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        探討行政事業(yè)單位檔案管理的問題及改進措施

        2014-04-29 00:00:00馬玉鐲
        基層建設(shè) 2014年20期

        摘要:行政事業(yè)檔案管理是行政事業(yè)單位的一項極其重要的工作,檔案工作做的好壞,對于行政事業(yè)單位的健康發(fā)展和正常運轉(zhuǎn)起著至關(guān)重要的作用。認(rèn)識行政事業(yè)單位檔案管理工作的重要性,并針對當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理存在的問題分析相應(yīng)的解決對策,是做好行政事業(yè)單位檔案管理工作的重要舉措。

        關(guān)鍵詞:行政事業(yè);檔案管理;存在問題;改進措施

        1.行政事業(yè)單位檔案工作中存在的問題

        1.1檔案管理制度不夠完善

        隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展,我國行政事業(yè)單位在不斷發(fā)展完善之時,卻忽視了對行政事業(yè)單位檔案信息管理制度的建設(shè)和完善,從而使得我國行政事業(yè)單位檔案管理在制度方面存在著諸多問題:人員編制不足、專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理、工作繁復(fù),行政事業(yè)單位檔案工作處于應(yīng)付地位,行政事業(yè)單位管理的軟硬件設(shè)施無法得到改善,導(dǎo)致行政事業(yè)單位檔案信息損壞,不完整,甚至丟失。

        1.2檔案室保管條件比較差

        多數(shù)單位還達不到檔案管理要求,與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距。少數(shù)單位綜合檔案室變成了雜物室,設(shè)施設(shè)備老化;有的綜合檔案室設(shè)施設(shè)備不齊全,檔案柜五花八門,比較零亂。個別單位檔案室設(shè)防意識不強,設(shè)施設(shè)備不完善,管理體制不到位,使得部分檔案受到損害。

        1.3檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊

        由于一些行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視,從而忽視了管理人員的素質(zhì)。檔案工作,對這些領(lǐng)導(dǎo)來說,只要求進行基本的日常維護,忽視了檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng),甚至?xí)岩恍o關(guān)緊要的閑置人員調(diào)到檔案管理崗位,也會無緣無故把剛剛適應(yīng)工作的人員調(diào)離檔案工作崗位。由于對檔案工作人員只有使用,沒有培養(yǎng)加上缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn),因而這些單位的檔案管理人員素質(zhì)難以得到提升。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊,檔案管理工作處于應(yīng)付地位,應(yīng)該引起相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)的重視。

        1.4行政事業(yè)單位檔案管理的方法單一缺乏創(chuàng)新

        隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展,辦公自動化已遍及各行各業(yè)。檔案數(shù)字化管理以其方便、快捷、文檔一體化的優(yōu)越性也已被很多檔案管理部門所采納。但在部分行政事業(yè)單位,由于領(lǐng)導(dǎo)的重視不夠和資金的缺乏,一些行政事業(yè)單位檔案的管理還停留在過去的管理水平上,不能夠充分利用現(xiàn)代化技術(shù)來提高檔案管理的技術(shù)含金量。這使得行政事業(yè)單位的檔案室雖然形成了大量的電子文件,但是電子文件的歸檔和其他各類檔案的數(shù)字化工作并未得到很好地開展。

        2.行政事業(yè)單位檔案管理問題的改進措施

        2.1健全檔案管理制度

        現(xiàn)代化的檔案管理還需要做好依法治檔工作。目前我國社會基層群眾對檔案和檔案法制觀念的認(rèn)識還很欠缺。因此,檔案管理工作要增強社會檔案意識和檔案法治觀念,使單位內(nèi)部人員和人民群眾更廣泛地了解檔案,并自覺遵守法制管理。還可通過對反面案例的分析,立案說法,以更直接的警世效用為檔案管理工作依法治理提供保障。建立檔案工作制度必須遵循以下要求:

        2.1.1規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際,以適應(yīng)行政事業(yè)單位檔案管理的需要。

        2.1.2簡明實用。制度必須具有可操作性,其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標(biāo),以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。

        2.1.3堅持制度約束的雙向性,既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行,而職工是單位的主要構(gòu)成群體,是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。

