摘 要：近幾十年來(lái)，中國(guó)高校建設(shè)進(jìn)程顯著加快，國(guó)家本著科教興邦的理念加大了對(duì)教育的政策性扶持。尤其針對(duì)高校教育，出臺(tái)了一系列政策進(jìn)行教育管理體系的內(nèi)部改革，大規(guī)模的高校合并就是其中非常重要的一部分。高校合并后，檔案需統(tǒng)一保存和管理，檔案保存系統(tǒng)的建立具有十分重要的意義，同時(shí)，檔案收集和整理工作、檔案管理過(guò)程中所面臨的安全、檔案的使用等問(wèn)題都需要重新妥善安排。

關(guān)鍵詞：高校合并 檔案管理 檔案保存

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-9795（2014）05（a）-0142-02

高校合并的意義在于對(duì)高等教育的資源重組，借此通過(guò)各高?；パa(bǔ)以達(dá)到1+1>2的目的。高校的合并工作主要從行政管理、專業(yè)教學(xué)和辦學(xué)思路及校園文化等幾個(gè)方面進(jìn)行，在合并中涉及整個(gè)高校系統(tǒng)中的每個(gè)部門。在此，本文旨在對(duì)合并后的檔案管理部門的情況和合并過(guò)程中所遇到的問(wèn)題進(jìn)行一下討論。

1 關(guān)于高校合并檔案保存系統(tǒng)建立的問(wèn)題

通常情況下，在檔案采集之前成立一個(gè)安全可靠的檔案管理保存系統(tǒng)是必須的。在現(xiàn)在的高校中，這種保存系統(tǒng)一般分為兩類：一個(gè)是實(shí)體存在的儲(chǔ)藏地，如檔案館、檔案室等；另一個(gè)是以電子版保存的電子檔案，這也是近年來(lái)高校信息化改革的重點(diǎn)。幾乎每個(gè)高校都有自己獨(dú)具特色的檔案管理體系，而在合并過(guò)程中因?yàn)楦黜?xiàng)工作不能有序進(jìn)行，特別是對(duì)一些沒(méi)有及時(shí)歸檔保存的文獻(xiàn)資料進(jìn)行整理，導(dǎo)致了這部分資料的保存和收集出現(xiàn)漏洞。因此，在進(jìn)行高校合并之前，對(duì)于合并后的檔案的保存，首先學(xué)校之間應(yīng)該達(dá)到共識(shí)并找到最方便安全的解決辦法，能夠有一個(gè)完善的交接方案，最大限度的避免一些珍貴的檔案資料因?yàn)楹喜⒍獾綋p害。

同時(shí)，在高校合并的過(guò)程中為了有效節(jié)省資源和人力，通常會(huì)保留各校原本的校區(qū)，這也是大部分高校合并時(shí)所采取的一個(gè)主要形式。從整個(gè)合并后高校的檔案保存管理分析，由于高校檔案人員的調(diào)整和崗位的變化，檔案保存和管理工作也會(huì)因?yàn)樾^(qū)分散、人員交接等問(wèn)題而出現(xiàn)混亂，尤其是那些“各自為政”的檔案管理體系，已經(jīng)不能滿足合并后新的檔案管理工作。在這樣的前提下，電子版的檔案通過(guò)高校信息系統(tǒng)的建立就可以便捷的歸入到高校檔案合并中，但是對(duì)于實(shí)體檔案的存放和使用來(lái)說(shuō)卻是一個(gè)很嚴(yán)重的挑戰(zhàn)。在高校合并的檔案管理中，要保證合并后的學(xué)校整體檔案管理的統(tǒng)一和各學(xué)院方便各自使用兩方面的融合。這個(gè)問(wèn)題雖然看起來(lái)有些難度，但是只要做出一個(gè)系統(tǒng)的具體的管理體系，這個(gè)看似龐大的工程就迎刃而解。

比如可以采用在總校建立一個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)的本部，在各個(gè)合并的高?；蛘咝^(qū)分別建立其各自的檔案管理分部，利用類似企業(yè)管理的方法，本部對(duì)全校檔案統(tǒng)一管理；原各校的檔案由各校區(qū)的檔案管理分部分散存放。各分部在保證其原有檔案機(jī)制的基礎(chǔ)上，將檔案的副本和檔案的檢索系統(tǒng)上交本部，這樣既能做到分部檔案使用的方便快捷，又能讓合并后的學(xué)校對(duì)檔案整體有一個(gè)規(guī)范的管理。

