摘 要：隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展，辦公自動(dòng)化已成為石油企業(yè)日常管理不可或缺的條件。如何適應(yīng)辦公自動(dòng)化的必然要求，將現(xiàn)代信息技術(shù)手段更好地融進(jìn)日常管理工作，進(jìn)一步提高工作效率和管理水平，是石油企業(yè)亟待思考的任務(wù)。本文主要通過(guò)分析石油企業(yè)日常管理工作中辦公自動(dòng)化應(yīng)用情況，為今后辦公自動(dòng)化應(yīng)用工作提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè)；日常管理；辦公自動(dòng)化

中圖分類(lèi)號(hào)：TP317.1

伴隨計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展，石油企業(yè)辦公方式不斷變革，自動(dòng)化辦公模式逐漸取代傳統(tǒng)手工辦公模式，以應(yīng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)發(fā)展?jié)u趨復(fù)雜、數(shù)據(jù)處理難度增大的現(xiàn)實(shí)需求。但石油企業(yè)在辦公自動(dòng)化應(yīng)用過(guò)程中仍存在一定問(wèn)題，距全面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化仍有一定距離，極大地妨礙了企業(yè)整體管理水平和管理質(zhì)量的提高。完善辦公自動(dòng)化應(yīng)用，為企業(yè)科學(xué)、合理決策提供準(zhǔn)確、全面、及時(shí)的信息至關(guān)重要，對(duì)企業(yè)發(fā)展意義深遠(yuǎn)。

1 推進(jìn)石油企業(yè)日常管理辦公自動(dòng)化的必要性

1.1 辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵

所謂辦公自動(dòng)化就是在辦公時(shí)，通過(guò)采用Internet技術(shù)、電子郵件、遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)等計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)手段快速實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息資源共享，確保企業(yè)工作信息能及時(shí)上傳下達(dá)，高效、高質(zhì)完成辦公工作。通過(guò)辦公自動(dòng)化，一方面，可以有效簡(jiǎn)化辦公環(huán)節(jié)，減輕管理人員的工作量，減少辦公開(kāi)支，提高辦公效率；另一方面，可以迅速整合有效資源，幫助企業(yè)科學(xué)決策，及時(shí)改進(jìn)工作不足，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。隨著科技進(jìn)步和信息技術(shù)成熟，辦公自動(dòng)化程度越來(lái)越高，極大便利了人們的工作學(xué)習(xí)；同時(shí)也給現(xiàn)代企業(yè)創(chuàng)新管理體制、革新辦公模式，充分享受先進(jìn)技術(shù)成果，進(jìn)一步提升企業(yè)管理效率以創(chuàng)造更大社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，提供了新契機(jī)。運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段和科學(xué)管理，完善辦公自動(dòng)化應(yīng)用，可以有效改變過(guò)去手工辦公效率低、延時(shí)長(zhǎng)、重復(fù)勞動(dòng)、失誤率高等弊端，發(fā)展集智能化、集成化、多媒體化于一體的高效、高質(zhì)、高質(zhì)量現(xiàn)代辦公系統(tǒng)。這也是現(xiàn)代企業(yè)必行之路。

1.2 辦公自動(dòng)化對(duì)石油企業(yè)管理的重要性

宏觀層次上，辦公自動(dòng)化是石油企業(yè)自身發(fā)展的應(yīng)然之策。石油企業(yè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的支柱產(chǎn)業(yè)之一，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，具有十分重要的地位，它直接關(guān)系到汽車(chē)等行業(yè)的未來(lái)發(fā)展。因此，改進(jìn)石油企業(yè)管理方式，以使其能創(chuàng)造更多經(jīng)濟(jì)價(jià)值、確保我國(guó)能源安全，是意義非凡之舉。然而由于石油企業(yè)作為礦藏采掘業(yè)具有施工地域廣、工作人員復(fù)雜等特點(diǎn)，管理難度系數(shù)高，傳統(tǒng)手工管理往往難以應(yīng)對(duì)實(shí)際需求。所以，建立自動(dòng)辦公系統(tǒng)對(duì)石油企業(yè)日常管理意義重大。特別當(dāng)前正值國(guó)企改革深化時(shí)期，加快和完善辦公自動(dòng)化在日常管理工作中的應(yīng)用是石油企業(yè)建立現(xiàn)代企業(yè)管理制度、實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理經(jīng)營(yíng)的重要手段。

