【摘要】闡述企業(yè)秘書做好接待工作的意義和作用；分析了企業(yè)秘書應(yīng)如何做好做好接待工作；提出了企業(yè)秘書以后素質(zhì)提高的方向。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)秘書；接待工作

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，與各大企業(yè)的交流也日益頻繁，由此而來的人員流動(dòng)量逐漸加大，這就使企業(yè)的接待工作就更加重要。作為一名企業(yè)秘書，做好接待工作是本職，更是體現(xiàn)企業(yè)良好形象，關(guān)乎企業(yè)發(fā)展的重要工作。

一、做好接待工作的意義和作用

接待工作是企業(yè)秘書的一項(xiàng)重要工作。對(duì)于企業(yè)而言，經(jīng)營(yíng)工作是最主要的，而接待工作則是企業(yè)經(jīng)營(yíng)工作的重要組成部分。所以，秘書做好接待工作是企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要。接待工作作為企業(yè)聯(lián)系內(nèi)外的橋梁和窗口，是企業(yè)的“門面”，是單位形象的縮影，是展示實(shí)力、樹立良好形象的體現(xiàn)，可以為企業(yè)積累豐富的人際關(guān)系，優(yōu)化了企業(yè)的發(fā)展環(huán)境，加大了合作的機(jī)會(huì)，從而推動(dòng)企業(yè)發(fā)展質(zhì)量的提升。

二、秘書如何做好企業(yè)的接待工作

（一）做好接待的準(zhǔn)備工作

1、心理準(zhǔn)備（1）誠(chéng)懇的心情。秘書具有良好的待客心理，其核心就是要求秘書事事處處有強(qiáng)烈的“角色意識(shí)”、“服務(wù)意識(shí)”，體現(xiàn)出一個(gè)“誠(chéng)”字。秘書往往是來賓第一個(gè)會(huì)見的人，接待態(tài)度和效果會(huì)影響來賓對(duì)本企業(yè)的看法，甚至工作的進(jìn)展。所以，無論是同貴賓，還是一般業(yè)務(wù)工作聯(lián)系，秘書人員都應(yīng)態(tài)度誠(chéng)懇，熱情歡迎。（2）合作精神。接待工作是整個(gè)企業(yè)的事情，秘書人員不能抱著“事不關(guān)己”的態(tài)度，應(yīng)要有主動(dòng)協(xié)助的精神。

2、物質(zhì)準(zhǔn)備。（1）、環(huán)境準(zhǔn)備。全力打掃衛(wèi)生，讓接待的環(huán)境清潔、整齊、明亮美觀，保持空氣流通，在適當(dāng)?shù)牡胤椒乓恍┚G化植物，室內(nèi)光線要好，室內(nèi)設(shè)備布置要協(xié)調(diào)，讓來賓一走進(jìn)來就感到這里的工作有條不紊而又充滿生機(jī)。（2）、辦公用品準(zhǔn)備。貴賓室、榮譽(yù)展廳、會(huì)議室等要提前打掃干凈，桌椅擺放整齊，桌面清潔，沒有水漬、污漬。桌上可放一些介紹企業(yè)情況的資料，各種辦公用品要提前準(zhǔn)備好，以備不時(shí)之需。另外，茶具、茶葉要準(zhǔn)備齊全。（3）、業(yè)務(wù)知識(shí)和能力的準(zhǔn)備。作為領(lǐng)導(dǎo)助手的秘書人員，不僅要熟悉自己的本職工作，還要對(duì)企業(yè)的概況作大致的了解.同時(shí)，還要有較完備的本市經(jīng)濟(jì)、政治、文化資料和市容市貌概況資料。（4）、了解來賓的基本情況。對(duì)來訪客人的基本情況做到心中有數(shù)，包括來賓的企業(yè)、人數(shù)、姓名、性別、年齡、職務(wù)、民族及其宗教信仰、來意、停留時(shí)間等，以方便制定接待計(jì)劃。（5）、制定接待計(jì)劃。秘書了解來賓的基本情況后，根據(jù)實(shí)際情況確定接待規(guī)格和擬定日程安排、提供經(jīng)費(fèi)列支。涉及到的具體內(nèi)容有：主要陪同人員；主要工作人員；住宿地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量；宴請(qǐng)時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)；會(huì)見、會(huì)談時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員。

