摘 要：隨著包括電子文件接收進館集中管理、館藏數(shù)字化和網絡檔案收集保存在內的數(shù)字資源建設的開展，館藏資源中數(shù)字資源數(shù)量指數(shù)級增長，在此背景下，高校數(shù)字檔案館知識資源建設逐漸成為開發(fā)利用檔案的重要途徑，也是擁有海量館藏資源的數(shù)字化檔案館充分利用和發(fā)揮檔案價值的迫切需要。

關鍵詞：高校數(shù)字檔案館；知識管理；知識資源利用

中圖分類號：G27 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2014）07-0171-02

高校數(shù)字檔案館是現(xiàn)代信息技術環(huán)境下應運而生的新型檔案館。從目前高校數(shù)字檔案館的建設情況來看，大多數(shù)數(shù)字檔案館建設水平停留在信息管理階段，即對元數(shù)據(jù)的關鍵詞檢索。這種檢索方式有諸多的缺陷，如檢索的結果是數(shù)字化的檔案文件，需要利用者進一步閱讀文件，篩選與提煉出所需要的知識；此外，檔案文件所包含的知識是相互關聯(lián)的，該檢索方式不能有效地檢索這種復雜的知識網絡，提供給用戶的只是孤立的檔案文件，不能滿足利用者的知識需求。因此，如何運用知識管理來引領數(shù)字檔案館知識資源建設和開發(fā)利用是知識經濟時代環(huán)境下高校應該思考的創(chuàng)新性工作。

基于知識管理的數(shù)字檔案館是以知識管理理念為指導，采用科學管理與人本管理，以檔案館所擁有的檔案資源為核心，以檔案業(yè)務工作為基礎，以檔案知識挖掘與開發(fā)為手段，以檔案知識運用與創(chuàng)新為目標，推動檔案知識傳播與共享的系統(tǒng)[1]。高校數(shù)字檔案館知識資源的產生，主要包括兩大部分：（1）對傳統(tǒng)的館藏紙質檔案經過一定技術的數(shù)字化再生產和深加工增值，通常連接著計算機和網絡技術的管理系統(tǒng)，建立起具有高附加值的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，諸如檔案目錄、檔案全文數(shù)據(jù)庫等；（2）高校數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)與再生產，即對高校各職能網絡檔案信息資源進行自動的信息采集和知識信息的模式轉換保存，再運用替代、重組、綜合、濃縮等信息加工方法，利用建成的知識數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的分析和提取，生產出較高品質的知識管理產品，實現(xiàn)網絡檔案信息資源的深加工。

一、知識資源建設是數(shù)字檔案館為用戶提供知識服務的前提

進入計算機和網絡管理時代，檔案館用戶對檔案信息需求本質上是一種知識的需求。利用者通過網絡管理系統(tǒng)提供的檔案目錄或者是檔案全文的檢索途徑查找自己所需要的某些檔案；目的是為了能夠從檔案原始記錄中存在的某方面的知識以解決自己所要解決的某個問題或者得以憑證：檢索結果出的檔案的原始信息并不真正是利用者真正需要的東西，利用者真正所需要的是知識的服務。在知識經濟的環(huán)境下，任何事物的運行都是以支付最低的經濟成本，獲得最大的經濟效益為追求。檔案利用者通過網絡提供的數(shù)字檔案知識信息的同時，由此獲取知識所支付的時間成本迫切需要降低，檔案館用戶希望檔案館能直接提供更加便利又更加經濟的知識服務。檔案館的知識服務是高層次、知識含量較高的信息服務，是檔案館為用戶提供的知識型、知識化，以用戶為中心的服務。為了實現(xiàn)檔案知識服務，檔案館必須預先建成隨時可用的檔案知識庫，并通過專業(yè)手段和方法對知識庫中的檔案知識進行發(fā)現(xiàn)、挖掘、提取與科學組織，以便及時響應用戶的知識服務請求。檔案知識服務是為檔案用戶提供針對性較強的深層次知識資源。知識服務通常對這些知識單元先進行系統(tǒng)分析，根據(jù)檔案用戶的不同問題和問題環(huán)境，通過知識的析取與重組形成易于理解和使用的、恰好符合用戶需要的知識內容，它通過對檔案中的知識資源進行充分挖掘、綜合整序，將有更多關聯(lián)關系的知識單元提供給用戶。知識單元就是將各種關聯(lián)關系知識資源組織起來的信息，那么知識庫就是將這些信息網織成各種關系的模式管理。數(shù)據(jù)庫表面上是知識庫的一部分，但知識數(shù)據(jù)庫要真正成為檔案知識服務的信息源和知識源，還必須解決基于知識單元的描述與標引過程，建立高校數(shù)字檔案館的知識庫，目的是積累和保存信息和知識資產，實現(xiàn)內部信息快速流通和內部知識的網絡共享。這是實施知識管理的基礎性工作。

