【摘要】本文針對(duì)學(xué)校檔案管理的主要作用、意義和現(xiàn)狀進(jìn)行了簡(jiǎn)要的分析，找出了目前檔案管理過程中存在的主要問題并給出相應(yīng)的解決方案，提出了進(jìn)一步深化檔案管理的方案，以確保檔案的完整性。筆者結(jié)合多年的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)今后學(xué)校檔案管理提出了一些具有可行性建議，希望能為相關(guān)管理人員提供參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；作用；意義

一、引言

學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)之一，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志，是維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌的重要工作。它是學(xué)校在教研教改、教學(xué)管理、德育教育等活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的材料，這些材料真實(shí)地體現(xiàn)出了學(xué)校在不同的發(fā)展階段所做出的努力和取得的成果。所以，學(xué)校檔案是歷史的鏡子，記錄著學(xué)校過去和現(xiàn)在，承載著未來(lái)的發(fā)展方向，是學(xué)校的重要信息資源。

二、學(xué)校檔案管理的內(nèi)容

學(xué)校檔案類別主要有人事檔案、文書檔案、教學(xué)和教師業(yè)績(jī)檔案、基建設(shè)備檔案、聲像實(shí)物檔案。具體涉及有關(guān)文件；計(jì)劃；總結(jié)；學(xué)校歷史沿革、校史、校志、大事記；各種規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)錄；干部任免、考核培訓(xùn)；名冊(cè)、報(bào)表；學(xué)校黨員教育、理論學(xué)習(xí)、黨員示范課活動(dòng)形成的材料；學(xué)期教師任課安排、總課表；學(xué)生名冊(cè)；轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)、會(huì)考、畢業(yè)證書存根；畢業(yè)生學(xué)籍卡；教育質(zhì)量評(píng)估、高校錄取名冊(cè)、試卷分析材料；課外活動(dòng)、對(duì)外公開課形成的文件材料；學(xué)校運(yùn)動(dòng)會(huì)材料；獎(jiǎng)學(xué)生、學(xué)科競(jìng)賽獲獎(jiǎng)材料；德育工作材料；班主任工作材料；學(xué)生常規(guī)管理材料；三好學(xué)生材料及其他獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)材料；財(cái)務(wù)審計(jì)收費(fèi)許可材料；固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)表；綠化衛(wèi)生工作文件；團(tuán)組織改選、團(tuán)干部任免的批復(fù)、通知；團(tuán)內(nèi)開展各項(xiàng)活動(dòng)形成的材料；學(xué)生會(huì)、少先隊(duì)工作文件；學(xué)校教代會(huì)文件材料等等方方面面的內(nèi)容。

三、學(xué)校檔案管理的重要性

學(xué)校檔案真實(shí)地反映學(xué)校的教研、教學(xué)和管理水平，它蘊(yùn)藏著大量的珍貴信息。如果管理和利用得好，它對(duì)學(xué)校的持續(xù)發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。

3.1、反映現(xiàn)有教研水平，促進(jìn)教學(xué)改革創(chuàng)新

研究教學(xué)檔案，可以充分了解學(xué)校硬件水平和軟件質(zhì)量，充分反映教學(xué)設(shè)備的容納量及新舊程度，反映各教師的教學(xué)質(zhì)量及生源質(zhì)量。隨著教育體制改革、教學(xué)改革、教職工隊(duì)伍管理改革的深入，學(xué)校通過對(duì)教學(xué)檔案的整理研究，利用檔案管理信息和檔案數(shù)據(jù)，可為專業(yè)教師分析教學(xué)效果，提高教學(xué)方法；可在總結(jié)前期發(fā)展規(guī)律和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，重新整合教師資源，安排教學(xué)計(jì)劃，設(shè)置合理課程。