2 合并高校檔案后的檔案收集和整理工作

毫無(wú)疑問(wèn)，高校合并前的檔案收集工作是由各自安排進(jìn)行的，但是合并后的高校必然要做到檔案采集的統(tǒng)一，這是高校合并后進(jìn)行檔案管理的前提。而現(xiàn)實(shí)情況是，在進(jìn)行檔案收集和整理的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，因?yàn)楹喜⒏咝５母鲗W(xué)院校區(qū)的具體情況不同，采集檔案的時(shí)間會(huì)有些許差別，這就不能保證檔案管理的完整性和整體性。因此，在統(tǒng)一采集的范圍內(nèi)也可讓各校自行安排具體時(shí)間，但是值得注意的是，雖然合并前的各校檔案采集方式可能會(huì)有些不同，合并后即使采集的具體時(shí)間點(diǎn)允許各院校在統(tǒng)一規(guī)定的時(shí)間段內(nèi)各自安排，但是具體采集方式和內(nèi)容必須做到和合并后的高校整體統(tǒng)一。這就需要在檔案采集之前，由上文提到的高校檔案管理總部，對(duì)這一年的檔案采集情況作出詳盡的規(guī)劃，也建議對(duì)各學(xué)院統(tǒng)一安排采集人員。

在檔案采集規(guī)劃方面，一是要求檔案管理總部很據(jù)各院校的詳細(xì)情況，規(guī)定好進(jìn)行檔案采集的時(shí)間段，這個(gè)時(shí)間段要符合總部和各分部的工作計(jì)劃，并要求分部嚴(yán)格按照時(shí)間段完成采集，否則很容易造成總部工作的混亂。二是在關(guān)于檔案采集人員方面的分配上，必須統(tǒng)一安排一些經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)的采集人員，在總部專人的陪同下到各分部完成采集，這樣可以大大提高檔案采集效率，避免不必要的工作重復(fù)和時(shí)間浪費(fèi)。值得注意的是，合并后的高校檔案管理工作量是龐大的，細(xì)致規(guī)范的采集工作可以有效的保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，這是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的巨大工程，還需要一步步的進(jìn)行探索和積累寶貴經(jīng)驗(yàn)。

檔案采集后，還需要進(jìn)行整理，以方便后期進(jìn)行查閱利用，為師生、學(xué)校以及社會(huì)提供更好的服務(wù)，真正發(fā)揮檔案的作用。在檔案整理過(guò)程中，必須要注重檔案的歸類，比如按時(shí)間歸類、按類別歸類等等，同時(shí)還要對(duì)重要檔案進(jìn)行備份，以備不時(shí)之需。檔案工作人員，要從思想上擺脫自己只是一個(gè)“管理員”的舊觀點(diǎn)，檔案后期的整理工作極其重要，尤其是對(duì)檔案的再次加工工作，是一個(gè)繁瑣、枯燥的過(guò)程，同時(shí)也是使檔案工作產(chǎn)生新成果、新效益的過(guò)程。這就要求檔案工作人員以一種無(wú)私的心態(tài)進(jìn)行工作，要經(jīng)受得住檔案工作的繁瑣，還要接受檔案工作者的“默默無(wú)聞”，這樣才能在工作中戒驕戒躁，才會(huì)才枯燥的工作中，創(chuàng)造出新的成績(jī)。

3 高校合并檔案管理過(guò)程中所面臨的安全問(wèn)題

檔案安全是檔案管理工作中無(wú)法回避的重要課題，在推進(jìn)高校檔案管理信息化的過(guò)程中，防火墻安全性不高、網(wǎng)管病毒侵襲等都會(huì)給檔案管理帶來(lái)嚴(yán)重威脅，甚至于任何一個(gè)漏洞都可能會(huì)對(duì)檔案保存、管理工作帶來(lái)致命的打擊。除此以外，在高校合并過(guò)程中事物繁多，檔案管理工作任務(wù)龐大而往往人力不足、時(shí)間緊迫，各種問(wèn)題相繼出現(xiàn)也非常容易造成檔案的混亂和丟失。這種情況無(wú)論是在在實(shí)體的紙制檔案還是信息化的電子版檔案中都很容易出現(xiàn)。而這些問(wèn)題應(yīng)該得到從高校上層到每一個(gè)檔案工作者的重視。

首先需要高校內(nèi)部人員提高自身安全意識(shí)。而加強(qiáng)檔案內(nèi)部人員的安全意識(shí)與高校領(lǐng)導(dǎo)平日的工作重心有很大關(guān)系，高校檔案管理的信息化程度越高，就越需要工作人員能夠事無(wú)巨細(xì)的進(jìn)行工作，而高度的責(zé)任感才是進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)，因此，檔案管理工作要從強(qiáng)化內(nèi)部人員的職業(yè)素養(yǎng)入手，提高高校檔案管理的專業(yè)水準(zhǔn)。其次，檔案管理工作關(guān)系到每一位教職人員和師生的切身工作生活，也需要全校全體人員的配合與支持。在注重合并高校的同時(shí)，應(yīng)該加強(qiáng)法律法規(guī)的宣傳，讓學(xué)校內(nèi)部各部門認(rèn)識(shí)到檔案安全的重要性，檔案是從學(xué)校到社會(huì)的寶藏，是學(xué)校工作和學(xué)生今后步入社會(huì)發(fā)展的重要人力資源資料，同時(shí)有著其他任何材料難以代替的檔案價(jià)值。檔案的安全保存也就需要全校師生意識(shí)到其重要性。