二、高校數(shù)字檔案館進行知識資源建設的能力分析

首先，在充分了解檔案信息資源的特點的基礎上，開展對知識資源的合理評估，保證檔案資源的真實性、完整性和可靠性。作為社會生活的真實記錄，要求檔案包含的知識資源內容準確、可靠。那些適合轉化成知識的檔案資源一般是相對完整的、具有本館館藏特色的檔案，也具有一定的知識價值、深度和廣度，這樣才能滿足用戶的個性需求。同時，要根據(jù)館藏檔案的實際情況來確定檔案知識資源的類型。

其次，要對數(shù)字檔案館自身人、財、物、技術等能力進行全方位的分析。配備既熟悉檔案專業(yè)知識，也掌握了基本的知識管理技能的專業(yè)人才，撥付專項經費、?？顚Ｓ?，保證數(shù)字檔案館知識資源建設無后顧之憂；提供實施檔案知識資源建設的相關設備等必要的物質條件，保證檔案知識資源建設的正常開展，學習和掌握先進的知識管理方法、技術、善于運用相關的知識管理工具，為檔案知識資源建設提供必要的技術保障。

第三，數(shù)字檔案館開展知識資源建設目的是為數(shù)字檔案館的用戶，即檔案利用者提供與檔案館藏相關的知識資源，開展有針對性的、能夠切實滿足用戶知識需求的知識服務。因此，數(shù)字檔案館要在充分了解檔案資源的特點以及人、財、物、技術等能力的基礎上，開展檔案利用者的用戶類型以及不同類型的檔案知識需求的調查和分析。

三、高校數(shù)字檔案館知識資源開發(fā)利用途徑

1.保持數(shù)字檔案館知識資源的動態(tài)更新，滿足對用戶開展知識服務的需要

知識是一種動態(tài)的資源，具有及時性的特點。檔案知識庫也不應該是一成不變的。檔案知識庫的目的是為了更好地滿足檔案館和社會各界對于檔案資源的利用需求。檔案知識庫的生命力在于知識的更新，只有在保持檔案數(shù)字庫及時動態(tài)更新的基礎上，才能提高數(shù)字檔案館對用戶需求的快速反應能力，滿足數(shù)字檔案館對用戶開展知識服務的需要，解決用戶所面臨的問題。因此，要了解檔案館知識庫內資源的使用情況，根據(jù)用戶的需求考慮及時調整知識庫的內容，對知識進行去偽存真，去粗取精工作。同時，制訂知識庫更新計劃，采取定時更新和不定時更新等多種方式進行庫中數(shù)據(jù)資源的替換更新工作。

2.通過繪制知識地圖，實現(xiàn)檔案知識服務的搜索導航需要

“知識地圖”是知識管理實現(xiàn)的重要手段。它是一種知識（既包括顯性的、可編碼的知識，也包括隱性知識）資源的導航系統(tǒng)，顯示了整個知識資源的分布狀況，它是知識管理系統(tǒng)的輸出模塊，輸出的內容包括知識的來源，整合后的知識內容，知識流和知識的匯聚[2]。繪制檔案知識地圖的作用在于協(xié)助檔案部門更好地發(fā)掘檔案知識資源的價值，所有權和使用方法，以便顯性知識并進而內化為有組織關聯(lián)關系的知識資源。知識地圖實質上是通往檔案知識庫的向導，幫助檔案利用者擺脫尋找知識過程中的混亂狀態(tài)，知識地圖發(fā)揮對所含概念和知識關聯(lián)的切實表述或分類，以便使檔案利用者快速找到他們所想要的知識節(jié)點后，重新返回到與之相關的知識信息源。通過檔案知識地圖追溯到原創(chuàng)的檔案知識點，從而構成高價值的數(shù)據(jù)庫，滿足讀者在選擇與獲取中發(fā)現(xiàn)——選擇——獲取——加工——創(chuàng)新過程的需求。知識地圖還可以通過支持模糊查詢、可視化地圖和“語義入口”瀏覽等手段，將知識單元逐項聯(lián)系起來并進行詳細的描述，使用戶很容易地定位他們所要尋找的相關的信息，讓利用者能夠找到他們需要的卻無法詳細描述的知識。對于數(shù)字檔案館來說，知識地圖的繪制非常重要。知識地圖有利于引導用戶擺脫尋找中的混亂狀態(tài)，順利獲得知識，有利于知識共享的實現(xiàn)；有利于檔案知識庫結構的合理化，并能有效防止冗雜知識的出現(xiàn)等等。