微觀層次上，辦公自動(dòng)化是石油企業(yè)發(fā)自身發(fā)展的必然之舉。借助辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，石油企業(yè)首先可以加快信息化建設(shè)。在信息爆炸、瞬息萬(wàn)變的當(dāng)今社會(huì)，誰(shuí)掌握了最新信息，誰(shuí)就站在了戰(zhàn)略制高點(diǎn)上。通過(guò)應(yīng)用辦公自動(dòng)化，石油企業(yè)可以充分發(fā)揮信息搜集整理的優(yōu)勢(shì)，及時(shí)而全面把握石油生產(chǎn)、石油市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等，在此基礎(chǔ)上，科學(xué)決策，爭(zhēng)奪市場(chǎng)先機(jī)。其次，辦公自動(dòng)化能滿足石油企業(yè)多層次、多方位需求，提高管理效率。作為采掘行業(yè)，石油企業(yè)經(jīng)常面臨管理場(chǎng)所和施工場(chǎng)所兩地分隔的情形，從而加大辦公難度。借助辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，利用先進(jìn)通訊設(shè)備技術(shù)，石油企業(yè)管理可以淡化該問(wèn)題，提高辦公效率。比如因?yàn)樾畔⒄纤俣瓤欤I(lǐng)導(dǎo)層能夠迅速?zèng)Q策，業(yè)務(wù)層能夠根據(jù)上級(jí)指示及時(shí)處理相關(guān)業(yè)務(wù)。最后，辦公自動(dòng)化是石油企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新的技術(shù)保證。管理過(guò)程實(shí)際就是企業(yè)信息處理過(guò)程，要實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新就要實(shí)現(xiàn)信息處理技術(shù)創(chuàng)新。辦公自動(dòng)化完美結(jié)合了通信網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)和科學(xué)管理手段，為管理創(chuàng)新提供技術(shù)平臺(tái)和空間。

2 辦公自動(dòng)化在石油企業(yè)日常管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

2.1 已取得成果

毋庸置疑，石油企業(yè)在辦公自動(dòng)化方面取得一定成果，尤其隨著國(guó)企改革深入，管理體制創(chuàng)新要求，大部分石油企業(yè)一定程度上實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，以應(yīng)對(duì)時(shí)代潮流和工作需求。比如，石油企業(yè)內(nèi)部基本完成計(jì)算機(jī)普及工作，已具備實(shí)施辦公自動(dòng)化的硬件條件；又如，企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)構(gòu)建工作有一定成效，并擁有一批技術(shù)較好、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較強(qiáng)的辦公管理人員。可以說(shuō)，石油企業(yè)已搭建好辦公自動(dòng)化的實(shí)施平臺(tái)。下一步工作是緊跟技術(shù)潮流和管理體制改革進(jìn)程，進(jìn)一步提高辦公自動(dòng)化水平。

2.2 目前存在的問(wèn)題

盡管我國(guó)大部分石油企業(yè)已具備實(shí)施自動(dòng)化辦公的實(shí)力，但受主客觀條件制約，辦公自動(dòng)化程度仍停留在較低層次，尚有很大的改進(jìn)和提升空間。目前存在的主要問(wèn)題有以下幾個(gè)方面：

