中圖分類號(hào)：G271.6"文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各行各業(yè)的辦公自動(dòng)化水平不斷提高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件辦公模式正在逐步被移動(dòng)辦公、智能辦公、綠色辦公等新一代辦公模式所取代。在此背景下，檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)、革故鼎新，緊密跟隨辦公自動(dòng)化的發(fā)展腳步，切實(shí)提升技術(shù)水平和管控能力，不斷加快檔案信息化建設(shè)，有效適應(yīng)和滿足工作需要。

為了加強(qiáng)管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理工作規(guī)范化水平，國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局于2002年12月4日發(fā)布，并于2003年5月1日起正式開始實(shí)施《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T"18894-2002），全面闡釋了電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等過程規(guī)范，為檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化提供了基礎(chǔ)性依據(jù)。筆者認(rèn)為，執(zhí)行好這一規(guī)范，是推進(jìn)檔案管理工作上水平、上臺(tái)階的關(guān)鍵，在實(shí)際工作中，必須做到四個(gè)“更加注重”。

一是要更加注重信息技術(shù)水平與檔案管理能力的有效協(xié)同。

在長(zhǎng)期的檔案管理工作中，業(yè)內(nèi)外許多人都認(rèn)為檔案工作側(cè)重的是規(guī)整、統(tǒng)編、保管等管理行為，從表面上看，似乎技術(shù)含量不高，久而久之，形成了重管理、輕技術(shù)的普遍認(rèn)知，在一定程度上制約了檔案管理工作的健康發(fā)展。隨著信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化特別是檔案管理工作中的不斷滲透，各行各業(yè)的從業(yè)人員對(duì)建檔、歸檔、查檔、護(hù)檔等各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范性、便利性都提出了新的要求，客觀上對(duì)檔案工作的技術(shù)需求有了全新的認(rèn)識(shí)，也提出了更高的要求。特別是對(duì)于電子檔案，管理重點(diǎn)已從傳統(tǒng)的整編過渡到信息化建檔、檢索及數(shù)據(jù)保護(hù)，相應(yīng)地，檔案管理工作人員就需要具備一定的信息化專業(yè)知識(shí)，做到技術(shù)水平與管理能力協(xié)同發(fā)展，確保滿足日常管理需要。

二是要更加注重文件生成系統(tǒng)與文件歸檔系統(tǒng)的有效銜接。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，在擬制、審核、簽批、繕印、歸檔的全過程，由于基本依賴人工辦理，容易做到流程通暢、無縫銜接，但對(duì)于電子文件，文件生成系統(tǒng)與文件歸檔系統(tǒng)的有序、有效銜接，一直是電子文件管理系統(tǒng)的關(guān)鍵和難題。在實(shí)際工作中，既要保證電子文件能夠即時(shí)存檔，也要保證隨時(shí)可用。因此，對(duì)于檔案技術(shù)開發(fā)人員而言，在實(shí)現(xiàn)從物理載體向虛擬載體轉(zhuǎn)變、從邏輯歸檔向物理歸檔轉(zhuǎn)變等“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”的過程中，一定要確保文件生成系統(tǒng)與歸檔系統(tǒng)的編排方式統(tǒng)一、介質(zhì)環(huán)境統(tǒng)一、使用規(guī)則統(tǒng)一，使電子文件存之有序、查之有物、用之有度。

三是要更加注重檔案保密手段與檔案解密措施的有效匹配。

隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，無論是政府機(jī)關(guān)，還是企事業(yè)單位，對(duì)于信息資源的保密意識(shí)逐步增強(qiáng)。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，文件歸檔前原則上應(yīng)進(jìn)行解密，但對(duì)于重要涉密文件，各單位在實(shí)際管理過程中，往往是加密存檔，嚴(yán)防信息泄露。但隨之產(chǎn)生的是，一些加密的電子文件，由于硬件、軟件等各方面原因，在最終解密時(shí)出現(xiàn)問題，數(shù)據(jù)無法完整呈現(xiàn)，如若先前沒有保存同版的紙質(zhì)文件，則很可能造成數(shù)據(jù)永久性遺失。因此，一定要把文件解密與文件加密同等重視，提高解密介質(zhì)與解密軟件的可靠性，特別是對(duì)于解密介質(zhì)，要有可用的備份，同時(shí)解密指令也要妥善保存。

四是要更加注重檔案信息載體與恢復(fù)轉(zhuǎn)存機(jī)制的有效適應(yīng)。

智者千慮，必有一失。對(duì)于電子文件檔案，我們既要做“好”的準(zhǔn)備，也要做“壞”的打算。針對(duì)可能造成檔案信息缺失的軟硬件故障以及人為過失等各種因素，都必須提前逐一分析，制訂應(yīng)急與恢復(fù)預(yù)案，對(duì)于具備轉(zhuǎn)存條件的，應(yīng)建立相應(yīng)轉(zhuǎn)存機(jī)制，規(guī)避信息散失風(fēng)險(xiǎn)，這一點(diǎn)十分重要也十分必要。同時(shí)，要注意原有的信息存儲(chǔ)載體與恢復(fù)轉(zhuǎn)存載體的兼容性，確保兩相適應(yīng)。對(duì)于恢復(fù)轉(zhuǎn)存介質(zhì)，也要跟正常的電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)一樣納入日常管理與維護(hù)，確?；謴?fù)轉(zhuǎn)存的數(shù)據(jù)資料具備同等的安全性與可靠性。

電子檔案管理是信息化建設(shè)與管理領(lǐng)域當(dāng)中最基礎(chǔ)的管理工作之一，涉及面廣、信息繁雜。做好電子檔案管理，既需要主觀上耐心細(xì)致的態(tài)度，也需要客觀上可靠的技術(shù)支持與環(huán)境保障。在今后的電子檔案管理工作中，我們應(yīng)在做好常規(guī)管理的同時(shí)，抓好四個(gè)“更加注重”，確保電子檔案管理緊隨時(shí)代發(fā)展步伐，與辦公自動(dòng)化水平相輔相成，在滿足工作需要的同時(shí)更好地推動(dòng)信息化全局建設(shè)與發(fā)展。

作者簡(jiǎn)介：

連曉慧（1964-），女，漢族，山西人，大專學(xué)歷，職務(wù)：主管藥師，單位：陜西中藥研究所，研究方向：中醫(yī)藥檔案管理。