3.運用知識管理工具管理檔案知識資源，實現(xiàn)其服務過程中的價值增值

從知識的生命周期來看，知識處理包括知識生成、知識編碼和知識轉移三個階段。知識管理工具是實現(xiàn)知識的生成、編碼和轉移技術的集合。相應的，知識管理工具也包含了三類：（1）知識生成工具。檔案知識數(shù)據(jù)庫需要多種生成模式，如知識的獲取、整理、創(chuàng)新等。知識產生模式的不同方式有不同的知識生成工具對其進行支持，搜索引擎和數(shù)據(jù)挖掘技術是最具代表性的知識獲取工具。通過專用的軟件工具來實現(xiàn)對檔案知識的整理模式，通過一些輔助性的知識創(chuàng)新工具和引導人們突破思維定式來則可以實現(xiàn)檔案知識創(chuàng)新模式。（2）知識編碼工具。知識編碼則是通過標準的形式表現(xiàn)知識，目的是使利用者能夠方便地共享和交流同一編碼規(guī)則和形式的知識，比較常見的知識編碼工具就是知識倉庫和知識地圖。兩者不僅存儲著知識的條目，同時也存儲了很多相關的信息，諸如與查找知識的來源線索，相關的材料，知識的使用記錄等。知識倉庫通常收集了各種用于支持決策的知識經驗和備選的技術方案，知識編碼工具模式通過對這些經驗和技術方案進行識別、優(yōu)化算法和人工智能等方法，實現(xiàn)對知識倉庫中成千上萬的知識信息加以分類，并提供最后的決策支持。（3）知識轉移工具。在知識流動的過程中，存在許多障礙，使知識不能毫無阻力地任意流動。這些障礙包括時間差異、空間差異和社會差異[3]。根據(jù)各種障礙的特點，設計相應的工具，使知識更有效地流動。現(xiàn)在已經有許多工具能夠幫助人們進行知識轉移。

高校檔案館的知識資源建設和開發(fā)利用，就是對館藏檔案中豐富的知識資源借助高新技術進行組織、分析、開發(fā)、傳播、利用與創(chuàng)新，使之發(fā)揮效用的過程。必須以知識生產和處理技術為基礎，采用包括智能搜索引擎為代表的知識合成工具、知識獲取技術以及知識創(chuàng)新工具等知識生產技術。知識資源建設更多地表現(xiàn)為一個技術應用問題，貫穿知識的發(fā)現(xiàn)，提取，標引，最終完成開發(fā)、利用的一套知識組織體系。知識組織工具與系統(tǒng)，采用知識編碼技術、建立以檔案工作經驗庫、檔案編研成果庫、檔案管理方法庫、相關新聞庫、用戶資料庫、檔案工作專家?guī)斓葍热莸闹R倉庫，并幫助用戶了解如何找到相關知識地圖以固化與數(shù)字檔案館相關的各種知識，形成檔案館知識資源體系以進行管理，知識資源建設解決的不是某一個檔案實體或者是單份電子文件的描述問題，而是解決建立在知識單元基礎上的互為關聯(lián)知識信息的描述與標引過程。

參考文獻：

[1]萬波，羅敏超.基于知識管理的高校數(shù)字檔案館建設探討[J].蘭臺世界，2013(8).

[2]武晉媛，基于知識資源的知識管理策略[J].晉圖學刊，2005（2）.

[3]黃小忠，基于知識管理的數(shù)字檔案館中的數(shù)據(jù)挖掘[J].檔案學通訊，2008（4）.