（1）專(zhuān)業(yè)人才缺乏

這不僅是石油企業(yè)面臨的問(wèn)題，也是所有行業(yè)同樣面臨的問(wèn)題。其原因在于我國(guó)相關(guān)人才短缺，計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)中高級(jí)人才和專(zhuān)業(yè)辦公人員稀少。目前，我國(guó)雖有一些職業(yè)院校開(kāi)設(shè)了辦公自動(dòng)化相關(guān)課程，培養(yǎng)了一定數(shù)量的辦公人才；但總體數(shù)量少，難以滿足企業(yè)需求。在招聘辦公文員時(shí)，企業(yè)不得不降低錄用要求，造成新錄入員工由于專(zhuān)業(yè)知識(shí)欠缺，難以達(dá)到辦公自動(dòng)化工作要求的標(biāo)準(zhǔn)。

（2）技術(shù)條件不成熟

一方面本企業(yè)員工技術(shù)水平低，一方面沒(méi)有適用于本企業(yè)的軟件系統(tǒng)，這兩方面嚴(yán)重制約了完全辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)。從員工角度講，作為辦公自動(dòng)化的實(shí)行者，石油企業(yè)員工自身的辦公技術(shù)水平直接影響辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)。他們只有掌握一定的操作辦公自動(dòng)化軟件和設(shè)備的基礎(chǔ)知識(shí)，才能在實(shí)際辦公過(guò)程中真正落實(shí)辦公自動(dòng)化工作。從軟件角度講，結(jié)合企業(yè)具體特點(diǎn)來(lái)購(gòu)買(mǎi)或設(shè)計(jì)一套適用于本企業(yè)的軟件系統(tǒng)，有助于企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)的順利開(kāi)展，真正體會(huì)辦公自動(dòng)化帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)。雖然，當(dāng)前大部分石油企業(yè)已有擁有自己的軟件系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，但要么系統(tǒng)不完善、漏洞多；要么無(wú)法跟上辦公自動(dòng)化的發(fā)展，無(wú)用武之地。

（3）從業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低、意識(shí)不強(qiáng)

雖然石油企業(yè)的大部分員工都能夠使用計(jì)算機(jī)，但沒(méi)有超出簡(jiǎn)單操作的范圍，許多人的計(jì)算機(jī)水平都停留在只能打打字、發(fā)發(fā)郵件的程度。辦公自動(dòng)化設(shè)備和企業(yè)局域網(wǎng)利用率低，企業(yè)網(wǎng)絡(luò)僅局限于為員工提供上網(wǎng)平臺(tái)，而沒(méi)有成為內(nèi)部信息共享平臺(tái)，企業(yè)信息傳遞須經(jīng)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)節(jié)。這不僅浪費(fèi)辦公資源，也可能泄露企業(yè)機(jī)密，危害企業(yè)安全。除了業(yè)務(wù)能力限制，從業(yè)人員也亟待改變思想觀念，放棄過(guò)去的辦公方式和辦公習(xí)慣，以適應(yīng)辦公自動(dòng)化的發(fā)展。比如，從業(yè)人員要有辦公自動(dòng)化意識(shí)，積極掌握計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、數(shù)碼錄音筆、多媒體技術(shù)等辦公自動(dòng)化設(shè)備操作方法，熟悉各種軟件系統(tǒng)應(yīng)用知識(shí)，以便能夠?qū)⑵溥\(yùn)用于日常管理工作中。

（4）網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和運(yùn)用水平有待提高

構(gòu)建完善、合理的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)是辦公自動(dòng)化的重要保證。然而目前石油企業(yè)現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已然不能適應(yīng)辦公自動(dòng)化的發(fā)展需求。辦公自動(dòng)化的一個(gè)重要特征即數(shù)字化辦公，而數(shù)字化辦公得以順利進(jìn)行的一個(gè)重要條件就是企業(yè)擁有完善的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。當(dāng)前辦公自動(dòng)化已進(jìn)入第三代模式，一些石油企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)相對(duì)滯后，其安全性和通信網(wǎng)絡(luò)有待改善。此外，企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用效果不佳，僅局限于打字、郵件收發(fā)等簡(jiǎn)單工作，未能有效發(fā)揮企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的作用。