一個(gè)完整使用的檔案管理制度，是在較高的檔案管理意識(shí)基礎(chǔ)上的上層建筑。前文提到了在學(xué)校建立檔案管理總部和分部，但是檔案管理工作不是簡(jiǎn)單的建立幾個(gè)機(jī)構(gòu)那么簡(jiǎn)單，面對(duì)著如此龐大復(fù)雜的檔案管理體系，在建立機(jī)構(gòu)的同時(shí)，也要有一套完整的管理制度，使檔案工作有秩序，有規(guī)范，有系統(tǒng)，有理有據(jù)的進(jìn)行。這個(gè)制度不但關(guān)系到整個(gè)高校的檔案管理，也涉及到合并之后各個(gè)院系檔案管理的具體工作中去。這就需要檔案各部門分工明確，各部門、各管理層有詳細(xì)的符合相關(guān)法律法規(guī)的工作制度，來(lái)確保檔案在每一個(gè)環(huán)節(jié)中的安全性。

4 合并后高校檔案的使用以及維護(hù)問(wèn)題

檔案保存的最終目的在于有效便捷的使用，高校檔案管理也不例外。對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，全校師生在工作生活中常常會(huì)發(fā)生檔案調(diào)動(dòng)，這就需要保證檔案的真實(shí)有效性。如果在檔案調(diào)動(dòng)過(guò)程中疏忽大意，就可能使得學(xué)生未來(lái)的就業(yè)安置或高校教師之間的流動(dòng)出現(xiàn)很大的問(wèn)題。針對(duì)這樣的問(wèn)題，首先要考慮的就是檔案工作的服務(wù)性，當(dāng)師生對(duì)檔案的使用產(chǎn)生需求時(shí)，如何方便快捷的滿足其需要，是高校合并后的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。這是因?yàn)楦咝：喜⒑蟮娜９芾硐到y(tǒng)發(fā)生變化，檔案管理工作也變得復(fù)雜，這時(shí)如果沒(méi)有一個(gè)良好的使用機(jī)制，各檔案管理層會(huì)在檔案使用時(shí)發(fā)生混亂。比如當(dāng)使用者不斷的提出檔案相關(guān)的需要使用或證明的申請(qǐng)時(shí)，但各部門因管理權(quán)力的不明確而耽誤正常使用，這就為檔案使用者帶來(lái)了很多不必要的麻煩。因此，這就需要合并后的高校對(duì)各部檔案管理的權(quán)力進(jìn)行明確的劃分，什么級(jí)別的檔案有什么部門進(jìn)行管理，什么證明又有什么部門進(jìn)行出示，盡量使檔案工作方便利民，用最快最有效的方法為師生服務(wù)。

其次，還有一個(gè)問(wèn)題就是檔案使用過(guò)程中的安全性，為了避免檔案調(diào)動(dòng)中檔案的損毀或丟失，就需要規(guī)范檔案的使用。如果各部門加強(qiáng)了對(duì)檔案的重視，檔案調(diào)動(dòng)過(guò)程中的安全性是可以保障的。但是一些檔案的漏洞還是會(huì)出現(xiàn)，追究原因，很多是因?yàn)闄n案在變動(dòng)后并沒(méi)有及時(shí)的跟進(jìn)變動(dòng)記錄，這很容易造成檔案管理的混亂。檔案的管理是動(dòng)態(tài)的而不是靜態(tài)的，尤其是在高校合并的過(guò)程中，檔案的變化是隨時(shí)的，及時(shí)更新檔案狀態(tài)不但能方便管理，也能減少在檔案變動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的不必要的麻煩。另外，還不能忽視對(duì)檔案館內(nèi)部設(shè)備、實(shí)體檔案的定期檢查，對(duì)檢查結(jié)果做好詳細(xì)記錄，并要及時(shí)向上級(jí)單位進(jìn)行報(bào)告與反饋，加強(qiáng)合并后高校檔案管理的內(nèi)部安全。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作的細(xì)致、復(fù)雜等特點(diǎn)，都決定了它伴隨著高校合并后所面臨的各種問(wèn)題，都成為檔案管理過(guò)程的一個(gè)不容忽視的重要方面。雖然檔案管理龐大的工作量和有限的人力資源雖然讓這個(gè)任務(wù)看起來(lái)有些困難，但是只要在管理過(guò)程中保持有理有據(jù)，保障管理工作的各方面規(guī)章制度健全，加上各個(gè)部門認(rèn)真對(duì)待并靈活運(yùn)用各項(xiàng)檔案管理專業(yè)技能，高校合并后成立一個(gè)完善安全的檔案管理系統(tǒng)并不是一件困難的事情，這也有利于高校合并之后的檔案管理工作能快速步入正軌。

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