（二）接待服務(wù)中注重良好的接待禮儀

迎來送往客人是秘書最頻繁的日常事務(wù)之一。秘書是代表企業(yè)接待來客的，其接待態(tài)度如何，直接影響著單位的形象，決定了來客對(duì)企業(yè)的印象，關(guān)系著業(yè)務(wù)能否順利進(jìn)行，所以接待的基本要求有以下幾點(diǎn)：

1、接待客人，必須有良好的精神狀態(tài)。秘書接待來客時(shí)要主動(dòng)、熱情有禮，面帶微笑，溫和親切，既落落大方，又不卑不亢。初見客人時(shí)，主動(dòng)引導(dǎo)客人到辦公室或接待室就座，倒好茶水在再離開，離去時(shí)向客人致意。

2、引導(dǎo)客人，應(yīng)懂的一些基本的禮節(jié)。引導(dǎo)客人走走廊時(shí)，秘書應(yīng)該走在客人左方數(shù)步的位置前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)；引導(dǎo)客人上樓梯時(shí)，應(yīng)讓客人走在前面，若是下樓時(shí)，讓客人走在后；引導(dǎo)客人乘坐電梯時(shí)，秘書先進(jìn)入電梯，等客人進(jìn)入后關(guān)閉電梯門，到達(dá)時(shí)，讓客人先走出電梯。

3，、引見介紹。秘書確認(rèn)被介紹的雙方哪一方更應(yīng)該被尊重。按禮賓順序應(yīng)該是：向年長(zhǎng)者引見年輕者；向女士引見男士，向職位高的引見職位低的人，同時(shí)連同雙方的單位、職務(wù)一起簡(jiǎn)單作介紹。作介紹時(shí)，應(yīng)簡(jiǎn)潔清楚，不能含糊其辭，有禮貌地以手掌示意。

（二）接待服務(wù)中注重細(xì)節(jié) 全過程負(fù)責(zé)

細(xì)節(jié)決定成敗，接待工作必須周密考慮。企業(yè)秘書要樹立“接待無小事，細(xì)節(jié)定成敗”的接待理念，面對(duì)接待工作復(fù)雜、繁瑣的各項(xiàng)事務(wù)，不斷提高隨機(jī)應(yīng)變的能力，周密細(xì)致地安排好每一項(xiàng)接待內(nèi)容，并對(duì)接待全過程負(fù)責(zé)。

三、重視企業(yè)秘書素質(zhì)的提高

隨著社會(huì)的發(fā)展，時(shí)代的變遷，各項(xiàng)工作都面臨著嚴(yán)峻的考驗(yàn)。作為展現(xiàn)企業(yè)形象的秘書來說，同樣需要不斷的學(xué)習(xí)積累，了解各方面的知識(shí)，以便更好的做好接待工作。

1、提高綜合素質(zhì)。秘書是接待工作的主體，也是企業(yè)對(duì)外形象塑造的“門面”。既要求秘書要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)理論功底和一定的管理能力，又要有深厚的知識(shí)積累和全面的協(xié)調(diào)能力，還要有嫻熟的接待組織能力和一定的統(tǒng)攬全局的掌控能力，更要有細(xì)致入微的服務(wù)意識(shí)。

2、提升服務(wù)能力。接待工作的好壞，直接影響到企業(yè)的對(duì)外形象。這就要求秘書在每一次的接待過程中，充分做好一切的服務(wù)工作，堅(jiān)持以人為本、主動(dòng)、熱情、務(wù)實(shí)高效地開展接待工作。

3、發(fā)揚(yáng)四種精神。一是發(fā)揚(yáng)顧全大局、密切合作的精神。二是發(fā)揚(yáng)任勞任怨、無私奉獻(xiàn)的精神。三是發(fā)揚(yáng)克己奉公、廉潔自律的精神。四是發(fā)揚(yáng)真誠(chéng)周到服務(wù)、禮貌敬語待客的精神，使秘書的接待工作真正樹立起對(duì)待客戶的良好工作態(tài)度。

參考文獻(xiàn)：

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