3 辦公自動(dòng)化在石油企業(yè)日常管理中的應(yīng)用建議

3.1 規(guī)范辦公自動(dòng)化管理，完善相關(guān)制度建設(shè)

以信息處理為標(biāo)志的辦公自動(dòng)化主要通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)，物化抽象的科學(xué)管理內(nèi)容。在此過(guò)程中，管理智慧得到良好體現(xiàn)。如何將人類(lèi)思維中的科學(xué)管理方法具象化、將先進(jìn)技術(shù)方法引進(jìn)并真正運(yùn)用于企業(yè)日常管理是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的關(guān)鍵所在，也考驗(yàn)了一個(gè)企業(yè)的管理能力和管理水平層次。故此，要推進(jìn)辦公自動(dòng)化在日常管理中的應(yīng)用、切實(shí)發(fā)揮辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)勢(shì)，就需要企業(yè)規(guī)范辦公自動(dòng)化管理，制定和完善相關(guān)管理制度。具體來(lái)說(shuō)，在辦公自動(dòng)化實(shí)際應(yīng)用工作中，石油企業(yè)要依據(jù)現(xiàn)代化管理方式來(lái)進(jìn)行組織活動(dòng)、依據(jù)科學(xué)管理方法來(lái)規(guī)范從業(yè)人員的工作流程，最大程度上確保辦公自動(dòng)化應(yīng)用過(guò)程中的每一環(huán)節(jié)都真實(shí)可行、真正有效。通過(guò)制定相關(guān)規(guī)章制度和管理辦法，加強(qiáng)企業(yè)信息安保工作，明晰辦公自動(dòng)化應(yīng)用具體辦法和從業(yè)人員管理辦法，最終使科學(xué)管理與信息技術(shù)設(shè)備相結(jié)合。同時(shí)，加強(qiáng)績(jī)效考核制度，將應(yīng)用情況、應(yīng)用水平、應(yīng)用能力與員工考核相結(jié)合。

3.2 強(qiáng)化辦公自動(dòng)化意識(shí)，提高從業(yè)人員素質(zhì)

辦公自動(dòng)化程度是衡量企業(yè)管理現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)志。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化就要求企業(yè)員工樹(shù)立辦公自動(dòng)化意識(shí)，并具備與辦公自動(dòng)化相適應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。在信息技術(shù)日新月異的今天，員工方面，必須認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路，是石油企業(yè)工作管理模式改革的必然要求，并由此轉(zhuǎn)變思想觀念，走出辦公自動(dòng)化不如紙筆方便、安全的誤區(qū)，有意識(shí)地學(xué)習(xí)辦公自動(dòng)化操作知識(shí)，以跟上時(shí)代步伐，提高自身綜合能力和競(jìng)爭(zhēng)水平。企業(yè)方面，應(yīng)該加大辦公自動(dòng)化知識(shí)的宣傳力度和培訓(xùn)工作。首先，發(fā)揮企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)表率作用，以達(dá)到上行下效的目的。如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)有辦公自動(dòng)化的自覺(jué)，能率先推進(jìn)辦公自動(dòng)化應(yīng)用，無(wú)疑會(huì)極大鼓勵(lì)下層員工的積極性。其次，抓好相關(guān)從業(yè)人員的培訓(xùn)工作，實(shí)現(xiàn)全員培訓(xùn)，為推進(jìn)辦公自動(dòng)化應(yīng)用打造一批業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、素質(zhì)高的專(zhuān)業(yè)辦公隊(duì)伍。

