素質(zhì)，創(chuàng)造條件有針對性適合不同工作崗位的學習進行知識更新，使到計算機在檔案管理中的應用越能夠適應當前的需要。其次，當計算機檔案管理出現(xiàn)故障不能及時解決，加強檔案管理的工作就成為了重中之重。因此，要提高計算機技術(shù)應用于檔案管理中的工作內(nèi)容，就應該要先提高工作人員的自身素質(zhì)，可以通過開展定時的課程培訓工作，也可以通過一些知識傳播講座，提高管理人員的培訓工作。對于檔案系統(tǒng)如何認識“網(wǎng)絡(luò)化管理”和“數(shù)據(jù)化檔案”的這個問題就應該要結(jié)合到計算機技術(shù)應用于檔案管理過程中的自身條件，結(jié)合多種管理方式，對其進行評估，從而不斷推動計算機技術(shù)在高校的檔案管理工作中的應用。

4 結(jié)束語

一言以蔽之，計算機管理最大的價值，就是能夠在新世紀發(fā)展的今天，在電子信息技術(shù)突飛猛進的今天，結(jié)合多方面、多個領(lǐng)域的知識，進行一個方面的管理。因此，在進行檔案管理的過程中，我們應該要結(jié)合當前計算機檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀和存在問題，通過不斷地完善和發(fā)展，提高檔案管理的工作效率。

參考文獻：

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作者簡介：黃錦麗（1982-），女，廣東中山人，助教，軟件工程碩士，研究方向：計算機科學與技術(shù)。

作者單位：廣東建設(shè)職業(yè)技術(shù)學院，廣州 510470