3.2、建立真實(shí)可靠檔案，促進(jìn)教育評(píng)估進(jìn)行

學(xué)校教學(xué)評(píng)估是指：依據(jù)學(xué)校的教育目標(biāo)與教育標(biāo)準(zhǔn)對(duì)學(xué)校教學(xué)的主要信息進(jìn)行整理，從而做出對(duì)學(xué)校辦學(xué)水平與教學(xué)質(zhì)量的客觀全面的評(píng)價(jià)。開展教學(xué)評(píng)估是提高學(xué)校教育質(zhì)量的一項(xiàng)重要舉措，而檔案是督查、評(píng)估和指導(dǎo)學(xué)校工作的可靠依據(jù)。實(shí)行檔案管理，可增強(qiáng)對(duì)學(xué)校檢查評(píng)估的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。利用豐富系統(tǒng)的檔案材料，全面準(zhǔn)確的檔案信息，來(lái)評(píng)估教育工作的日常安排是否適宜、教育內(nèi)容是否正確、教學(xué)程序是否規(guī)范等，從而對(duì)學(xué)校做出全面準(zhǔn)確的評(píng)估，也可使評(píng)估做到有理有據(jù)，公平公正。

四、學(xué)校檔案管理工作的作用

學(xué)校檔案是學(xué)校黨政管理和教育教學(xué)管理活動(dòng)有序進(jìn)行的主要證明。完整的學(xué)校檔案包括了學(xué)校各項(xiàng)管理、教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的原始記錄、憑證、臺(tái)賬、報(bào)表、教學(xué)、科研成果在內(nèi)的各種載體檔案，通過科學(xué)的方法統(tǒng)一收集在綜合檔案室內(nèi)，作為學(xué)校的重要信息資源之一，可以為學(xué)校開展工作提供參考和憑證，使學(xué)校、教職工、學(xué)生的合法權(quán)益得到更好的保護(hù)。

學(xué)校檔案是學(xué)校培養(yǎng)人才的重要依據(jù)。人才培養(yǎng)水平評(píng)估工作的實(shí)質(zhì)就是對(duì)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的檢驗(yàn)，要體現(xiàn)出學(xué)校人才培養(yǎng)的良好水平，就必須有大量的事實(shí)材料作為參考。

學(xué)校檔案是編寫校史與德育教育的基礎(chǔ)。學(xué)校在成立和發(fā)展過程中記錄了許多的重要材料，可用于編寫校史或者舉辦展覽，有利于學(xué)生更好的了解校史和學(xué)校先進(jìn)文化，激發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)熱情，樹立遠(yuǎn)大理想。

學(xué)校檔案是衡量學(xué)校綜合管理水平與反映學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的重要途徑。學(xué)校檔案是學(xué)校各項(xiàng)管理工作與各職能部門的工作寫實(shí)，是隨著學(xué)校的發(fā)展逐步慢慢積攢而成，這些材料凝聚了教師的勤勞與智慧，能客觀真實(shí)反映出學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。

五、學(xué)校檔案標(biāo)準(zhǔn)化的意義

5.1、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化的前提

檔案管理現(xiàn)代化是建立在發(fā)達(dá)的技術(shù)、明確的分工與良好協(xié)作基礎(chǔ)之上的。學(xué)校檔案管理工作是一個(gè)復(fù)雜的管理系統(tǒng)，不能僅僅依靠行政手段，需要在技術(shù)上保持完全的統(tǒng)一與協(xié)調(diào)。學(xué)校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是通過制訂和貫徹各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)現(xiàn)的使分工與合作有個(gè)統(tǒng)一的科學(xué)依據(jù)和準(zhǔn)則，從技術(shù)上把各個(gè)部門、各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)形成一個(gè)統(tǒng)一的有機(jī)整體，保證各項(xiàng)工作有條不紊地進(jìn)行。如果沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)各行其道勢(shì)必會(huì)造成混亂局面。目前實(shí)現(xiàn)核實(shí)計(jì)算機(jī)管理的過程中就存在著分類方法不一、著錄項(xiàng)目選擇與要求不統(tǒng)一、對(duì)“檔案”概念的理解不統(tǒng)一等問題。從計(jì)算機(jī)廣泛使用的今天存在這樣或那樣一些問題會(huì)影響資源共享。所以學(xué)校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化問題有待解決。應(yīng)由國(guó)家教育主管部門在國(guó)家檔案局所制訂的檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)上制訂出適合學(xué)校檔案工作的管理標(biāo)準(zhǔn)，作為學(xué)校檔案管理工作的依據(jù)和準(zhǔn)則。