3.3 進(jìn)行技術(shù)革新，為辦公自動(dòng)化創(chuàng)造良好的技術(shù)環(huán)境

辦公自動(dòng)化有一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展過(guò)程，尤其隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷更新?lián)Q代，辦公自動(dòng)化程度越來(lái)越高，從初始漢字輸入、排版、檢索查詢等單機(jī)應(yīng)用，逐漸演變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)。當(dāng)今群體辦公、遠(yuǎn)程辦公已非難事。因此，不斷創(chuàng)新技術(shù)對(duì)全面推進(jìn)辦公自動(dòng)化應(yīng)用具有至關(guān)重要的作用。為此，其一，石油企業(yè)要適時(shí)購(gòu)進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)設(shè)備創(chuàng)新。硬件設(shè)施是辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)的載體，它先進(jìn)與否直接關(guān)聯(lián)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用效果。適當(dāng)添加自動(dòng)化辦公設(shè)備系統(tǒng)有助于提高辦公自動(dòng)化水平。其二，石油企業(yè)要積極提高辦公軟件應(yīng)用技術(shù)，實(shí)現(xiàn)軟件系統(tǒng)創(chuàng)新。軟件是辦公自動(dòng)化的靈魂，先進(jìn)的軟件技術(shù)可以有效避免和解決辦公自動(dòng)化過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，比如網(wǎng)絡(luò)安全漏洞。其三，石油企業(yè)要加強(qiáng)自身研發(fā)水平，提高自身解決技術(shù)問(wèn)題的能力。

3.4 加快專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)，提高辦公自動(dòng)化應(yīng)用水平

鑒于我國(guó)辦公自動(dòng)化專(zhuān)業(yè)人才相對(duì)緊缺現(xiàn)狀，政府和企業(yè)要做到雙方努力，共同克服當(dāng)下難題。政府方面，要做好教育改革，增加辦公自動(dòng)化課程在職業(yè)教育中的比重。如此，一解決了辦公專(zhuān)業(yè)人才供求不足的問(wèn)題，為企業(yè)輸送大批急用人才，提高企業(yè)管理辦公自動(dòng)化程度；二可以增加學(xué)生的競(jìng)爭(zhēng)力，使其更加符合社會(huì)需求，避免教學(xué)和社會(huì)脫節(jié)問(wèn)題。企業(yè)方面，要加強(qiáng)和大中專(zhuān)院校及科研機(jī)構(gòu)合作，通過(guò)提供資金支持等方法，使其為自己提供人才支持和技術(shù)支持。具體要求是：針對(duì)內(nèi)部管理需求和自身工作特點(diǎn)，企業(yè)要督促相關(guān)合作單位加大計(jì)算機(jī)中高級(jí)技術(shù)人才和專(zhuān)業(yè)辦公文員的培養(yǎng)，為企業(yè)儲(chǔ)備一批素質(zhì)過(guò)硬、業(yè)務(wù)超強(qiáng)的企業(yè)管理人才。

4 結(jié)束語(yǔ)

在信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的21世紀(jì)，石油企業(yè)加快信息化建設(shè)，搭建辦公自動(dòng)化管理平臺(tái)影響深遠(yuǎn)?？茖W(xué)推進(jìn)辦公自動(dòng)化在日常管理中的應(yīng)用，是石油企業(yè)應(yīng)對(duì)復(fù)雜市場(chǎng)形勢(shì)和改進(jìn)自身管理工作的需要。鑒于目前我國(guó)石油企業(yè)日常管理存在辦公自動(dòng)化應(yīng)用水平低、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)滯后、人員意識(shí)觀念不強(qiáng)、技術(shù)制約大等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，積極改善辦公自動(dòng)化硬軟件條件、配備專(zhuān)業(yè)工作隊(duì)伍、革新技術(shù)應(yīng)用并加快企業(yè)局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作迫在眉睫?，F(xiàn)代石油企業(yè)應(yīng)秉持“科技是第一生產(chǎn)力”理念，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，通過(guò)進(jìn)一步改善辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，達(dá)到增強(qiáng)自身綜合競(jìng)爭(zhēng)力的目的，給社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和國(guó)企改革工作添上濃墨重彩的一筆。

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作者簡(jiǎn)介：楊成（1968.10-），男，河北寧晉人，工程師，研究方向：軟件工程，網(wǎng)絡(luò)管理。

作者單位：中國(guó)石油化工股份有限公司西北油田分公司，烏魯木齊 830011