中圖分類號：G271"文獻標(biāo)識碼：A

摘要：高校教學(xué)檔案管理走向現(xiàn)代化的標(biāo)志之一是教學(xué)檔案從手工管理向計算機管理轉(zhuǎn)變。教學(xué)檔案管理是一項繁雜而又細(xì)致的工作，也是學(xué)校管理的一個重要方面。搞好教學(xué)檔案管理，特別是利用計算機進行教學(xué)檔案管理，對積累經(jīng)驗、改進教學(xué)、提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平，探索學(xué)校教學(xué)管理規(guī)律都具有重要意義。利用計算機管理教學(xué)檔案，是教學(xué)檔案管理技術(shù)發(fā)展的方向。

關(guān)鍵詞：高校;教學(xué)檔案;計算機;檔案管理

一、教學(xué)檔案的含義與所包括的內(nèi)容

檔案是人類歷史文化遺產(chǎn)，匯集著大量知識，記載著豐富的信息。在信息化過程日益加速的現(xiàn)代社會里，檔案信息作為一種重要的信息資源也將越來越重要。教學(xué)檔案是教師、學(xué)生、教學(xué)管理人員在教學(xué)實踐、教學(xué)研究、教學(xué)管理等活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、實物、聲像等各種計算機軟件載體資料的總稱。是對高校教學(xué)工作的內(nèi)容、方法、途徑和效果的真實記錄。它是進行教學(xué)管理和教學(xué)研究活動不可缺少的依據(jù)和參考，是改進教學(xué)工作、促進教學(xué)交流、提高教學(xué)質(zhì)量的信息資源，也是高校檔案工作的核心。

1.教學(xué)綜合類。上級教育主管部門和學(xué)校下達的指令性、指導(dǎo)性文件材料。包括教育改革、教育計劃、專業(yè)設(shè)置、招生、畢業(yè)分配等方面的計劃、指示、規(guī)定和辦法等。

2.教學(xué)管理類。各種教學(xué)管理制度、教學(xué)計劃、教學(xué)大綱與教學(xué)日歷、教學(xué)質(zhì)量檢查、教學(xué)觀摩、備課本、課堂教學(xué)及考試總結(jié)、教學(xué)工作量統(tǒng)計與教學(xué)工作總結(jié)。

3.教學(xué)研究類。教學(xué)改革方案、教學(xué)方法研究和總結(jié);重點課程、精品課程建設(shè)等材料。

4.實踐教學(xué)類。實驗計劃、實驗課表、學(xué)生實驗報告等;教育實習(xí)計劃、實習(xí)大綱、實習(xí)教案、實習(xí)指導(dǎo)書、實習(xí)總結(jié)，以及有代表性的實習(xí)調(diào)查報告等。

二、教學(xué)檔案的管理流程

（一）分類編號

1.按照《高等學(xué)校檔案實體分類法》的規(guī)定檔號包括年度號、分類號、案卷號三個部分。

2.根據(jù)教學(xué)檔案的內(nèi)容和特點，類目設(shè)置為二級。

3.教學(xué)檔案檔號=年度號+教學(xué)檔案分類號+案卷號

模式如下：

說明：案卷號的第一位數(shù)字是學(xué)制號即計劃內(nèi)-1、學(xué)歷文憑-2、自學(xué)考試-"3、預(yù)科-4;第二位是案卷順序號。

（二）編目

1.每卷檔案封面上的項目填寫清楚，卷脊上寫檔案號。

2.按檔號順序，編制教學(xué)檔案目錄。

3.編制各種分類目錄和年度總目錄及目錄卡。

（三）排架保管

1.按教學(xué)檔案號順序排架。

2.嚴(yán)格按《高校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的要求執(zhí)行各種制度。

3.庫房要有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等設(shè)施。

4.檔案部門應(yīng)納入學(xué)院自動化管理系統(tǒng)，根據(jù)工作的需要逐步設(shè)置計算機、復(fù)印機、去濕機、空調(diào)機、吸塵器等。

三、教學(xué)檔案管理工作的重要性

教學(xué)檔案是反映和評估教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要依據(jù)。教學(xué)檔案材料的收集、整理、保管和利用是教學(xué)管理工作的重要組成部分，“應(yīng)該實行‘三納入’、‘四同步’，即納入教學(xué)計劃、規(guī)劃，納入教學(xué)管理制度，納入各級管理人員崗位責(zé)任，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。”"“教學(xué)管理的各環(huán)節(jié)必須做到下達教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步;檢查教學(xué)工作與教學(xué)文件材料形成積累情況同步;評審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗收檔案材料同步;畢業(yè)分配、上報評審材料、教師晉升與檔案部門出具歸檔證明同步”。教學(xué)檔案是教學(xué)實踐活動的真實記錄，是進行教學(xué)研究必不可少的素材，只有依據(jù)可靠的教學(xué)檔案作為研究依據(jù)，才能起到科學(xué)的效果。