5.2、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案科學(xué)管理的重要手段

科學(xué)管理指的是：根據(jù)檔案的順序與特征，運(yùn)用發(fā)達(dá)的技術(shù)和科學(xué)管理制度開展檔案管理工作?？茖W(xué)管理要做到管理高效化、方法科學(xué)化、工作規(guī)范化、技術(shù)現(xiàn)代化等特點(diǎn)，建立起符合學(xué)校檔案工作規(guī)律與特點(diǎn)的檔案管理制度，使檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都按照標(biāo)準(zhǔn)化的要求來(lái)進(jìn)行。各項(xiàng)管理制度的形成都以標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)使檔案管理規(guī)范化使每一項(xiàng)工作有章可循、有法可依達(dá)到高質(zhì)量、高效率的目的。

5.3、標(biāo)準(zhǔn)化有利于提高學(xué)校檔案管理的質(zhì)量和工作效率

國(guó)家檔案局對(duì)檔案的質(zhì)量、規(guī)格、工作作了明確規(guī)定。盡管學(xué)校檔案與機(jī)關(guān)檔案在某些方面有所不同，但基本原則是一致的。這些規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，同樣是學(xué)校檔案管理的重要依據(jù)。按照這些標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行學(xué)校檔案管理就能使檔案以及各項(xiàng)檔案工作的質(zhì)量得到可靠保證，并早日走上規(guī)范化的軌道。標(biāo)準(zhǔn)化可以以統(tǒng)一的、合理的、科學(xué)的狀況代替混亂的、不合理的、不科學(xué)的狀況。根據(jù)合理化的要求人力、物力、財(cái)力可以得到充分認(rèn)可，減少無(wú)效勞動(dòng)提高工作效率。例如，以往的組卷由于未能貫徹標(biāo)準(zhǔn)化存在著各校組卷方法和依據(jù)不一的現(xiàn)象。依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)檢查不得不重新拆卷、組卷，造成極大浪費(fèi)。所以國(guó)家檔案標(biāo)準(zhǔn)化的要求必須不折不扣的貫徹執(zhí)行，做到學(xué)校檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

5.4、標(biāo)準(zhǔn)化是推動(dòng)檔案學(xué)發(fā)展的重要條件檔案學(xué)是介于社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)之間的一門綜合性科學(xué)，它具有強(qiáng)烈的實(shí)踐性。其對(duì)象、任務(wù)和內(nèi)容是研究和揭示檔案、檔案工作和檔案事業(yè)產(chǎn)生、形成和發(fā)展的規(guī)律研究有關(guān)檔案科學(xué)管理的原則、方法及檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)之間的相互關(guān)系。標(biāo)準(zhǔn)化工作的開展必將推動(dòng)檔案學(xué)理論的發(fā)展而檔案學(xué)又為檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化提供了理論指導(dǎo)和科學(xué)依據(jù)。

六、結(jié)束語(yǔ)

學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，學(xué)校不僅要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，還要把檔案管理作為先進(jìn)發(fā)展的一種標(biāo)志。學(xué)校學(xué)生檔案管理工作密切關(guān)系到每個(gè)學(xué)生的切身利益和未來(lái)發(fā)展。所以，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)一定要清晰的認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性并且加大資金投入，建立健全各種規(guī)章制度并嚴(yán)格執(zhí)行，注重檔案管理人員素質(zhì)的提高，并積極采用現(xiàn)代化、數(shù)字化的管理方式和手段對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化的管理。

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