        2.1.4堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門,又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中,要做到有功必賞、有過必罰,充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。完善的行政事業(yè)單位檔案信息管理制度,應(yīng)該做到獎罰分明,對那些嚴(yán)格管理檔案信息的人員及時給予相應(yīng)的獎勵,從而激勵他們能夠更好地工作。與此同時,對那些為了自身利益,而惡意篡改檔案信息,對檔案信息進行非法操作的人員給予相應(yīng)的處罰。這樣獎罰分明的行政事業(yè)單位檔案管理制度,才能保證檔案管理健康有序地發(fā)展。

        2.2提高單位檔案管理水平

        檔案管理工作的最終目的是對檔案的利用。它具有非常高的權(quán)威性,因此最重要的是保證檔案的真實性。這是建立檔案最重要的原則,同時也是檔案管理人員的神圣職責(zé)。在對檔案的管理工作中,有關(guān)職能部門應(yīng)遵照管理標(biāo)準(zhǔn),遵守管理章程,堅定執(zhí)行準(zhǔn)則,增強對檔案管理工作的責(zé)任意識,確保按正規(guī)程序進行,保證檔案文件質(zhì)量。

        2.3開展現(xiàn)代化和信息化建設(shè),提高人事檔案利用效率

        實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是檔案服務(wù)于事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要,也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用,必須把先進的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理,以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。

        2.3.1各級事業(yè)單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性,準(zhǔn)確、及時地傳輸信息。

        2.3.2要對檔案實行計算機輔助管理。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將檔案資料整理輸入計算機,通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,實現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。

        2.3.3要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行檔案管理創(chuàng)新。通過網(wǎng)絡(luò),可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享,向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù),以實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質(zhì)量,并大大提高檔案的利用效率。

        2.4加強檔案管理人員自身建設(shè)

        現(xiàn)代檔案管理依法治檔的工作是通過檔案管理人員的執(zhí)行來落實的,因此要保證依法治檔工作更有效的被執(zhí)行,就需要保證工作人員嚴(yán)格執(zhí)行檔案法的相關(guān)管理規(guī)定。通過對檔案管理人員進行相關(guān)法律法規(guī)的教育培訓(xùn),可有效提高在依法治檔工作中的執(zhí)行效率和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。

        除了對檔案管理人員進行法律法規(guī)的相關(guān)教育之外,還應(yīng)培養(yǎng)檔案工作人員擁有高度責(zé)任感和榮譽感的敬業(yè)精神。通過對職業(yè)素質(zhì)的教育,培養(yǎng)工作人員對待工作能有正確的行為準(zhǔn)則和不辭辛苦的工作態(tài)度,全心服務(wù)于單位的檔案管理工作,并以熱情的態(tài)度做好對來訪人員的接待工作。

        2.5加強檔案室的安全管理

        2.5.1檔案管理工作最后一項重要的工作內(nèi)容就是檔案的安全保管。要保證檔案在收集、整理、鑒別、保存、歸類、利用等基本步驟進行時不出任何意外,就應(yīng)當(dāng)提高檔案管理人員的安全防范意識,通過對安全監(jiān)控設(shè)備的使用,嚴(yán)格的檔案管理制度的建立,保障檔案保管安全性。

        2.5.2通過對電路系統(tǒng)和電器設(shè)備使用情況的定期檢查,及時排除火災(zāi)隱患,保證消防設(shè)施設(shè)置齊全,將火災(zāi)發(fā)生的可能性杜絕,保證檔案存放安全。

        2.5.3對檔案的保管采用科學(xué)手段和防護措施,通過利用高科技的先進設(shè)備、專業(yè)的安全防護和先進技術(shù),保證檔案存放環(huán)境的無霉、無蛀、無塵和空氣潔凈,使檔案在保存過程中不受損壞。

        3.結(jié)語

        總之,行政事業(yè)單位檔案工作存在的一些問題,影響了檔案工作為經(jīng)濟和社會服務(wù)功能的發(fā)揮。在新的社會形勢下,行政事業(yè)單位檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展的新任務(wù)、新特點、新要求,健全管理制度,完善硬件設(shè)施,提高管理水平,實現(xiàn)檔案管理工作的跨越式發(fā)展。

        參考文獻:

        [1]張莉.行政事業(yè)單位檔案管理方略[J].赤峰學(xué)院學(xué)報:自然科學(xué)版,2012(24):28

        [2]李雋.探討行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā):中旬刊,2011(3):69

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