四、利用計算機進行高校教學(xué)檔案管理的重要意義

高校教學(xué)檔案管理走向現(xiàn)代化的標(biāo)志之一是教學(xué)檔案從手工管理向計算機管理轉(zhuǎn)變。將內(nèi)容繁雜、數(shù)量龐大、類目多樣的檔案材料輸入計算機，進行計算機管理，決非易事。

1.要對過去大量的教學(xué)檔案資料進行錄入計算機的前期處理，即要把檔案資料按著錄規(guī)則的要求制成卡片。可以采取分學(xué)年、學(xué)期的做法;如2013-2014學(xué)年第一學(xué)期，2013—2014學(xué)年第二學(xué)期;2014—2015學(xué)年第一學(xué)期等。也可先進行案卷級目錄索引，后深入到文件級，最后實現(xiàn)全部文件級目錄索引。

2.要科學(xué)地編制適應(yīng)各種不同角度檢索的檢索工具，使之成為體系，還要不斷加以完善，提高檔案檢索的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)度、專指度，使整個檢索具有通用性和系統(tǒng)性。

3.通過計算機實現(xiàn)將輸入的著錄項目，自動按時間、責(zé)任者、主題、保管期限、密度以及工作性質(zhì)、功能等排列目錄和索引，有多少著錄項目，就可以提供多少條檢索途徑和多少種書本式目錄和卡片式目錄，滿足檔案查找和利用者的各種不同需求。因此，利用計算機來解決教學(xué)檔案管理中存在的難題，不失為一種有效的途徑，而且，其開發(fā)利用的前景十分廣闊，極具前瞻性和推廣價值。

五、利用計算機進行教學(xué)檔案管理的重點是編制教學(xué)檔案檢索

教學(xué)檔案管理是學(xué)校用科學(xué)的原則和方法管理教學(xué)檔案，為學(xué)校教育教學(xué)活動服務(wù)。利用計算機進行教學(xué)檔案管理的重點是編制教學(xué)檔案檢索。

1.編制教學(xué)檔案檢索是創(chuàng)建教學(xué)檔案的關(guān)鍵。創(chuàng)建教學(xué)檔案，要向計算機系統(tǒng)輸入大量的經(jīng)過規(guī)范化處理的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)，其關(guān)鍵是編制科學(xué)合理的檢索。

編制教學(xué)檔案檢索客觀上要求有計劃、有步驟，事先要列出周詳?shù)?、具體的計劃和預(yù)案，強調(diào)邏輯性、嚴(yán)密性、劃一性，明確先編什么，后編什么，并要做到心中有數(shù)。只有這樣，才能為后續(xù)工作打好基礎(chǔ)。

2.編制教學(xué)檔案檢索的具體方法。

編制教學(xué)檔案檢索，可以以學(xué)期為單位（第一學(xué)期為上年9月至次年1月，第二學(xué)期為2月至6月）。首先要對本學(xué)期形成的各種類型的教學(xué)資料及時進行收集、整理，并依據(jù)管理需求進行分類;然后在計算機上建立該檔案數(shù)據(jù)庫，將該檔案的分類號、檔案標(biāo)題、目錄等逐一輸入計算機;例如，我們將我校教師按所擔(dān)任的學(xué)科逐一進行分類，同時也將其年齡、性別、學(xué)歷，參加工作時間、職稱、教齡、畢業(yè)院校、聯(lián)系電話、家庭地址等個人信息輸入電腦，然后再將其在教學(xué)實踐過程中產(chǎn)生的有價值的各種教學(xué)資料按文字、圖表等逐項編目，力求做到清晰、完整;并從教學(xué)能力、備課授課和作業(yè)批改情況、教學(xué)態(tài)度以及獲獎情況等方面充實資料。這就從教師這一縱向角度將教學(xué)檔案編串起來，只要點擊某位教師姓名，其教學(xué)等情況就會立即顯示在電腦屏幕上，一目了然。

參考文獻：

[1]郭艷東.教學(xué)檔案計算機管理的設(shè)計與實踐[J].蘭臺世界，2007.（15）.

[2]鄒素清.關(guān)于高等院校教學(xué)檔案信息資源建設(shè)的思考[J].樂山師范學(xué)院學(xué)報，2004.9

[3]張曉玲.高校教學(xué)檔案的特點及其現(xiàn)代化管理對策[J].煤炭高等教育，2005.（04）.

[4]陳明華.淺談計算機在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用.河南廣播電視大學(xué)學(xué)報，2004.（02）.

作者簡介：

喻燕華（1979-），江西南昌人，江西科技學(xué)院工程訓(xùn)練中心，講師，學(xué)士，研究方向：計算機應(yīng)用。